Criar e gerir uma lista de tarefas online com uma aplicação tem muitas vantagens. Isto porque uma lista de tarefas ajuda-o a gerir eficazmente as suas tarefas, tanto na sua vida privada como na sua atividade diária, e a não se esquecer de nada no stress do dia a dia. Leia este artigo para saber por que razão deve utilizar um modelo para a sua lista de tarefas e qual a melhor aplicação para uma lista de tarefas.

Tanto em casa como na gestão de projectos profissionais, é importante manter um registo de todas as tarefas futuras e trabalhá-las uma a uma. O primeiro passo é registar as tarefas específicas numa lista de afazeres. Em seguida, defina as subtarefas ou as categorias mais abrangentes, determine as responsabilidades e estabeleça prazos.

É possível utilizar um estado para indicar se uma tarefa está a ser processada ou se foi concluída. Um estado pendente também é concebível se estiver à espera de uma resposta ou de um input. Também deve estabelecer prioridades para as suas tarefas, de modo a que as mais importantes sejam sempre as primeiras a ser executadas.

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Pode consultar uma lista de tarefas digital numa aplicação ou na nuvem a partir de qualquer lugar e em qualquer altura e nunca a perderá. É por isso que é claramente superior a uma lista em papel. Abaixo pode ler mais razões pelas quais vale a pena utilizar uma lista de tarefas online, tanto a nível privado como no trabalho.

Se escrever a sua lista de tarefas numa aplicação, esta serve como uma espécie de repositório para todos os seus pensamentos. Pode investir cinco minutos à noite, antes de ir para a cama, para anotar todas as suas ideias e tarefas urgentes. Escreva-as na sua lista de tarefas através da aplicação para se livrar do medo de se esquecer de algo importante. Assim, terá a cabeça limpa, poderá adormecer com paz de espírito e começar o dia sem stress pela manhã.

No trabalho, pode planear o seu dia com uma lista de tarefas. Mova as novas tarefas para as categorias adequadas, atribua prazos, prioridades e responsáveis. Independentemente de quando e onde se lembrar de uma tarefa, pode documentá-la rapidamente. Isto aplica-se tanto às suas próprias tarefas como ao trabalho em projectos de equipa .

Um modelo para a sua lista de tarefas também o ajuda a visualizar as suas tarefas. Pode reconhecer rapidamente onde surgem os estrangulamentos de tempo e quais as tarefas mais urgentes do que outras. Também torna claro quais as tarefas que pertencem umas às outras e onde estão as responsabilidades. Se o planeamento deixar de ser feito apenas na sua cabeça e passar a ser feito numa lista de tarefas online, pode organizar as suas tarefas de forma flexível e atribuir-lhes uma prioridade adequada.

Esta estrutura e a certeza de que nenhum pensamento ou tarefa se perde online ajuda-o a alcançar a paz interior. Sabe sempre o que tem de fazer em qualquer altura. Assim, pode concentrar-se totalmente nas tarefas que tem em mãos e bloquear tudo o resto.

Actividades diárias num quadro

Uma lista de tarefas digital também tem vantagens para o trabalho em equipa. Tem a opção de delegar tarefas e trabalhar em conjunto em projectos. Se a sua tarefa depender do trabalho preparatório de um membro da equipa, pode atribuir-lhe as tarefas relevantes. Desta forma, todos beneficiam de um ambiente de trabalho claro e eficiente.

Veja agora as aplicações e os programas disponíveis online para a sua lista de tarefas.

Existe uma grande seleção de aplicações de listas de tarefas. Abaixo pode ver uma comparação de cinco aplicações.

Uma das ferramentas mais utilizadas para listas de tarefas online era a Wunderlist. Depois que o aplicativo foi descontinuado em 2020, os usuários tiveram que procurar alternativas. Todoist oferece uma dessas alternativas.

Pode introduzir rapidamente as suas tarefas, adicionar descrições, secções e subtarefas e definir prazos e lembretes recorrentes. Outras funcionalidades incluem prioridades, etiquetas e filtros que lhe permitem destacar sempre as entradas de que necessita em qualquer altura.

Também pode ser ligado ao seu calendário, a um assistente de voz no seu smartphone e a outras ferramentas. Pode sincronizar Todoist em todos os dispositivos para que possa aceder às suas listas a partir do seu computador portátil, do seu telemóvel ou do seu smartwatch.

Com o Microsoft To Do , obtém um planeador diário e uma ferramenta para listas de tarefas e de compras . Pode integrar tarefas do Outlook e trabalhar numa lista sincronizada a partir de todos os dispositivos finais.

Pode ordenar as tarefas individuais, definir um prazo e assinalá-las. Também são possíveis lembretes e tarefas recorrentes. No entanto, não existem opções de visualização avançadas para além do modo de lista; para tal, é necessário o Planner.

Aplicação de lista de tarefas da Microsoft no smartphone.

© sdx15 / Adobe Stock

O principal objetivo do Projoodle é facilitar a colaboração com os amigos. À semelhança do envio de uma ligação Doodle para compromissos, a gestão de tarefas também deve funcionar sem iniciar sessão. O projeto Projoodle foi criado com este objetivo em mente.

Com o Projoodle, obtém uma aplicação gratuita para listas de tarefas que são fáceis de criar, partilhar e gerir. Outra funcionalidade é a vista de quadro Kanban, que permite agrupar claramente as tarefas por estado. No entanto, as opções para ordenar e agendar tarefas são escassas.

Como utilizador da Apple, provavelmente já está familiarizado com a aplicação Lembretes. Aqui pode criar novas listas com tantas entradas quantas quiser, que pode assinalar sem esforço - por exemplo, ao fazer compras. Também pode adicionar vários detalhes a cada tarefa, como uma data, local, prioridade, imagens e subtarefas.

Lembretes: Aplicação de lista de tarefas para iOS

Os lembretes podem ser claramente ordenados em cada lista e divididos em secções. Existem também várias categorias disponíveis na página inicial, como Hoje, Planeado ou Concluído, nas quais podem ser encontradas todas as entradas aplicáveis em todas as listas. Pode utilizar a aplicação Lembretes gratuitamente para as suas listas de afazeres e sincronizá-la em todos os dispositivos Apple.

O SeaTable é uma base de dados em linha que lhe permite organizar tarefas, informações, processos e ideias de forma fácil e clara. Beneficia de uma vista de lista clássica ou pode utilizar formatos de visualização alternativos, como o quadro Kanban , o calendário ou um gráfico de Gantt .

Outra funcionalidade interessante é a possibilidade de carregar ficheiros e imagens e anexá-los às tarefas. Também pode adicionar toda a informação que quiser, como uma data, uma prioridade e subtarefas em colunas adicionais.

O SeaTable tem, de longe, a gama mais vasta de funções de todas as aplicações que analisámos e impressiona pela sua grande flexibilidade. Tem tudo o que precisa para a sua lista de tarefas numa única aplicação. Graças às muitas funções de colaboração (comentários, registos de dados partilhados, trabalho sincronizado em tempo real, etc.), pode não só trabalhar nas suas próprias listas, mas também colaborar com sucesso numa equipa.

Com o SeaTable, pode começar imediatamente com a versão gratuita e o modelo interativo . Estão disponíveis funcionalidades adicionais na versão Plus por 7 euros por utilizador e por mês, na versão Enterprise por 14 euros por utilizador e por mês ou numa solução dedicada na nuvem.

Depois de escolher a ferramenta, está na altura de criar a sua primeira lista de tarefas na respectiva aplicação. Tenha em atenção as seguintes dicas de implementação:

  • Termine o dia com um planeamento para o dia seguinte.
  • Atribua o seu tempo de forma realista e planeie uma margem de manobra que lhe permita ter em conta acontecimentos imprevistos sem ficar sob pressão.
  • Celebre os seus êxitos. Escolha uma ferramenta que lhe permita assinalar as tarefas ou marcá-las como concluídas. Isto dar-lhe-á uma boa sensação.
  • Mantenha não apenas uma, mas pelo menos três listas de tarefas na aplicação no seu dia a dia. Pode categorizá-las por temas, por exemplo, de acordo com passatempos, tarefas domésticas e compras. Ou pode introduzir todas as tarefas numa lista de pendências com a data correspondente, de modo a apresentar as tarefas numa lista mensal, semanal e diária com diferentes vistas.

O empregado cria uma lista para fazer online.

Comece com a sua própria lista de tarefas © Tarokmew / Adobe Stock

Uma lista de tarefas digital é uma ferramenta importante para se manter organizado na vida quotidiana. Como tem acesso à lista de tarefas a partir de qualquer lugar, pode anotar os seus pensamentos imediatamente e desanuviar a cabeça. Tem a oportunidade de estruturar melhor o seu trabalho, organizar as tarefas de acordo com determinados critérios e nunca mais se esquecer de nada. Também é mais fácil gerir o trabalho e a comunicação dentro da equipa.

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