Kanban é um método de gestão de processos para controlar os processos de trabalho, a fim de evitar estrangulamentos na equipa e otimizar a utilização dos recursos disponíveis. Na sua essência, é uma forma de gestão visual de projectos centrada em quadros Kanban. Um quadro Kanban representa o processo ordenado por colunas, em que cada coluna representa um passo do processo - como “A fazer”, “Em curso” e “Concluído”. Em qualquer altura, podem ser adicionadas novas tarefas a partir de uma lista de espera ou de uma lista de pendências. Cada tarefa é colocada no quadro como um cartão e move-se da esquerda para a direita, de uma coluna para a seguinte, até estar concluída. O método Kanban é popular como um método de puxar na gestão de tarefas porque é flexível e facilmente adaptável e permite a otimização contínua do processo sem impor uma construção rígida.

Os quadros Kanban estão no centro do método Kanban

Kanban (composto do japonês Kàn=cartão e Bàn=quadro) é originalmente um método do processo de fabrico e foi desenvolvido na sua forma atual na Toyota em 1947. O engenheiro Taiichi Ohno estava à procura de um método para melhorar a produtividade da Toyota, que era inferior à das empresas americanas. O modelo Kanban levou a uma reformulação do processo de produção, uma vez que a empresa começou a basear a produção na procura real e não no planeamento calculado. Cartões de papel num quadro indicavam a necessidade de uma peça ou produto e desencadeavam o processo de produção. Esta mudança permitiu à Toyota reduzir drasticamente os stocks e, ao mesmo tempo, aumentar a sua competitividade através da produção just-in-time baseada na procura. No início da década de 2000, o Kanban foi também introduzido no desenvolvimento de software e, desde então, tem sido amplamente utilizado como um método de gestão moderna de tarefas e processos, particularmente devido à sua implementação muito simples.

O método Kanban é um dos métodos ágeis de gestão de projectos e promove uma forma de trabalho transparente, adaptável às situações e eficiente. No desenvolvimento de software, continua a ser um dos métodos mais difundidos para o trabalho ágil, a par do Scrum. O Kanban como método de gestão de projectos é atualmente utilizado em quase todas as áreas, por exemplo, no marketing, no desenvolvimento de produtos ou na criação de conteúdos.

O Kanban é amplamente utilizado como uma estrutura ágil de gestão de projectos, mas é apenas um dos muitos métodos ágeis. Vamos dar uma olhada na diferença entre Kanban e Scrum:

  • Uma diferença muito essencial em relação ao Scrum é que o Kanban classicamente dispensa papéis ou rituais fixos de gestão Kanban, enquanto o Scrum prevê papéis e rituais claramente definidos.

  • O Kanban é um fluxo de trabalho contínuo em que as tarefas podem ser transferidas do backlog para o processo em curso em qualquer altura, enquanto o Scrum utiliza sprints limitados no tempo.

  • Com o Kanban, os limites de WIP (trabalho em curso) são definidos para tarefas paralelas, enquanto que com o Scrum, o trabalho é planeado por sprint.

  • As prioridades podem ser ajustadas de forma flexível com o Kanban, enquanto o Scrum não permite quaisquer alterações durante um sprint.

  • O quadro Kanban mostra o estado atual, o quadro Scrum é reiniciado após cada sprint.

  • O Kanban é um método para promover e visualizar uma forma de trabalho flexível e contínua, enquanto o Scrum segue um processo estruturado com períodos de tempo fixos e responsabilidades claras.

O método Kanban é um dos métodos ágeis

Os projectos Kanban baseiam-se no princípio pull: os membros da equipa assumem tarefas de forma independente se tiverem capacidade para o fazer, em vez de lhes serem atribuídas tarefas a partir de cima. Ao visualizar todas as tarefas em colunas, a carga de trabalho e o progresso do processo são transparentes e rastreáveis a todo o momento. As equipas utilizam normalmente um quadro partilhado no qual as tarefas são atribuídas a cada membro da equipa. É claro que um colaborador pode ainda aceitar mais tarefas da lista de pendências do que aquelas em que pode realisticamente trabalhar. Para evitar que isso aconteça, o número máximo de etapas de trabalho em curso em qualquer altura é limitado pelo limite de WIP. Isto permite aos gestores de equipas e de projectos identificar mais rapidamente os estrangulamentos e os conflitos de recursos e otimizar os seus processos em conformidade.

Se está a pensar introduzir o método Kanban na sua empresa ou equipa, deve compreender os quatro princípios básicos de Kanban:

- Comece com o que já está a fazer

- Concorde com mudanças graduais, passo a passo

- Considere os processos, funções e responsabilidades existentes

- Encoraje a iniciativa a todos os níveis

Cada mudança de processo ou método também significa que a sua equipa tem de se habituar a algo novo. Isto raramente funciona de imediato sem fricção. E você não quer substituir um processo que já está a funcionar eficientemente. É aqui que o Kanban joga com um dos seus maiores pontos fortes. Porque é essencialmente uma visualização de processos, pode facilmente utilizar o modelo para além dos seus processos e sistemas existentes. Estes têm explicitamente o seu valor no modelo Kanban. E se utilizar o Kanban juntamente com o seu método existente, reconhecerá rapidamente o que funciona, onde existem problemas e onde os seus processos podem ser melhorados.

Mudanças rápidas e radicais regularmente causam resistência - e podem não funcionar no final. Como um método flexível, o Kanban foi concebido para otimizar processos em pequenos passos. Nunca faça ajustes individuais e promova uma cultura de feedback para alcançar mudanças positivas em conjunto.

O Kanban tem como objetivo melhorar os fluxos de trabalho existentes, não destruí-los. Uma vez que o Kanban não requer responsabilidades fixas ou gestão Kanban, pode introduzir o Kanban como um método ágil sem reestruturação. A sua equipa ou empresa não necessita de quaisquer pré-requisitos especiais para o Kanban.

Kanban promove a troca e responsabilidade pessoal dos funcionários. Como um método flexível, não funciona de cima para baixo, mas em todos os níveis e entre eles. Incentive a sua equipa a expressar opiniões, contribuir com novas ideias e tomar a iniciativa.

O método Kanban aumenta a produtividade

Os princípios Kanban devem ser implementados sem problemas, sem perturbar os processos em curso. Em princípio, tudo o que precisa é de um quadro Kanban e pode começar imediatamente. No entanto, isso por si só não garante uma introdução eficaz do Kanban. Para além dos quatro princípios Kanban, deve também conhecer e aplicar estas seis práticas Kanban centrais, também conhecidas como valores Kanban:

Crie cartões no seu quadro Kanban e desloque-os da esquerda para a direita através das colunas. Isto dá-lhe uma visão geral de todas as tarefas em qualquer altura e permite-lhe ver imediatamente se uma tarefa está bloqueada.

Como um método ágil, o Kanban baseia-se no princípio de que as tarefas se movem rapidamente através do processo, em vez de estarem “em curso” durante semanas. Por conseguinte, defina um limite de WIP e incentive a sua equipa a concentrar-se em algumas tarefas importantes, em vez de se dedicar a multitarefas, em que tudo é feito em paralelo e a um ritmo mais lento. Os limites de WIP são um elemento-chave do Kanban se quiser que o seu quadro seja mais do que uma simples lista de tarefas estruturada em colunas.

Kanban é sobre a gestão do fluxo de trabalho, não os funcionários. Por isso, monitorize regularmente o progresso e optimize o fluxo de tarefas no seu quadro.

Certifique-se de que todos os envolvidos compreendem a estrutura e o objetivo do quadro Kanban e o seu próprio papel no processo. Defina e comunique as regras e responsabilidades.

Se quiser utilizar o Kanban como um método ágil para aumentar a sua produtividade e tornar-se mais eficiente, os ciclos de feedback (na terminologia Kanban: cadências) com a sua equipa são essenciais. Discuta regularmente o estado das tarefas e quaisquer dificuldades e ambiguidades em conjunto. A partir daí, pode obter mais optimizações.

O Kanban prospera com a melhoria contínua. Não se limite a recolher feedback, use-o. Sinta-se à vontade para testar uma combinação de Kanban e outros métodos ágeis, como o Scrum.

“Não pode gerir o que não pode medir”: A frase do economista Peter Drucker também se aplica à gestão de processos e aos métodos Kanban. Mas que índices pode utilizar para avaliar a eficiência dos seus processos Kanban? Estes quatro são geralmente citados como métricas importantes relacionadas com o método Kanban:

- Produção: O número de itens que passam por um processo. O rendimento médio é calculado dividindo o WIP médio pelo tempo de ciclo médio. O rendimento da sua equipa fornece informações sobre a produtividade do seu processo.

- WIP: a quantidade de tarefas que estão a ser processadas. O WIP por si só não diz nada, mas deve ser considerado em relação ao tempo de trabalho disponível na sua equipa.

- Duração do ciclo: descreve o tempo que a sua equipa necessita para uma tarefa. Um ciclo começa assim que alguém está a trabalhar ativamente na tarefa e termina quando esta é concluída.

- Tempo de execução: descreve o tempo que demora uma tarefa a passar pelo quadro uma vez - desde a sua criação até à sua conclusão.

Método Kanban

Vejamos em pormenor como pode aplicar o método Kanban. Seguindo o primeiro princípio básico, selecione qualquer fluxo de trabalho existente. Em princípio, também pode criar o seu quadro Kanban num quadro branco com notas adesivas ou fazer algo no Excel. No entanto, um quadro digital é mais transparente e flexível, tal como a maioria dos sistemas de gestão do trabalho já oferece, em alguns casos gratuitamente. Siga estes passos simples:

1. Crie um quadro vazio: O quadro é a base com que irá trabalhar mais tarde. Pense com calma nas etapas de trabalho que pretende mapear, em vez de encher o quadro com todo o seu atraso. Se utilizar uma solução sem código, como o SeaTable, pode utilizar o plugin Kanban.

2. Crie colunas para visualizar os seus processos: Normalmente, as colunas individuais representam diferentes etapas do processo ou estados das tarefas, mas basicamente tem toda a liberdade aqui. Para começar, é melhor trabalhar com Atrasado, Em curso, Em pausa e Concluído. É importante que todos os que trabalham com o quadro tenham um entendimento comum da estrutura.

3. Crie tarefas: Agora crie tarefas como cartões Kanban. Não seja demasiado detalhado, especialmente no início. A maioria das ferramentas permite-lhe definir subtarefas adicionais, por exemplo, no SeaTable, sob a forma de caixas de verificação na descrição da tarefa.

4. Definir regras e automatizações: o seu quadro está pronto a ser utilizado. Agora só tem de definir as regras de acordo com as quais as tarefas são retiradas da lista de pendências e distribuídas aos funcionários e em que pontos, por exemplo, o feedback ou as aprovações devem ser obtidos. O SeaTable oferece-lhe uma função de chat integrada e notificações automáticas.

Experimente o exemplar de modelo de quadro Kanban do SeaTable e personalize-o facilmente.

Como pode ver, o Kanban é um método muito simples, mas poderoso. Com o modelo Kanban, as equipas tornam-se mais flexíveis e rápidas e mantêm a capacidade e a carga de trabalho em equilíbrio. As vantagens mais importantes são, mais uma vez, resumidas:

- Transparência: Pode ver o estado atual das suas tarefas e das tarefas em curso da sua equipa a qualquer momento e agir em conformidade. Obterá o maior efeito se utilizar uma ferramenta com colaboração em tempo real.

- Flexibilidade: A estrutura Kanban baseia-se no princípio dos ajustes constantes. Por um lado, o Kanban permite-lhe reagir de forma flexível às mudanças externas. Ao mesmo tempo, o modelo Kanban é tão adaptável que pode otimizar e alterar os seus processos.

?- Eficiência: O método Kanban promove a eficiência ao permitir que as equipas se concentrem num pequeno número de tarefas prioritárias. Os limites de WIP evitam que os funcionários fiquem atolados em demasiadas tarefas paralelas.

- Aumento da satisfação (do cliente): O Kanban baseia-se na ideia de que os recursos de trabalho são utilizados onde são atualmente necessários. Como método, ajuda a utilizar o tempo e a mão de obra de forma eficiente, a reduzir o desperdício de recursos e a concentrar-se no essencial. As necessidades dos clientes podem ser implementadas mais rapidamente e a satisfação dos colaboradores aumenta graças a uma orientação clara.

- Simplicidade: Um sistema Kanban é implementado rapidamente e não requer funções de gestão Kanban complexas ou calendários rigorosos.

FAQ - Método Kanban #

O Kanban é apenas adequado para equipas de TI?

Não, embora o Kanban seja frequentemente utilizado no desenvolvimento de software, também pode ser utilizado em qualquer outra área para a gestão de tarefas, por exemplo, encontrará regularmente o Kanban na gestão de projectos.

Para quem é que o Kanban é adequado?

Como não existem requisitos especiais para o Kanban, este método é geralmente adequado para empresas e equipas de diferentes dimensões, mas também para indivíduos. As pequenas equipas, que muitas vezes já trabalham de forma ágil e independente, beneficiam da estrutura e da transparência oferecidas pelo modelo Kanban. As empresas que ainda não utilizam métodos ágeis podem utilizar o Kanban para introduzir a gestão ágil de projectos sem interferir com os processos e estruturas existentes. No entanto, as empresas com estruturas e hierarquias rígidas terão problemas em implementar os princípios básicos do Kanban e têm menos probabilidades de utilizar o sistema Kanban.

Que limite de WIP deve definir?

Não existe um limite de WIP universal. Em princípio, o limite deve basear-se na capacidade da equipa e na importância das etapas de trabalho individuais, a fim de evitar sobrecargas e permitir um fluxo de trabalho sem problemas.

TAGS: Gestão De Projectos Workflows