Os pagamentos recebidos têm de ser verificados, os clientes têm de ser lembrados dos pagamentos e, por vezes, há mesmo a parte que cada empresa quer evitar: o processo de cobrança. Isto pode tornar-se um verdadeiro desafio para muitas empresas. Perde-se rapidamente no seu próprio caos e ninguém na sua empresa ainda sabe quando e se uma factura foi sequer paga. No final, a liquidez da sua própria empresa acaba por sofrer. No entanto, não deve deixá-lo chegar tão longe!

Com o SeaTable tem finalmente todas as facturas ou créditos devidos pelos seus clientes num relance e sabe exactamente sobre cada estatuto individual. SeaTable permite ao seu departamento de contas a receber gerir de forma óptima e eficiente os seus créditos. Além disso, as informações podem ser facilmente trocadas entre os departamentos individuais da sua empresa. Para que todos possam trabalhar com a mesma e correcta informação e o senhor, como empresário, possa dormir de novo mais tranquilamente.

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A contabilidade das contas a receber faz parte da contabilidade financeira. Na contabilidade das contas a receber, todas as transacções comerciais relativas aos próprios clientes da empresa são registadas. Em princípio, todos os créditos de clientes são aqui registados e geridos. Estes resultam normalmente da venda de bens e serviços da própria empresa. Os devedores são sempre, portanto, devedores que têm de liquidar contas a receber de entregas e serviços. Para ser franco, os devedores mostram quanto dinheiro os seus clientes ainda lhe devem e certificam-se de que essas dívidas são pagas. No final, o devedor individual deverá ser capaz de registar uma entrada de pagamento positiva.

A contabilidade das contas a receber tem quatro importantes campos de actividade. Nestes, tratam extensivamente da reserva de créditos e notas de crédito de entregas e serviços, do controlo dos pagamentos individuais recebidos, da cobrança e da solvabilidade real de cada cliente na sua empresa. Isto também é frequentemente referido como pontuação de devedor. A contabilidade das contas a receber assegura que tudo, desde a facturação efectiva até à recepção do pagamento, é acompanhado ou documentado e desencadeia o processo de cobrança ou cobrança de dívidas em caso de não pagamento.

Se um cliente comprar um produto à sua empresa, receberá uma factura. Isto é enviado ao cliente pelo departamento de contas a receber. O cliente tem agora a opção de pagar o montante da factura à sua empresa dentro de um determinado período de pagamento pré-definido, por exemplo por débito directo ou transferência bancária. A factura para o cliente é também frequentemente referida como um crédito (gestão de créditos). Os créditos em aberto são verificados diariamente. Isto também serve como trabalho preparatório para o processo de cobrança.

No processo de cobrança, é feita uma distinção entre cobrança extrajudicial e judicial. No procedimento de cobrança extrajudicial, o próprio devedor (cliente) tenta primeiro cobrar o montante da factura que ainda lhe é devido. Isto é normalmente feito com os chamados níveis de cobrança. A cada nível de cobrança, o cliente é novamente lembrado de liquidar o pagamento pendente. Cada empresa decide por si própria quantos níveis de cobrança existem até ao processo de cobrança judicial.

Na melhor das hipóteses, o cliente recebe um lembrete de pagamento amigável antes do início do processo de cobrança extraordinária. O objectivo aqui é, em particular, não enfraquecer a relação comercial existente e resolver o conflito o mais “a nível pessoal” possível.

No caso do procedimento de cobrança judicial, o procedimento de cobrança extraordinária, infelizmente, não funcionou e o pagamento pendente ainda não foi liquidado pelo devedor (cliente). Neste caso, é considerado um lembrete judicial. Isto é feito por advogados ou agências de cobrança de dívidas, mas também pode ser feito pelo seu próprio departamento de contas a receber, se tiver os conhecimentos necessários. É importante estar familiarizado com os processos dos tribunais e oficiais de justiça.

No entanto, a chamada pontuação de devedor é também particularmente importante na empresa. Isto deverá fornecer informações importantes sobre a vontade real dos seus clientes de pagar. Podem ser feitas declarações explícitas sobre o histórico de pagamento de cada cliente individual, por exemplo, sobre a fiabilidade do pagamento ou incumprimentos individuais. Desta forma, as insolvências dos clientes podem ser reconhecidas numa fase inicial e os danos financeiros reais podem ser reduzidos ao mínimo. Neste caso, o cliente é simplesmente bloqueado e não é mais fornecido com produtos ou serviços até novo aviso.

Para além de todos os pontos já mencionados, é também particularmente importante transmitir informações sobre pagamentos pendentes. A partir disto, as decisões podem ser tomadas em pouco tempo sobre possíveis investimentos futuros e sobre a sua própria liquidez. Se cada vez mais pagamentos falharem, a sua empresa poderá não ser capaz de iniciar novos investimentos. Se, por outro lado, a maioria dos seus créditos tiver sido liquidada, a sua empresa será líquida e nada impedirá a realização de mais investimentos. A liquidez de uma empresa depende sempre, portanto, dos créditos pendentes ou liquidados.

Nem todos os clientes pagam sempre a tempo ou alguns clientes não pagam deliberadamente as suas facturas. Contudo, o seu departamento de contas a receber deve ser capaz de lidar da melhor forma possível com este chamado risco do devedor e de avaliar as opções de pagamento, que diferem em atraso de pagamento, incapacidade de pagamento e falta de vontade de pagar, da forma mais precisa possível.

Em caso de atraso de pagamento, o cliente (devedor) não paga a sua factura no prazo de pagamento já acordado. Em caso de insolvência, já estamos a falar de insolvência. Neste caso, o cliente já não pode cumprir as suas obrigações de pagamento. Em caso de falta de vontade de pagar, por outro lado, o cliente recusa-se a pagar e age intencionalmente. Isto só pode ser contrariado através de uma pontuação adequada.

A pontuação é um exame detalhado do cliente. Os pagamentos passados são listados em detalhe na conta devedora real de cada cliente individual e estão incluídos na classificação de crédito. Se houver problemas com pagamentos que tenham de ser liquidados no passado, a pontuação do cliente será reduzida. Isto também pode levar ao bloqueio efectivo ou à não entrega do devedor. Isto pode ser corrigido, por exemplo, através do pagamento adiantado. Se, por outro lado, o cliente tiver sempre pago todas as suas facturas a tempo, deverá ter a melhor pontuação possível na sua contabilidade de contas a receber.

No nosso último artigo,“CRM: Da Entrada do Cliente à Cotação ”, mostramos-lhe como pode criar o seu próprio sistema de CRM no SeaTable em pouco tempo. Neste artigo ou modelo, seguimos agora o artigo que acaba de ser mencionado e mostramos-lhe como pode mapear eficazmente as suas contas a receber no SeaTable. Até agora, tudo tem girado em torno da base de clientes, da carteira de produtos e da criação de cotações. Agora passamos da citação para a facturação. Assim, para além das folhas de cálculo “Dados do cliente”, “Equipa de vendas”, “Ofertas” e “Catálogo de produtos”, encontrará também a nova folha de cálculo “Facturas” no próprio modelo.

A folha de cálculo “Ofertas” foi agora alargada com as três novas colunas “Departamento de contabilidade”, “Estado de pagamento” e “Facturas”. Se o seu cliente aceitou a sua oferta e pretende comprar os bens ou serviços, tem agora a opção de informar o departamento de contabilidade para faturar o cliente com apenas um clique no botão “Please create Invoice”. Todos os dados importantes da oferta aceite são transferidos diretamente como uma nova linha para a folha de cálculo “Facturas”. Para este efeito, é executado um script em segundo plano que escreve os dados diretamente na tabela “Facturas” e assegura uma ligação com as folhas de cálculo “Facturas”, “Ofertas” e “Dados do cliente”.

Contas a Receber - Oferta

Visão geral da página de ofertas em SeaTable

Poderá então ver convenientemente o estado de pagamento real na coluna “Estado de Pagamento”. Todas as facturas estão também ligadas à folha de cálculo “Facturas” e podem, evidentemente, ser visualizadas na coluna “Facturas”. Isto significa que, como empresário e a sua equipa de vendas, tem sempre todas as informações importantes num relance e, se necessário, pode acompanhar pessoalmente o cliente se um pagamento não for efectuado a tempo.

Como já mencionado, todas as informações importantes sobre a oferta aceite pelo cliente são transferidas directamente para a folha de cálculo “Facturas”. Assim, todos os dados tais como número da oferta, nome do cliente, número do cliente, pessoa de contacto, rua e número da casa, código postal, cidade, país e toda a informação do produto com nome do produto, preço unitário, quantidade e montante total são automaticamente transferidos. Tudo o que o seu departamento de contabilidade tem de fazer agora é premir o botão “Criar factura” na coluna “Factura”.

Contas a Receber - Facturas

Todas as exigências num relance

O “Page Design” plug-in abre-se automaticamente e preenche toda a informação importante. Pode então guardar facilmente a factura como ficheiro PDF e armazená-la na coluna “Ficheiros” ou imprimi-la e enviá-la ao seu cliente por e-mail ou carta. Naturalmente, pode adaptar ou acrescentar ao modelo de desenho de página predefinido, de acordo com os seus desejos, em apenas alguns minutos.

Contas a Receber - Factura

A sua factura final no plug-in de design da página

Para garantir que todas as pessoas relevantes na sua empresa, para além do departamento de contas a receber, saibam se um cliente paga ou não as suas facturas, a coluna “Estado de pagamento” está disponível. Se uma oferta for aceite pelo cliente e for gerada uma fatura, o estado do pagamento é automaticamente alterado para “Pendente”. Assim que um pagamento é efectuado, o seu departamento de contas a receber pode alterar a coluna “Estado do pagamento” do Single Select para “Pago” e introduzir a data do pagamento em “Data de pagamento”. Com a função de agrupamento e as diferentes vistas por “Estado de pagamento”, obtém a melhor vista possível de todos os estados de pagamento actuais. Além disso, agora também encontrará o “Estado da fatura” no plug-in Kanban, para que não possa perder de vista qualquer estado de pagamento.

Contas a Receber - Pagamentos

Os diferentes estados de pagamento

A vantagem adicional sobre o estado de pagamento: cada estado também afecta o seu verdadeiro mestre de clientes sob a ficha de trabalho “Dados do cliente”. Isto significa: Se um cliente paga todas as suas facturas ou está “Pendente”, a fila real é marcada a verde. Se o cliente não tiver pago a sua factura por qualquer razão, a cor da linha muda para vermelho e cada empregado sabe que este cliente está actualmente em processo de cobrança e não deve ser fornecido com produtos ou serviços até novo aviso.

Para que o seu departamento de contas a receber possa também informar os seus clientes sobre a recepção do pagamento ou um atraso no pagamento, os dois botões “Recibo de Pagamento” e “Informação de Cobrança” estão disponíveis no SeaTable. Com apenas um clique no respectivo botão, é automaticamente enviado um e-mail para o endereço de e-mail de contacto sob a coluna “Endereço de e-mail”. Neste e-mail, informações tais como o número da factura ou o montante são automaticamente acrescentadas. Naturalmente, pode facilmente personalizar a mensagem aos seus clientes sobre os respectivos estados de pagamento, como desejar.

Contas a Receber - Informação ao Cliente

Envie informações de pagamento aos seus clientes directamente da SeaTable

Para garantir que tem sempre uma visão geral dos números mais importantes, o modelo foi complementado com três estatísticas adicionais relevantes. Em “Volume de negócios de todos os produtos” encontrará agora o volume de negócios total que gerou através de serviços ou bens na sua empresa. Em “Estado das facturas em percentagem” pode ver exactamente quantas facturas foram registadas no total e como estas são divididas em percentagem de acordo com os três diferentes estados de pagamento “Pago”, “Pendente” e “Cobrança”. Para que saiba sempre exactamente o que isto significa em termos de volume de negócios, a estatística “Estado de Pagamento (Volume de Negócios)” também foi integrada. Isto reflecte exactamente o volume de negócios dos diferentes estados de pagamento dos seus clientes.

Assim, nem sempre tem de acabar com software de contabilidade caro como o Lexware , Lexoffice , sevDesk , orgaMax ou Billie , por exemplo, que pode até mergulhar a sua empresa em enormes despesas gerais. Pode definitivamente poupar o dinheiro.

Graças à sua enorme flexibilidade, a SeaTable também pode fazer com que o seu departamento de contas a receber funcione perfeitamente. A vantagem clara que o SeaTable traz consigo é a diversidade em que o próprio produto pode ser utilizado. Para além das contas a receber, outros casos importantes de utilização na sua empresa também podem ser cobertos. Pode encontrar mais sobre isto no nosso blog ou directamente nos nossos modelos . Convença-se da folha de cálculo mais poderosa e inovadora e comece hoje mesmo a fazer a sua contabilidade de contas a receber.

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