Já elaborou o seu orçamento para o próximo ano? Se não, está na hora: quanto mais cedo souber quanto dinheiro tem disponível, mais precisamente poderá iniciar medidas para atingir os seus objectivos: Quer contratar mais empregados ou está a planear uma grande campanha publicitária? Independentemente do que tem em mente, este artigo dar-lhe-á dicas valiosas para o planeamento do orçamento.

O artigo seguinte trata do planeamento orçamental nas empresas e da melhor forma de o abordar. Para residências privadas recomendamos-lhe um livro de orçamento .

A orçamentação - também conhecida como planeamento orçamental ou atribuição orçamental - é, como o nome sugere, a atribuição de orçamentos e o planeamento de recursos. Por definição, o planeamento orçamental é efectuado para o futuro, normalmente para o ano financeiro seguinte. Pode, por um lado, determinar o orçamento para toda a empresa e, por outro, efetuar uma orçamentação detalhada para departamentos específicos ou projectos individuais. O plano orçamental resultante especifica para onde deve ir o dinheiro disponível na empresa e quais os objectivos que pretende atingir com ele e durante que período de tempo.

Empregado executa o planeamento orçamental num computador portátil

  • Atribuição sensível do orçamento: O planeamento orçamental ajuda-o a atribuir dinheiro e recursos de forma sensata a departamentos e projectos e a utilizá-los especificamente onde trarão o maior benefício possível.

  • Objectivos vinculativos: Com um plano orçamental vinculativo, pode garantir que os seus gestores formulam objectivos claros e tomam medidas eficazes para os alcançar.

  • Transparência financeira: A orçamentação permite-lhe saber claramente em que é que está a gastar o seu dinheiro. Pode controlar os custos e os objectivos, medir o sucesso e antecipar desenvolvimentos indesejáveis.

  • Investimentos prioritários: A lista de desejos dos departamentos é muitas vezes longa. Um orçamento fixo ajuda-o a estabelecer prioridades para os investimentos cruciais e a evitar despesas desnecessárias.

O planeamento do orçamento operacional faz parte do planeamento financeiro a curto prazo, no qual estima as suas receitas e despesas futuras para o ano seguinte. Utiliza os dados do exercício atual e/ou anterior para obter previsões de desenvolvimentos futuros. Ao contrário do planeamento financeiro, a orçamentação centra-se geralmente no lado das despesas - independentemente da origem do dinheiro.

O planeamento estratégico do orçamento para os próximos dois a cinco anos é também bastante comum. Isto ajuda-o a tomar decisões comerciais a longo prazo que irão fazer avançar a sua empresa e garantir o seu sucesso, como a abertura de novas localizações. No entanto, quanto mais distante for o horizonte de planeamento, mais difícil e incerto será fazer uma previsão exacta.

Modelo de plano orçamental

O processo de elaboração do orçamento - como planear o seu orçamento #

Qual é a melhor maneira de fazer um orçamento? Embora não exista uma solução única para todos os casos, pode seguir alguns passos e procedimentos para o planeamento orçamental que se estabeleceram em muitas empresas. No entanto, os pontos que se seguem pressupõem que já foi elaborado um orçamento inicial ou que é possível comparar valores de anos anteriores.

  • Examine se há alterações significativas nos seus principais valores financeiros (por exemplo, volume de negócios, lucros, custos) em comparação com o período de referência anterior.
  • Nesta base, preveja a evolução futura do orçamento disponível para toda a empresa.
  • Agora é altura de atribuir o orçamento: coordene os sub-orçamentos com os departamentos individuais utilizando os seguintes procedimentos.

Existem três procedimentos ou métodos de orçamentação que se revelaram particularmente bem sucedidos:

  • Descendente: A administração determina o orçamento global, bem como a distribuição do orçamento e os gestores de departamento/projeto planeiam então as medidas que podem implementar com ele.
  • Ascendente: Aqui, os próprios gestores de departamento/projeto determinam o orçamento de que necessitam para as suas tarefas e transmitem o planeamento orçamental aos decisores. Estes somam os sub-orçamentos, comparam-nos com o orçamento global e determinam o que é aprovado.
  • Procedimento de contra-fluxo: Neste caso, combina a abordagem descendente com a abordagem ascendente. A direção fixa os objectivos, mas não entra em pormenores sobre a orçamentação. Os gestores de departamento/projeto desenvolvem então medidas adequadas e especificam as despesas previstas. Finalmente, o nível de gestão deve rever a orçamentação e alinhá-la com o orçamento global.

processo de planeamento orçamental: descendente, ascendente ou ambos?

Tal como todos os processos empresariais, a elaboração do orçamento pode decorrer de forma mais ou menos harmoniosa. Deve estar ciente de alguns obstáculos, mesmo que seja impossível preparar-se para todas as eventualidades.

Podem ocorrer os seguintes problemas:

  • Dependendo da complexidade da estrutura da empresa (por exemplo, filiais, localizações, níveis organizacionais), a orçamentação detalhada pode rapidamente tornar-se confusa.
  • A elaboração do orçamento exige geralmente um despendimento elevado de tempo e consome capacidades de pessoal que não estão disponíveis para trabalho produtivo.
  • Hoje em dia, a evolução económica é tão rápida e difícil de prever que um orçamento planeado com bastante antecedência raramente faz justiça às circunstâncias reais.
  • Os objectivos orçamentais rigorosos limitam a margem de manobra dos serviços quando os custos aumentam (por exemplo, em caso de aumento inesperado dos preços).
  • Pode também levar à estagnação da empresa se se orientar demasiado pela orçamentação dos anos anteriores sem repensar e otimizar os processos.
  • Por último, mas não menos importante, as rivalidades entre gestores ou departamentos inteiros podem dificultar um planeamento orçamental eficiente e encorajar despesas desnecessárias.

O pensamento de status entre gestores pode pôr em causa a utilização eficiente dos recursos e, consequentemente, a estratégia da empresa

Reunimos 7 dicas para o ajudar a ultrapassar estes desafios:

Perto do final do exercício atual, avalie o desempenho da sua empresa com base no último orçamento e compare a sua previsão nessa altura com os valores reais. Ainda tem dinheiro de sobra ou já ultrapassou o seu orçamento? Os objectivos que fixou ainda são realizáveis ou já foram atingidos?

Se houver grandes desvios em relação ao orçamento, deve descobrir se houve mudanças significativas dentro ou fora da sua empresa que não pôde prever na sua previsão. Assim que souber as causas, pode iniciar contramedidas eficazes ou planear mais orçamento no futuro para atingir os seus objectivos.

Não aumente os objectivos que pretende alcançar com o seu orçamento para proporções incomensuráveis. O planeamento orçamental dos departamentos individuais deve ser realista e corresponder ao sucesso esperado da empresa.

O dinheiro e os recursos devem ser utilizados de forma tão eficiente (sem desperdício) e eficaz (para atingir os objectivos) quanto possível. No entanto, pode ser contraproducente se simplesmente cortar os fundos que um departamento não utilizou do orçamento do próximo ano. Em vez de recompensar a utilização económica dos recursos, isto incentiva os departamentos a esgotarem o orçamento do próximo ano, independentemente de as medidas fazerem sentido ou não.

A dimensão do orçamento pode rapidamente levar a um pensamento competitivo ou de estatuto (“quem tem mais orçamento é mais importante”) entre os gestores. Por conseguinte, certifique-se de que reconhece os conflitos relativos ao orçamento numa fase inicial e comunique claramente que todos os departamentos e projectos contribuem para o sucesso global.

Especialmente nas lutas internas pelo poder, os resultados são muitas vezes encobertos ou os objectivos formulados são exagerados, a fim de obter um melhor orçamento. Esteja ciente disso e analise de forma crítica para que são necessários os fundos e porquê. Em última análise, deve afetar o seu orçamento de forma a que a sua empresa atinja os seus objectivos comerciais.

A orçamentação específica deve permanecer adaptável, uma vez que é parcialmente baseada em suposições para o futuro que não podem ser previstas com certeza. Se as coisas evoluírem de forma diferente do esperado, deve reagir de forma flexível.

O planeamento do orçamento para toda a empresa é composto pelos sub-orçamentos de todos os departamentos. Ao afetar o orçamento, não se esqueça de que haverá inevitavelmente desequilíbrios: por exemplo, o departamento de RH suporta, de longe, os custos mais elevados, mas também fornece recursos humanos a todos os outros departamentos.

Para que a orçamentação seja transparente, é importante envolver todos os serviços no planeamento orçamental numa fase inicial. As áreas importantes são o planeamento do orçamento de pessoal (recrutamento, salários, etc.), o planeamento do orçamento de marketing e o planeamento do orçamento de TI. Estes departamentos gerem normalmente grandes orçamentos próprios e são indispensáveis para o planeamento estratégico do orçamento.

A seguir, analisamos mais de perto o planeamento orçamental em TI e gestão de projectos . Se estiver interessado em planeamento de pessoal ou num plano de marketing , clique nos artigos ligados para obter mais informações.

Sistemas de TI funcionais, processos automatizados e gestão de dados eficiente são de importância fulcral para todas as áreas da empresa. Além disso, quase todos os funcionários precisam de hardware de alto desempenho (por exemplo, computadores portáteis, telemóveis da empresa) para poderem trabalhar de forma produtiva. O planeamento do orçamento de TI desempenha, portanto, um papel cada vez mais importante. Basicamente, pode distinguir entre estes tipos de despesas na orçamentação de TI:

  • Despesas de capital (investimentos pontuais): Trata-se de activos fixos, como hardware e infra-estruturas, que adquire para um período de tempo mais longo, por exemplo, dispositivos finais, servidores, tecnologia de rede, monitores, auscultadores, etc.

  • Despesas de funcionamento (custos de funcionamento correntes): Inclui as taxas de licença para todas as aplicações de software, sistemas operativos e ferramentas utilizadas (SaaS), mas também infra-estruturas alugadas, como servidores externos e serviços em nuvem (IaaS), bem como custos de Internet e telefonia. A isto juntam-se serviços como contratos de consultoria, manutenção e apoio informático. Se necessário, pode também incluir os custos do seu próprio pessoal de TI no planeamento do orçamento de TI e retirá-los do planeamento do orçamento de pessoal.

  • Além disso, todos os projectos que pretenda concluir com um resultado concreto dentro de um exercício financeiro, por exemplo, a automatização de um processo empresarial, a introdução de uma nova ferramenta ou um teste de penetração, devem ser tidos em conta no orçamento de TI.

  • Deve também incluir tarefas em curso, como a formação em TI para novos funcionários no seu orçamento de TI - porque tempo é dinheiro.

Graças à orçamentação de TI, rapidamente se torna claro se só pode financiar o essencial ou soluções de topo de gama com o seu dinheiro e a rapidez com que os projectos de digitalização e automatização podem ser implementados. Inclua uma reserva no orçamento para despesas imprevistas (por exemplo, aumentos de preços, reparação ou substituição de dispositivos avariados).

Comece a planear o seu orçamento o mais cedo possível

Uma área popular de aplicação da orçamentação é a gestão de projectos. Aí, fornece-lhe uma visão geral do que é possível num projeto. Dependendo dos recursos, pode decidir, por exemplo, se quer contratar prestadores de serviços externos ou se prefere gerir a maior parte sozinho.

Especialmente se os clientes, investidores ou outras partes interessadas estiverem envolvidos num projeto, é quase certo que irão exigir um orçamento transparente e realista. Neste caso, um plano orçamental é essencial e pode ser utilizado para negociar recursos financeiros.

A orçamentação deve definitivamente ter lugar antes do início do projeto. Determina se e até que ponto um projeto é viável. A orçamentação revela os objectivos - tanto as oportunidades como os riscos tornam-se evidentes. Por isso, deve começar a elaborar o orçamento o mais cedo possível.

Para poder calcular realisticamente as estimativas de custos, é útil rever projectos anteriores. **A elaboração de um plano orçamental pode ser morosa, mas dá-lhe a oportunidade de avaliar projectos antigos e de melhorar ainda mais os novos.

Vejamos um exemplo de planeamento orçamental na prática. Suponhamos que uma empresa em crescimento, atualmente com cerca de 15 empregados, pretende planear o seu orçamento para 2024. A empresa oferece serviços, o que significa que não existem custos de produção (por exemplo, para materiais, máquinas, armazenamento).

Em primeiro lugar, a direção analisa todas as despesas e custos operacionais em 2023 e compara os valores com o plano orçamental de 2023. Se o orçamento de um centro de custos tiver sido ultrapassado, os gestores responsáveis explicam porque é que o orçamento previsto não foi suficiente. Em seguida, formulam as suas expectativas e objectivos para o ano seguinte.

Com base nestas análises e objectivos, os gestores comunicam quanto dinheiro pretendem gastar num processo ascendente. A direção define então um orçamento global realista para 2024 - e os objectivos a atingir com ele.

Muitas pessoas utilizam folhas de cálculo Excel para o seu planeamento orçamental, mas estas apenas oferecem funções e opções de visualização limitadas. No SeaTable pode registar-se gratuitamente e começar diretamente com o modelo apresentado acima. Pode agrupar e avaliar todos os centros de custos, objectivos, orçamentos e despesas numa base de dados central.

Atribua responsabilidades orçamentais aos seus gestores e utilize o SeaTable como ferramenta de colaboração para trabalhar na orçamentação com vários departamentos ao mesmo tempo. Isto permite-lhe ajustar o plano orçamental ao longo do ano, acompanhar o registo de despesas em tempo real e ter sempre uma visão geral do orçamento atual.

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TAGS: Finanças Gestão De Projectos