Fatura é o termo técnico derivado da palavra latina factura para um documento com o qual pede aos seus clientes que paguem uma determinada quantia de dinheiro. Quando fatura algo, significa que cobra a um cliente um serviço ou um produto.

A faturação assegura as receitas da sua empresa e é, por isso, o processo mais importante da contabilidade financeira. A faturação desempenha um papel igualmente central no planeamento da liquidez e no processo de cobrança, que faz valer os créditos sobre os clientes em falta. As faturas constituem também a base para o cálculo do IVA.

À primeira vista, as vantagens da faturação parecem óbvias: fatura serviços ou bens para gerar receitas. Hoje em dia, no entanto, a faturação eletrónica é claramente superior à faturação em papel no que diz respeito às outras vantagens da faturação:

  • Eficiência de tempo: As faturas electrónicas podem ser criadas com apenas alguns cliques e enviadas diretamente por e-mail ou disponibilizadas online.
  • Transparência: Os seus clientes têm rapidamente uma visão das suas faturas e uma clareza sobre os serviços prestados, os preços e os impostos.
  • Melhor visão geral: Mantenha-se sempre a par dos pagamentos recebidos, das faturas pendentes e das tendências de vendas.
  • Automatização: Os processos recorrentes, como os avisos de pagamento, são simplesmente executados por si num programa de faturação.
  • Segurança jurídica: O software de faturação contém normalmente modelos prontos a utilizar, nos quais estão integradas todas as informações obrigatórias para a fatura.

As principais desvantagens da faturação são o esforço elevado e a suscetibilidade a erros – especialmente se ainda estiver a redigir faturas manualmente em folhas de cálculo Excel ou documentos de texto. Como a faturação é essencial para as empresas, deve otimizar e automatizar o processo tanto quanto possível para minimizar os erros humanos. As soluções de software modernas podem ajudá-lo neste aspeto. Pode obter mais informações sobre este assunto mais abaixo nesta página.

Definição de faturação

Em função do momento em que fatura um serviço, distingue-se entre pré-faturação e pós-faturação. Se emitir uma fatura antes da entrega, é designada por pré-faturação. Esta situação é particularmente comum nas encomendas em linha. No entanto, enquanto empresa, deve ter em stock uma quantidade suficiente de mercadorias para poder efetuar a entrega atempadamente.

Se anexar a fatura à entrega ou a enviar posteriormente, chama-se pós-faturação. No que diz respeito à liquidez, tenha em atenção que este procedimento prolonga o processo de pagamento e aumenta o risco de não pagamento. No entanto, especialmente no caso de encomendas mais complicadas (por exemplo, projectos de construção), a faturação só pode ter lugar após a conclusão do trabalho. A faturação passo a passo ajuda-o aqui.

A faturação faz parte do sistema de contabilidade da sua empresa e funciona essencialmente da seguinte forma:

  • Prepare a fatura: Introduza todos os dados relevantes na fatura, tais como artigos, preços, quantidades, taxas de imposto, a data e os detalhes do cliente.
  • Envie a fatura: Envie a fatura criada para o cliente, seja por correio, e-mail ou portal online.
  • Verifique as entradas de pagamentos: Reconcilie os pagamentos recebidos com as suas contas a receber pendentes e envie lembretes de pagamento, se necessário.
  • Lance e arquive: Publique a transação comercial e arquive todos os documentos cuidadosamente.

Em Portugal, a faturação está regulamentada em pormenor no Código do imposto sobre o valor acrescentado (CIVA) . De acordo com este código, é obrigado a emitir faturas a outras empresas pelos serviços que prestou. Esta obrigação existe para as vendas a particulares nos seguintes casos:

  • se o cliente solicitar uma fatura
  • para métodos de pagamento eletrónico e vendas através de plataformas em linha
  • para todas as transacções superiores a 1.000 euros

O prazo de faturação depende do momento do pagamento:

  • No caso de pagamento imediato, a fatura deve ser emitida também imediatamente no dia da entrega.
  • Para os pagamentos posteriores, a fatura deve ser emitida o mais tardar no 5º dia após o mês da entrega ou do serviço. Isto significa que a entrega ou o serviço em agosto deve ser feita, o mais tardar, até 5 de setembro.

Mantenha sempre as suas contas em aberto sob controlo, pois as faturas podem prescrever! A prescrição de faturas a particulares ocorre após dois anos, se se esquecer de faturar um serviço ou não tomar medidas legais contra clientes inadimplentes. No caso das empresas, por outro lado, o prazo de prescrição é de 20 anos para dívidas contratuais gerais. Após o término desse prazo, o devedor pode recusar o pagamento de uma fatura e você não pode mais fazer valer o seu direito judicialmente.

O prazo começa a partir do dia em que a dívida vence, ou seja, quando a data de vencimento da fatura é ultrapassada. Por exemplo, se emitiu uma fatura em 31 de agosto de 2020 com prazo de pagamento de 30 dias, o prazo de prescrição começou a correr em 30 de setembro de 2020. Para pessoas físicas, o seu crédito prescreveria em 30 de setembro de 2022 e, para empresas, em 30 de setembro de 2040.

Regulamentos legais

Por lei, tem a obrigação de fazer uma cópia de cada fatura e de a conservar durante 10 anos. Arquive todas as faturas em formato só de leitura - independentemente de serem digitais ou impressas. Isto porque as alterações posteriores à faturação são proibidas.

Se ainda preferir faturas em papel à faturação eletrónica, deve planear o espaço de armazenamento, uma vez que as pastas de arquivo enchem rapidamente as prateleiras. Deve também garantir que as cópias das faturas são destruídas de acordo com os regulamentos de proteção de dados no final do período de retenção.

De acordo com o art. 36º do CIVA, uma fatura em Portugal deve conter as seguintes informações:

  1. Nome e endereço do prestador e do destinatário do serviço
  2. Número de identificação fiscal ou de IVA
  3. Data de emissão
  4. Número consecutivo da fatura
  5. Quantidade e tipo de bens ou serviços fornecidos
  6. Data de execução ou de entrega
  7. Montante líquido e bruto e eventuais descontos
  8. Taxa e montante do imposto ou referência à isenção de imposto

Se cometer um erro na faturação, este pode ter consequências fiscais e, no pior dos casos, legais. Por isso, deve trabalhar com concentração e certificar-se meticulosamente de que a fatura contém todas as informações obrigatórias e que os números estão corretos. No entanto, isso pode acontecer rapidamente: Basta um pouco de desatenção - e um valor transposto ou um erro de dactilografia aparece.

Erros de faturação

Outros erros típicos na faturação são

  • Não existe um número único para cada fatura.
  • O IVA está incorretamente indicado.
  • As condições de pagamento não estão especificadas.
  • A cópia da fatura é processada após a expedição.

A seguir, ficará a saber como evitar os erros de faturação acima mencionados.

A administração fiscal só aceita faturas que estejam identificadas com um número de fatura. No entanto, também é vantajoso para a sua contabilidade financeira interna se cada fatura puder ser atribuída de forma clara e rastreável à respectiva transação comercial. Um número consecutivo e ascendente garante que cada fatura é única.

Se numerar as suas faturas manualmente, podem ser criados duplicados ou números em falta por engano. Um programa de faturação profissional, por outro lado, gera um número de identificação único para cada nova fatura. Por conseguinte, é aconselhável que tenha um número automático gerado por um programa informático.

Em Portugal, a taxa normal de IVA é de 23% e a taxa reduzida de IVA é de 13% ou 6%. Dependendo do tipo de bens e serviços que fatura e da região (continente, Açores, Madeira), podem aplicar-se taxas de imposto diferentes. Nem sempre é claro qual a taxa de imposto aplicável em cada caso. Saiba mais e certifique-se de que os seus produtos e serviços são tributados corretamente.

A situação pode ser ainda mais complicada se faturar transacções estrangeiras: Se faturar clientes particulares no estrangeiro, deve cobrar a taxa de imposto portuguesa. No entanto, se o seu cliente for uma empresa da UE, deve pagar o IVA à administração fiscal do respetivo Estado Membro. Este é o chamado procedimento de autoliquidação. Neste caso, você não cobra o IVA, mas indica na fatura que o destinatário do serviço está sujeito a IVA. Além disso, deve indicar na fatura o seu número de identificação para efeitos de IVA e o da sua empresa cliente. Para faturar a empresas de países terceiros fora da UE, o IVA português também não se aplica, mas sim a regulamentação do respetivo país.

Pode utilizar as condições de pagamento para especificar quando e como os seus clientes devem pagar os bens ou serviços. Por exemplo, o pagamento pode ser efectuado por transferência bancária, débito direto ou dinheiro. Dependendo do método de pagamento, não se esqueça de introduzir os seus dados bancários completos.

O objetivo de pagamento define o prazo em que os seus clientes devem pagar a fatura. Normalmente, este prazo situa-se entre 14 e 30 dias. A data de vencimento marca a data exacta em que o pagamento deve ser recebido, o mais tardar. Deixe isto bem claro na fatura.

O pré-pagamento** está particularmente difundido no comércio eletrónico. Com este método de pagamento, o cliente efectua o pagamento antes de receber os bens ou serviços. A vantagem para si: Ao enviar os seus produtos apenas após a receção do pagamento, minimiza o risco de não pagamento. Ao faturar, indique que já recebeu o montante da fatura.

Envio de fatura incorrecta - e agora? #

Assim que se aperceber de que emitiu uma fatura incorrecta, deve cancelá-la e corrigi-la com uma nova fatura que envia ao destinatário da fatura. Isto não só cria uma quantidade considerável de trabalho extra, como muitas vezes também confunde ou até perturba o cliente. Neste caso, é importante que reaja de forma profissional e peça desculpa pelo incidente.

Deve conservar tanto a fatura original como a fatura de correção para fins contabilísticos. É igualmente necessária uma nota de crédito para as faturas que já foram pagas e relativamente às quais foi cobrado um montante excessivo.

Eis outra visão geral dos obstáculos mais comuns na faturação e aquilo a que deve estar atento quando finalmente verifica uma fatura:

  • não há erros de dactilografia no nome e endereço do destinatário do serviço
  • não há números transpostos no número da fatura, no número de contribuinte ou no número de identificação fiscal
  • todos os elementos da fatura (serviços, quantidades, preços) e os montantes líquidos estão corretos
  • o IVA é indicado corretamente
  • a data da fatura, o montante da fatura e o prazo de pagamento são claramente visíveis

Faturação bem sucedida

A faturação eletrónica com um software de faturação poupa-lhe muito tempo e papel. Outras vantagens da faturação na sua empresa são a menor suscetibilidade a erros, a automatização de processos recorrentes e a preparação de dados simples e clara. Os modelos de faturação pré-preparados, que já contêm todas as informações obrigatórias, ajudam-no a cumprir os requisitos legais.

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Muito importante: Ao faturar com o SeaTable, os seus dados são protegidos de forma óptima e armazenados em centros de dados alemães. Também tem a possibilidade de alojar SeaTable Server e manter assim a soberania total dos dados. Se optar pela SeaTable Cloud , os seus dados e faturas também podem ser acedidos online a qualquer momento e em qualquer lugar.

As faturas e as contas são a mesma coisa?

Sim. As faturas e as contas são, em grande medida, sinónimos. Consequentemente, a faturação e a cobrança são também idênticas em termos de significado.

O que significa faturação?

Faturar significa cobrar a um cliente um serviço ou um produto. Não existe, portanto, qualquer diferença entre faturação e cobrança. Os dois termos referem-se ao mesmo processo.

Quais são os dados obrigatórios de uma fatura?

De acordo com o art. 36º do CIVA, uma fatura em Portugal deve conter as seguintes informações:

  1. Nome e endereço do prestador e do destinatário do serviço
  2. Número de identificação fiscal ou de IVA
  3. Data de emissão
  4. Número consecutivo da fatura
  5. Quantidade e tipo de bens ou serviços fornecidos
  6. Data de execução ou de entrega
  7. Montante líquido e bruto e eventuais descontos
  8. Taxa e montante do imposto ou referência à isenção de imposto

Existe um prazo para a faturação?

Sim. O prazo de faturação depende do momento do pagamento:

  • No caso de pagamento imediato, a fatura deve ser emitida também imediatamente no dia da entrega.
  • Para os pagamentos posteriores, a fatura deve ser emitida o mais tardar no 5º dia após o mês da entrega ou do serviço. Isto significa que a entrega ou o serviço em agosto deve ser feita, o mais tardar, até 5 de setembro.

Como funciona a faturação para as empresas de outros países da UE?

Se vender bens ou serviços a uma empresa na UE, esta deve pagar o IVA à administração fiscal do respetivo Estado-Membro. Neste caso, não cobra o IVA, mas indica na fatura a obrigação fiscal do destinatário. Deve também indicar o seu próprio número de identificação para efeitos de IVA e o da empresa cliente.

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