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O software especializado para faturação, preparação de orçamentos, ERP ou marketing e vendas não é invulgar em muitas empresas. Isso é um problema? Na grande maioria dos casos, sem dúvida. É um obstáculo para a empresa que atrasa a transformação digital e impede um trabalho moderno e orientado para os dados. O fornecedor de serviços de segurança de TI do norte da Alemanha SecUnity também passou por isso. Depois de introduzir o SeaTable como base de dados central e ferramenta de gestão para quase todas as áreas de negócio, a equipa obteve uma melhor compreensão dos dados disponíveis e as decisões foram tomadas mais rapidamente e com base em dados. A empresa deu início a um aumento de produtividade.

Falámos com Stephan Lehniger, CEO da SecUnity, sobre as suas experiências.

Stephan Lehniger, CEO SecUnity
Temos estado extremamente satisfeitos com o SeaTable nos últimos meses e anos. Estamos impressionados com a evolução do produto. Especialmente tendo em conta o facto de querermos implementar soluções altamente personalizadas.

Stephan Lehniger, CEO SecUnity

SeaTable: Sr. Lehniger, antes de mais: recomendaria o SeaTable a outras pessoas?

Stephan Lehniger: Absolutamente - de facto, não só recomendamos o SeaTable a outros, como também trabalhamos como consultores externos, como fornecedores de ideias e como operadores de ambientes SeaTable para clientes e queremos expandir este negócio.

ST: Porque não faz uma breve apresentação da sua empresa? Qual é a sua atividade?

SL: Com todo o gosto, sou o fundador e diretor-geral da SecUnity. Oferecemos serviços de segurança geridos para ambientes de TI. Basicamente, para clientes de qualquer dimensão e em qualquer país.

ST: Já sabemos que utiliza o SeaTable de forma muito intensiva. Pode descrever brevemente as áreas específicas em que é utilizado?

SL: Atualmente, utilizamos o SeaTable em todas as áreas da empresa. Com exceção do nosso sistema de tickets, do nosso sistema de mensagens instantâneas e das nossas comunicações por e-mail, não existe atualmente nenhum processo, nenhuma comunicação, nenhuma rotina diária que não se baseie no SeaTable. Quando surgem novos tópicos, novas necessidades, começamos por considerar se tudo pode ser implementado com o SeaTable antes de começarmos a procurar uma solução de terceiros.

ST: Como era a situação antes do SeaTable? Que ferramentas utilizava?

SL: Antes da introdução do SeaTable, utilizávamos ferramentas diferentes para cada tipo de processo no SecUnity. Por exemplo, software de gestão de mercadorias para a preparação de orçamentos, faturação, sistemas de documentação, sistemas de organização entre colegas, etc. O desafio consistia no facto de mantermos todos os dados em sistemas diferentes, o que tornava cada vez mais difícil a sua integração. Todos os sistemas e processos estavam descentralizados e cada colega mantinha a informação num formato individual. Como resultado, tínhamos uma dimensão de diferentes documentos com diferentes versões.

Para mim, enquanto diretor-geral, havia simplesmente demasiados programas que nos obrigavam a adaptarmo-nos a eles, a forçar os nossos processos às suas estruturas, em vez de os programas se adaptarem à nossa empresa. Por conseguinte, os nossos processos não funcionavam eficazmente e os desenvolvimentos progrediam muito mais lentamente do que atualmente. Acima de tudo, a individualidade de que necessitamos para a nossa atividade principal não podia ser mapeada em nenhuma outra ferramenta exatamente da mesma forma que podemos fazer hoje no SeaTable.

ST: Como é que teve conhecimento do SeaTable?

SL: Através de uma recomendação de um antigo colega da zona de Schwerin. A sua empresa tinha testado o SeaTable para organizar internamente a certificação ISO e os testes de certificação. Eu estava cada vez mais insatisfeito com a nossa organização e estava à procura de uma plataforma flexível que nos permitisse começar do zero e consolidar os nossos processos.

ST: Há razões muito diferentes para optar por um software. Para si, qual foi o fator decisivo?

SL: Do meu ponto de vista, três pontos foram decisivos: o arranque muito fácil, o facto de termos podido ver resultados rapidamente e também o facto de termos ganho confiança muito rapidamente através do nosso contacto com a SeaTable enquanto empresa na Alemanha. Simplesmente tivemos a sensação de que podíamos crescer em conjunto com a empresa e que os nossos interesses estavam realmente a ser ouvidos. Especialmente tendo em conta o facto de processarmos muitos dados críticos e dados sensíveis de clientes com a SeaTable, o apoio da SeaTable na operação da sua própria instância na nossa empresa foi muito útil.

ST: Com que rapidez conseguiu efetuar a transição? A implementação demorou muito tempo?

SL: Pelo contrário, o processo de implementação foi extremamente rápido, mas isso deveu-se principalmente ao facto de, como diretor-geral, eu ter tido o poder de decisão para dizer que tínhamos de restringir os nossos processos ao SeaTable muito rapidamente e não tivemos de criar longos ambientes de demonstração internamente antes de tomar uma decisão.

ST: Houve algum desafio durante a introdução?

SL: Sim, mas principalmente nas mentes dos funcionários e colegas, que primeiro tiveram que aprender a pensar “SeaTable”. Trata-se de uma plataforma muito flexível, com a qual é possível realizar praticamente qualquer processo, qualquer recolha e processamento de dados, qualquer organização, qualquer visão geral. No entanto, também precisa de ter a criatividade e a imaginação para conseguir colocar tudo isto num formato de tabela. Os novos funcionários, por outro lado, começam diretamente no nosso ecossistema SeaTable. Durante a sua indução, não experimentaram mais nada connosco e, portanto, são capazes de se familiarizar com o sistema muito rapidamente.

ST: Repensar os seus próprios processos e estruturas familiares e reorganizá-los de forma flexível pode ser bastante desafiante, tem razão. Como é que geriu esta mudança?

SL: Enquanto gestor, a minha principal tarefa consistiu em analisar a forma como os dados deveriam ser organizados; a responsabilidade das divisões e departamentos individuais consistiu em definir por si próprios a forma como determinados processos deveriam ser executados. Na contabilidade, por exemplo, redesenhámos completamente o processo contabilístico global, reorganizámo-lo ao longo do tempo e, com a ajuda da automatização do SeaTable e das possibilidades da Universal App em particular, estruturámo-lo de forma completamente diferente e expandimo-lo eficientemente de uma forma completamente diferente da que tínhamos sido capazes anteriormente.

ST: Onde é que ainda vê necessidade do SecUnity?

SL: Não há praticamente nenhuma área em que o SeaTable não seja utilizado. Como já disse, o nosso sistema de tickets, a nossa comunicação por correio eletrónico e o nosso chat ao vivo são soluções que não temos atualmente no SeaTable. Todas as outras áreas que estão atualmente a desenvolver-se nas nossas operações diárias - por exemplo, gestão de mudanças, marketing, manutenção de redes sociais e gestão de projectos mais complexos - são todos tópicos que continuamos a expandir pouco a pouco. Em suma, a utilização do SeaTable noutras áreas da empresa é dificilmente possível. Mas o SeaTable terá de crescer massivamente connosco nos próximos anos; esperemos que cresça connosco como nós gostaríamos que crescesse.

ST: O que é que a introdução do SeaTable melhorou efetivamente? Houve mudanças mensuráveis?

SL: Temos melhorias mensuráveis na empresa, na medida em que o rácio entre o pessoal administrativo e o pessoal de projeto, que representa a nossa atividade principal no exterior, diminuiu. Isto não se deve ao facto de termos cortado postos de trabalho, mas porque o SeaTable tornou-nos muito mais eficientes em termos administrativos e estamos a crescer mais na área técnica do que na administrativa. Ao mesmo tempo, o número de processos, os requisitos para os processos individuais, os passos individuais e a complexidade dos processos individuais aumentaram significativamente. Por conseguinte, estamos a criar mais trabalho - de forma mais eficiente e rápida - com relativamente menos pessoal.

Registamos mudanças qualitativas sobretudo na qualidade do nosso trabalho com os nossos clientes. Por exemplo, tínhamos testado várias soluções de gestão de projectos e não encontrámos nenhuma ferramenta que estivesse ao nível do desempenho que tínhamos na empresa na altura. Os sistemas eram demasiado complexos ou demasiado orientados para o futuro. Simplesmente ainda não tínhamos chegado a esse ponto internamente. Ou os sistemas eram simplesmente demasiado inflexíveis para que pudéssemos trabalhar com eles de forma eficaz nessa altura. Com o SeaTable, conseguimos configurar a gestão de projectos exatamente quando precisávamos dela e, desde então, tem vindo a crescer connosco todos os meses. Temos várias personalizações por mês e o sistema cresce com as competências do nosso pessoal, bem como com a complexidade dos projectos dos nossos clientes.

ST: É evidente que tem uma atitude muito positiva em relação ao SeaTable, mas, finalmente, qual é o seu grau de satisfação? O que é que acha que poderíamos fazer melhor?

SL: Estamos extremamente satisfeitos com o SeaTable nos últimos meses e anos. Estamos impressionados com a forma como o produto está a evoluir. Estamos impressionados com o facto de o desenvolvimento da China estar interessado no feedback da Alemanha e de este estar a ser implementado. Especialmente tendo em conta o facto de querermos implementar soluções altamente personalizadas. Cada funcionário tem uma ideia diferente de como gostaria de trabalhar com os dados. Um com tabelas, outro com aplicações Web, o seguinte com estatísticas. Beneficiamos muito com o facto de podermos tratar os dados de forma flexível e individualizada uns com os outros em qualquer altura e também processá-los separadamente, mas também nos apercebemos de que esta ligação em rede dos dados no SeaTable requer muitos recursos.

A sincronização entre conjuntos de dados, em particular, leva um tempo considerável. Se o SeaTable fosse desenvolvido de forma a que os dados pudessem ser ligados ainda mais rapidamente e os processos automatizados pudessem ser desencadeados diretamente no sistema sem necessidade de ferramentas de automatização, o SeaTable teria certamente interesse para muitos mais clientes como solução autónoma.

ST: Sr. Lehniger, muito obrigado pela entrevista.

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