Gestão da mudança com sucesso nas empresas

Porque é que a gestão ativa da mudança é importante? #

As empresas estão expostas a condições ambientais dinâmicas e têm de adaptar constantemente processos e estruturas para manter a sua competitividade e capacidade de inovação. Quer pretenda introduzir novas tecnologias, como a IA e as soluções sem código, desenvolver novos processos para implementar requisitos legais ou preparar-se para a expansão para novos mercados, há sempre uma coisa que está no centro das atenções: as pessoas - os seus funcionários e clientes. A gestão ativa da mudança é importante para ter em conta as objecções e preocupações, envolver todas as partes interessadas e planear e implementar medidas de forma a que sejam transparentes e não sobrecarreguem ninguém. Desta forma, garante que a mudança é vivida. Caso contrário, corre o risco de desmotivar os seus empregados e, eventualmente, de perder clientes para os concorrentes .

O que significa a gestão da mudança? #

Antes de nos aprofundarmos no tema, vamos esclarecer o termo. Afinal de contas, está na boca de (quase) toda a gente hoje em dia. No entanto, tal como acontece com muitos outros chavões inflacionários, existe frequentemente uma falta de compreensão do seu significado exato. Por isso, é aconselhável uma definição de gestão da mudança.

A gestão da mudança refere-se à implementação de todas as estratégias, processos e medidas que visam provocar mudanças profundas em departamentos ou organizações inteiras de uma forma direcionada e sistemática. Isto pode envolver mudanças organizacionais, tecnológicas ou culturais - sendo estas últimas o caso mais difícil. O fator decisivo é que o processo de mudança é complexo e de grande alcance para a organização em causa. Se apenas forem optimizados processos individuais, não se fala de gestão da mudança.

A gestão da mudança e a transformação são a mesma coisa? #

Resumindo: Não, os dois termos estão intimamente relacionados, mas não são sinónimos. O termo “transformação” geralmente também descreve mudanças fundamentais e em grande escala - como a reorganização completa de um modelo de negócios ou a transformação digital de uma empresa. A gestão da mudança, por outro lado, refere-se ao planeamento e apoio a esta mudança de forma estruturada, definindo assim o rumo para um sucesso sustentável. Para continuar com o exemplo da digitalização: O termo “transformação digital” tende a especificar o objetivo estratégico, enquanto a gestão e a implementação específicas se enquadram na gestão da mudança.

Que papel desempenham os trabalhadores na gestão da mudança? #

Como já foi referido, um processo de gestão da mudança bem sucedido depende do envolvimento ativo dos seus colaboradores. Afinal de contas, são eles que, em última análise, têm de aplicar novos processos, alterar os seus métodos de trabalho e viver as mudanças no seu quotidiano. As emoções desempenham um papel importante na gestão da mudança. Se os receios, as preocupações e as incertezas não forem levados a sério numa fase inicial, a resistência e a frustração surgirão rapidamente, o que quer evitar a todo o custo. A transparência, a comunicação regular e, se necessário, as oportunidades de formação adicional são os princípios básicos para envolver os colaboradores como parceiros e co-criadores. Reuniões de equipa, workshops e discussões individuais ajudam a reduzir as preocupações e a dissolver bloqueios.

O modelo de 7 fases de acordo com Streich #

Neste contexto, os gestores responsáveis pela mudança devem visualizar regularmente o modelo das 7 fases de Streich. Richard Streich e Sonja Sackmann desenvolveram este modelo para descrever a forma como as pessoas experimentam e reagem emocionalmente a mudanças de longo alcance:

• 1. Fase: Choque

• 2. Fase: Negação

• 3. Fase: Insight

• 4. Fase: Aceitação

• 5. Fase: Tentativa e erro

• 6. Fase: Realização

• 7. Fase: Integração

Acompanhar os colaboradores ao longo das duas primeiras fases e mantê-las tão curtas quanto possível é uma tarefa central dos gestores e responsáveis pela mudança nos processos de mudança.

Que modelos de gestão da mudança estão disponíveis? #

Tal como noutras áreas, existem vários modelos disponíveis para si na gestão da mudança. Estes oferecem respostas supostamente simples e prometem uma estrutura clara para tornar o seu planeamento da gestão da mudança concreto e gerível. No entanto, nenhum destes modelos faz plena justiça à dinâmica complexa dos processos de gestão da mudança. Vamos fazer uma análise crítica dos quatro modelos mais frequentemente mencionados nos guias de gestão da mudança:

• O modelo de 3 fases de Lewin

• O modelo de 8 fases segundo Kotter

• O modelo de 5 fases segundo Krüger

• O modelo ADKAR

O modelo trifásico de Lewin #

Este modelo do psicólogo social alemão Kurt Lewin é um dos modelos mais antigos na gestão da mudança. Foi publicado pela primeira vez em 1947 e inicialmente centrava-se apenas nos processos de mudança cultural. Lewin, que viveu exilado nos EUA, formulou três fases na gestão da mudança:

• Descongelar: O status quo existente é “descongelado” para criar a vontade de mudar em primeiro lugar.

• Mudança: Os processos de mudança são implementados.

• Refreeze: Os novos processos são internalizados e estabilizados.

Desvantagens do modelo de 3 fases

No centro do modelo de Lewin está a necessidade de preparar conscientemente a mudança através de um planeamento bem pensado da gestão da mudança e de a ancorar e estabilizar a longo prazo. O que parece lógico à primeira vista acaba por ser uma abordagem desactualizada numa análise mais atenta:

• Congelar um estado organizacional ou processual é dificilmente concebível em empresas modernas e ágeis.

• A compreensão mecanicista de Lewin das estruturas e organizações já não corresponde à realidade.

O modelo de 8 passos de acordo com Kotter #

Outro clássico entre os métodos de gestão da mudança é o modelo de 8 passos de John Kotter. O modelo de Kotter pode ser melhor entendido como um conceito de gestão da mudança, uma vez que formula um processo claro em vez de fases de gestão da mudança mais abstractas:

• Crie urgência
• Crie uma equipa de liderança
• Desenvolva a visão
• Comunique a visão
• Remova os obstáculos
• Obtenha sucesso a curto prazo
• Impulsionar a mudança
• Ancorar a mudança

Desvantagens do modelo em 8 etapas

O modelo de Kotter também deixa claro que a transformação só é possível se a urgência for compreendida e se houver uma visão clara desde o início. De um modo geral, Kotter adopta uma abordagem muito mais orientada para a prática e granular do tema do que Lewin ou Krüger. No entanto, também há críticas:

• As medidas de gestão da mudança não são geralmente executadas de forma linear, mas muitas vezes em paralelo.

• Os passos sete e oito de Kotter, a implementação efectiva, são muito mais complexos e demorados do que o seu modelo sugere.

• Kotter vê a gestão da mudança como sendo prescrita e implementada pela administração e negligencia o papel ativo dos empregados.

• Permanece em aberto a forma de lidar com os contratempos.

Modelo de 5 fases de acordo com Krüger #

Este modelo do economista Wilfried Krüger identifica cinco fases sucessivas na gestão da mudança:

• Inicialização: reconhecer a necessidade de mudança e formular os objectivos iniciais.
• Conceção: Conceber soluções, definir medidas e equipas de projeto.
• Mobilização: envolva os funcionários, crie aceitação e promova a motivação.
• Implementação: Implementar operacionalmente as medidas planeadas.
• Estabilização: Assegurar o sucesso, definir e monitorizar novos padrões.

A terceira e a quarta fases são marcos particularmente críticos na gestão da mudança, pois é aqui que se reduz a resistência potencial e se cria uma vontade positiva de mudar.

Desvantagens do modelo de 5 fases

Embora o modelo de Krüger indique as fases importantes da gestão da mudança, tal como Kotter, pressupõe um conceito de gestão da mudança linear e rígido. A forma exacta como a implementação deve funcionar permanece bastante vaga. Além disso, Krüger baseia-se na oferta de incentivos especiais aos empregados para que aceitem a mudança, em vez de os envolver e convencer de que faz sentido.

Modelo ADKAR #

O modelo ADKAR foi desenvolvido pelo gestor de mudança Jeff Hiatt e baseia-se na análise dos processos de mudança em cerca de 700 organizações. É considerado particularmente orientado para a prática e centra-se nos processos de mudança individuais dos trabalhadores. ADKAR é um acrónimo para Awareness (consciência), Desire (desejo), Knowledge (conhecimento), Ability (capacidade) e Reinforcement (reforço). Semelhante ao modelo de 5 fases, a abordagem de Hiatt também tem por objetivo criar uma consciência da necessidade de mudança e apoiar uma implementação sustentável.

Desvantagens do modelo ADKAR

O modelo de Hiatt centra-se radicalmente no trabalhador individual e, por conseguinte, difere significativamente dos outros três modelos de fases apresentados. No entanto, esta é também a razão da crítica central:

• O modelo ADKAR negligencia a importância da dinâmica de grupo.

• O modelo ADKAR negligencia a importância da dinâmica de grupo.

• Fornece um quadro rígido para um conceito de gestão da mudança, mas nenhum modelo de implementação.

Medidas de gestão da mudança: Qual é a melhor forma de proceder? #

Cada um dos modelos mencionados pressupõe uma progressão linear de várias medidas de gestão da mudança - neste aspeto, são muito semelhantes ao modelo de 7 fases de Streich acima mencionado. No entanto, como demonstrado, esta estrutura linear transmite uma imagem distorcida. Os modelos mostram claramente quais os passos individuais que são importantes e podem, por isso, ser úteis como enquadramento para estratégias de gestão da mudança. No entanto, não encontrará em vão recomendações reais para acções e medidas.

Então, como é que deve proceder?

• Comece com uma análise: O que deve ser mudado e qual é o objetivo?

• Identifique os intervenientes relevantes antes de iniciar as medidas individuais.

• Crie confiança através de uma comunicação aberta.

• Defina claramente os papéis e as responsabilidades.

• Juntamente com a direção, demonstre vontade de mudar.

• Meça continuamente o progresso para poder reagir aos problemas em tempo útil.

Gestão da mudança e gestão de projectos #

Se vir paralelismos com a gestão de projectos, não é por acaso. Isto deve-se ao facto de a gestão de mudanças e a gestão de projectos estarem estreitamente interligadas. Enquanto que num projeto de TI, por exemplo, o gestor de projectos conduz a introdução técnica de um novo software, a gestão da mudança em TI consiste em conseguir a adesão dos funcionários e garantir que o novo software é aceite e utilizado. Isto significa que os métodos de gestão de projectos são geralmente também métodos úteis na gestão da mudança.

Análise das partes interessadas #

Com uma análise das partes interessadas, fica a conhecer as partes interessadas e o seu interesse no seu projeto.

Como é que faz uma análise das partes interessadas?

• Identificação: Quem pode ser afetado pelo seu projeto? Considere também as pessoas fora da sua empresa.

• Definição de prioridades: Nem todas as partes interessadas são igualmente afectadas pelas mudanças. Estabeleça prioridades para as partes interessadas de acordo com o seu interesse e empenho - isto também facilitará a gestão subsequente das partes interessadas.

• Mapa das partes interessadas: Agora categorize os seus intervenientes de acordo com vários factores, por exemplo, clientes, empregados, partes externas e gestão.

Mapeamento da cultura #

A cultura da empresa é moldada, entre outras coisas, pelo comportamento quotidiano dos funcionários uns com os outros, bem como pelos valores e normas que a gerência vive e estabelece. Por vezes tem mais, outras vezes menos influência no sucesso das medidas de gestão da mudança. Com um mapa cultural, obtém informações importantes para reconhecer antecipadamente eventuais obstáculos.

Como funciona o mapeamento da cultura?

Comece por mapear as diferentes subculturas da sua organização, por exemplo, departamentos ou divisões individuais. Depois, identifique grupos de cinco a seis pessoas que melhor representem estas diferentes culturas e fale com eles. Utilize a informação resultante sobre potenciais bloqueadores e oportunidades para criar o seu mapa cultural. É melhor trabalhar com uma ferramenta de quadro branco ou com diagramas, por exemplo, um diagrama de dispersão ou um mapa em árvore, e incorporar as informações obtidas no seu planeamento de gestão da mudança.

Mapa de processos #

Pode utilizar o mapa de processos para visualizar vários processos, muitas vezes sob a forma de um fluxograma. Isto também dá às pessoas que não estão diretamente envolvidas no processo de gestão de mudanças uma boa visão geral e informações importantes. Estes diagramas ajudam a visualizar o estado atual do seu planeamento da gestão de mudanças, em particular.

Análise do campo de forças #

Com a análise do campo de forças de Kurt Lewin, você examina quais as forças ou factores que falam a favor ou contra uma mudança ou uma proposta. Também é chamada de análise de obstáculos e recursos e é semelhante a uma análise SWOT .

Como é que a análise do campo de forças funciona?

• Definição do plano: Qual é o seu objetivo?

• Determine as ferramentas: Que forças (internas e externas) o podem ajudar?

• Reconheça os obstáculos: Que forças (incluindo as potenciais) estão a trabalhar contra a mudança?

• Ponderação: Quantifique o impacto esperado de cada força com uma pontuação.

Riscos na gestão da mudança #

Os projectos de mudança falham frequentemente devido a falta de aceitação, comunicação pouco clara ou falta de recursos. No entanto, a falta de objectivos de gestão da mudança ou objectivos irrealistas também são causas comuns. No entanto, em casos raros, estes projectos falham devido aos trabalhadores, mesmo que estes sejam acusados de serem incapazes ou de não quererem abraçar algo novo. Regra geral, os trabalhadores reconhecem muito rapidamente se as mudanças são do seu interesse ou não. Por isso, deve ter em conta os interesses dos seus trabalhadores numa fase inicial. Faça um planeamento cuidadoso e transparente da gestão da mudança, de modo a estar bem preparado para eventuais riscos e a dar tempo suficiente para uma implementação sustentável - esta etapa pode demorar vários meses ou mesmo mais.

Como é que a gestão da mudança e a digitalização estão ligadas? #

Um bom planeamento, análises, comunicação regular e transparente, gestão das partes interessadas: sem a ferramenta certa, dificilmente conseguirá realizar estas tarefas de forma eficiente. E tal como uma digitalização bem sucedida requer um conceito de gestão da mudança bem pensado, a digitalização é, por sua vez, um pré-requisito para processos de mudança bem sucedidos. As novas tecnologias, como as soluções em nuvem, as plataformas sem código, a IA e as ferramentas de automatização podem fazer toda a diferença e determinar o sucesso ou o fracasso do seu projeto. O critério mais importante aqui são os seus requisitos específicos: Escolha uma ferramenta que melhor se adapte às suas ideias e que seja escalável. Caso contrário, pode acabar por mudar de um software para outro ou trabalhar com diferentes ferramentas, o que só irá complicar desnecessariamente as suas medidas de gestão da mudança.

O SeaTable como ferramenta de gestão da mudança #

O SeaTable é uma ferramenta moderna de base de dados sem código que pode adaptar de forma flexível aos requisitos da sua empresa ou projeto. Especialmente para medidas de gestão da mudança, esta solução oferece uma variedade de funções com as quais pode facilmente abranger também outros processos. Graças à interface de utilizador intuitiva e às numerosas opções de personalização, os novos utilizadores encontrarão rapidamente o seu caminho sem necessidade de formação ou de implementações demoradas.

A colaboração transparente em tempo real, as funções integradas de chat e notificação, a gestão de dados partilhados e a automatização ajudam-no a atingir os seus objectivos de gestão da mudança. Por exemplo, utilize o nosso modelo gratuito de análise SWOT para a sua análise do campo de forças ou o nosso plano de estrutura de projeto para o seu planeamento da gestão da mudança.

Os painéis e estatísticas personalizáveis permitem-lhe analisar o progresso do projeto em intervalos regulares. Com o Universal App Builder, pode conceber um front end de fácil utilização para os seus intervenientes em apenas alguns minutos, enquanto os plugins Whiteboard e Tree lhe permitem manter uma visão completa da sua gestão de alterações.

Enquanto SeaTable Cloud , o SeaTable está alojado exclusivamente em servidores na Alemanha e é compatível com o RGPD. Para um controlo ainda maior sobre os seus dados, pode alojar o software nos seus próprios servidores com o SeaTable Server . A versão básica gratuita fornece-lhe várias funções básicas.

Conclusão #

A gestão ativa da mudança é um fator de sucesso decisivo para as empresas quando se trata de enfrentar os desafios do presente. Uma implementação eficaz baseia-se num conceito claro, no envolvimento dos colaboradores, nos métodos corretos de gestão da mudança, numa abordagem empática das emoções - e na utilização das ferramentas certas.

FAQ - Planeamento da gestão da mudança #

TAGS: Operações