Uma carteira agrupa uma carteira de objectos que estão relacionados entre si. Estes podem ser objectos de investimento, como títulos e propriedades, por exemplo, mas também o projeto de uma empresa ou a carteira de produtos. A gestão de carteiras centra-se, portanto, na composição, gestão e desenvolvimento rentável de uma carteira.

Nota: A palavra portfolio (do latim “porta-folhas”, de portare “transportar” e folium “folha”) tem origem nas artes visuais, onde se refere a uma pasta que contém referências e obras especiais. Já na Renascença, os artistas e arquitectos utilizavam portfólios para se candidatarem a encomendas e à admissão em academias. Na sua aceção original, o portfolio é ainda hoje utilizado nos domínios artístico e educativo.

De seguida, analisamos as áreas mais importantes em que a gestão de portefólios se estabeleceu no mundo dos negócios:

  • Gestão da carteira de projectos
  • Gestão da carteira de produtos
  • Gestão de carteiras de TI / software
  • Gestão de carteiras no sector financeiro

A gestão de carteiras oferece-lhe inúmeras vantagens em todos os domínios.

  • Transparência**: Quer se trate de projectos, produtos, TI ou finanças: com um portfólio, pode acompanhar o estado atual e criar clareza sobre o que está a acontecer na sua empresa. Isto evita que vários funcionários trabalhem nos mesmos tópicos em paralelo e sem coordenação.
  • Consistência estratégica**: Porque é que estamos realmente a fazer isto? A gestão de portfólio verifica se algo está de acordo com a estratégia da empresa e contribui para os objectivos gerais. Isto garante que todas as actividades da sua empresa são coordenadas e coerentes em geral.
  • Eficiência dos recursos**: Uma vez que os recursos como o orçamento, o pessoal e o tempo são limitados, deve utilizá-los de forma eficiente. A gestão de carteiras ajuda-o a dar prioridade às questões da sua empresa de acordo com a sua importância estratégica, a fim de obter os melhores resultados possíveis.
  • Acompanhamento e controlo**: Os indicadores-chave de desempenho, os calendários e os planos de custos fluem em conjunto numa carteira, para que tenha todos os desenvolvimentos no ecrã, possa reconhecer imediatamente os desvios e reagir rapidamente às mudanças.

Monitorização na gestão de portefólio

A gestão da carteira de projectos (PPM) é responsável pela gestão global, planeamento e controlo de todos os projectos que estão inter-relacionados numa empresa. Acima de tudo, visa garantir que os recursos são distribuídos de forma optimizada e que os projectos são priorizados de forma a melhor apoiarem os objectivos estratégicos da empresa. A gestão da carteira de projectos é, portanto, uma tarefa permanente que se repete ciclicamente e requer a avaliação de muitos projectos. Esta é a maior diferença em relação à [gestão de projectos] normal (/pt/projectmanagement-tools/), que normalmente termina com a conclusão de projectos individuais.

Nota: Nas grandes empresas e nas autoridades públicas, existe frequentemente um departamento separado para a gestão da carteira de projectos: o Gabinete de Gestão de Projectos (PMO).

É essencial para a gestão da carteira de projectos que se obtenha uma visão geral de todos os projectos na sua organização. Nas grandes organizações, em particular, isto permite evitar que projectos com objectivos semelhantes existam em paralelo em vários departamentos sem que se tenha conhecimento deles.

O primeiro passo é, portanto, registar todos os projectos actuais, planeados e potenciais. Para cada projeto, documente os objectivos, os benefícios esperados, os riscos potenciais e as necessidades estimadas de recursos e de tempo, a fim de obter uma imagem completa de toda a carteira de projectos.

Graças à gestão da carteira, é fácil comparar, analisar e avaliar os projectos actuais, planeados e potenciais. Por exemplo, é possível comparar os valores líquidos de caixa dos projectos durante um determinado período de tempo. Isto permite-lhe determinar a rentabilidade dos investimentos em relação às despesas actuais e às receitas futuras previstas.

Também é possível utilizar um modelo de pontuação para efetuar uma avaliação estratégica de projectos com base em critérios ponderados. Este poderia ser o seguinte:

Modelo de pontuação estratégica para a gestão da carteira
Multiplique a prioridade do objetivo pelo fator de quanto pensa que o projeto contribui para o objetivo. Se somar os resultados de todos os objectivos, obtém a pontuação estratégica do projeto. Isto permite-lhe comparar a importância de diferentes projectos para a sua empresa.

Também é possível combinar métodos de análise monetários e não monetários, por exemplo, num balanced scorecard, para descobrir quais os projectos que valem a pena do ponto de vista financeiro e que contribuem estrategicamente para alcançar os objectivos da empresa. Igualmente popular neste contexto é a análise custo-benefício.

Dentro de uma carteira de projectos, muitos projectos competem pela atenção da gestão e pela disponibilidade de recursos. Por conseguinte, deve esclarecer antecipadamente quais os objectivos estratégicos que têm a maior prioridade para a gestão da carteira. Os objectivos globais da sua organização, a sua análise aprofundada e a urgência dos projectos resultarão numa hierarquização, que poderá então utilizar para determinar que projectos são absolutamente necessários e têm prioridade sobre outros projectos. Estes projectos acabam ou permanecem na carteira e recebem os maiores recursos em termos de orçamento, pessoal e tempo.

Uma das suas tarefas centrais como gestor de portfólio é avaliar projectos propostos de acordo com se e em que medida podem contribuir para atingir os objectivos organizacionais e quantos recursos iriam ocupar. Uma vez que os recursos são normalmente limitados, é necessário ponderar quais os projectos que são preferíveis a outros na gestão da carteira de projectos. Depois de definir as prioridades dos projectos, é necessário decidir se aprova ou rejeita a execução de um projeto e se o projeto deve ser agendado para breve ou adiado - uma questão complicada que pode causar frustração entre os candidatos. Por conseguinte, é importante comunicar as suas decisões de forma hábil e bem fundamentada.

A carteira de projectos nunca dorme. Por conseguinte, deve estar sempre atento para garantir que os projectos se mantêm em conformidade com os objectivos da empresa. Fornecer actualizações regulares sobre o progresso, custos e calendário dos projectos, a fim de reconhecer desvios numa fase inicial e fazer ajustes, se necessário. Podem ser utilizadas soluções de software especializadas para facilitar o acompanhamento e a elaboração de relatórios.

No entanto, o software de gestão de portefólio padrão, como o Microsoft Project, Asana ou Jira, pode tornar-se rapidamente dispendioso. Experimente a alternativa gratuita do SeaTable:

Aqui pode descobrir como utilizar o modelo de portefólio de projectos da SeaTable em seu benefício

No final, o fator decisivo é se a qualidade dos projectos é correta e se estes atingem os resultados desejados com uma utilização adequada dos recursos. Em particular, se tiver um Gabinete de Gestão de Projectos (PMO), pode estabelecer normas uniformes para uma gestão de projectos eficiente na sua organização, que assegurem a aplicação de determinados métodos de gestão de projectos , processos e ferramentas. Um PMO presta aconselhamento e apoio aos gestores de projectos e assume a gestão da qualidade, da informação e dos conhecimentos entre projectos, por exemplo, através de instruções, documentação e formação.

A gestão da carteira de produtos é um processo estratégico no qual uma empresa optimiza os seus produtos, serviços ou marcas para que estes se mantenham bem sucedidos e competitivos a longo prazo. Isto implica analisar e adaptar regularmente a marca ou a carteira de produtos para que esta satisfaça os requisitos actuais e futuros do mercado e as necessidades dos clientes.

O primeiro passo na gestão da carteira de produtos é uma análise detalhada de todos os produtos existentes na carteira. Um modelo de análise frequentemente utilizado é a matriz BCG do Boston Consulting Group, que classifica os produtos com base no seu crescimento e quota de mercado em categorias como Stars, Cash Cows, Question Marks e Poor Dogs.

Uma carteira de produtos fictícia na matriz BCG

Uma versão mais avançada da matriz BCG, na qual se avaliam os produtos com base na sua atratividade no mercado e nas suas vantagens competitivas, é a Portfólio McKinsey. Com uma análise SWOT , também é possível identificar pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças, a fim de tomar decisões estratégicas para produtos individuais.

Com base na análise, são definidos objectivos estratégicos para cada produto. É aqui que decide quais os produtos que a sua empresa deve promover, continuar a desenvolver, deixar correr ou retirar do mercado. Pode também querer examinar o posicionamento no mercado e a proposta de valor de um produto, a fim de o adaptar à evolução das necessidades dos clientes ou às tendências do mercado.

Uma das tarefas mais importantes na gestão de carteiras é a afetação eficiente de recursos, como orçamento, pessoal e tempo para marketing e desenvolvimento de produtos. Deve dar prioridade aos produtos que considera estrategicamente importantes ou com elevado potencial de crescimento. Os produtos com menor potencial de crescimento ou com uma quota de mercado em declínio recebem menos recursos ou são eliminados da carteira de produtos.

Cada produto passa por diferentes fases ao longo da sua vida: Introdução, crescimento, maturidade e declínio. Através da gestão estratégica da carteira, garante que os seus produtos contribuem de forma óptima para o sucesso em cada fase. Por exemplo, os produtos na fase de lançamento recebem recursos de marketing adicionais, enquanto que os produtos em declínio devem ter os custos minimizados.

Ciclo de vida do produto na gestão da carteira

Na Gestão da Carteira de Produtos, contudo, também é possível identificar oportunidades para novos produtos que possam complementar a carteira de produtos existente ou prometer sucesso noutros mercados. Em qualquer caso, deve estar presente uma carteira equilibrada em diferentes segmentos de mercado, de modo a distribuir os riscos. Mantenha-se atento às tendências e expectativas dos clientes para utilizar o potencial de inovação em tempo útil.

Tal como a gestão da carteira de projectos, a gestão da carteira de produtos é um processo dinâmico e repetitivo que exige uma revisão e otimização regulares. As alterações do mercado, os novos concorrentes, os desenvolvimentos tecnológicos ou a alteração das necessidades dos clientes podem tornar necessários ajustamentos para que os seus produtos estejam sempre um passo à frente da concorrência.

A gestão de carteiras de TI (também conhecida como gestão de activos de TI) oferece a oportunidade de gerir os activos de TI de uma empresa de forma sistemática e com visão de futuro. A carteira de TI pode ser dividida em três categorias de activos:

  1. Software: todas as aplicações de software, sistemas operativos e ferramentas utilizadas
  2. hardware e infra-estruturas: todos os dispositivos, redes, servidores e serviços em nuvem
  3. Projectos e conhecimentos especializados: todos os projectos de TI actuais e planeados, bem como os conhecimentos de TI na empresa

A gestão da carteira de TI deve otimizar estes activos para que apoiem da melhor forma os objectivos estratégicos e as operações eficientes da empresa. Antes de mais, deve ser garantida a escalabilidade, segurança e fiabilidade de todos os sistemas de TI.

Em primeiro lugar, deve registar todos os activos de TI da sua empresa e categorizá-los conforme descrito acima. Tal como acontece com os tipos anteriores de gestão de carteiras, é útil registar dados adicionais, como o custo ou o valor dos activos informáticos, ao fazer o inventário. Além disso, os activos informáticos têm geralmente um ciclo de vida limitado: por exemplo, esclareça quando as licenças de software expiram e em que estado se encontra o hardware, a fim de obter uma visão completa da carteira informática.

Hardware na gestão da carteira de TI
O hardware é uma categoria de activos na carteira de TI.

Em seguida, analisa-se a importância estratégica, os custos, os benefícios e os eventuais riscos de cada ativo informático. Tal como na gestão da carteira de projectos, os benefícios dos investimentos em TI não podem ser avaliados apenas em termos monetários. Os critérios de avaliação são, portanto, de natureza monetária e estratégica e são registados através de análises custo-benefício, modelos de pontuação, balanced scorecards ou análises SWOT, por exemplo. A prioridade máxima na gestão da carteira de TI é dada aos projectos essenciais para a continuidade do funcionamento.

Examine regularmente a sua carteira de TI para garantir que esta se mantém no bom caminho e satisfaz as necessidades da empresa. Existem tecnologias inovadoras que aumentarão a eficiência e darão à sua organização uma vantagem competitiva? Há mudanças no mercado ou na empresa que exigem ajustes? Para otimizar a utilização de recursos como o orçamento, o pessoal e o tempo neste ambiente dinâmico, deve ser capaz de reagir com flexibilidade. A gestão estruturada da carteira de TI facilita a decisão sobre os activos de TI que devem ser introduzidos, actualizados, desenvolvidos ou migrados.

No sector financeiro, a gestão de carteiras consiste em gerir e otimizar os investimentos e os activos de uma carteira. Isto envolve investimentos financeiros, tais como acções, obrigações, fundos, propriedades ou metais preciosos. O objetivo da gestão de carteiras é fazer uma seleção estratégica de activos para obter o maior rendimento possível, minimizando o risco através de uma diversificação equilibrada.

Gestão de carteiras no sector financeiro

Nas carteiras geridas ativamente, o objetivo é superar a taxa de rendimento do mercado, de acordo com critérios acordados no interesse do investidor, mantendo-se atento ao mercado e antecipando a evolução futura, de modo a efetuar compras e vendas no momento certo. Uma forma especial deste tipo de gestão é a gestão da carteira de imóveis.

Quer seja um proprietário privado, uma empresa ou uma associação municipal de habitação: se possui um grande número de edifícios e propriedades, não é fácil controlar todas as propriedades, rendas e medidas de renovação**. Para facilitar ao máximo a gestão da sua carteira de imóveis, pode utilizar o modelo gratuito do SeaTable.

Saiba como utilizar o modelo de carteira de propriedades da SeaTable em seu benefício aqui

Mais informações podem ser encontradas no artigo Gestão de propriedades para proprietários privados ou no artigo Gestão de propriedades para empresas e organizações municipais.

Quer se trate de gestão de projectos, de produtos, de TI ou de carteiras financeiras - todos têm como objetivo gerir uma carteira de forma rentável. No entanto, dependendo da dimensão da sua carteira, isto não é assim tão fácil. Com os modelos gratuitos e de fácil utilização do SeaTable, tem sempre ao seu alcance uma visão estratégica e todos os dados necessários para análises e decisões bem fundamentadas.

Gostaria de utilizar o SeaTable como uma ferramenta de gestão de carteiras? Então [registe-se hoje] (/pt/registo/) gratuitamente com o seu endereço de e-mail.

TAGS: