Para empresas e departamentos de vendas que processam milhares de pedidos de informação e encomendas todos os anos, uma gestão eficiente de orçamentos e encomendas significa também reconhecer o potencial de vendas e concretizá-lo através de medidas activas. O departamento de vendas B2B da Leuchtturm1917 enfrentou precisamente este desafio. O departamento de brindes corporativos do fabricante de artigos de papelaria e cadernos processa cerca de 4.000 pedidos de informação B2B por ano. A sua experiência com o SeaTable mostra como a ferramenta certa pode transformar processos complexos e demorados em fluxos de trabalho optimizados e eficientes e manter todo o pipeline de vendas sempre à vista.

A equipa de vendas B2B da Leuchtturm1917, composta por seis elementos, enfrentou vários desafios na gestão de orçamentos. A empresa de vocação internacional vende principalmente computadores portáteis com vários acabamentos e opções de personalização. Por conseguinte, cada orçamento deve incluir o produto de base, o(s) acabamento(s) escolhido(s), os custos fixos de produção e os custos de envio. Dependendo da escala de quantidades, devem ser tidos em conta diferentes descontos para cada acabamento ou artigo. “Gerir esta complexidade e gerir diferentes preços base para três moedas e três níveis de desconto para clientes em duas línguas tornou-se um desafio cada vez maior”, explicou Björn Augustin, chefe de equipa da Corporate Gift.

Leuchtturm1917 em Geesthacht

Depois de o departamento B2B ter atingido os limites do Excel e da componente CRM do seu sistema ERP, começaram a procurar uma solução mais flexível. O objetivo era implementar uma nova ferramenta que lhes permitisse manter uma visão transparente de todos os processos de gestão de cotações e encomendas. Uma solução óbvia era o AirTable, com o qual o diretor comercial já tinha tido uma primeira experiência. No entanto, a SeaTable acabou por ser escolhida após uma fase de avaliação. Houve duas razões principais para esta decisão. Para além da melhor experiência do utilizador durante a fase de avaliação, sobretudo o facto de o SeaTable, enquanto empresa alemã com servidores exclusivamente na Alemanha, garantir uma melhor proteção de dados do que a concorrência americana.

A implementação foi realizada pelo “crack do Excel” do departamento, que assumiu o desafio de mapear todos os requisitos da equipa e depois implementar um processo no SeaTable. E tudo sem ter de mandar programar interfaces ou novas funções.

Com a ajuda do SeaTable, conseguimos ter uma visão geral do processo de vendas antes de a encomenda ser criada. A criação de cotações, o acompanhamento e a avaliação estão num sistema flexível que é personalizado de acordo com as nossas necessidades.

Björn Augustin, Team Lead Corporate Gift

Atualmente, seis a oito membros da equipa utilizam com sucesso o SeaTable para gerir todo o processo de vendas, independentemente dos sistemas anteriores - desde o pedido de informação inicial até à colocação da encomenda. Apenas a faturação continua a ser efectuada no sistema ERP. Entretanto, as tarefas de marketing B2B também estão a ser gradualmente integradas no SeaTable.

Os efeitos da implementação do SeaTable foram imediatos - e enormes:

  • Poupança de tempo significativa na preparação de orçamentos graças às automatizações
  • As notas de chamada e as actualizações de estado são agora processadas numa fração do tempo anterior
  • Tudo num único sistema: orçamentos, motivos de cancelamento, taxas de conversão e intervalos de encomendas de clientes
  • Medidas de reativação de clientes mais direcionadas graças aos dados integrados
Criámos uma ferramenta que visualiza claramente os nossos processos de vendas e se integra dinamicamente na nossa atividade diária.

Björn Augustin, Chefe de Equipa Corporate Gift

Ao automatizar processos anteriormente manuais, a equipa ganhou tempo para se concentrar na conversão. A facilidade de utilização do sistema é particularmente apreciada. Os processos automatizados e o facto de todas as informações relativas a um processo de cotação e encomenda serem agora claramente apresentadas numa base de dados melhoraram visivelmente a colaboração e a eficiência.

Este sucesso é apenas o início, uma vez que a equipa ainda não está a utilizar todo o potencial do SeaTable. O próximo passo será explorar as possibilidades oferecidas pelos scripts integrados para otimizar ainda mais o processamento de dados.

A equipa de vendas B2B da Leuchtturm1917 elevou com sucesso os seus processos a um novo nível num curto espaço de tempo graças ao SeaTable. Processos complexos e não transparentes com várias ferramentas foram substituídos por um fluxo de trabalho automatizado, transparente e que poupa tempo em que todos os dados fluem em conjunto num único sistema. Isto significa que os membros da equipa têm agora muito mais tempo para se concentrarem nas suas tarefas principais: Converter pedidos de informação em encomendas e encomendas iniciais em encomendas de seguimento.

Esta história de sucesso mostra como o SeaTable pode ajudar a gerir estruturas de preços complexas e processos de cotação, garantindo simultaneamente uma elevada eficiência e precisão dos dados. A transformação digital das vendas cria assim as condições para o crescimento futuro da empresa. Graças à plataforma SeaTable sem código, sem implementação complexa ou programação dispendiosa - e com muitos modelos gratuitos para um arranque rápido.

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