Um sistema moderno para um processo eficiente #
A Red Dot GmbH & Co. KG em Essen é parte integrante do mundo internacional do design de marcas, produtos e comunicação. Com o Red Dot Design Award, a empresa organiza um dos concursos de design mais reconhecidos internacionalmente e também gere os três Red Dot Design Museums em Essen, Singapura e Xiamen (China), que estão entre os mais importantes museus de design contemporâneo. As cerimónias de entrega de prémios de dois dos três concursos de design são agora apresentadas através do SeaTable, depois de a equipa já não conseguir mapear os processos complexos com as soluções existentes. Louisa Mücher, Gestora de Negócios Digitais no Red Dot Design Award, explica porque é que o Red Dot mudou para o SeaTable e o que mudou como resultado.
Antes da introdução do SeaTable, a ferramenta mais importante era um programa de folha de cálculo para computador . Esta solução estava desactualizada, especialmente no que diz respeito à gestão de dados. A colaboração no seio da equipa era um verdadeiro desafio, uma vez que não era possível trabalhar em conjunto. O processo existente revelou-se particularmente problemático na organização da cerimónia de entrega dos prémios do Red Dot Award: Product Design, um grande evento internacional. A falta de oportunidades de trabalho colaborativo dificultou a organização e as alterações de última hora.
O SeaTable cumpre na perfeição os requisitos #
Para a Red Dot, ficou claro que era necessária uma ferramenta diferente que também oferecesse colaboração em tempo real nos dados. No entanto, uma solução em nuvem óbvia foi excluída devido aos regulamentos rigorosos de proteção de dados da empresa. Por conseguinte, era necessária uma solução que suportasse o trabalho colaborativo, cumprisse os requisitos rigorosos de proteção de dados e pudesse ser alojada no local. Na altura, a Red Dot já utilizava o Seafile, um produto irmão do SeaTable, como ferramenta de partilha de ficheiros. Louisa Mücher recebeu assim uma recomendação do seu fornecedor de serviços de TI para dar uma vista de olhos ao SeaTable.
A facilidade de utilização, o elevado nível de proteção de dados e a possibilidade não problemática de trabalhar em conjunto num único ficheiro foram imediatamente convincentes. O processo de implementação também decorreu sem problemas. Com o apoio do fornecedor de serviços de TI, o SeaTable foi rapidamente implementado em várias áreas da empresa. Uma vez que os processos iniciais puderam ser mapeados através de modelos padrão e o sistema é muito fácil de utilizar e intuitivo, a aceitação por parte da equipa foi elevada.
Ferramenta de gestão versátil #
Atualmente, o SeaTable é utilizado como uma ferramenta de gestão versátil. O principal caso de utilização continua a ser a organização de eventos . As listas de convidados e os planos de atribuição de salas, o planeamento do pessoal em eventos e até o programa da gala planeado ao segundo são mapeados no SeaTable. A capacidade de carregar ficheiros áudio diretamente para uma base revelou-se particularmente útil neste caso. Isto permite que o diretor tenha acesso a gravações áudio em qualquer altura, por exemplo, da pronúncia dos nomes dos vencedores dos prémios.
Graças à API, a gestão de encomendas e o envio dos anuários do Red Dot Design são agora também organizados através do SeaTable. Por fim, o SeaTable também é utilizado como CRM e ferramenta de gestão de projectos .
Gestão de processos a um novo nível #
A Red Dot beneficia da capacidade de trabalhar em colaboração e de mapear processos optimizados de forma transparente. Os funcionários geriram a introdução e os primeiros passos no SeaTable de forma intuitiva e ficaram imediatamente convencidos dos benefícios. “Comunicação melhorada, trabalho colaborativo e eficiente, gestão de dados mais fiável e transparente em geral, um elevado nível de facilidade de utilização e um elevado padrão de proteção de dados: com o SeaTable, a Red Dot conseguiu levar com sucesso os processos internos para o próximo nível.” Siegfried Schneider, CMO, Red Dot GmbH & Co. KG
TAGS: Quando O Excel Já Não É Suficiente Gestão E Visualização De Dados Gestão De Eventos