SeaTable – O seu modelo para uma gestão moderna de frotas
Organize a gestão da sua frota de veículos de forma clara num modelo centralizado – desde os dados básicos dos veículos e motoristas até reservas, danos e compromissos. Com este modelo para gestão digital de frotas, controla a disponibilidade, os custos e as obrigações de forma claramente estruturada e substitui tabelas rígidas do Excel por um sistema flexível e colaborativo.
Utilizar a gestão digital de frotas online
Modelo de gestão de frota para a sua frota de veículos
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Intuitivo
Implemente o modelo sem uma longa fase de preparação e permita que a sua equipa organize imediatamente toda a frota de veículos de forma estruturada. Assim reduzirá consultas, falhas de comunicação e o esforço de coordenação diário.
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Estruturado
Registe veículos, motoristas, reservas, custos e datas de forma uniforme numa visualização centralizada e substitua tabelas Excel dispersas. Desta forma, minimiza erros, duplicação de dados e cria uma base de dados fiável.
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Visão clara
Identifique rapidamente quais veículos estão disponíveis, qual é a taxa de utilização da frota e quais são os compromissos agendados. Assim poderá responder mais depressa a situações de escassez, planear viagens com maior precisão e aumentar a disponibilidade.
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Autorizações
Controle de forma granular quem pode solicitar veículos, aprovar reservas ou visualizar dados confidenciais sobre custos. Desta forma, separa a utilização operacional do controlo e garante que apenas pessoas autorizadas possam alterar informações críticas.
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Formulário Web
Recolha os pedidos de veículos através de um formulário web, no qual os funcionários indicam o período, a finalidade e o veículo pretendido. Todos os pedidos são organizados na sua visão geral, para que possa verificá-los e aprová-los.
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Notificações
Receba lembretes automáticos sobre inspeções técnicas, inspeções de segurança, manutenções ou trocas de pneus e evite perder prazos. Assim reduzirá paragens, diminuirá o risco e manterá a sua frota sempre pronta para uso.
Quem utiliza o SeaTable?
Empresas líderes em todo o mundo confiam na SeaTable
100.000+
Downloads no primeiro ano do Docker Hub
1.500+
Utilizadores diários na SeaTable Cloud
4.6
Avaliação na Capterra
As suas vantagens em resumo
Utilizar o modelo de gestão de frotas online
A solução SeaTable, baseada em inteligência artificial e sem código, destaca-se pela sua flexibilidade e adaptabilidade. Com o modelo para gestão digital de frotas, é possível registar todos os veículos, reservas, danos e datas de forma centralizada, monitorizar os custos e criar uma base comum para a gestão da sua frota – de forma significativamente mais estruturada do que os ficheiros Excel clássicos de gestão de frotas.
Sempre atualizado: graças aos comentários, ao histórico de alterações e às atualizações em tempo real, o utilizador permanece sempre informado – desde a primeira instalação do veículo até à utilização contínua em vários locais.
Acesso a partir de qualquer lugar: com um modelo online, tem acesso a qualquer momento aos dados do veículo, reservas e compromissos – no escritório, em viagem ou diretamente a partir do veículo.
Transparência na frota: associe veículos, motoristas, reparações e viagens num modelo digital – assim poderá visualizar quais veículos são mais utilizados, onde estão os fatores de custo e quais os compromissos agendados.
Escalável: a gestão da sua frota cresce com as suas necessidades, independentemente de gerir poucos veículos de serviço, uma frota regional ou uma grande frota com diferentes localizações.
Automatizado e integrado: utilize o SeaTable como uma plataforma central que se adapta de forma flexível aos seus processos, complementa um livro de viagens digital e substitui tabelas rígidas do Excel a longo prazo.
Gestão de frotas: exemplo prático
Como funciona o modelo para gestão de frotas
Gerenciar veículos de forma centralizada
Na primeira tabela do modelo, crie todos os veículos. Registe a matrícula, o tipo de veículo, a quilometragem, os dados técnicos, as informações de compra ou leasing, bem como as atribuições aos centros de custos. Através de ligações, pode ver diretamente quais as reservas, danos e datas pertencentes a um veículo – assim, cria-se uma gestão prática da frota digital com um registo completo do veículo.
Representar condutores e utilizadores de forma estruturada
Uma segunda tabela reúne todos os condutores e funcionários com os seus dados de contacto, departamento e, se aplicável, classe da carta de condução. Através de ligações à tabela de reservas, é possível visualizar quem utilizou quais veículos e quando – ideal para transparência, rastreabilidade e análises.
Gerenciar reservas e marcações
Em uma terceira tabela, você gerencia todas as reservas e agendamentos. Os funcionários enviam as suas solicitações por meio de um formulário web; no seu gerenciamento digital de frota, você complementa o status, as aprovações e a atribuição de veículos. Através de visualizações de linha do tempo, você verifica a disponibilidade e evita reservas duplicadas – de forma significativamente mais eficiente do que uma lista de Excel para gerenciamento de frota.
Documentar protocolos de entrega, danos e prazos
Outras tabelas servem para documentar entregas, devoluções, danos, reparações e prazos obrigatórios. Associe registos a veículos e reservas, registe custos e receba lembretes automáticos antes de prazos importantes, como inspeção técnica, UVV ou troca de pneus – assim, a sua gestão digital da frota permanece completa e à prova de revisão.
A sua aplicação personalizada para gestão de frotas
Com o App Builder integrado, pode criar facilmente o seu front-end personalizado com base no modelo de gestão de frotas. Combine formulários para solicitações de veículos, resumos para disposição e gestão de frotas, visualizações de calendário ou cronograma para datas de manutenção, bem como visualizações de filtro focadas para localizações. Partilhe excertos específicos com as partes interessadas através de um link e controle, através de autorizações, quem pode ver ou editar quais elementos da gestão de frotas – assim, o modelo digital transforma-se numa solução personalizada para a sua frota.
Mantenha o controlo sobre veículos, custos e prazos – com o modelo de gestão de frotas da SeaTable.
Automação inteligente
Gestão de frotas com suporte de IA
Com o SeaTable, pode utilizar poderosas funcionalidades de IA , que elevam a gestão da sua frota a um novo nível. Automatize tarefas recorrentes no dia a dia da frota, reduza o trabalho manual rotineiro e ganhe tempo para análises, otimização e decisões estratégicas na gestão da frota.
Classificação com Classify
Com o Classify, pode classificar automaticamente novos veículos ou pedidos de reserva por tipo, área de utilização ou localização. Desta forma, os registos são colocados diretamente na categoria correta e pode ver imediatamente quais as partes da sua frota que são mais utilizadas.
Extração de dados com o Extract
Com o Extract, extraia automaticamente informações como custos, quilometragem ou tipos de danos de faturas de oficinas, relatórios de danos ou e-mails. Os valores reconhecidos são inseridos de forma estruturada nos campos da sua tabela, facilitando consideravelmente as avaliações e o controlo de custos.
Reconhecimento de texto com OCR
Com o OCR, é possível reconhecer automaticamente textos a partir de digitalizações de faturas, protocolos de transferência ou livros de viagem e transferir o conteúdo diretamente para a sua visão geral digital da frota. Assim, matrículas, montantes, quilómetros ou dados ficam disponíveis sem necessidade de digitação manual.
Resumos automáticos com o Summarize
Com o Summarize, pode resumir automaticamente em poucas frases extensos registos de sinistros, trocas de e-mails com oficinas ou relatórios mensais. Pode captar mais rapidamente a essência de processos complexos e preparar decisões ou atualizações de gestão de forma significativamente mais eficiente.
Automação personalizada com o Custom Prompt
Com o Custom Prompt, pode definir as suas próprias instruções de IA que apoiam rotinas típicas na frota, tais como avisos sobre custos anormais, sugestões para a utilização de veículos partilhados ou avisos formulados automaticamente sobre compromissos pendentes na sua frota.
Visão geral do estado e dos custos com um simples clique
Com resumos de estado e custos baseados em IA, pode gerar automaticamente análises compreensíveis sobre utilização, custos, frequência de reparações e estado dos prazos por veículo, localização ou período de tempo. A IA destaca anomalias para que possa identificar potenciais e riscos numa fase inicial.
Transparência e cooperação
Modelo de gestão de frota em vez de confusão na gestão de frota no Excel
O SeaTable é uma solução moderna de base de dados sem código com IA, com automatizações e criador de aplicações, oferecendo todas as funcionalidades necessárias para uma gestão profissional e digital da frota. O foco está na rastreabilidade, trabalho em equipa e personalização flexível com os mais elevados padrões de segurança – desde a gestão de uma pequena frota inicial até uma frota escalável com várias localizações.
Alternativa ao Excel
Com o SeaTable, pode gerir a sua frota de veículos de forma mais eficiente do que no Excel – com tabelas, visualizações e automatizações interligadas. Uma alternativa poderosa ao Excel .
Registo digital de viagens
Utilize o SeaTable para criar um diário de viagem digital e associar as viagens diretamente à gestão da sua frota – assim, mantém o controlo sobre a utilização e os custos.
Conforme o RGPD
Ao utilizar o SeaTable Cloud ou a IA integrada, todos os dados permanecem na Europa – a infraestrutura é operada exclusivamente em servidores localizados na Alemanha.
2FA e SSO
O SeaTable suporta autenticação de dois fatores e login único, permitindo que controle quem tem acesso aos dados da sua frota.
Perguntas frequentes sobre o modelo de gestão de frotas da SeaTable
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Posso utilizar gratuitamente o modelo de gestão de frotas da SeaTable?
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Pode utilizar o modelo gratuitamente na SeaTable Cloud. Basta criar uma conta gratuita e poderá começar imediatamente a gerir a sua frota de veículos de forma digital e estruturada.
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Qual é a diferença entre o modelo de gestão de frotas e a gestão de frotas no Excel?
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A gestão de frotas no Excel apresenta limitações: manutenção manual, falta de ligações e elevada suscetibilidade a erros. O modelo de gestão de frotas no SeaTable liga veículos, motoristas, reservas, danos e datas, oferece visualizações como calendário e cronograma e permite automatizações, tornando a sua gestão de frotas significativamente mais robusta e transparente.
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É possível importar dados existentes do Excel de gestão de frotas para o SeaTable?
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Sim, é possível importar listas de veículos, reservas ou resumos de custos existentes do Excel para o SeaTable através da importação CSV. Após a importação, personalize o modelo e beneficie de todas as funcionalidades da solução digital.
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A gestão de frotas oferece suporte a compromissos obrigatórios, como inspeção técnica, prevenção de acidentes ou troca de pneus?
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Sim, é possível registar todas as datas relevantes, definir lembretes e apresentá-los em vistas de calendário ou linha do tempo. Assim, não perderá mais nenhuma inspeção, revisão ou troca sazonal de pneus.
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É possível combinar a gestão da frota com um livro de viagens digital?
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Sim, é possível integrar a gestão da sua frota com um livro de viagens digital e atribuir viagens diretamente a veículos, motoristas e centros de custos. Desta forma, obtém-se uma documentação contínua da utilização, custos e comprovativos da sua frota.
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Quantos utilizadores podem trabalhar simultaneamente com o modelo de gestão de frotas?
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Vários utilizadores podem trabalhar simultaneamente na mesma base, reservar veículos, registar protocolos ou avaliar dados. Através de autorizações, pode controlar quem pode ler, comentar ou editar – ideal para a gestão centralizada de frotas, locais e parceiros de serviço.
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É possível criar campos e fluxos de trabalho personalizados no modelo?
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Sim, pode adicionar colunas, tabelas, visualizações e automatizações adicionais a qualquer momento. Desta forma, pode adaptar o modelo de forma flexível aos seus processos internos, requisitos de relatórios e características específicas da sua frota.
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O SeaTable é adequado como alternativa às tabelas clássicas do Excel e às ferramentas de gestão de frotas?
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Sim, o SeaTable é uma alternativa moderna e colaborativa às tabelas clássicas do Excel e às ferramentas especializadas de gestão de frotas. Com o modelo de gestão de frotas, pode combinar uma lógica de base de dados flexível com visualizações como calendário, linha do tempo e interfaces de aplicações, implementando a sua gestão digital de frotas exatamente como necessita.