A lei relativa ao imposto sobre o rendimento descreve três categorias de despesas que podem ser reembolsadas aos trabalhadores pelas suas empresas. Para além das encomendas feitas em nome da empresa e das despesas incorridas para cumprir uma encomenda, isto também se aplica às viagens de negócios. Quer se trate de uma viagem de negócios de vários dias, de uma reunião com um cliente distante ou de uma deslocação a uma feira comercial - as viagens de negócios fazem parte do quotidiano de muitos trabalhadores. No artigo que se segue, não só ficará a saber o que é um relatório de despesas de viagem, como também receberá dicas valiosas sobre como criar um.

Viagem de negócios: Mão na mala

As empresas efectuam frequentemente uma análise custo-benefício das viagens de negócios para garantir que as despesas se justificam.

Um relatório de despesas de viagem é um relatório estruturado que enumera todos os custos incorridos durante uma viagem de negócios. Serve para garantir que os empregados são devidamente reembolsados pelas suas despesas e que as despesas financeiras das viagens de negócios são transparentes e rastreáveis.

Neste processo, o trabalhador regista todas as despesas relevantes. Estas despesas são depois analisadas, normalmente pela equipa de contabilidade ou de controlo da empresa. Se estiverem em conformidade com as diretrizes aplicáveis, o trabalhador é reembolsado das despesas elegíveis.

Muitas empresas têm diretrizes claras que exigem a elaboração de relatórios de despesas de viagem após as viagens de negócios. Mas mesmo que não existam tais regulamentos, há boas razões para que continue a fazer sentido elaborar um relatório de despesas. Tanto os empregados como os empregadores beneficiam com isso.

Para empregadores A contabilização correta das despesas de viagem é importante não só para cumprir os regulamentos fiscais, mas também para controlar as despesas e identificar potenciais poupanças. Uma contabilidade pormenorizada permite às empresas compreender melhor quanto dinheiro gastam em viagens de negócios e onde há oportunidades de otimização.

Também para empregados há vantagens em elaborar um relatório de despesas de viagem. Embora se possa declarar os custos de uma viagem de negócios como despesas relacionadas com o rendimento na declaração de rendimentos, isso apenas reduz o salário anual bruto. Por conseguinte, o reembolso das despesas pela entidade patronal é frequentemente a opção mais sensata do ponto de vista económico.

Relatório de despesas de viagem: Uma mulher está a tratar de papelada e a escrever numa calculadora.

Ao apresentar um pedido de reembolso de despesas, os trabalhadores registam as suas despesas e apresentam-nas para reembolso.

Durante uma viagem de negócios, podem surgir alguns custos que podem ser divididos em quatro tipos de custos: Despesas adicionais de subsistência, despesas de alojamento, despesas de deslocação e despesas acessórias de viagem.

As despesas de refeição adicionais são reembolsadas com isenção de impostos e são definidas pelas diretrizes legais relativas às despesas de viagem . É importante notar que o montante das despesas reembolsáveis quando se viaja para o estrangeiro pode variar consoante o país de destino.

Aplicam-se regras claras às deslocações nacionais: Se os trabalhadores viajarem durante, pelo menos, 8 horas, o montante fixo é de 14 euros. Para as deslocações de, pelo menos, 24 horas, este montante aumenta para 28 euros.

As despesas de alojamento incluem despesas como estadias em hotéis ou a renda de um apartamento quando se viaja em trabalho. Existem diferentes formas de contabilizar as despesas de alojamento. Algumas empresas utilizam uma taxa fixa por dormida, enquanto outras preferem faturar com base nos recibos.

Uma caraterística importante da faturação das despesas de alojamento é a contribuição pessoal para o pequeno-almoço e outras refeições. É frequentemente estabelecido um montante fixo para este efeito, geralmente 5,60 euros para o pequeno-almoço e 11,20 euros para a refeição da noite. Estes montantes são suportados pelo trabalhador e devem ser tidos em conta no relatório de despesas de deslocação.

Relatório de despesas de viagem: Um quarto de hotel em tons de terra.

O hotel é frequentemente selecionado de acordo com o orçamento da empresa e as orientações aplicáveis às viagens de negócios.

Quer viaje por terra, mar ou ar, as despesas de viagem são uma parte essencial do relatório de despesas de viagem. Estas despesas podem ser reclamadas a partir do momento em que se utiliza um meio de transporte diferente do automóvel da empresa, como o avião ou o comboio. São reembolsadas as viagens de ida e volta, bem como as viagens até ao destino e, em determinadas condições, as viagens de regresso.

As despesas de viagem são geralmente calculadas com base numa taxa fixa por quilómetro ou numa taxa por quilómetro. O subsídio por quilómetro é um montante fixo por quilómetro percorrido e é frequentemente utilizado para veículos privados ou de aluguer. Em alternativa, pode ser utilizada uma taxa por quilómetro que tem em conta os custos reais por quilómetro, como é o caso das viagens de táxi.

Para além dos principais custos de uma viagem de negócios, podem existir despesas mais pequenas que são frequentemente ignoradas - as despesas de viagem acessórias. No entanto, estas despesas também devem ser tidas em conta no relatório de despesas de viagem. Estas incluem, entre outras coisas

Espaçador

  • Taxas de estacionamento
  • Portagens
  • Custos do ferry
  • Custos das chamadas telefónicas profissionais
  • Pedidos de indemnização em caso de acidente rodoviário

Espaçador

  • Dicas
  • Taxas de bagagem
  • Taxas para cacifos
  • Bilhetes para eventos profissionais
  • Roubo de bens profissionais

Relatório de despesas de viagem: uma estrada com portagem.

As despesas acessórias de viagem incluem também as despesas de utilização de auto-estradas ou de outras estradas com portagem.

No entanto, há também despesas durante uma viagem de negócios que não podem ser reembolsadas. Estas incluem multas por infracções ao código da estrada ou outras infracções, bem como custos de comodidades adicionais no hotel, como a utilização do minibar ou da televisão paga. Os encargos com bagagem adicional que não seja necessária para fins profissionais também se incluem nesta categoria.

De um modo geral, não pode incluir no relatório de despesas de viagem quaisquer despesas pessoais ou serviços adicionais que não sejam incorridos no âmbito da viagem de negócios.

Um relatório de despesas de viagem correto requer a inclusão de determinadas informações. A fim de evitar erros, dúvidas e atrasos no reembolso das despesas de viagem, deve certificar-se de que fornece todas as informações obrigatórias necessárias na sua declaração. Estas informações incluem

  • Nome do viajante de negócios (com o número de empregado, se aplicável)
  • Data e hora do início e do fim da viagem
  • Duração da viagem
  • Motivo da viagem
  • Destino da viagem
  • Assinatura do viajante

Muitas pessoas utilizam um modelo Excel para o seu relatório de despesas de viagem - mas não tem de ser esse o caso! Um modelo de relatório de despesas de viagem mais intuitivo e mais claro está disponível no SeaTable, por exemplo. Permita que os seus empregados apresentem todas as despesas e recibos digitalmente através de formulários Web. Os dados são depois automática e ordenadamente organizados numa folha de cálculo, para que tenha sempre uma visão geral e possa reembolsar regularmente os seus empregados por todas as despesas.

Pode encontrar mais informações sobre o modelo de relatório de despesas de viagem da SeaTable aqui .

Basta registar-se gratuitamente com o seu endereço de e-mail, experimentar o SeaTable e personalizar o modelo como desejar para registar as apresentações na sua empresa da forma que quiser!

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