O guia definitivo para uma integração bem sucedida

Optimize o seu processo de integração #

A vaga foi finalmente preenchida e começa o processo de integração do seu novo colaborador. O nervosismo é inevitável, especialmente por parte do empregado. Mas você e o departamento de RH também são confrontados com circunstâncias especiais em cada nova contratação e, naturalmente, querem que o processo de integração do empregado decorra sem problemas. Para si, isto significa organizar todos os processos necessários em tempo útil.

A gestão do onboarding refere-se à familiarização e integração sistemática de novos colaboradores numa empresa. O objetivo de um conceito de onboarding é proporcionar aos seus novos colaboradores um bom começo na sua empresa e integrá-los na sua estrutura empresarial, tanto a nível profissional como cultural e social.

Porque é que um conceito de onboarding estruturado é importante #

A integração estruturada de novos funcionários é de importância central para o sucesso e o desenvolvimento a longo prazo da sua empresa. Ajuda os seus novos empregados a atingir o seu potencial máximo mais rapidamente, introduzindo-os nas suas novas tarefas de forma segura. A indução e o apoio direcionados farão com que se sintam competentes e produtivos, o que aumentará rapidamente o seu desempenho.

Além disso, um programa de integração bem organizado ajuda a manter os seus funcionários na empresa a longo prazo. Isto porque os empregados que se sentem bem integrados e apoiados desde o início têm mais probabilidades de se manterem fiéis à sua empresa. Isto reduz a rotação do pessoal e assegura a retenção de conhecimentos e experiências valiosos na sua empresa.

Uma gestão estruturada da integração promove também a motivação e a satisfação dos novos empregados. Se eles compreenderem claramente o que se espera deles e como podem contribuir para o sucesso da empresa, a sua satisfação no trabalho aumenta consideravelmente. Além disso, os empregados com boa formação têm gosto em contribuir com os seus conhecimentos internamente e estão dispostos a desenvolver-se mais. Isto cria uma cultura de aprendizagem contínua e de partilha de conhecimentos.

Por último, os trabalhadores satisfeitos e com boa formação têm o prazer de recomendar a sua empresa como um empregador atrativo. O boca-a-boca positivo e as boas críticas em plataformas como a Kununu ou a Glassdoor ajudam a reforçar a sua imagem de empregador e a atrair novos talentos.

Os 3 níveis de integração #

A integração estruturada de novos funcionários compreende três níveis principais: integração profissional, social e cultural. Cada um destes níveis desempenha um papel crucial na integração bem sucedida e abrangente dos novos funcionários na sua organização.

Integração profissional #

A integração profissional centra-se em fornecer os conhecimentos e competências necessários para que o novo colaborador desempenhe a sua função específica. Isto inclui formação, familiarização com os processos e sistemas de trabalho e uma introdução às tarefas e responsabilidades. O objetivo é dar ao novo funcionário as ferramentas necessárias para realizar o seu trabalho de forma competente e eficiente. Uma integração profissional completa garante que ele se torne rapidamente produtivo e se sinta confiante na sua nova área de responsabilidade.

Integração social #

A integração social é concebida para integrar o seu novo funcionário no tecido social da sua organização. Isto inclui encorajar a socialização e a construção de relações com colegas e superiores. Actividades como reuniões de equipa, encontros informais e actividades de formação de equipas desempenham aqui um papel importante. Através da integração social, o seu novo empregado sentir-se-á rapidamente parte da equipa, o que aumenta o seu bem-estar e retenção. Uma rede social forte dentro da empresa também oferece apoio em questões e desafios.

Integração cultural #

A integração cultural visa familiarizar os seus novos funcionários com os objectivos, princípios e cultura da sua empresa. Isto inclui a comunicação da sua missão, visão e valores, bem como das normas éticas e culturais que caracterizam as actividades diárias da sua empresa. Como resultado, os seus novos empregados não só compreenderão o comportamento que se espera deles, mas também porque é que essas expectativas são importantes e como contribuem para atingir os objectivos da empresa. Isto promove uma identificação mais profunda com a empresa e reforça a lealdade dos seus empregados.

As 3 fases da gestão do onboarding #

De acordo com um estudo, um novo empregado precisa normalmente de oito meses para ser totalmente produtivo. Durante este período, a gestão do onboarding compreende três fases: a fase de preparação, a fase de orientação e a fase de integração.

1. Fase de preparação #

A fase de preparação, também conhecida como preboarding, começa com a assinatura do contrato e termina no primeiro dia de trabalho. O objetivo desta fase é dar ao seu novo empregado a sensação de que está a começar com um empregador profissional que cuida dos seus empregados. Durante esta fase, transmite-lhe informações importantes, esclarece as questões em aberto e elabora um plano de acolhimento. Assegura-se também de que o local de trabalho está equipado com todo o material de trabalho necessário. Os preparativos importantes que deve efetuar durante esta fase são

• Esclarecimento das formalidades
• Coordenação das marcações
• Fornecimento de informações
• Envolvimento dos colegas
• Preparação do local de trabalho
• Organização da formação dos trabalhadores
• Definição das responsabilidades
• Elaboração de um pacote de boas-vindas

2. Fase de orientação #

A fase de orientação começa no primeiro dia de trabalho e dura os primeiros três meses. Durante esta fase, o novo trabalhador é apresentado ao seu papel e às suas tarefas na empresa. Ele familiarizar-se-á com a empresa, os seus processos, colegas, clientes e superiores. Para tornar esta fase o mais agradável possível, deve ter em conta os seguintes pontos:

• Boas-vindas e apresentação da equipa
• Apresentação dos equipamentos de trabalho e dos sistemas informáticos
• Esclarecimento das expectativas mútuas
• Atribuição das primeiras tarefas
• Esclarecimento dos aspectos jurídicos
• Segurança social e benefícios
• Visita à empresa
• Apresentação dos produtos
• Comunicação dos objectivos e valores da empresa

3. Fase de integração #

Esta fase de integração estende-se do terceiro ao sexto, por vezes até ao décimo segundo mês. Durante este período, o principal objetivo é integrar cada vez mais o novo funcionário na empresa. Para o encorajar, deve permitir que o seu empregado tome a iniciativa no maior número de ocasiões possível e implemente o programa de forma autónoma.

• Eventos conjuntos
• Workshops e jornadas de informação
• Reuniões regulares de feedback
• Fornecimento de informações de acompanhamento
• Reforço do espírito de equipa
• Promoção de contactos e criação de redes

Feedback e avaliação no processo de integração #

O feedback regular é crucial para a melhoria contínua do seu processo de integração. Para garantir que a integração dos novos funcionários é bem sucedida, você e os seus gestores devem agendar datas fixas com antecedência para reuniões de feedback. Estas reuniões devem ter lugar a intervalos regulares para obter uma visão global da experiência do novo empregado.

Ao recolher e analisar sistematicamente este feedback, a sua empresa pode identificar os pontos fracos do processo de integração, a fim de introduzir melhorias específicas.

7 dicas para um processo de integração bem sucedido #

Uma integração bem sucedida de novos funcionários estabelece as bases para uma colaboração positiva, produtiva e a longo prazo. As primeiras impressões contam quando se dá as boas-vindas aos novos funcionários e se lhes apresenta a cultura e a forma de trabalhar da sua organização. Por este motivo, é importante prestar especial atenção a alguns aspectos fundamentais.

1. Criar um conceito de integração #

Desenvolva um conceito de integração abrangente que defina objectivos e expectativas claros. Integrar listas de verificação detalhadas para garantir que todas as etapas sejam realizadas de forma sistemática e eficiente.

2. Prever prazos de entrega #

Dê tempo suficiente para finalizar todos os preparativos necessários antes do primeiro dia de trabalho do seu novo empregado. Tenha em conta os tempos de processamento de todos os documentos e processos internos relevantes.

3. Planear eventos conjuntos #

Organize eventos de formação de equipas e outras actividades conjuntas para promover a integração de novos funcionários e criar um ambiente de trabalho positivo. Isto ajuda os novos contratados a sentirem-se rapidamente em casa e a familiarizarem-se com a cultura da empresa durante a integração.

4. Obter documentos legais e dados pessoais em tempo útil #

Solicitar todos os documentos legais e dados pessoais necessários em tempo útil. Isto inclui o contrato de trabalho, informações fiscais, comprovativo de seguro e outros documentos relevantes. Certifique-se de que estes estão completos e corretos antes do primeiro dia de trabalho.

5. Otimizar continuamente o processo #

Reveja e melhore o processo de integração regularmente. Recolha o feedback dos seus novos funcionários e gestores para identificar os pontos fracos e otimizar continuamente o processo.

6. Integração e desligamento #

Preste atenção ao processo de desligamento subsequente durante a gestão da integração. Um conceito de onboarding bem estruturado é importante, mas é igualmente crucial definir claramente desde o início o que deve ser considerado quando um funcionário sai. Documente todos os passos relevantes para que nada seja esquecido se o pior acontecer.

7. Utilizar um bom software #

Utilize um programa de integração adequado para manter uma visão geral e organizar o processo de forma eficiente. Uma boa solução de software deve oferecer listas de controlo de integração e desinstalação, lembretes e a gestão de todos os documentos e informações relevantes.

O programa de integração adequado às suas necessidades #

Com o modelo gratuito da SeaTable, pode conceber o seu processo de integração de forma tão eficiente que não só alivia os seus [processos de RH] (/pt/hr-processes/), mas também facilita ao máximo o arranque dos seus novos empregados.

Com apenas um clique, pode criar uma lista de verificação intuitiva com todas as tarefas futuras para cada novo empregado, para que todos saibam exatamente o que tem de ser feito. Para evitar o caos e a papelada, pode guardar todos os documentos importantes diretamente na tabela e assiná-los digitalmente.

No modelo gratuito do SeaTable, pode agrupar todas as tarefas e informações num único local. Ao atribuir responsabilidades claras, um horizonte temporal e um estado a cada tarefa, pode visualizar claramente o progresso da indução e acompanhá-lo em direto.

Confie num software adequado e assegure-se de que os seus novos empregados se sentem imediatamente bem-vindos e se instalam rapidamente na sua empresa. Para utilizar a plataforma sem código SeaTable , basta registar-se gratuitamente. Pode então adicionar o modelo à sua base e completá-lo com os seus próprios dados.

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Perguntas frequentes #

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