Master Data Management: como utilizar os dados mestres para obter uma melhor visão geral

O que é Master Data Management? #

A gestão de dados mestres, também conhecida como gestão de dados principais, é a administração das informações centrais e relevantes para o negócio de uma empresa. Isto inclui, por exemplo, dados de empregados e clientes, informações sobre produtos ou números financeiros importantes. A gestão de dados principais garante que existe apenas um único registo de dados principais para todas estas informações, que é completo, atualizado e isento de erros. Isto evita inconsistências e aumenta a eficiência dos seus processos empresariais.

Porque é que a gestão de dados principais é tão importante? #

Tal como a maioria das outras empresas, provavelmente trabalha com muitas aplicações de software diferentes, como sistemas CRM, ferramentas de gestão de projectos, sistemas de contabilidade, etc., que são utilizados em diferentes departamentos. Se, por exemplo, não armazenar os dados dos clientes de forma centralizada num único local, mas em cada sistema individualmente, isto cria silos de dados que estão isolados do resto da empresa.

Os registos de dados nos departamentos são então não só isolados, mas também redundantes e rapidamente desatualizados. Além disso, entram em contacto com muitas pessoas que fazem alterações e criam as suas próprias versões. Na pior das hipóteses, estes conjuntos de dados divergentes podem conduzir a processos ineficientes, relatórios incorrectos e decisões erradas.

As vantagens da gestão centralizada de dados principais #

Obtenha uma visão geral das vantagens que a gestão de dados principais pode ter para si:

O que é que conta como dados principais? #

Os dados principais são dados relevantes para a atividade que são absolutamente necessários para o funcionamento dos processos da empresa. Podem ser informações sobre pessoas (por exemplo, clientes, empregados ou fornecedores) e objectos (como produtos e activos).

Os dados mestres permanecem relativamente constantes ao longo do tempo e não mudam frequentemente. Em comparação com os dados de transação a curto prazo (como encomendas, ordens de compra, pagamentos), os dados principais representam normalmente apenas uma pequena parte de todos os dados de uma empresa. No entanto, são de grande valor para o sucesso da sua empresa.

Exemplos de dados mestre:

• Dados mestre do cliente: Quer se trate do endereço de correio eletrónico ou de entrega, das contas ou do histórico de compras - tudo o que é necessário para o processamento comercial e de pagamentos com os clientes é extremamente importante. Por conseguinte, deve extrair estes dados principais das lojas Web, dos sistemas ERP ou CRM e integrá-los num sistema de gestão de dados principais.
• Dados mestre dos empregados: Para além dos dados relacionados com o trabalho (por exemplo, nome, cargo, habilitações literárias e data de contratação), estes incluem dados sensíveis como a classe fiscal, dados bancários, segurança social, nacionalidade, estado civil e contactos de emergência. É preferível manter estes dados principais de RH bem protegidos numa base de dados de RH
• Dados mestre do fornecedor: Trata-se de todos os dados necessários para facilitar os processos de aquisição. Pode tratar-se de preços e quantidades de entrega acordados contratualmente, mas também de dados relativos à localização e à logística. Regra geral, um sistema ERP é a fonte central de dados para a gestão da cadeia de abastecimento.
• Dados mestre do produto: Como os dados dos seus produtos são relevantes para todos os departamentos (por exemplo, marketing, vendas, logística e desenvolvimento de produtos), uma base de dados actualizada e centralizada é da maior importância. Isto inclui números únicos de produtos, quantidades e preços, bem como atributos como dimensões, cor e material.
• Dados mestre dos activos: Referem-se aos activos da sua empresa, que normalmente são registados numa [lista de inventário] (https://seatable.io/inventarliste-vorlagen/) . Os activos materiais podem ser imóveis, máquinas, veículos, mobiliário de escritório ou recursos financeiros, os activos intangíveis são, por exemplo, patentes ou os dados mestre da sua empresa.

Desafios na gestão de dados mestres e como superá-los #

• A gestão de dados principais é mais procurada do que nunca quando as empresas são adquiridas, fundidas ou reorganizadas. Nestes casos, uma ferramenta de gestão de dados mestres ajuda-o a sincronizar e reconciliar várias bases de dados de grande dimensão.
• A sua empresa está a viver um crescimento dinâmico? Então deve simplificar, acelerar e automatizar os processos com uma gestão centralizada de dados principais!
• Se a sua empresa está a crescer e há um rápido aumento do volume de dados, pode eliminar o caos com uma ferramenta de gestão de dados principais e reduzi-lo ao essencial.
• Os sistemas paralelos e o armazenamento duplicado de dados exigem capacidades de armazenamento e de computação desnecessariamente elevadas. Se os sistemas não estiverem sincronizados entre si, criam-se também silos de dados com todos os problemas acima referidos. Com uma ferramenta centralizada de gestão de dados principais, é possível evitar redundâncias e reduzir custos.
• Os dados principais são acedidos por muitos departamentos diferentes. Por conseguinte, deve chegar a acordo sobre orientações comuns e normalizadas (por exemplo, formatos de dados específicos) para que todos possam trabalhar com os dados principais e manter a coerência dos dados.

Sub-áreas da gestão de dados principais #

A gestão de dados principais é um caso especial de gestão de dados, que por sua vez consiste em várias sub-áreas. As tarefas mais importantes da gestão de dados principais incluem

• Governação de dados - define regras, normas e responsabilidades para a gestão de dados principais.
• Integração de dados - permite a consolidação e sincronização de dados em diferentes sistemas.
• Garantia da qualidade dos dados - identifica e actualiza registos de dados incorrectos, desactualizados ou incompletos.
• Modelação de dados - estrutura os dados para que possam ser utilizados de forma mais eficiente e rápida.
• Segurança dos dados - protege os dados sensíveis contra o acesso não autorizado ou a perda.

Pode obter mais informações sobre este assunto no artigo do nosso blogue sobre gestão de dados .

O ciclo de vida dos dados principais #

Todos os dados principais passam por um ciclo de vida, desde a criação inicial até ao arquivamento e eliminação:

1. Criação: Definir quais os dados que pretende incluir no registo de dados mestre e a que sistemas deve estar ligado. Em seguida, funde os dados na ferramenta de gestão de dados mestre, sincroniza-os e elimina as inconsistências.

2. Partilha: Que departamentos e utilizadores têm acesso aos dados principais? E com que autorizações? Com a gestão de dados mestres, é possível controlar com precisão quem está autorizado a ver e editar que dados.

3. Manutenção: Provavelmente, o processo mais importante do ciclo de vida é a manutenção dos dados principais. Durante esta fase, os dados são actualizados, completados, corrigidos e utilizados. Se integrar novos dados no registo de dados mestre, é claro que deve sempre limpá-los e ajustá-los. É assim que se garante a consistência e a qualidade dos dados mestre.

4. Arquivamento: Um cliente fez uma compra única há um ano, um empregado deixou a empresa ou um produto foi retirado do mercado? Se os dados estiverem desactualizados, é possível arquivá-los. Os dados deixam então de estar acessíveis para utilização ativa, mas também não são eliminados.

5. Eliminação: O ciclo de vida termina com a eliminação definitiva dos dados. Respeite os prazos de eliminação (por exemplo, de acordo com o RGPD) e elimine os dados pessoais imediatamente após o pedido.

6 dicas sobre como implementar com sucesso a gestão de dados mestres #

Se está agora convencido e pretende introduzir uma ferramenta de gestão de dados principais, deve levar a sério as seguintes dicas:

1. Analise o seu inventário de dados atual: Em quantos sistemas estão armazenados os dados importantes? Onde é que surgem os silos de dados? Identifique redundâncias, inconsistências e pontos fracos nas suas estruturas de dados actuais.
2. Definir uma estratégia e um enquadramento: Determine que dados pretende gerir de forma centralizada e que processos são necessários para o efeito. Dê à sua gestão de dados mestres uma estrutura organizadora com a ajuda de diretrizes de governação de dados.
3. Formar os seus empregados: As melhores estratégias e diretrizes são inúteis se não forem implementadas. Sensibilize a sua equipa para a importância e as vantagens da gestão de dados principais e explique como cada um pode contribuir.
4. Manter e otimizar continuamente os seus dados principais: Reveja regularmente a qualidade dos dados e ajuste os processos de gestão de dados principais conforme necessário. Pode utilizar a inteligência artificial e a aprendizagem automática para comparar grandes registos de dados principais com outros dados e analisá-los automaticamente para detetar correspondências ou discrepâncias.
5. Escolha uma ferramenta de gestão de dados mestres adequada: Existem muitas soluções no mercado especializadas na gestão de dados específicos, como os dados dos clientes ou dos empregados. No entanto, uma ferramenta de gestão de dados principais deve abranger muitos casos de utilização diferentes e ser capaz de centralizar os dados principais de todos os departamentos de uma empresa num único sistema.
6. Gerir os seus dados principais na nuvem: As soluções na nuvem são particularmente adequadas para a gestão de dados mestres, uma vez que podem ser escaladas conforme necessário e quebrar os silos de dados. Isto permite-lhe tornar um conjunto de dados mestre centralizado acessível a todos os utilizadores. Um armazém de dados também pode ajudá-lo a fundir e limpar dados de diferentes sistemas.

Gestão de dados principais com o SeaTable - simples e flexível #

O SeaTable é uma base de dados sem código que torna a gestão de dados principais particularmente fácil para si. Uma caraterística extremamente relevante para este efeito são os registos de dados partilhados . Estes podem ser geridos e actualizados centralmente para fornecer sempre os dados mestre mais recentes de clientes ou empregados, por exemplo. Os seus departamentos podem utilizar os registos de dados numa grande variedade de contextos e adaptá-los de forma flexível às suas necessidades. Logo após a sincronização, todas as alterações ao registo de dados mestre são transferidas para os registos de dados dependentes, para que estejam actualizados em todo o lado.

Se pretender personalizar os seus dados mestre para diferentes grupos de utilizadores, o no-code app builder também lhe oferece uma excelente opção. Pode utilizá-lo para criar as suas próprias aplicações sem quaisquer conhecimentos de programação. Tem controlo sobre quem pode ver e editar que dados e como estes são visualizados. É possível controlar os direitos de acesso das aplicações de forma ainda mais granular do que a partilha de registos de dados comuns.

Como o SeaTable não foi concebido apenas para a gestão de dados principais, os seus departamentos e utilizadores podem desenvolver os seus próprios processos em espaços de trabalho e bases separados e armazenar informações específicas que vão além dos dados principais. Os inúmeros casos de utilização abrangem gestão de TI , marketing , gestão de projectos e recursos humanos , entre outros.

Outra vantagem que faz com que o SeaTable se destaque como uma ferramenta de gestão de dados principais é a livre escolha do tipo de implementação. Beneficie da conveniência e escalabilidade do SeaTable Cloud ou mantenha o controlo total e a soberania dos dados com uma instalação no local do SeaTable Server . Em ambos os casos, o SeaTable cresce de forma flexível com a sua empresa.

Registe-se hoje , utilize a versão básica gratuita e só pague por funções, utilizadores ou recursos adicionais quando precisar deles.

Conclusão: Utilize a gestão de dados principais como uma vantagem competitiva #

Sem uma gestão centralizada dos dados principais, corre o risco de ter informações duplicadas, desactualizadas ou contraditórias em diferentes sistemas. Com uma gestão de dados principais bem pensada, pode melhorar a situação dos dados, otimizar os seus processos e tomar decisões mais informadas. Portanto, trata-se de muito mais do que uma simples limpeza técnica - trata-se do sucesso da sua empresa! Revolucione a sua gestão de dados principais com o SeaTable para que a sua empresa esteja preparada para o futuro e se mantenha à frente da concorrência!

TAGS: Gestão E Visualização De Dados