A maioria das empresas toma medidas para permitir o trabalho a partir de casa e organiza seminários em linha ou outros eventos para os seus empregados, para além das opções de escritório em casa. Mas: começa-se a sentir a falta até do colega mais chato e a conversa na máquina de café também desaparece. Com uma equipa que trabalha quase exclusivamente à distância, é por vezes difícil manter-se atualizado e, consequentemente, a produtividade é muitas vezes prejudicada . Felizmente, existe um método que o pode ajudar a recuperar a sua produtividade à distância. Com stand-ups diários, pode melhorar a produtividade da sua equipa num instante.

A produtividade sofre com a incapacidade de manter a comunicação informal

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Não, não estamos aqui a falar de um espectáculo de comédia. Embora algumas reuniões se aproximem bastante, se formos honestos. Mas não. Uma reunião diária de stand-up é uma reunião curta para actualizar toda a equipa, e sim, é verdade, deve ser realizada de pé. Porque se estiver de pé, é mais provável que mantenha a reunião curta, em vez de a arrastar desnecessariamente para fora.

A duração ideal para uma breve actualização da equipa remota é de 15 minutos. Claro que é mais difícil conseguir que uma equipa remota fique de pé, mas se explicar porquê, todos têm a certeza de encontrar uma solução para ficar de pé durante 15 minutos numa videoconferência sem que apenas o seu centro corporal seja visível. E não se esqueça: Trabalhar de pé é saudável para as costas. Isto não só reforça a produtividade, mas também constrói uma forma ergonómica de trabalhar para o dia.

As vantagens de uma reunião permanente são óbvias. Deveria…

  • rápido (máx. 15 minutos)
  • eficiente (sem conversa fiada)
  • produtivo (só trabalhar com os pontos da agenda)
  • cooperativa (troca de equipas, sem relatório para o chefe)
  • Preparado (pense no que quer dizer com antecedência)

… be.

As longas reuniões que são assustadoras e avassaladoras são coisa do passado. Os stand-ups, por outro lado, podem ajudar a sua equipa a manter-se actualizada e a tornar-se uma parte útil do trabalho quotidiano.

A razão mais comum para as reuniões se arrastarem desnecessariamente é que nem todos sabem exactamente do que se trata. Assim, todos parecem despreparados, o que faz com que a produtividade sofra significativamente. É importante determinar em conjunto qual é o objectivo da reunião e qual deve ser exactamente a sua finalidade. Para este efeito, trouxemos-lhe 3 perguntas orientadoras para uma reunião de stand-up remota para a qual cada membro da equipa pode e deve preparar-se:

  1. O que conseguiu desde a última reunião?
  2. Em que está a trabalhar neste momento?
  3. Quais são os desafios e que ajuda pode ser necessária?

A primeira pergunta deve ser respondida com bastante rapidez em 1-3 frases. É claro que há excepções. Se um grande projecto tiver sido concluído, pode naturalmente falar sobre ele com mais pormenor ou referir-se a fazê-lo numa reunião designada para o efeito.

A segunda pergunta também deve ser respondida muito brevemente. Em geral, é importante aqui motivar o seu pessoal a estabelecer marcos mais pequenos que depois poderá reportar semanalmente. Por exemplo, se um empregado é responsável pela construção da sua presença nos meios de comunicação social, um pequeno marco poderia ser a criação de uma conta da empresa em cada plataforma (Twitter, Instagram, LinkedIn, Facebook, etc.). Celebrar tão pequenos sucessos com os colegas também os motiva a celebrar e apreciar os seus próprios pequenos progressos rumo a um objectivo maior.

Deve ter-se cuidado com a terceira pergunta. É aqui que existe o maior potencial para ter conversas mais longas. Embora queira que a sua equipa ofereça ajuda uns aos outros, esta deve permanecer uma mera mostra de mãos. Dessa forma, a pessoa em questão sabe a quem recorrer depois. Estas perguntas orientadoras para uma reunião stand-up podem contribuir significativamente para aumentar a produtividade.

É aqui que as reuniões em linha têm finalmente uma vantagem. Quando se trata de chegar a horas, tem menos razões para chegar atrasado a casa porque não tem de se mudar fisicamente para uma sala de reuniões. Em geral, deve ainda estabelecer uma cultura empresarial na qual se torne padrão chegar a tempo (se não um pouco cedo) para a reunião.

Manter um olho no tempo

O início tardio das reuniões é na realidade uma queixa muito comum do pessoal em geral. Há igualmente queixas sobre o momento errado de uma reunião. Ou leva demasiado tempo ou está programado para ser demasiado curto. Começar a tempo e terminar a tempo - mesmo que alguém apareça tarde.

A produtividade das reuniões de stand-up reside na sua brevidade. Cumprir estritamente a regra dos 15 minutos, no início um temporizador definido para 15 minutos com um tempo de soneca de 3 minutos pode ajudar. Desta forma, pode encontrar uma conclusão arredondada quando o temporizador expirar.

O maior comedor de tempo em reuniões é que muitas pessoas querem falar ao mesmo tempo. Esquece-se frequentemente de deixar os outros terminarem, precisamente quando se quer dizer algo sobre um determinado ponto. A produtividade é outra coisa. No local, poderia resolver o problema muito simplesmente seleccionando um objecto que está sempre na mão da pessoa que fala. Mas como é que isto pode ser implementado online? Faça uso da tecnologia!

Uma solução simples, por exemplo, seria ligar o microfone apenas quando se está realmente a falar. Se alguém quiser então dizer algo, terá primeiro de ultrapassar o obstáculo de se desabafar, o que lhe lembrará que ainda não é a sua vez. Além disso, alguns fornecedores permitem-lhe levantar uma mão virtual. Se for nomeado um moderador de reunião, ele ou ela pode então simplesmente tomar a vez da pessoa.

Há algumas razões pelas quais as pessoas divagam nas reuniões e a produtividade é perdida. Recordemos as questões que servem de enquadramento básico para a estrutura da sua reunião:

  1. O que conseguiu desde a última reunião?
  2. Em que está a trabalhar neste momento?
  3. Quais são os desafios e que ajuda pode ser necessária?

Como acima mencionado, a pergunta 3 tem o maior potencial para se transformar em conversas um-a-um desnecessárias entre duas pessoas. Deixar claro que a assistência não consiste em explicar imediatamente como se pode ajudar exactamente, mas que um simples sinal de mão é suficiente. Posteriormente, as pessoas em questão podem então organizar uma conversa individual por conta própria.

Especialmente se for um especialista na matéria e a solução lhe parecer, portanto, simples e clara, tem o desejo de dar uma ajuda detalhada imediatamente. Deixar claro mais uma vez que a reunião de stand-up só existe realmente para pôr todos ao corrente da situação. A assistência geralmente não diz respeito a todas as pessoas na reunião e limita a produtividade.

Outra razão para menor produtividade é a conversa fiada. Compreensível. Trancado nas suas próprias quatro paredes, é tentador conversar fora do armário e simplesmente socializar novamente com os colegas. Falar sobre o fim-de-semana, família ou bons filmes que viu fortalece a coesão e isso é exactamente o que é importante e bom. Contudo, a reunião de stand-up não é simplesmente o lugar certo para isso. A próxima dica oferece uma solução.

Talvez a razão para um aumento de conversa fiada seja que os seus empregados não têm um espaço para se encontrarem longe das suas funções. No entanto, a conversa fiada inspira e aumenta a produtividade no final do dia. Estes eventos em linha são óptimos para a formação de equipas:

  1. Intervalos para almoço conjunto à distância
  2. Noite do Filme Conjunto com posterior intercâmbio
  3. Quiznight (sobre um quiz de pub)
  4. Game Night (com jogos como o skribbl.io )
  5. O bom e velho Bingo
  6. Provas de gin ou vinho
  7. Hora Conjunta de Yoga

Estas são apenas algumas ideias. Pode organizar você mesmo tais eventos em linha ou encomendá-los prontos para um orçamento administrável, por exemplo, aqui .

O que funciona para uma equipa não funciona necessariamente para cada equipa ao mesmo tempo. Tente chegar juntos à solução que irá aumentar a produtividade de toda a sua equipa. Tente tempos e agendas diferentes e mantenha-se sempre flexível. Obter feedback após algumas semanas e, se necessário, alterar novamente a hora e o local da reunião.

As nossas 6 dicas centram-se na ideia de que os stand-ups diários de 15 minutos funcionam para toda a equipa. Mas não é preciso! Talvez seja benéfico para o seu negócio dividir a reunião em várias reuniões separadas porque a sua equipa é particularmente numerosa. Talvez 2 stand-ups por semana sejam suficientes para que possa pôr todos ao corrente da situação.

Pode também descobrir que os stand-ups são especialmente bons na fase de desenvolvimento, mas tendem a distrair e a fazer com que a produtividade seja menor na fase de implementação. Mantenha-se flexível e veja o stand-up diário como uma excelente forma de aumentar a produtividade e coesão da sua equipa.

Especialmente em reuniões diárias, pode acontecer que um ou outro colega esteja ausente devido a outro compromisso. Deixá-los saber como comunicar a sua ausência e manter informações importantes num único local. Desta forma, o participante desaparecido pode procurar depois se algo de relevante para ele aconteceu. Para o planeamento e notas das suas reuniões à distância, já fornecemos aqui um modelo e também explicamos em pormenor neste post como pode criar um e adaptá-lo às suas necessidades.

Organizar uma equipa inteira à distância, mantendo ao mesmo tempo uma alta produtividade, é um desafio. Apesar de todas as possibilidades tecnológicas à nossa disposição, ainda pode ser difícil criar um ambiente de colaboração. Os stand-ups diários são uma óptima forma de se actualizarem uns aos outros e de se sentirem parte de um quadro mais amplo. Os problemas são identificados precocemente e o sentimento de pertença é aumentado.

Experimente-o!

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