Graças à flexibilidade do sistema, o SeaTable pode ser utilizado para uma grande variedade de objectivos. Os nossos clientes são igualmente diversificados e os seus casos de utilização são sempre excitantes e inspiradores para nós - e por vezes surpreendentes. Um dos nossos clientes da China partilhou connosco o seu caso de utilização, mas não quis ser identificado. No entanto, a sua história ilustra muito bem as várias possibilidades que o SeaTable oferece para organizar processos de forma eficiente e promover a transformação digital de empresas e instituições.

O nosso cliente dedica-se à construção e manutenção de instalações de edifícios. A empresa em rápido crescimento utilizava anteriormente o Excel para a gestão de encomendas. No entanto, à medida que o volume de encomendas crescia, os funcionários atingiam cada vez mais os limites do sistema e procuravam uma alternativa ao Excel . Muitos processos eram ineficientes devido à falta de funções de automatização e tinham de ser processados manualmente. A falta de um verdadeiro trabalho colaborativo em tempo real significava que os dados nem sempre estavam actualizados e que o estado dos processos não era apresentado de forma transparente a todo o momento. Para além disso, havia preocupações crescentes com a segurança dos dados. A mudança para um sistema novo e moderno tornou-se imperativa.

Os principais requisitos da empresa incluíam:

  1. trabalho colaborativo: Os funcionários devem poder trabalhar simultaneamente com os mesmos dados e ver as alterações em tempo real
  2. gestão de autorizações: direitos de acesso diferenciados para diferentes cargos
  3. automatizações: Simplificação e automatização do fluxo de trabalho de entrega de encomendas
  4. análise de dados: visualização de índices importantes através de painéis de controlo

Universal No-Code-App - Tablet com estatísticas

Com a Universal App da SeaTable, foi desenvolvida uma aplicação de gestão de encomendas personalizada com base num SeaTable inteligente com várias tabelas, automações e funções sem código. Isto significa que os funcionários de diferentes departamentos podem agora trabalhar em conjunto nas encomendas em tempo real. Se necessário, a aplicação pode ser expandida através de drag & drop sem a necessidade de contratar programadores.

Mas isso não é tudo: graças às automações e funções de notificação integradas no SeaTable, os processos foram acelerados. Os dados em tempo real preparados visualmente** permitem análises rápidas e processos de tomada de decisão. E tudo isto sem ter de comprometer a segurança dos dados.

Para garantir a proteção dos dados sensíveis dos clientes, foram definidos direitos de acesso baseados em funções para a visualização de páginas e o processamento de dados. Graças à capacidade de definir filtros de dados complexos, ocultar colunas e diferenciar entre autorizações de apenas leitura e de edição, é agora garantido que os dados dos clientes só podem ser visualizados pelos funcionários que realmente precisam deles. Os responsáveis pela segurança, por exemplo, só vêem as encomendas relevantes e podem comunicar riscos, enquanto os gestores de manutenção têm direitos de acesso mais alargados. Os direitos de acesso e de edição da aplicação de gestão de encomendas estão separados dos direitos de acesso e de edição da base de dados subjacente.

Foram criadas tabelas diferentes e ligadas entre si para diferentes fases de trabalho. As automatizações garantem um fluxo de dados contínuo entre as tabelas, para que todos os funcionários possam aceder aos dados mais recentes em qualquer altura. Um exemplo de um fluxo de trabalho deste tipo: Quando é criada uma nova encomenda, o gestor de manutenção atribuído recebe automaticamente uma notificação e todos os registos de dados são sincronizados.

Um avanço muito significativo é a criação descomplicada de painéis para monitorizar e analisar as margens de lucro, os KPIs dos funcionários ou o progresso do projeto. O Kanban integrado e o plugin de linha temporal para gráficos de Gantt revelaram-se particularmente úteis para os calendários e o progresso dos projectos.

Planeamento do estaleiro de construção com visualização de dados no SeaTable

A implementação do SeaTable ajudou a empresa a modernizar a sua gestão de encomendas e a implementar fluxos de trabalho digitais eficientes . Todos os funcionários podem agora trabalhar simultaneamente num único sistema com dados actualizados, sem receio de perda de dados. Os gestores de projectos e a administração têm acesso a visualizações de dados actuais em qualquer altura, a fim de avaliarem os números-chave relevantes da empresa e o estado do projeto. E tudo num único sistema. A gestão de encomendas no SeaTable acelerou significativamente os processos de trabalho e as decisões, criando ao mesmo tempo a base para o crescimento futuro.

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