Gestão de propriedades: Como gerir as propriedades digitalmente

Soluções digitais para uma gestão imobiliária moderna #

A gestão de propriedades é uma tarefa multifacetada que vai muito além da simples manutenção de edifícios. Quer se trate de uma associação de habitação municipal ou da designação de uma área comercial - como gestor de propriedades, assegura que as operações decorrem sem problemas. Desde a compra e venda até ao arrendamento e gestão de terrenos e propriedades: cada propriedade tem os seus próprios desafios.

No sector público em particular, a digitalização da gestão imobiliária gera muitos dados, o que significa que a proteção de dados, a integração de dados e a otimização de processos desempenham um papel fundamental. Neste artigo, vamos mostrar-lhe o que é importante na gestão de propriedades e como pode gerir eficazmente os seus edifícios e propriedades de forma digital, para que possa manter uma visão geral.

O que são propriedades? #

Na terminologia jurídica, o termo “imóvel” é definido como propriedade tangível imóvel, o que significa essencialmente um lote de terreno. Mas o que significa exatamente um imóvel?

Em contraste com o entendimento puramente jurídico do termo “propriedade”, o termo “imóvel” refere-se a mais do que a mera área de terreno. Inclui também todas as estruturas permanentes nele localizadas, tais como edifícios residenciais, edifícios comerciais, fábricas ou outras estruturas. Por definição, os bens imóveis vão, portanto, para além do mero terreno que a propriedade representa.

Nota: Na prática, propriedade e terreno são muitas vezes utilizados indistintamente, mas a distinção exacta é particularmente importante em contextos jurídicos ou de gestão de propriedades.

Os diferentes tipos de propriedade #

Existem vários tipos de imóveis, que diferem principalmente em termos da sua utilização. Aqui está uma visão geral dos tipos mais comuns na gestão de propriedades:

• Propriedades comerciais: Incluem hotéis, restaurantes ou zonas industriais utilizadas para fins comerciais.
• Propriedades residenciais: Inclui propriedades residenciais, como moradias isoladas ou blocos de apartamentos, que são inteiramente ocupados por particulares.
• Propriedades de utilização mista: Estas propriedades servem tanto para fins comerciais como privados, tais como moradias em banda que têm uma loja ou consultório no rés do chão e apartamentos nos pisos superiores.
• Propriedades de uso especial: são propriedades com um objetivo especial que não se enquadra no uso residencial ou comercial habitual, como por exemplo serviços turísticos, médicos ou de lazer.

Requisitos legais na gestão de propriedades #

Existem vários requisitos legais que devem ser observados na gestão de propriedades. Se não os cumprir, poderá enfrentar consequências - desde multas e pedidos de indemnização até ao congelamento de edifícios e redução de rendas. Três áreas importantes da lei que deve conhecer são a lei do arrendamento, a lei da construção e a lei da proteção de dados:

Lei do arrendamento #

Se a sua propriedade estiver arrendada, é essencial cumprir as disposições legais da lei do arrendamento. Isto começa com contratos de arrendamento em conformidade com a lei, que devem conter regulamentos claros sobre a renda, despesas acessórias e depósitos. O cumprimento dos freios de renda regionais também é de grande importância para evitar dificuldades legais. Outros aspectos importantes incluem períodos de pré-aviso legalmente corretos e o tratamento de defeitos de arrendamento, em que os inquilinos podem ter direito a reduções de renda na pior das hipóteses.

Direito da construção #

Se está a planear alterações estruturais na sua propriedade, o direito de construção é o fator decisivo. É essencial obter as licenças de construção necessárias, especialmente para novos edifícios ou grandes conversões. A interação respeitosa com as propriedades vizinhas também é regulamentada - aplicam-se aqui regulamentos rigorosos relativos a áreas de distância e direitos e obrigações comuns. Além disso, a proteção dos monumentos deve ser sempre tida em conta na transformação de edifícios antigos, uma vez que impõe requisitos especiais às renovações.

Proteção de dados #

Uma área importante da gestão de propriedades que muitas vezes não é imediatamente óbvia é a proteção de dados. Particularmente no sector público ou em unidades administrativas maiores, deve gerir os dados dos inquilinos e dos proprietários em conformidade com o RGPD. Isto significa que só pode recolher e armazenar de forma segura dados pessoais com o seu consentimento. A proteção eficaz contra o acesso não autorizado a estes dados é essencial para evitar consequências legais e perda de confiança.

Quando pode subcontratar a gestão de propriedades a entidades externas #

A gestão de propriedades pode ser muito complexa e exigir muitos recursos, especialmente quando se trata de carteiras de propriedades maiores ou de requisitos especiais. Em alguns casos, vale a pena entregar esta tarefa a especialistas externos. Isto é especialmente verdade quando são necessários conhecimentos específicos, como a conformidade com os regulamentos de construção. Um administrador externo pode não só minimizar os riscos legais para si, mas também garantir uma gestão mais eficiente. Isto é particularmente relevante quando não há pessoal suficiente disponível internamente ou quando a sua equipa precisa de se concentrar noutras tarefas.

A subcontratação também oferece muitas vezes o benefício de uma gestão de emergência 24/7 que pode responder rápida e profissionalmente em caso de problemas - um componente importante para minimizar o tempo de inatividade ou as perturbações. Além disso, os gestores externos dispõem frequentemente de uma vasta rede de prestadores de serviços, o que lhe facilita o acesso a comerciantes fiáveis e profissionais especializados.

Gestão do património e serviço público #

A gestão de propriedades no sector público representa um desafio particular, trazendo consigo tanto responsabilidade como enormes oportunidades. As organizações públicas gerem frequentemente uma vasta gama de locais e propriedades - desde edifícios históricos a praças de mercado e parques infantis, passando por modernos complexos administrativos. Esta diversidade exige uma gestão bem pensada e eficiente que vai muito para além da mera manutenção.

A responsabilidade cabe geralmente aos serviços imobiliários das autarquias locais. Estes serviços são responsáveis pela compra, venda e arrendamento dos imóveis municipais. São responsáveis pela gestão e manutenção de imóveis que são importantes tanto para fins públicos como para os cidadãos. A gestão do património imobiliário no sector público é confrontada com a tarefa de combinar a eficiência económica com o bem comum.

Ao contrário dos gestores de propriedades privadas, estes devem não só trabalhar de forma rentável, mas também ter em conta os interesses sociais. Os processos de decisão, como a venda ou a transformação de imóveis, são muitas vezes morosos, pois estão sujeitos a procedimentos de aprovação política. A isto acresce a obrigação de transparência, uma vez que todas as decisões de interesse público devem ser compreensíveis. Estes factores tornam a gestão mais difícil e significativamente mais complexa do que no sector privado.

Que tarefas estão envolvidas na gestão de propriedades #

As tarefas de um gestor imobiliário são variadas e requerem conhecimentos técnicos e comerciais. É o elo de ligação entre proprietários, inquilinos, prestadores de serviços e autoridades. O seu objetivo é assegurar o bom funcionamento das propriedades e manter o seu valor a longo prazo. Mas quais são as tarefas específicas da gestão imobiliária?

• Aquisição, venda e gestão: Nas empresas municipais de gestão imobiliária, em particular, todos os aspectos da compra e venda de propriedades desenvolvidas e não desenvolvidas fazem parte do processo de gestão. Isto também inclui o aluguer e o arrendamento de áreas comuns, por exemplo, para eventos como festivais e mercados.
• Cuidados e manutenção: Uma das tarefas centrais da gestão de propriedades é a gestão técnica das propriedades. Trata-se, em primeiro lugar, de manter o estado estrutural dos edifícios e de garantir que todos os sistemas técnicos, como o aquecimento ou o equipamento de proteção contra incêndios, funcionam perfeitamente.
• Controlar as finanças: A vertente comercial da gestão imobiliária é tão importante como a vertente técnica. Trata-se de todos os aspectos financeiros associados à propriedade. Isto inclui, entre outras coisas, a gestão das rendas, a contabilidade e a preparação das facturas de serviços públicos.
• Contratos e segurança jurídica: Uma empresa de gestão imobiliária também se ocupa de questões jurídicas. Elabora e revê os contratos de arrendamento, garante o seu cumprimento e faz a mediação entre inquilinos e proprietários em caso de litígio. A gestão também garante que a propriedade cumpre todos os requisitos legais, como os regulamentos de segurança contra incêndios.
• Evitar vagas: A gestão desempenha um papel importante quando se trata de evitar as vagas e de comercializar os imóveis da melhor forma. Organiza as visitas, prepara as exposições e negoceia os contratos de arrendamento. Isto inclui também a análise do mercado: A gestão monitoriza as rendas actuais e ajusta as condições conforme necessário para garantir que a propriedade se mantém competitiva.
• Sustentabilidade e eficiência energética: A gestão moderna de propriedades dá cada vez mais importância aos aspectos ambientais e à eficiência energética. Promove medidas que reduzem o consumo de energia do imóvel a longo prazo e a sua pegada ecológica. Por exemplo, a gestão pode organizar a instalação de painéis solares no telhado da propriedade ou incentivar a substituição de sistemas de aquecimento antigos por modelos mais eficientes em termos energéticos.

Gerir as propriedades digitalmente com o SeaTable #

A gestão de propriedades pode ser uma tarefa complexa e morosa - especialmente se gerir várias propriedades ao mesmo tempo. Com o SeaTable, pode organizar as suas propriedades de forma digital e eficiente, mantendo sempre uma visão geral. Graças à estrutura flexível da plataforma sem código , pode mapear os seus processos individuais exatamente como desejar. Além disso, todos os dados relevantes podem ser armazenados e geridos de forma segura e centralizada num único local.

Uma das maiores vantagens do SeaTable é a capacidade de atribuir direitos de acesso individuais. Isto significa que pode definir quem pode ver que dados para cada propriedade. Especialmente se gerir várias propriedades, é essencial que os dados de cada propriedade sejam mantidos separados - no SeaTable, pode organizar todas as propriedades numa única base de dados sem código, sem que ninguém tenha acesso não autorizado a outros projectos. Isto garante a proteção de dados e cumpre os requisitos do RGPD.

O SeaTable também lhe dá a flexibilidade de armazenar os seus dados na Cloud ou On-Premises . Isto permite-lhe decidir qual a solução que melhor se adequa às suas necessidades, quer prefira a comodidade de uma solução baseada na nuvem ou prefira alojar os seus dados nos seus próprios servidores.

Com o modelo gratuito da SeaTable , pode gerir facilmente várias propriedades - desde casas de habitação a terrenos e propriedades comerciais. Pode ver rapidamente quais as propriedades que estão arrendadas, quando é que o próximo pagamento de renda deve ser efectuado ou se é necessário um trabalho de manutenção. Pode introduzir dados como a área, o ano de construção e a morada de cada propriedade. Pode ainda guardar fotografias, plantas e certificados de desempenho energético dos imóveis ou gerir contratos digitalmente. A estrutura clara garante que nada se perde e facilita muito o trabalho quotidiano - independentemente de ter uma pequena carteira ou um grande número de propriedades.

Para utilizar o SeaTable, basta registar-se [gratuitamente] (/pt/registo/). Pode então adicionar o modelo à sua base e completá-lo com os seus próprios dados.

Perguntas frequentes #

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