O aprovisionamento direto e o aprovisionamento indireto são duas áreas no aprovisionamento operacional e na gestão da cadeia de abastecimento . Estas empresas diferem em termos de categorias de produtos específicas e de estrutura organizacional. Isto resulta em diferentes desafios específicos para os responsáveis.

Esta área trata da aquisição estratégica de produtos que são diretamente incorporados no produto final. Isto inclui componentes preliminares e matérias-primas, mas também materiais de embalagem ou maquinaria de produção. Nos grandes departamentos de aprovisionamento, existem áreas específicas para bens adquiridos individuais, por exemplo, Aquisição técnica para equipamento técnico e componentes.

O aprovisionamento direto é caracterizado por processos altamente formalizados, gestão estratégica de fornecedores e da qualidade e contratos de longo prazo. Os volumes de aquisição são normalmente superiores aos do aprovisionamento indireto e os requisitos de qualidade são particularmente elevados. O controlo dos custos é também uma das principais tarefas. Isto porque os custos de aquisição têm um impacto direto no preço final do produto da própria empresa.

Quais os produtos abrangidos pelos contratos públicos indirectos?

Os aprovisionamento indirectos incluem produtos e serviços que asseguram o bom funcionamento da empresa (materiais indirectos). Estes incluem, por exemplo, hardware e software, material de escritório, seguros e serviços de comerciantes, mas também material publicitário ou consultores externos.

Em contraste com o aprovisionamento direto, o aprovisionamento indireto caracteriza-se por muitas encomendas de pequena dimensão e por uma gestão descentralizada dos fornecedores. Os processos de aquisição não são muitas vezes normalizados ou são-no pouco, e a determinação das necessidades é descentralizada. Muitas vezes, não existe um controlo eficaz dos custos.

Enquanto o aprovisionamento direto é muitas vezes bem estruturado e estrategicamente planeado, o aprovisionamento indireto é muitas vezes o oposto. Dados inconsistentes, processos de aquisição descentralizados e falta de transparência: os desafios são complexos e têm um impacto significativo na eficiência dos custos. Vamos analisar em pormenor as seis dificuldades mais importantes:

Os departamentos individuais trabalham frequentemente com diferentes sistemas e bases de dados que, geralmente, não estão ligados em rede entre si. Para o aprovisionamento indireto em particular, isto significa que não podem ser feitas declarações fiáveis sobre o comportamento das despesas ou a eficiência dos processos de encomenda. As sinergias entre diferentes departamentos, por exemplo, sob a forma de encomendas agrupadas ou de melhores condições de entrega, não são reconhecidas.

As compras irregulares ocorrem quando os funcionários encomendam materiais indirectos de forma independente, fora dos processos formais de aquisição. Isto envolve, deliberadamente ou por ignorância, contornar os processos de tomada de decisão e, muitas vezes, adquirir aos fornecedores errados ou a preços mais elevados. As consequências são a perda de descontos, a redução do poder de negociação com os parceiros, custos incontroláveis e riscos de conformidade. As compras irregulares ocorrem sistematicamente em muitas empresas e representam por vezes 40% do total das aquisições indirectas.

Diversos desafios na contratação indireta

Processos de aprovação complicados, responsabilidades pouco claras e problemas organizacionais podem facilmente levar a que mesmo aquisições simples demorem semanas. Especialmente quando os departamentos individuais desenvolveram os seus próprios processos, as estruturas historicamente crescentes tornam-se rapidamente um obstáculo à aquisição indireta eficiente.

A falta de transparência é outro problema central da contratação indireta. As causas são múltiplas e podem reforçar-se mutuamente: aquisição descentralizada, vários sistemas incompatíveis ou documentação incompleta. Como resultado, os responsáveis não sabem onde está o maior potencial de poupança e otimização. Os fornecedores e os riscos não podem ser avaliados.

Processos de aprovação pouco claros levam a funcionários frustrados e a processos ineficientes. Especialmente quando se trata de aquisição de materiais indirectos, os departamentos especializados desconhecem frequentemente os processos previstos. Os pedidos acabam por chegar aos funcionários errados sem que seja claro quem tem realmente de tomar a decisão final. Ou as partes interessadas importantes não são envolvidas. Este é um problema específico das aquisições urgentes.

O desafio mais grave no aprovisionamento indireto é a falta de controlo dos custos. Os processos descentralizados dificultam o registo das métricas e dos KPIs necessários. Isto torna quase impossível controlar e planear as despesas e o potencial de otimização e as áreas problemáticas não são detectados. O aprovisionamento indireto só pode reagir em vez de trabalhar com visão de futuro.

Como podemos ver, os desafios do aprovisionamento indireto são múltiplos. O primeiro passo para uma otimização sistemática é a integração consistente dos sistemas existentes numa ferramenta central de aprovisionamento:

  • Processos padronizados e transparentes simplificam fluxos de trabalho complexos e evitam estruturas duplicadas ou processos de aprovação demorados.

  • Um portal de autosserviço com visualizações de produtos pré-configuradas e uma seleção de fornecedores disponíveis reduzem as compras irregulares e dão aos seus funcionários um acesso rápido a informações relevantes.

  • O controlo eficaz dos custos revela potenciais poupanças e também permite a gestão estratégica de fornecedores quando adquire materiais indirectos.

O controlo dos custos é também crucial nos contratos públicos indirectos

Antes de começar a definir o controlo de custos e processos para o seu aprovisionamento indireto, tem de pensar nos seus KPIs. Dependendo do seu objetivo, diferentes métricas são importantes e devem ser objeto de especial atenção. Apresentamos-lhe de seguida os KPIs mais importantes. Basicamente, pode distinguir entre métricas de eficiência de processos e indicadores de desempenho financeiro

  • Tempo do ciclo de compras: Este índice mede a duração total de uma compra, desde o pedido até à libertação da encomenda. Um tempo de ciclo curto indica processos eficientes. Os valores-alvo típicos são 5-15 dias úteis. Se o seu Tempo de Ciclo de Aquisição for superior a 15, deve definitivamente rever os seus processos.

  • Prazo de entrega do fornecedor: O tempo entre a encomenda e a entrega também é fundamental no aprovisionamento indireto. Este número-chave ajuda-o a avaliar os seus fornecedores e a planear o seu inventário.

  • Taxa de conformidade: Esta métrica mostra a percentagem de compras que são processadas através dos processos de aquisição pretendidos. Deve procurar obter uma taxa de conformidade elevada para poupar custos e minimizar os riscos. É frequentemente especificado um valor-alvo de 85%.

  • Taxa de compras irregulares: A taxa de compras irregulares é, em certa medida, a contrapartida da taxa de conformidade. Mostra que proporção das compras de materiais indirectos é feita fora dos processos formais.

  • Custos evitados: Com este índice, pode fazer uma declaração sobre quanto foi poupado em comparação com o orçamento planeado, por exemplo, através do agrupamento de encomendas ou da negociação de preços.

  • Custo por fatura: Os custos de processamento interno por fatura fornecem informações sobre a eficiência operacional dos seus processos de pagamento. Os processos automatizados permitem-lhe reduzir consideravelmente estes custos.

  • Gastos sob gestão: Este valor indica a percentagem do total de despesas que é ativamente controlada pelo departamento de compras. Quanto mais elevado for o valor, maior é o controlo sobre as despesas.

A contratação indireta, tradicionalmente fragmentada, pode ser significativamente optimizada por modernas tecnologias de nuvem, como a plataforma sem código SeaTable. As soluções digitais oferecem uma vasta gama de opções para quebrar silos de dados, criar transparência e otimizar processos. Ao centralizar todos os dados relevantes e colaborar em tempo real, obtém uma visão completa dos seus fornecedores, contratos, orçamentos e despesas.

Com o modelo digital gratuito do SeaTable, pode criar rapidamente um sistema de aprovisionamento adaptado às suas necessidades para simplificar os seus processos e reduzir os seus esforços. Com os formulários integrados e a vista de galeria, pode criar um catálogo de produtos com seleção de fornecedores e formulário de encomenda em apenas alguns cliques, permitindo aos departamentos comunicar facilmente as necessidades e efetuar encomendas. As notificações integradas e os fluxos de trabalho automatizados garantem-lhe um processo de aprovação rápido e eficiente.

Os módulos de estatísticas integrados e os painéis de relatórios fornecem-lhe informações em tempo real sobre as tendências das despesas e o desempenho dos fornecedores. Pode também armazenar facilmente vários ficheiros e documentos diretamente numa localização central, quer se trate de imagens, contratos, apresentações ou outros ficheiros. As integrações perfeitas com os sistemas ERP existentes através de APIs garantem um fluxo de dados consistente, tornando o SeaTable a interface central para o seu aprovisionamento indireto digital.

O desafio de todas as empresas é adquirir materiais indirectos de forma eficiente e económica. Por um lado, os consumíveis, como canetas, café em grão e papel de impressora, têm de ser encomendados atempadamente antes de se esgotarem. Outros artigos são encomendados separadamente e a pedido. Mesmo pequenas alterações nos processos internos podem levar a aumentos significativos de eficiência. A chave para a otimização do aprovisionamento de materiais indirectos reside numa ferramenta de base de dados central, na qual é agrupada toda a informação relevante de cada departamento. Isto cria transparência e clareza sobre os processos, reduz a taxa de compras irregulares e aumenta as suas despesas sob gestão. Ao ter acesso aos valores actuais em qualquer altura, pode criar relatórios e análises significativos e fiáveis e identificar problemas e potencial de otimização mais rapidamente. Com o SeaTable, tem ao seu lado uma ferramenta poderosa que lhe pode dar um excelente apoio neste e em muitos outros processos.

FAQ - Compras Indirectas #

O que significa aquisição indireta?

As aquisições diretas e indirectas são duas sub-áreas das aquisições nas empresas. O aprovisionamento indireto é frequentemente organizado de forma descentralizada. Ao contrário do aprovisionamento direto, o aprovisionamento indireto consiste na aquisição de bens e serviços necessários para as operações diárias, desde papel de cópia a software de segurança informática.

O que são materiais indirectos?

Os materiais indirectos são produtos e recursos consumíveis que são necessários para o funcionamento diário de uma empresa sem entrarem diretamente no produto final. Os materiais indirectos típicos são material de escritório, máquinas-ferramentas, energia, produtos de limpeza ou materiais de saúde e segurança. A compra de materiais indirectos é designada por aquisição indireta ou aprovisionamento indireto.

O que significa compras irregulares?

As compras irregulares, ou despesas irregulares, referem-se a uma prática de compras em que as equipas ou departamentos contornam os procedimentos internos de compras. Como métrica de controlo para as aquisições indirectas, uma taxa elevada de compras irregulares indica a necessidade de otimizar a comunicação interna e os processos de aprovação. As compras irregulares devem ser distinguidas das despesas a posteriori. Neste caso, os departamentos são explicitamente autorizados a encomendar pequenas quantidades a retalhistas selecionados sem o envolvimento do departamento de aprovisionamento.

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