Seja um jantar de negócios, uma passagem de trem ou um celular corporativo – você frequentemente antecipa despesas no trabalho e quer saber o que deve ser considerado na restituição de despesas? Ou você é empregador e procura uma forma de tornar o processo de reembolso de despesas para seus funcionários mais eficiente?

Este artigo não só apresenta tudo o que você precisa saber sobre o tema reembolso de despesas – como também oferece um modelo gratuito que pode facilitar seu dia a dia profissional.

Finanças e burocracia

Como empresário, é importante manter o controle de todas as despesas.

A Lei do Imposto de Renda define despesas como gastos empresariais que os funcionários pagam antecipadamente e depois recebem de volta da empresa. O reembolso de despesas garante que os funcionários não fiquem sobrecarregados financeiramente de forma permanente ao realizar despesas a serviço da empresa. O processo exato e as categorias de despesas aceitas podem ser regulamentados tanto por lei quanto internamente pela empresa.

Nos parágrafos 4 e 5 da lei alemã do imposto de renda, você encontra as regras relevantes sobre despesas empresariais. Por exemplo, custos relacionados a viagens a trabalho podem ser reembolsados como despesas. O mesmo vale para gastos decorrentes do cumprimento de tarefas ou da prestação de serviços, como um jantar de negócios com seus clientes. Da mesma forma, compras ou pedidos como material de escritório ou frutas para a copa podem ser declarados como despesas reembolsáveis.

Tipos de reembolso de despesas

Existem diversos custos que você pode ter reembolsados como despesas.

Você já se deparou com o termo valores transitórios ao pesquisar sobre reembolso de despesas? Então, provavelmente se perguntou qual é a diferença. Em princípio, as mesmas regras se aplicam tanto ao reembolso de despesas quanto aos valores transitórios. A única diferença é o momento em que o empregado recebe o dinheiro.

  • Reembolso de despesas: Você faz o pagamento antecipado e só recebe o reembolso após a transação.
  • Valores transitórios: Você não precisa pagar do próprio bolso antecipadamente, pois recebe os valores da empresa antes de gastar.

Valores transitórios são geralmente usados para despesas previsíveis que ocorrem regularmente, enquanto o reembolso de despesas é mais comum para gastos pontuais.

As empresas também podem reembolsar despesas com um valor fixo. Entre esses valores fixos podem estar, por exemplo, custos de transporte, alimentação e hospedagem. No entanto, é importante observar que a Receita Federal determina os limites máximos. O limite anual para hospedagem e alimentação é de 1.000 euros. Se você ultrapassar esse valor, um reembolso detalhado faz mais sentido do que um reembolso por valor fixo.

Pessoas com pastas e malas

Se você viaja muito a trabalho, não deve recorrer ao reembolso de despesas por valor fixo.

Segundo o § 3 n.º 50 EStG , as despesas são consideradas isentas de impostos e contribuições sociais. Para garantir que a Receita reconheça os gastos como isentos, é preciso seguir algumas condições. Aqui estão as principais:

  • Finalidade específica: Apenas despesas feitas em nome e por conta da empresa são consideradas reembolsáveis.
  • Documentação: Suas despesas devem ser comprovadas com notas fiscais e recibos originais e válidos. Para valores até 250 euros, um recibo simples já é suficiente. Segundo as atuais diretrizes GoBD , digitalizar recibos é expressamente permitido.
  • Material de trabalho: As despesas devem ser claramente necessárias para a empresa e não podem incluir itens pessoais. Caso contrário, a Receita pode presumir uma vantagem em espécie.
  • Lançamento correto: O lançamento das despesas deve ser feito corretamente, com cada item listado separadamente no recibo ou nota fiscal.
  • Reembolso por valor fixo: Gastos recorrentes devem ser registrados de forma compreensível, pois a Receita só concede um valor fixo se houver documentação adequada por um certo período.

Uma mulher está diante de um arquivo e está sobrecarregada com o reembolso de despesas

Sem uma boa estrutura, o reembolso de despesas pode rapidamente sobrecarregar você.

O reembolso de despesas traz seus próprios desafios. Principalmente o trabalho burocrático não deve ser subestimado – recibos e documentos se acumulam nas pastas e ocupam espaço. Para fazer a prestação de contas completa, é necessário apresentar cada recibo e nota fiscal com precisão. No entanto, existe o risco de que esses comprovantes se percam rapidamente.

O processo de reembolso de despesas não é apenas demorado, mas também propenso a erros, especialmente se ainda for feito em papel. É preciso estar totalmente atento para não cometer enganos nos números. Além disso, existem as exigências de formato da Receita, que só aceita PDFs contínuos.

Empresas e funcionários precisam de persistência e precisão durante o reembolso de despesas para superar o desafio com sucesso. Mas não se preocupe: mesmo no maior caos de recibos e formulários, sempre há uma luz no fim do túnel.

Para tornar o reembolso de despesas mais simples e eficiente, faz sentido recorrer a métodos digitais. Assim, você mantém uma visão geral melhor de todos os gastos realizados e ainda reduz o esforço graças ao registro mais rápido. Com processos digitais, há menos propensão a erros, pois a automação reduz as falhas humanas.

Outro ponto positivo é a maior transparência. As empresas podem acompanhar melhor as transações financeiras por meio do controle digital dos gastos. O incômodo caos de papel das formas tradicionais desaparece completamente. A migração para o reembolso digital garante o armazenamento organizado dos documentos relevantes, que ficam acessíveis online de qualquer lugar.

Se você quer migrar do reembolso analógico para o digital, o modelo gratuito da SeaTable é uma excelente opção.

Você pode registrar suas despesas na planilha e classificá-las com um clique em categorias personalizadas como equipamentos de escritório, despesas de viagem ou refeições de negócios. Os funcionários podem anexar recibos e notas digitais diretamente na tabela, garantindo que nenhum comprovante se perca. Além disso, você vê facilmente quais despesas já foram reembolsadas e quais ainda estão pendentes. Após o reembolso, é possível gerar documentos confirmando a restituição. Com as estatísticas, você identifica rapidamente quais custos ocorrem com mais frequência e onde talvez possa economizar.

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