10 conselhos que deve saber antes de gerir os seus eventos

Como fazer do seu evento um sucesso #

Se pretende gerir o evento perfeito, há alguns aspectos que deve ter em conta. Mas por onde começar se não estiver familiarizado com o planeamento de eventos? Como evitar erros de planeamento, conflitos de datas e cancelamentos? E qual a ferramenta de registo de eventos em linha que melhor o pode apoiar no planeamento de um evento?

Não existe um roteiro universal para a multiplicidade de eventos possíveis - todos diferem nos pormenores. No entanto, este artigo fornece uma visão geral das etapas essenciais que devem ser consideradas no planeamento de um evento.

Neste artigo, ficará a saber qual a ferramenta de registo de eventos gratuita que melhor se adequa às suas necessidades, bem como a forma de planear um evento e de o implementar da melhor forma com uma lista de verificação.

Como as ferramentas online simplificam o planeamento do seu evento #

As ferramentas online revolucionaram o planeamento de eventos e oferecem inúmeras vantagens em relação aos métodos tradicionais e analógicos. No passado, listas intermináveis em papel, folhas de cálculo confusas em Excel e inúmeros e-mails definiam o planeamento de um evento. Hoje, no entanto, as ferramentas digitais permitem que todas as tarefas sejam geridas de forma centralizada e automática. O que é particularmente prático é que as equipas podem gerir os seus eventos simultaneamente, independentemente da sua localização - uma vantagem inestimável numa época em que o trabalho remoto é cada vez mais comum.

As alterações podem ser efectuadas em tempo real para que todos os envolvidos possam ver imediatamente o que foi alterado. Isto é particularmente útil na gestão de listas de convidados ou no ajuste de planos de lugares. Tarefas repetitivas, como o envio de e-mails, podem ser automatizadas com soluções digitais, o que não só poupa tempo como também evita erros manuais.

A clareza é também uma grande vantagem. Todas as informações são agrupadas numa localização central, pelo que não é necessário alternar entre diferentes tabelas ou documentos. Isto facilita muito o controlo das tarefas, dos prazos e dos custos - um verdadeiro fator de mudança para eventos grandes e pequenos.

5 ferramentas para planeamento de eventos em comparação #

As ferramentas de planificação de eventos são muito comuns. Escolher o software certo, que seja exatamente adaptado às suas necessidades, pode ser um verdadeiro desafio. Para facilitar a sua escolha, analisámos cinco ferramentas que pode utilizar para gerir os seus eventos. Na nossa comparação, prestámos especial atenção aos critérios de facilidade de utilização, funcionalidade, proteção de dados e custo.

LineUpr #

LineUpr é uma aplicação de eventos baseada em navegador da Alemanha que tem sido apreciada pela sua facilidade de utilização e flexibilidade desde que foi fundada em 2016. Mesmo sem instalação, oferece uma solução descomplicada para fornecer aos participantes todas as informações relevantes - desde programas e detalhes de localização até perfis de alinhamento, páginas de informações e notícias.

Um destaque especial é a capacidade de registar várias estatísticas utilizando a aplicação. Isto permite obter informações importantes e analisar posteriormente o sucesso do evento de forma transparente.

• Facilidade de utilização: Muito intuitiva, sem necessidade de conhecimentos técnicos.
• Funcionalidade: Foco na aplicação móvel de eventos com funções básicas.
• Proteção de dados: Os dados são processados em conformidade com o RGPD e armazenados em servidores alemães.
• Custos: A partir de 99 euros por evento ou a partir de 1.999 euros por ano.

idloom #

Idloom é uma plataforma de gestão de eventos abrangente que cobre todos os aspectos do seu evento, desde o planeamento da agenda e emissão de bilhetes até à faturação e processamento de impostos. Fundada na Bélgica em 2015, a empresa atribui grande importância à segurança, como evidenciado pela sua certificação ISO 27001, entre outras coisas.

Uma caraterística especial do idloom é a sua flexibilidade de registo: desde listas de espera e registos de grupos até ao acesso exclusivo, a plataforma oferece uma vasta gama de opções para satisfazer as suas necessidades individuais na gestão de eventos. Para além disso, o idloom conta com integrações, a capacidade de criar certificados e uma personalização flexível para satisfazer os requisitos específicos da empresa.

• Facilidade de utilização: Intuitiva, mas extensa, pelo que é necessário um curto período de formação.
• Funcionalidade: Gestão exaustiva de eventos.
• Proteção de dados: Compatível com o RGPD, oferece inúmeras funcionalidades de segurança e conformidade.
• Custos: A partir de 150 euros por mês.

SCOOCS #

Scoocs é uma plataforma abrangente de eventos e comunidades que foi fundada na Alemanha em 2019. Seu ponto de venda exclusivo é seu foco claro em eventos híbridos e virtuais. Com o Scoocs, obtém uma solução flexível que abrange todos os aspectos da gestão de eventos. Do registro ao streaming de vídeo e oportunidades de networking, a plataforma oferece uma experiência perfeita para organizadores e participantes.

A oferta é complementada por uma aplicação móvel que pode ser personalizada de acordo com os requisitos da sua empresa. Outro destaque é a função de análise abrangente, que pode ser utilizada para avaliar em pormenor o sucesso do planeamento de um evento.

• Facilidade de utilização: Moderno, mas as caraterísticas complexas requerem familiarização.
• Funcionalidade: Eventos virtuais/híbridos com foco em networking, matchmaking e gamificação.
• Proteção de dados: Servidor na UE, proteção de dados amigável
• Custos: Um único evento a partir de 4.500 euros para 500 visitantes, anual a partir de 3.000 euros.

Conversão #

Converve é um software versátil para eventos B2B que tem ajudado as empresas a gerir eventos desde que foi fundado na Alemanha em 2000. O Converve é particularmente forte em networking e geração de leads, tornando a plataforma uma escolha ideal para eventos de negócios.

O software oferece uma vasta gama de funcionalidades, desde a gestão de dados e o registo até uma aplicação ou sítio Web personalizável, opções de criação de redes e de encontros. Outro destaque do Converve é a capacidade de analisar dados e criar relatórios detalhados.

• Facilidade de utilização: Flexível, mas complexo; bem concebido para eventos de rede.
• Funcionalidade: Networking, geração de leads, matchmaking.
• Proteção de dados: Em conformidade com o RGPD, boas medidas para a transferência segura de dados.
• Custos: 4.190 euros para 1 a 100 participantes

SeaTable #

A SeaTable , fundada na Alemanha em 2020, é uma inovadora base de dados sem código com um construtor de aplicações integrado. Esta ferramenta oferece-lhe uma gestão de dados flexível e opções de colaboração versáteis - não só para a gestão de eventos, mas para inúmeras áreas de aplicação. Graças à interface de fácil utilização, pode criar o seu próprio sistema de gestão de dados e aplicações individuais em pouco tempo.

O SeaTable é particularmente útil para os seus eventos: Planear um evento torna-se muito fácil com o modelo do SeaTable. Por exemplo, pode controlar as suas despesas, gerar facturas e gerir a sua lista de participantes em linha - gratuitamente e sem quaisquer conhecimentos técnicos prévios.

O SeaTable também oferece funções de automatização, como o envio automático de mensagens de correio eletrónico. Mesmo os eventos múltiplos podem ser geridos de forma centralizada num único local, sem perder o controlo de tudo. Planeie orçamentos, controle os custos e envie facturas com apenas um clique.

• Facilidade de utilização: Intuitivo e fácil de utilizar.
• Funcionalidade: Gestão flexível, incluindo funcionalidades de colaboração e automatização.
• Proteção de dados: Conformidade com DSGVO, servidores alemães, instalação opcional no local para total soberania dos dados
• Custos: Versão básica gratuita, mais funções a partir de 7 euros por utilizador/mês.

Como gerir eventos na perfeição em 10 passos #

Gerir eventos com sucesso é muitas vezes um desafio. É fácil esquecer algo na azáfama da organização - mesmo com ferramentas inteligentes. Para garantir que está bem preparado, criámos uma lista de verificação de eventos útil para si.

1. Definir o objetivo do evento

A primeira coisa a fazer quando se planeia um evento é formular claramente o objetivo do evento. Qual é a razão pela qual está a planear este evento? O seu objetivo é obter receitas? Pretende aumentar a notoriedade da marca ou a fidelidade dos clientes? Talvez esteja a lançar um novo produto e a utilizar o evento como plataforma para o apresentar aos seus clientes?

Também é importante determinar o tipo de evento que está a planear logo no início. Tenha sempre em mente se está a gerir um evento para funcionários, um evento para clientes ou um evento público. Esta informação permitir-lhe-á tomar decisões informadas durante a fase de planeamento e adaptar melhor o evento ao seu público-alvo.

dica: Um objetivo específico e mensurável ajudá-lo-á a avaliar o sucesso do seu evento após o mesmo

2. Desenvolver um conceito

Ao desenvolver o seu conceito, deve concentrar-se em duas áreas principais: organização e conteúdo. No que respeita à organização, por exemplo, determine a dimensão do evento e a sua duração. Atribua responsabilidades à sua equipa logo no início, para que nenhuma tarefa seja negligenciada ou esquecida.

Relativamente ao conceito de conteúdo, é importante começar por desenvolver uma ideia de evento e, se necessário, acrescentar um lema adequado. O tema pode mais tarde influenciar as decorações, o código de vestuário e o programa de entretenimento. Também deve desenvolver o programa cuidadosamente para garantir que os seus convidados estejam sempre entretidos e não aborrecidos. Um tema consistente é crucial para dar ao seu evento um toque profissional e impressionar os seus convidados.

3. Planear o seu orçamento

Para garantir que não gere eventos que excedam o seu orçamento, é crucial na gestão de eventos efetuar um planeamento orçamental detalhado com antecedência. Ter em conta não só as despesas óbvias, mas também as menos óbvias, como as licenças, as despesas de deslocação, os convites, bem como as despesas de desmontagem e de limpeza.

As rubricas de custos mais importantes que devem ser tidas em conta:

• Localização: Custos de aluguer do local, incluindo quaisquer custos acessórios, como serviços de limpeza ou segurança.
• Tecnologia: Despesas com o aluguer de equipamento de áudio, vídeo e iluminação, bem como custos de mão de obra para técnicos ou pessoal de apoio.
• Restauração: Orçamento para alimentos e bebidas, incluindo taxas de serviço, gratificações e quaisquer despesas adicionais para pedidos especiais de alimentos.
• Marketing: Custos de publicidade, impressão de convites ou folhetos e publicidade online ou promoção nas redes sociais.
• Entretenimento: Orçamento para actuações ao vivo, DJs, artistas ou outras formas de entretenimento do evento.

Ao planear e orçamentar cuidadosamente estas rubricas de custos principais, bem como as despesas adicionais do seu evento, pode garantir que o seu evento não excede o orçamento e não incorre em custos inesperados. Se estiver a gerir eventos comerciais, pode utilizar isto como base para calcular o montante da entrada que precisa de cobrar para cobrir os custos.

Dica: Pode ser possível reduzir os custos através de voluntários ou patrocinadores

4. Criar um calendário

A coisa mais importante quando se planeia um evento é começar cedo. As reservas de locais ou a coordenação de datas com as empresas de catering requerem um tempo de espera considerável. Para evitar stress durante o planeamento, é aconselhável elaborar um calendário detalhado.

Esse calendário permite não só determinar exatamente quando é que cada passo tem de ser dado, mas também identificar potenciais atrasos numa fase inicial. É importante planear uma margem de segurança para compensar alterações imprevistas ao plano e, assim, minimizar possíveis pressões de tempo e stress.

dica: Verifique com antecedência se a sua marcação coincide com outras datas importantes, feriados ou férias escolares

5. Encontrar um local

Para poder gerir e planear eventos com êxito, precisa de locais adequados. Tem a opção de alugar um local ou utilizar as suas próprias salas. É importante garantir que existe espaço suficiente para todos os convidados, para o catering, para o palco e para a tecnologia.

Ao escolher o local certo, é fundamental ter em conta as necessidades do seu grupo-alvo. Por exemplo, verifique se há lugares de estacionamento suficientes disponíveis ou se o local não tem barreiras. Pode também precisar de um jardim ou de outros requisitos específicos que os seus convidados apreciariam.

6. Reservar o catering e o programa

Basicamente, convidados com fome são convidados insatisfeitos. É por isso que é importante providenciar o catering, se possível. Existem várias opções à escolha, desde buffets e menus a finger food ou mesmo food trucks. No entanto, certifique-se de que também oferece alternativas vegetarianas e veganas para satisfazer as necessidades de todos os convidados.

Para tornar o seu programa social mais interessante e garantir que os seus convidados se divertem, existem inúmeras opções. Para além dos artistas de espectáculos, as bandas ao vivo ou os DJ podem espalhar a boa disposição. Os oradores e apresentadores oferecem uma forma elegante de orientar os visitantes do seu evento durante o dia ou a noite. Com o acolhimento de crianças, pode garantir que os convidados de todas as idades possam desfrutar do seu evento.

7. Enviar convites

Ao gerir eventos, os convites desempenham um papel crucial no seu sucesso. Ao utilizar convites personalizados, pode aumentar efetivamente o número de participantes. Além disso, o envio de notificações “Save the Date” durante a fase de planeamento pode ajudar a gerar interesse antecipadamente e garantir que os seus convidados mantêm a data livre.

Não se esqueça de incluir nos convites informações importantes, como a data, a hora, o local e o programa. Para tornar o processo de reserva mais fácil para os seus convidados, é uma boa ideia integrar um sistema de reserva de bilhetes. Com um formulário Web no modelo pronto a usar da SeaTable, pode implementar facilmente este passo e criar automaticamente uma lista de participantes.

8. Marketing

Para garantir que o seu evento seja bem participado no final e que o planeamento de um evento valha a pena, é essencial publicitar amplamente o seu evento. Utilize todos os canais para chegar ao seu grupo-alvo.

Para os eventos internos dos empregados, por exemplo, pode utilizar avisos na empresa, anúncios através do boletim informativo ou convites por correio eletrónico. Pode também pedir aos gestores que mencionem o evento nas reuniões de equipa, para que este se espalhe.

Para eventos comerciais, como festivais, é boa ideia fazer publicidade direcionada através de plataformas de redes sociais, anúncios em revistas relevantes e uma referência no seu próprio sítio Web. Se estiver a planear uma exposição de arte , pode contar com cartazes, folhetos, comunicados de imprensa e o envolvimento de revistas de arte e cultura.

É importante iniciar as acções de publicidade atempadamente e apresentar as mensagens de forma apelativa e informativa, a fim de despertar o interesse do seu grupo-alvo e conseguir um elevado número de visitantes.

Dica: Ao publicar destaques, fotografias e vídeos nas redes sociais , pode prolongar a presença e o impacto do seu evento para além da data efectiva

9. Prestar atenção à segurança e às questões legais

Para evitar problemas, deve prestar especial atenção aos aspectos legais e a um conceito de segurança adequado ao gerir eventos. Verifique com antecedência se são necessárias autorizações oficiais ou seguros para o seu evento. Se oferecer comida, deve cumprir a Lei da Alimentação. Se utilizar música, deve verificar se é necessária uma licença GEMA. Se utilizar sistemas de check-in ou de emissão de bilhetes, certifique-se de que estes cumprem o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).

Para eventos de grande dimensão, é importante ter planos de segurança contra incêndios ou emergências médicas, para além do pessoal de segurança, de modo a que os convidados não fiquem desnecessariamente em perigo em caso de emergência.

10. Ter um plano de emergência

Um plano de emergência é de grande importância quando se está a gerir eventos. Apesar de uma preparação cuidadosa, podem surgir obstáculos imprevistos, como condições climatéricas extremas ou obstáculos ao trânsito. Por conseguinte, é essencial ter um plano B bem concebido para poder reagir adequadamente a cancelamentos ou alterações espontâneas sem estar sob pressão de tempo ou stress.

No dia do evento, é aconselhável telefonar novamente aos seus prestadores de serviços para verificar se tudo está a correr como planeado. É igualmente importante manter uma comunicação regular com todas as pessoas envolvidas e garantir que a sua equipa está a par do plano. Uma comunicação clara e uma equipa bem coordenada são cruciais para poder reagir rápida e eficazmente a situações imprevistas e executar o evento com êxito.

Conclusão #

Para que o seu evento seja um sucesso completo, é essencial ter uma visão clara do seu planeamento anterior e dos próximos passos em todos os momentos. Com o modelo gratuito da SeaTable, pode não só gerir os seus eventos em pormenor, mas também acompanhar os custos, os rendimentos e o orçamento em todos os momentos.

A utilização do formulário Web integrado facilita o registo dos participantes no seu evento. Pode criar e enviar facturas com apenas um clique, sem ter de fazer muito esforço. Além disso, o modelo oferece a opção de utilizar o plugin de cronologia para a programação ou o plugin de mapa para registar visualmente os locais do evento.

Com estas caraterísticas, o SeaTable oferece a solução ideal para otimizar o planeamento de um evento. Para utilizar o modelo, basta registar-se com o seu endereço de correio eletrónico.

Perguntas mais frequentes #

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