Ko Smidt gosta de reduzir o risco de erros e otimizar os processos de trabalho. Não é de admirar: como Chefe de Exames no Colégio Johannes Fontanus , é responsável pela administração de exames transparente e sem erros, entre outras coisas - um processo que envolve muitas pessoas e dados sensíveis. À margem do SeaDays 2024 em Mainz, explicou porque é que o SeaTable é exatamente a ferramenta certa para si. Porque para a escola secundária em Barneveld, nos Países Baixos, com os seus 300 funcionários e 2300 alunos, a introdução do SeaTable significou uma melhoria significativa na eficiência e transparência, cumprindo ao mesmo tempo os regulamentos legais de proteção de dados.

Os processos existentes não eram ideais. Antes de introduzir o SeaTable, a escola utilizava o Google Workspace for Education para digitalizar processos e permitir o trabalho colaborativo. Mas a prática era diferente. O trabalho colaborativo revelou-se ineficaz e propenso a erros com as ferramentas disponíveis. A comunicação por correio eletrónico e a partilha de documentos estavam generalizadas, o que significava que circulavam regularmente informações incompletas ou desactualizadas. Esta situação deu origem a mal-entendidos e a uma falta de transparência. Era difícil reconhecer claramente o estado atual dos processos ou determinar quem era responsável por determinadas tarefas com base nas informações disponíveis no sistema.

Esta situação de trabalho globalmente insatisfatória foi agravada pelas novas exigências em matéria de proteção de dados. O colégio deixou de estar autorizado a armazenar dados sensíveis dos estudantes em servidores externos fora da UE.

O SeaTable garante a integridade dos dados (com uma estrutura de base de dados bem pensada) e, em combinação com a aplicação universal, os conjuntos de dados comuns e as automatizações, pode ganhar muito em eficiência e gestão de dados.

Ko Smidt

Os testes iniciais com ferramentas de folha de cálculo americanas bem conhecidas não produziram os resultados esperados. As soluções testadas não ofereciam a proteção de dados necessária, nem podiam ser facilmente integradas nos fluxos de trabalho existentes. Ko Smidt começou então a procurar fornecedores europeus, particularmente aqueles que se concentravam na proteção e segurança dos dados. Por fim, encontrou o SeaTable. Uma ferramenta que satisfazia perfeitamente os seus requisitos, especialmente o facto de estar alojada em servidores europeus e, por conseguinte, cumprir os requisitos legais de proteção de dados, oferecer uma interface de fácil utilização e as possibilidades de racionalizar processos e gerir dados de forma eficiente através de formulários, automatização e criação integrada de documentos.

O SeaTable foi introduzido na primeira fase para o Departamento de Exames. A implementação decorreu sem problemas e em pequenos passos. Para ganhar experiência inicial com a nova ferramenta, a equipa começou a registar dados no SeaTable em vez do Google e a mapear os processos iniciais. Em última análise, o maior desafio foi convencer os outros funcionários das vantagens da nova ferramenta. Para conseguir a adesão de todos, foi utilizada uma abordagem de design thinking: os problemas e os desejos dos colegas foram discutidos em conjunto e foram desenvolvidas e testadas várias abordagens, de modo a chegar a uma solução que satisfizesse todos os envolvidos. Acima de tudo, a facilidade de utilização, que foi ainda melhorada com a aplicação universal, provou ser um fator decisivo.

Outra vantagem desta abordagem: como todos os utilizadores foram envolvidos no desenvolvimento, teste e introdução passo a passo dos novos processos e da aplicação, a transição para os novos processos decorreu sem problemas para todos os colegas.

Johannes Fontanus College

Para Ko Smidt, uma coisa é clara: “O SeaTable melhorou significativamente o nosso trabalho quotidiano.” A qualidade dos dados aumentou graças a uma fonte de dados consolidada e normalizada e os processos tornaram-se mais eficientes. No entanto, talvez o mais importante seja o facto de a redução de tarefas manuais e repetitivas e de processos mais claros ter aumentado a satisfação no trabalho.

A implementação do SeaTable conduziu a uma otimização significativa em duas áreas administrativas críticas em particular: Administração de exames e apoio aos estudantes. A Ko Smidt digitalizou o fluxo de trabalho dos exames, substituindo os sistemas manuais e baseados em papel por um processo automatizado e rastreável. Os examinadores são agora notificados automaticamente, eliminando cerca de 250 e-mails manuais e dando a todos os envolvidos uma visão em tempo real do estado dos exames.

O apoio ao estudante trata dos requisitos dos estudantes com necessidades especiais, entre outras coisas. Graças ao SeaTable, os funcionários selecionados podem apresentar todos os pedidos, por exemplo, de instalações adicionais, digitalmente com todos os documentos necessários. As automatizações sofisticadas do SeaTable permitem aos funcionários acompanhar o estado dos pedidos, definir autorizações precisas e otimizar os canais de comunicação. Isto permitiu à equipa reduzir significativamente a carga administrativa sem comprometer a proteção de dados e a transparência.

A escola de TI e a cantina estão agora também a utilizar o SeaTable. E o departamento de RH já está a planear a sua introdução.

“O SeaTable oferece-lhe um apoio competente, orientado para o cliente e simpático. A documentação é completa e o software é estável, fiável e fácil de utilizar. Isto faz com que seja fácil para a nossa equipa personalizar o sistema e utilizá-lo eficazmente,” explicou Ko Smidt na nossa entrevista. Pode recomendar sem reservas o SeaTable a qualquer pessoa que necessite de uma solução de base de dados e gestão de processos eficiente, transparente e em conformidade com o RGPD, com um elevado padrão de segurança de dados.

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