Para dividir um projeto inicialmente abstrato em elementos planeáveis, pode utilizar um plano de estrutura do trabalho para dividir a sua abordagem em tarefas e pacotes de trabalho. Neste artigo, ficará a conhecer as vantagens de planear um plano de estrutura analítica com um modelo. Utilize as nossas dicas para criar gratuitamente um modelo de plano de estrutura analítica e encontre o software de plano de estrutura analítica adequado à sua empresa!

Comecemos com uma definição de plano da estrutura do projeto: A estrutura analítica do projeto, ou abreviadamente EAP, é um elemento central do planeamento do projeto e ilustra os subprojectos, as dependências e as inter-relações dentro do seu projeto. Uma estrutura analítica do trabalho é criada no início de um projeto e fornece a todos os envolvidos uma visão geral. Como estruturar o seu projeto com sucesso!

Um exemplo clássico de estrutura analítica do trabalho é um diagrama de árvore. Também pode ser apresentado como um mapa mental, uma lista ou um texto contínuo recuado.

Em todas as formas de planeamento da estrutura do projeto com base num modelo, os elementos são codificados. Este passo tem em conta o objetivo de que cada tarefa só deve aparecer uma vez na estrutura analítica do projeto. Um exemplo de codificação é um número para o nível, seguido de uma numeração consecutiva para os elementos dependentes do nível (por exemplo, 3.1 para o primeiro elemento do terceiro nível).

Estrutura do plano da estrutura do projeto

Numa estrutura em árvore, começa-se com o objetivo superior do projeto como nó principal. Cada nível subsequente é organizado de acordo com diferentes funções, fases ou objectos. É necessário decidir sobre um princípio de estruturação para cada nível.

  • Plano da estrutura do projeto orientado para a função: Esse tipo de estrutura hierárquica concentra-se nas pessoas ou departamentos responsáveis pelas tarefas. Os esquemas orientados para as funções do segundo nível são ideais se se pretender que os responsáveis apresentem regularmente relatórios sobre o estado atual à medida que o projeto avança.
  • Estrutura analítica do trabalho orientada para as fases: Colocar todas as tarefas numa ordem cronológica lógica, agrupando-as por fase do projeto. Isto é particularmente útil para projectos muito longos. Neste caso, os elementos do segundo nível devem assinalar os marcos importantes do projeto.
  • Plano da estrutura do projeto orientado por objeto: Neste caso, as tarefas são organizadas de acordo com as partes individuais do produto final ou de acordo com o local onde as actividades têm lugar. Em projectos de construção, por exemplo, pode fazer sentido dividir um plano de estrutura do trabalho em divisões, conjuntos ou profissões (por exemplo, construção de fachadas, canalizações, casas de banho, telhado) de uma forma orientada por objectos.

Seguem-se, ao nível mais baixo, os respectivos pacotes de trabalho, incluindo os recursos necessários, como o orçamento, o tempo e a mão de obra. Quanto mais pormenorizado for este ponto, mais fácil será estimar o trabalho envolvido. Se um pacote de trabalho for formulado de forma demasiado vaga, vale a pena subdividi-lo. Um pacote de trabalho deve sempre depender de uma subtarefa do segundo nível. Consoante a complexidade, são também concebíveis outros níveis entre o segundo e o terceiro níveis.

Um plano de trabalho é adequado como modelo para todos os outros planos do seu projeto. Se assim o desejar, constitui a base para o planeamento dos recursos, dos custos e do calendário, bem como para a gestão dos riscos. É por isso que este plano de projeto é muitas vezes referido como o “plano dos planos”.

A estrutura analítica do trabalho visualiza todo um projeto e pode, assim, fornecer-lhe uma visão geral básica de todas as tarefas futuras. Torna mais fácil estimar a carga de trabalho e planear o resto do projeto, uma vez que define as tarefas de forma clara e completa desde o início. Isto também torna menos provável que se engane completamente nos cálculos e se atrase no calendário. À medida que o projeto avança, pode assinalar as tarefas concluídas e documentar o seu progresso.

Chegou a altura da implementação propriamente dita. Utilizaremos uma mudança de escritório como exemplo para criar um modelo de estrutura analítica do trabalho e demonstrar as vantagens de um modelo de estrutura analítica do trabalho.

Num workshop de arranque com todos os participantes no projeto, definem-se os objectivos do projeto de acordo com os critérios SMART (específicos, mensuráveis, atractivos, realistas, com prazos definidos). Ou existe um único objetivo para todo o projeto ou este deve ser dividido em subprojectos. No nosso caso, o objetivo global é a mudança atempada do escritório anterior para um novo escritório.

Uma estrutura analítica do trabalho ajudá-lo-á a atingir o seu objetivo
Um plano de estruturação do trabalho ajudá-lo-á a atingir o seu objetivo.

De seguida, pense em como quer atingir o seu objetivo e quais as subtarefas necessárias para o fazer. Uma opção é organizar este nível de acordo com as fases. As fases típicas de um projeto são, por exemplo, a preparação, o planeamento, a implementação, a monitorização, a avaliação e a conclusão. Mais informações sobre a estrutura do PEP podem ser encontradas acima.

Na próxima etapa, você define os pacotes de trabalho para cada um desses pontos no plano da estrutura do projeto. Por exemplo, listar todas as tarefas e agrupá-las em áreas temáticas.

Em seguida, atribuir os pacotes às subtarefas adequadas (aqui: fases do projeto). Nesta altura, também tem a oportunidade de introduzir as pessoas responsáveis pelas tarefas. Só é possível definir datas de início e prazos se não for selecionado outro plano de projeto para o calendário do projeto, além do PEP.

Modelo de plano da estrutura do projeto

No primeiro passo, verifique se o seu modelo de estrutura analítica de trabalho está completo. Incluiu todas as tarefas necessárias para atingir os seus objectivos? Regra geral, no primeiro esboço do plano de estrutura analítica do trabalho, reconhece-se até 90 por cento de todos os pacotes de trabalho. Reveja o seu modelo de estrutura analítica do trabalho do PSP com todos os intervenientes.

Para cobrir quaisquer aspectos em falta no modelo de estrutura analítica do trabalho, pode incluir pontos adicionais na EAP. No entanto, trata-se sobretudo de verificar a exclusividade de todos os elementos: Todas as tarefas de um nível são únicas e diferentes umas das outras em termos de conteúdo? Ou é possível combinar alguns pacotes de trabalho e eliminar duplicações?

Finalmente, inicia-se o planeamento detalhado dos pacotes de trabalho. É aqui que se definem as tarefas específicas. Todos os processos são coerentes e os pacotes de trabalho estão no lugar certo na EAP? O objetivo do projeto foi alcançado assim que todas as tarefas definidas foram concluídas? Em caso afirmativo, o plano de estruturação do trabalho está pronto a ser utilizado.

É claro que pode criar uma estrutura analítica do projeto sem quaisquer modelos ou ferramentas digitais. No escritório, basta utilizar cartões de índice e fita adesiva e colar os elementos na parede durante uma reunião. Isto também funciona com um quadro branco e ímanes.

No entanto, estes métodos estão ligados ao local e são muito complicados se o plano for mais tarde necessário de forma descentralizada. Mesmo que tire fotografias do seu trabalho, a estrutura analítica do trabalho é inalterável para os outros participantes: Para maior flexibilidade, deve criar o plano de estrutura do projeto online. É aqui que entram em jogo vários programas e softwares de plano da estrutura do projeto.

Modelo de plano de estruturação do trabalho em SeaTable

Não é uma boa ideia tentar criar uma estrutura analítica do projeto com o Excel. Mesmo que esteja familiarizado com a folha de cálculo do Excel, esta não é adequada para a gestão ágil de projectos. O mesmo se aplica se estiver a pensar utilizar um modelo de estrutura analítica de trabalho do Word. Em comparação com outros programas, as conhecidas aplicações do Microsoft Office foram concebidas apenas para a introdução de texto puro e folhas de cálculo - e não para o trabalho colaborativo de projectos em tempo real, a visualização de diferentes tipos de dados ou a adaptação e estruturação flexíveis de projectos.

Por isso, faça um favor a si próprio e utilize o software adequado para a sua estrutura analítica de trabalho. Pode escolher entre ferramentas de diagramas, mapas mentais ou listas, consoante o tipo de apresentação que pretende. Duas ferramentas de diagramação bem conhecidas que também são adequadas para criar uma estrutura analítica do trabalho são o Gliffy e o Lucidchart. Estas ferramentas podem ser utilizadas para apresentar o plano da estrutura do projeto como um diagrama de árvore clássico, por exemplo.

Se pretender um mapa mental, Miro é o principal fornecedor. No entanto, existem também uma dúzia de outras ferramentas, como o MindManager, com as quais pode obter resultados comparáveis.

Se precisar de uma lista de tarefas fácil de trabalhar e de mais estrutura do que um mapa mental, o SeaTable é a solução ideal para si. Com esta plataforma de gestão e colaboração de projectos, pode atribuir facilmente pacotes de trabalho a responsáveis e subprojectos.

O SeaTable é uma base de dados sem código que oferece um construtor de aplicações integrado e muitas funções para a colaboração em equipa. Graças aos numerosos tipos de colunas, também pode registar compromissos, horas de trabalho, localizações, tarefas, endereços de e-mail, ficheiros e muito mais.

Um plano de trabalho é complexo porque tem de mostrar tudo num relance. Com a ajuda das vistas pessoais, pode definir filtros para ocultar determinados pacotes de tarefas ou níveis. Digamos que pretende ver uma lista de tarefas individual por empregado no PEP. Não há problema: basta filtrar pela pessoa responsável.

Tudo num só lugar e todos na mesma página: Não existem versões diferentes da estrutura analítica do trabalho no SeaTable, uma vez que os ficheiros não estão espalhados pelos computadores dos intervenientes. Em vez disso, os participantes no projeto podem aceder à estrutura analítica de trabalho atual de forma centralizada e fazer alterações em tempo real que são imediatamente visíveis para todos. Também úteis para colaborar em tarefas são os comentários e as notificações automáticas, que podem ser utilizadas para informar todos os envolvidos assim que algo é marcado como concluído, comentado ou alterado.

A maior vantagem do SeaTable é, no entanto, a vasta gama de opções de visualização. Quer se trate de calendários, cronogramas, quadros Kanban ou gráficos organizacionais - existe tudo o que deseja e ainda mais: No quadro branco separado, pode esboçar livremente a sua estrutura de divisão do trabalho e criar mapas mentais semelhantes aos do Miro. Ou pode utilizar o novíssimo plugin Tree para mostrar e ocultar os diferentes níveis da sua estrutura analítica de trabalho como desejar.

Pode encontrar o modelo da estrutura analítica do trabalho aqui . Antes de o poder utilizar, tem de se registar gratuitamente com o seu endereço de correio eletrónico.

O conceito subjacente à estrutura analítica do trabalho parece simples, mas dependendo da dimensão do seu projeto, pode tornar-se rapidamente complexo e confuso. Um modelo de estrutura analítica do trabalho numa ferramenta adequada ajudá-lo-á a implementar o seu projeto da forma mais eficiente e tranquila possível.

Registe-se hoje , inicie o seu próximo projeto e torne-o um sucesso com o modelo de estrutura analítica de trabalho gratuito do SeaTable.

Ainda precisa de um plano de projeto que mostre a sequência cronológica das fases ou tarefas do projeto? Então descubra aqui como criar um plano de projeto clássico .

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