Como transformar o seu diário de bordo numa vantagem fiscal #
À primeira vista, um diário de bordo pode parecer apenas um simples registo das distâncias percorridas. Mas, para muitos condutores, tem uma importância muito maior. Quer se trate de trabalhadores independentes com o seu próprio carro da empresa ou de empresários com empregados que utilizam um carro da empresa - o diário de bordo não só serve para documentar as distâncias percorridas, como também traz vantagens fiscais.
Embora não seja geralmente obrigatório manter um diário de bordo, a administração fiscal ou outra autoridade pode exigi-lo em certos casos. Além disso, um diário de bordo corretamente mantido ajuda a evitar a chamada regra do 1% e fornece provas claras da proporção de viagens privadas e profissionais. Por conseguinte, um diário de bordo pode ser útil para si, mesmo que não seja obrigatório.
Este artigo mostra-lhe o que deve ter em conta ao manter um diário de bordo e fornece uma panorâmica informativa das ferramentas mais populares para a gestão digital de diários de bordo.
Se faz mais sentido ter um diário de bordo ou uma regra de 1% #
O que é a regra do 1% para os automóveis da empresa? #
A regra de 1% é um método de tributação fixa para carros de empresa que a administração fiscal oferece para calcular facilmente o benefício não monetário de um carro de empresa usado em particular. Isto significa que um por cento do preço de tabela bruto do seu veículo na Alemanha é tributado mensalmente como um benefício de uso privado. Isto aplica-se independentemente da frequência com que o veículo é efetivamente utilizado para fins privados ou profissionais.
A escolha entre um livro de registo ou a regra do 1% para o veículo da empresa depende em grande medida do tipo de utilização do condutor. Uma regra prática útil é a seguinte: se utilizar o veículo da empresa tanto para fins privados como profissionais, a tributação fixa é geralmente a opção mais económica e mais simples.
Quando vale a pena ter um diário de bordo #
A situação é diferente se utilizar o automóvel para fins privados menos de metade do tempo. Neste caso, um livro de registo pode ser uma vantagem. Ao documentar em pormenor quando e para que fins utiliza o veículo, pode provar à administração fiscal qual a proporção das suas deslocações que é privada e qual a que é profissional. Desta forma, só pode declarar a utilização privada efectiva e, possivelmente, reduzir significativamente o benefício não pecuniário sobre o qual tem de pagar imposto. Em última análise, são os condutores dos veículos da empresa que suportam as despesas, mesmo que não possam solicitar as suas próprias deduções fiscais. No entanto, se o veículo for utilizado principalmente para fins profissionais, pode ser financeiramente vantajoso para a empresa a longo prazo.
Nota: Se documentar a utilização de um veículo da empresa com um diário de bordo, infelizmente não é possível mudar para o método de taxa fixa de 1% no ano em curso - e vice-versa. O método escolhido permanece vinculativo para todo o ano.
Requisitos legais e o que deve ter em conta #
Se também utiliza um veículo da empresa a título particular, é importante documentar conscienciosamente todas as deslocações, a fim de pagar corretamente o imposto sobre o benefício não pecuniário. O registo imediato é essencial: idealmente, deve anotar os detalhes imediatamente após cada viagem ou, o mais tardar, no final do dia. Desta forma, evita erros e manipulações e mantém sempre um registo das suas deslocações.
Um diário de bordo que cumpra os requisitos do GoBD (princípios de uma contabilidade correta) exige que as seguintes informações sejam documentadas para viagens de negócios:
- Data, hora e quilometragem: Anotar estes pontos no início e no fim de cada viagem de negócios.
- Destino e objetivo da viagem: Anotar onde foi e porquê. Se fizer um desvio, deve também registar o percurso efectuado.
- Parceiros comerciais ou clientes: Se tiver um encontro de negócios, deve anotar o nome da pessoa em questão.
Para as deslocações privadas, basta indicar os quilómetros percorridos. As deslocações entre o domicílio e o local de trabalho requerem apenas uma breve anotação, uma vez que se realizam regularmente e não são necessários mais pormenores. Ao documentar cuidadosamente as suas deslocações, não só satisfaz a administração fiscal, como também controla a utilização do seu veículo de empresa.
O que a administração fiscal procura no seu diário de bordo #
Os diários de bordo são objeto de um exame minucioso por parte das autoridades fiscais, uma vez que constituem a base das deduções fiscais e da distinção entre a utilização privada e profissional dos veículos da empresa. As autoridades fiscais não só verificam os registos no próprio diário de bordo, como também os comparam frequentemente com outros recibos, como as ** facturas de combustível e os registos de manutenção**. Por exemplo, o recibo de combustível de uma determinada cidade deve corresponder aos trajectos registados no diário de bordo. Caso contrário, a administração fiscal poderá pôr em causa a plausibilidade dos seus dados.
Mesmo pequenas discrepâncias ou incoerências, como uma distinção pouco clara entre deslocações profissionais e privadas, podem ser problemáticas. Se a administração fiscal tiver conhecimento de tais erros, pode rejeitar o diário de bordo e aplicar automaticamente a regra de 1%. Esta tributação forfetária é geralmente mais dispendiosa e é efectuada a expensas do proprietário do veículo. Por conseguinte, é particularmente importante ter cuidado ao manter um diário de bordo.
Ao manter o diário de bordo, quer seja manuscrito ou digital, aplica-se o princípio da rastreabilidade. As alterações posteriores não devem, em caso algum, encobrir os vestígios ou ocultar os registos originais. Num diário de bordo manuscrito, isto significa que só pode riscar as entradas incorrectas de modo a que estas permaneçam legíveis - é proibida a utilização de Tipp-Ex ou de meios semelhantes. Num livro de bordo eletrónico, todas as alterações devem ser registadas, a fim de garantir um historial completo das viagens em qualquer momento.
Analógico vs. digital - qual o diário de bordo que mais lhe convém? #
A escolha de um diário de bordo analógico ou digital depende das suas preferências e necessidades individuais. Ambas as variantes oferecem vantagens específicas, mas também desvantagens, que devem ser ponderadas em função da utilização e da finalidade do diário de bordo.
Diário de bordo analógico #
O diário de bordo analógico, ou seja, o registo manuscrito clássico, tem vantagens sobretudo devido à sua independência e simplicidade. Pode ser acedido a qualquer momento (independentemente de um dispositivo técnico) e não necessita de uma fonte de energia ou de uma ligação à Internet. Esta opção é frequentemente económica, uma vez que só é necessário adquirir o próprio diário de bordo. Um diário de bordo analógico é, por conseguinte, particularmente adequado para utilizadores ocasionais ou para pessoas com poucas necessidades de documentação.
No entanto, o diário de bordo analógico tem a desvantagem de ser mais moroso, uma vez que é necessário registar manualmente cada viagem. Este esforço manual também aumenta a suscetibilidade a erros: uma caligrafia ilegível, informações em falta ou registos esquecidos podem rapidamente tornar o diário de bordo inutilizável. Existe também o risco de o seu diário de bordo ser danificado ou completamente perdido devido ao desgaste quotidiano e aos efeitos das condições meteorológicas.
Manter um diário de bordo digital #
Os diários de bordo digitais estão a tornar-se cada vez mais populares, uma vez que oferecem uma alternativa conveniente e moderna. Uma clara vantagem dos diários de bordo digitais é que não podem ser perdidos ou danificados, o que é um problema com os diários de bordo físicos. Como as soluções digitais se baseiam geralmente em tecnologias de nuvem, os seus dados são armazenados de forma segura e podem ser acedidos em linha a qualquer momento. Além disso, os diários de bordo digitais estão frequentemente equipados com ferramentas de análise que lhe permitem avaliar com precisão os percursos efectuados e os padrões de utilização. Por exemplo, é possível avaliar e acompanhar os quilómetros percorridos em função da finalidade da utilização.
A proteção de dados é um aspeto frequentemente discutido dos diários de bordo digitais. Aplicam-se aqui regulamentos rigorosos, especialmente se processar dados pessoais. Os bons sistemas digitais encriptam e tornam anónimos os seus dados, cumprindo assim os requisitos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). Outro ponto é o custo: os diários de bordo digitais estão normalmente associados a subscrições contínuas e os custos do software ou das aplicações podem variar em função do âmbito das funções. Na prática, porém, o valor acrescentado em termos de poupança de tempo e de análise precisa dos dados pode muitas vezes compensar estes custos.
Comparação de diários de bordo digitais do Vimcar, Excel e SeaTable #
Se pretende manter um diário de bordo, existe atualmente uma vasta gama de soluções digitais, desde aplicações práticas a software completo. O mercado oferece tanto versões totalmente automáticas como alternativas com introdução manual - há algo para cada necessidade e cada orçamento. Pusemos à prova algumas das ferramentas mais populares. Centrámo-nos em critérios como a facilidade de utilização, a segurança jurídica, a proteção de dados, os custos, as funções de análise e o esforço manual necessário.
Diário de bordo Vimcar #
O Vimcar é um software de diário de bordo digital especialmente concebido para empresas e trabalhadores independentes que necessitam de documentação completa e em conformidade com a lei. Com funções fáceis de utilizar, como o reconhecimento e categorização automáticos de viagens, bem como uma integração perfeita nos fluxos de trabalho existentes, o Vimcar facilita a gestão do diário de bordo.
- Facilidade de utilização: Elevada facilidade de utilização, aplicação de fácil utilização e manuseamento simples
- Segurança jurídica: legalmente seguro e reconhecido para efeitos fiscais
- Proteção de dados: Os dados são armazenados de forma encriptada na nuvem
- Custos: Custos contínuos através de subscrição mensal a partir de 13,90 euros por mês/veículo
- Função de análise: Funções de análise alargadas
- Esforço manual: Esforço mínimo devido ao registo automático
Nota: Se já utiliza o Lexware como software de contabilidade, pode utilizar o diário de bordo da Vimcar através do Lexware, uma vez que ambas as empresas cooperam entre si.
Diário de bordo com Excel #
Se criar o seu diário de bordo utilizando um modelo Excel, este método é económico e flexível, mas requer muito esforço manual e envolve incertezas fiscais. Embora este método possa ser adequado para fins internos, normalmente não é reconhecido pelas autoridades. A razão para isso é a falta de um histórico de alterações inviolável, que impede que as entradas sejam manipuladas retrospetivamente. Este é um ponto importante que muitas vezes desqualifica o Excel como um diário de bordo compatível com os impostos.
- Facilidade de utilização: Flexível, mas sem uma interface pronta a utilizar
- Segurança jurídica: Não é juridicamente seguro, pois a falta de um historial de alterações pode levar a manipulações
- Proteção de dados: Armazenamento local, favorável à proteção de dados, mas sem encriptação
- Custos: Sem custos adicionais para os utilizadores do Microsoft 365, uma vez que o Excel já está disponível
- Função de análise: Flexível, mas a análise só é possível com um grande esforço pessoal
- Esforço manual: Esforço manual muito elevado, uma vez que a gestão é totalmente manual
Modelo gratuito: Mantenha um diário de bordo digital e eficiente com o SeaTable #
Se procura uma aplicação de diário de bordo que seja gratuita e facilite o seu trabalho diário, o SeaTable é uma excelente escolha. O SeaTable oferece um modelo de diário de bordo flexível e personalizável , que lhe permite registar digitalmente as suas viagens e geri-las convenientemente online.
O SeaTable tem uma pontuação elevada em termos de proteção de dados e oferece-lhe a escolha entre nuvem e alojamento no local , para que possa decidir por si próprio onde guarda os seus dados. Outra vantagem: as entradas podem ser introduzidas rápida e facilmente utilizando o formulário Web integrado. Este formulário pode solicitar todas as informações necessárias, incluindo uma assinatura digital, o que torna o processo particularmente eficiente e seguro.
Um destaque especial é a opção de gerar um código QR diretamente no SeaTable, que pode ser anexado ao veículo da sua empresa, por exemplo. Isto permite-lhe aceder comodamente ao formulário web do diário de bordo a qualquer momento. O SeaTable também permite análises e avaliações simples, para que possa acompanhar com precisão a utilização do seu veículo.
Depois de submeter o formulário, os condutores deixam de ter acesso às suas entradas e, por conseguinte, não podem efetuar quaisquer alterações ou manipulações posteriores. Embora tenha a possibilidade de fazer ajustes diretamente na tabela, todas as alterações são registadas em pormenor e, por conseguinte, permanecem sempre rastreáveis.
- Facilidade de utilização: Flexível, com modelo pronto a utilizar, incluindo formulário Web
- Segurança jurídica: Segurança jurídica com histórico de alterações
- Proteção de dados: Em conformidade com o RGPD, na nuvem ou no local, localização do servidor na Alemanha
- Custos: Versão básica gratuita, mais funções a partir de 7 euros por mês/utilizador
- Função de análise: Análise exaustiva com pouco esforço
- Esforço manual: Esforço moderado devido à introdução manual no formulário
Nota: Com o SeaTable, pode não só manter um diário de bordo individual, mas também gerir eficazmente toda a sua frota .
Se pretender utilizar o diário de bordo digital do SeaTable, basta registar-se e começar com o modelo gratuito.
Perguntas frequentes #
Tenho de documentar todas as viagens?
Sim, se mantiver um diário de bordo, tem de documentar todas as viagens para poder separar corretamente a utilização privada da utilização profissional e reivindicá-la para efeitos fiscais.
O que deve constar de um diário de bordo?
Os seguintes pormenores devem ser integralmente documentados num diário de bordo para cada viagem:
- Data da viagem
- Hora no início e no fim da viagem
- Quilometragem no início e no fim da viagem
- Destino e objetivo da viagem
- Nome do parceiro de negócios ou do cliente (para viagens de negócios)
O que acontece se eu perder o meu diário de bordo?
Se perder o seu diário de bordo, as consequências dependem do facto de ser ou não obrigado a guardá-lo:
Se for obrigado a manter um diário de bordo: A perda implica uma coima de 100 euros. Além disso, a obrigatoriedade do diário de bordo pode ser alargada, uma vez que o diário de bordo já não pode ser apresentado.
Se tiver um diário de bordo voluntário para a administração fiscal: Neste caso, aplica-se a regra do 1%, o que muitas vezes conduz a custos mais elevados, uma vez que a utilização privada é tributada a uma taxa fixa.
É mais favorável a regra do 1% ou o livro de registo?
Quanto menor for a proporção de deslocações privadas, mais vale a pena utilizar um diário de bordo; no entanto, o método do 1% é geralmente mais favorável para uma utilização privada frequente. Em caso de dúvida, pode calcular facilmente este valor online com uma calculadora de veículos de empresa.
Quais são as vantagens de um diário de bordo?
Em resumo, pode dizer-se que um diário de bordo para os veículos da empresa oferece vantagens sobretudo se a utilização privada do veículo for reduzida e se o esforço que um diário de bordo implica parecer justificado.
As alternativas digitais tornam o diário de bordo acessível em linha e simplificam consideravelmente a gestão, o que as torna particularmente atractivas para as empresas e os trabalhadores independentes que procuram precisão e eficácia.
A possibilidade de documentar as deslocações em pormenor e com segurança jurídica permite-lhe tirar o máximo partido dos benefícios fiscais, mantendo uma visão clara da utilização do seu veículo.