5 dicas sobre como otimizar o aprovisionamento na sua empresa

Gestão das aquisições nas empresas #

O aprovisionamento nas empresas é uma área de responsabilidade complexa e coloca grandes exigências aos gestores de aprovisionamento responsáveis. Estes têm de ponderar os interesses e requisitos, por vezes contraditórios, dos intervenientes internos e organizar a gestão dos fornecedores. É também responsável por garantir que os materiais e serviços necessários estejam disponíveis a tempo e dentro do orçamento disponível. Negociações de preços, gestão de ofertas, controlo de qualidade e gestão de riscos são apenas algumas das tarefas centrais de um gestor de compras.

A boa notícia é que as soluções digitais podem ajudá-lo a otimizar as suas aquisições e a criar processos transparentes. Antes de analisarmos o potencial de otimização do processo de aquisição, vejamos primeiro quais são os maiores desafios nesta área.

Porque é que um aprovisionamento eficiente é importante para a sua empresa? #

O aprovisionamento é muito mais do que um simples processo de compra - é uma função empresarial central e contribui diretamente para a criação de valor. Um processo de aquisição eficaz permite às organizações reduzir os custos, minimizar os riscos e aumentar a competitividade. A aquisição estratégica é a chave para o sucesso económico das empresas modernas.

Quais são os objectivos da aquisição? #

A aquisição engloba todas as actividades e processos necessários para adquirir bens, serviços e recursos para uma organização. Essencialmente, o objetivo é fornecer os bens ou serviços necessários, na quantidade necessária, no momento e local necessários, a um custo economicamente justificável. No entanto, ao contrário das compras tradicionais, as aquisições não se limitam a simples transacções. Os gestores de aquisições têm de desenvolver uma estratégia de aquisições sólida, criar e manter redes de fornecedores, controlar os custos e, ao mesmo tempo, apoiar os objectivos estratégicos da empresa. A estratégia de aquisições inclui também a questão de saber se e como estabelecer aquisições sustentáveis. A gestão moderna dos contratos públicos inclui, entre outros aspectos

• Tarefas de planeamento (por exemplo, determinação das necessidades e aprovisionamento)
• Gestão de compras e aquisições centralizadas
• Organização da receção de mercadorias e inspeção das mercadorias recebidas
• Gestão da logística de armazém e gestão de materiais
• Gestão da cadeia de abastecimento interna

Desafios no aprovisionamento #

Os trabalhadores do sector das compras enfrentam desafios complexos: Mercados flutuantes, cadeias de abastecimento globais instáveis, pressões de custos crescentes, volatilidade de preços e regulamentos cada vez mais exigentes dificultam um processo de aquisição eficiente. As empresas precisam de desenvolver estratégias flexíveis para ultrapassar estas incertezas e, ao mesmo tempo, cumprir os requisitos de qualidade. No ritmo acelerado do dia a dia das empresas, mesmo a aquisição de material a curto prazo deve ser implementada sem grandes obstáculos administrativos internos - especialmente em tempos de aquisição just-in-time. No entanto, o aprovisionamento da empresa não deve ser organizado de forma tão simples que os controlos de qualidade necessários sejam omitidos ou que a necessidade urgente de ação leve a decisões erradas que poderiam ser evitadas. Os cinco principais desafios são

Gestão de contratos Um processo de aquisição moderno exige uma conceção de contratos altamente complexa. Os desafios incluem riscos jurídicos, definições exactas de desempenho e responsabilidade, dificuldades de negociação e garantia de transparência e flexibilidade dos contratos.

Gestão dos riscos A identificação e minimização dos riscos na logística das aquisições está a tornar-se cada vez mais complexa. Em particular, os riscos devidos a estrangulamentos no fornecimento e à instabilidade geopolítica aumentaram nos últimos anos e devem ser sempre considerados aquando da aquisição e gestão de materiais.

Cadeias de abastecimento As cadeias de abastecimento globais são propensas a perturbações. Os potenciais desafios incluem as distâncias geográficas, os regulamentos aduaneiros, os riscos de transporte e a garantia de transparência e resiliência da cadeia de abastecimento. Para além disso, existem requisitos regulamentares em constante mudança.

Gestão de fornecedores A gestão estratégica das relações com os fornecedores requer conhecimentos especializados abrangentes e uma relação estreita com os fornecedores. Os principais desafios do aprovisionamento na empresa são a avaliação do desempenho, o desenvolvimento de parcerias estratégicas e a garantia da fiabilidade dos fornecedores.

Digitalização A transformação digital do aprovisionamento traz desafios complexos, mas também oportunidades. As principais questões são a integração de novas tecnologias, a gestão transparente de dados, a segurança cibernética e a proteção de dados, bem como a qualificação dos funcionários para os processos de aquisição digital.

Qual é a diferença entre compras e aprovisionamento? #

Aquisição de materiais, processo de aquisição, gestão de compras, procedimentos de aquisição em compras: Qualquer pessoa que trabalhe ou lide com aquisições irá inevitavelmente deparar-se com vários termos e formulações que, à primeira vista, parecem ser utilizados como sinónimos. De facto, a distinção entre aquisição e compras é essencial para compreender a complexidade da aquisição nos dias de hoje.

Enquanto a compra se centra na compra imediata de bens e serviços, a aquisição engloba uma abordagem mais holística com uma perspetiva de longo prazo. Inclui aspectos estratégicos como a seleção de fornecedores, a gestão de contratos, a avaliação de riscos e as parcerias a longo prazo. As compras são, por conseguinte, uma subcomponente operacional do processo de aquisição. É também designada por compras estratégicas e compras operacionais.

Compras estratégicas #

As compras estratégicas ou aquisições estratégicas referem-se a todo o processo de gestão de aquisições. Como já foi referido, o foco aqui é nos objectivos empresariais a longo prazo. Os colaboradores desta área estão sempre atentos a toda a cadeia de valor, de forma a gerar vantagens competitivas e minimizar os riscos do negócio. Os gestores de compras devem ser capazes de efetuar análises de mercado e da concorrência, criar avaliações de fornecedores, desenvolver e avaliar estratégias de compras, manter relações com os fornecedores e decidir qual o software necessário, entre outras coisas. A cadeia de abastecimento é também um aspeto importante das compras estratégicas. Pode saber mais sobre este assunto no nosso blogue sobre [Supply Chain Management] (https://seatable.io/supply-chain-management/) .

Compras operacionais #

As compras operacionais (também conhecidas como aprovisionamento operacional), por outro lado, dizem respeito especificamente à aquisição dos bens e serviços necessários. Isto inclui tarefas como a obtenção de cotações, comparações de preços, processamento de encomendas e comunicação direta com os fornecedores. Ao contrário da aquisição, as compras podem ser organizadas de forma centralizada ou descentralizada. Em ambos os casos, os funcionários desta área devem concentrar-se na implementação eficiente, no controlo de custos e na aquisição atempada de bens. Dependendo da utilização pretendida, é feita uma distinção entre compras diretas - a compra de matérias-primas e componentes para o fabrico de produtos - e [compras indirectas] (https://seatable.io/indirekter-einkauf/ ) - a compra de recursos que são necessários para as operações da empresa.

Opções de aquisição: Que opções tem? #

Como gestor de compras, tem várias opções para organizar as suas compras de mercadorias. Para além da orientação da sua empresa, os critérios de decisão importantes incluem o planeamento financeiro, a estabilidade da cadeia de abastecimento e a fiabilidade dos seus fornecedores. Na prática, uma combinação de diferentes opções de aquisição também pode funcionar melhor para si.

Com o suprimento individual, o usuário compra mercadorias por item, por exemplo, se houver um pedido especial do cliente para elas.

O objetivo do stock procurement é manter uma grande quantidade de bens e materiais em stock, de modo a satisfazer as encomendas numa base contínua.

O aprovisionamento just-in-time**, também conhecido como aprovisionamento sincronizado com a produção, envolve a aquisição de bens apenas quando estes são necessários no processo de produção.

Factores de sucesso nas aquisições: o que deve considerar? #

Os processos de aquisição bem sucedidos requerem uma comunicação transparente, decisões baseadas em dados e a avaliação contínua da qualidade do fornecedor e do produto. Os principais factores incluem a utilização de tecnologias digitais, a gestão de riscos, os requisitos para aquisições sustentáveis e a capacidade de reagir rapidamente às alterações do mercado.

Determinação dos requisitos A determinação dos requisitos é o primeiro passo crítico em qualquer processo de aquisição. Compreende a análise sistemática das necessidades da empresa, os requisitos quantitativos e qualitativos dos bens e serviços e a definição de objectivos de aquisição. Isto permite que os responsáveis pelas aquisições estejam sempre atentos ao que é atualmente necessário.

Seleção de fornecedores A seleção de fornecedores requer uma avaliação exaustiva dos potenciais parceiros. Os critérios importantes incluem a qualidade, a fiabilidade, a estrutura de preços, a capacidade de entrega, os aspectos de sustentabilidade e a compatibilidade com os objectivos estratégicos da empresa.

Encomenda e confirmação da encomenda Esta etapa do processo inclui a comunicação formal dos requisitos de aquisição, o pedido de cotações e comparações de preços, a definição exacta das condições de entrega, quantidades, preços e prazos e, finalmente, a confirmação vinculativa da encomenda pelo fornecedor.

Entrada de mercadorias e inspeção de mercadorias A inspeção de entrada de mercadorias verifica se as mercadorias entregues correspondem à encomenda. Os factores decisivos neste caso são o controlo das quantidades, o controlo da qualidade, a documentação dos desvios e, se necessário, um processo de reclamação em caso de discrepâncias.

Dicas para otimizar os seus processos de aquisição #

O sucesso de uma empresa depende também do trabalho conjunto dos vários departamentos. Por conseguinte, um processo de aprovisionamento deficiente não afecta normalmente apenas um departamento, mas pode ter um impacto em toda a empresa. Na pior das hipóteses, a produção pára ou tem de ser cancelada. Por conseguinte, é ainda mais importante que todos os departamentos envolvidos nas aquisições trabalhem em conjunto - compras, controlo, gestão da qualidade e contabilidade. Com base nos factores centrais de sucesso acima enumerados, identificámos 5 abordagens para otimizar o seu aprovisionamento:

Automatização: Normalize os seus processos e utilize ferramentas com funções de automatização, por exemplo, para a criação de encomendas, processamento de facturas, obtenção de cotações, envio automático de encomendas regulares e utilização eficiente dos seus recursos. A plataforma sem código SeaTable oferece automatização interna, bem como a possibilidade de ligar fornecedores de serviços de pagamento, por exemplo, através de uma API .

Gestão de fornecedores: Criar uma base de dados centralizada de fornecedores acessível a todos, na qual as informações relevantes fluem em conjunto, por exemplo, preços e produtos disponíveis, entregas anteriores, análise da qualidade, avaliação da fiabilidade e do desempenho, reclamações pendentes, etc. Pode então utilizar esta informação para agrupar encomendas de forma direcionada.

Gestão de inventário: Com um controlo de inventário eficaz, pode reduzir os custos de armazenamento, evitar a duplicação de encomendas e garantir a capacidade de entrega da empresa. Utilize sistemas modernos para otimizar o seu processo de aquisição através de previsões precisas da procura. Com o [modelo de gestão da cadeia de abastecimento] (https://seatable.io/vorlage/lrtcit5zqratbf0rpidxlw/ ) da solução de base de dados sem código SeaTable, pode estar sempre atento a todos os stocks e entregas pendentes.

Controlos de desempenho e qualidade: Estabelecer medições sistemáticas de desempenho e qualidade para os fornecedores. Defina índices claros, crie painéis de controlo e monitorize regularmente o desempenho dos seus fornecedores. Utilize soluções modernas de bases de dados que forneçam estatísticas e painéis de controlo para obter uma visão mais profunda dos seus dados.

Digitalização: A falta de digitalização nas aquisições é um dos maiores problemas em muitas empresas. Utilize uma solução moderna sem código para personalizar todo o seu processo de aquisição de acordo com as suas necessidades num único sistema integrado. Processos de tomada de decisão baseados em dados, informações em tempo real, transparência e análises melhoradas são a chave para uma aquisição eficiente.

Processos de aquisição eficientes com o SeaTable #

Através de um planeamento cuidadoso, de uma implementação eficiente e de uma otimização contínua, as empresas podem reduzir os seus custos de aprovisionamento, melhorar a fiabilidade dos fornecedores e aumentar a eficiência global do negócio.

Quer seja gestor de compras operacionais ou de todo o processo de aquisição na sua empresa, um planeamento cuidadoso e uma avaliação e otimização contínuas dos seus processos podem reduzir os custos, melhorar a seleção de fornecedores e contribuir para o sucesso da empresa. Para tal, é essencial ter uma visão geral de todos os fornecedores, das encomendas abertas e planeadas, da cadeia de abastecimento, dos custos e do estado das encomendas. No entanto, dependendo da dimensão da empresa, isto pode tornar-se rapidamente confuso. Com os modelos gratuitos do SeaTable, tem sempre uma visão geral de todos os dados e permite transparência para as partes interessadas. Isto permite-lhe analisar a sua cadeia de abastecimento e aprovisionamento em qualquer altura e tomar decisões estratégicas.

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FAQ Compras #

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