É preciso estar atento aos pagamentos recebidos, lembrar os clientes das facturas pendentes e enviar lembretes, se necessário. Sem a estrutura correta, isto pode rapidamente tornar-se confuso - e nem sempre é imediatamente reconhecível quais as facturas que já foram pagas. Por isso, é ainda mais importante manter uma visão geral para que a liquidez da sua empresa permaneça segura.
Com uma contabilidade de contas a receber claramente estruturada, sabe sempre quais os pagamentos que foram recebidos e quais os que ainda estão pendentes. Não só lhe permite gerir as contas a receber de forma eficiente, como também permite uma troca de informações sem problemas entre departamentos. Isto significa que todos na empresa trabalham com os mesmos dados actualizados e que mantém sempre o controlo total.
O que são contas a receber? #
A contabilidade de contas a receber é uma componente central da contabilidade financeira e trata de todas as transacções comerciais relacionadas com os clientes da sua empresa. O foco aqui está nas contas a receber decorrentes da venda de bens ou serviços. Assim que a sua empresa presta um serviço ou vende um produto, surge uma conta a receber do cliente - o chamado devedor.
A tarefa da contabilidade de contas a receber consiste em registar, controlar e gerir cuidadosamente estas contas a receber. Isto inclui não só o lançamento correto das facturas pendentes, mas também o acompanhamento dos pagamentos recebidos. Se um cliente se atrasar, a contabilidade de contas a receber também assume o processo de reclamação e assegura que os montantes pendentes são cobrados.
O que envolve a contabilidade de contas a receber? #
A contabilidade de contas a receber tem quatro áreas de atividade importantes. Nestas, lida-se extensivamente com o lançamento de créditos e notas de crédito de fornecimentos e serviços, o controlo de entradas de pagamentos individuais, a cobrança de dívidas e a capacidade de crédito real de cada cliente na sua empresa. Isto também é muitas vezes referido como “debtor scoring”. A contabilidade das contas a receber garante, portanto, que tudo, desde a faturação até à receção do pagamento, é acompanhado e documentado. Se o pagamento não for recebido, inicia-se o processo de reclamação e cobrança de dívidas.
Gestão das contas a receber #
Se um cliente comprar um produto à sua empresa, receberá uma fatura. Esta é enviada ao cliente pela Contabilidade de Contas a Receber. O cliente tem agora a opção de pagar o montante da fatura à sua empresa dentro de um determinado período de pagamento predefinido, por exemplo, por débito direto ou transferência bancária. A fatura ao cliente é também frequentemente referida como uma conta a receber (gestão de contas a receber). As contas a receber pendentes são verificadas diariamente. Isso também serve como trabalho preparatório para o processo de cobrança.
Cobrança #
No processo de cobrança, é feita uma distinção entre cobrança extrajudicial e judicial. No processo de cobrança extrajudicial, primeiro tenta-se cobrar o montante da fatura que o devedor (cliente) ainda lhe deve internamente. Isso geralmente é feito com os chamados níveis de cobrança. A cada nível de cobrança, o cliente é lembrado novamente para liquidar o pagamento pendente. Cada empresa decide quantos níveis de cobrança existem antes de se iniciar um processo de cobrança judicial.
Na melhor das hipóteses, o cliente receberá também um aviso de pagamento amigável antes de se iniciar o processo extraordinário de cobrança. O objetivo é, sobretudo, não enfraquecer a relação comercial existente e resolver o conflito a um nível tão “pessoal” quanto possível.
No caso do processo de reclamação judicial, o processo de reclamação extraordinária infelizmente não funcionou e o pagamento pendente ainda não foi liquidado pelo devedor (cliente). Neste caso, considera-se a hipótese de uma interpelação judicial. Este procedimento é levado a cabo por advogados ou agências de cobrança de dívidas, mas também pode ser efectuado pelo seu próprio departamento de contas a receber, se tiver os conhecimentos necessários. É importante que esteja familiarizado com os processos dos tribunais e dos oficiais de justiça.
Pontuação de contas a receber #
No entanto, a pontuação do devedor também é particularmente importante na empresa. Esta deve fornecer informações relevantes sobre a vontade real de pagamento dos seus clientes. Podem ser feitas declarações explícitas sobre o histórico de pagamentos de cada cliente individual, por exemplo, sobre a fiabilidade do pagamento ou incumprimentos de pagamento individuais. Isto permite reconhecer as insolvências dos clientes numa fase inicial e minimizar a perda financeira efectiva. Neste caso, o cliente é simplesmente bloqueado e deixa de receber produtos ou serviços até nova ordem.
Gestão da informação #
Para além de todos os pontos já mencionados, é também particularmente importante transmitir informações sobre pagamentos pendentes. Esta informação pode ser utilizada para tomar decisões sobre possíveis investimentos futuros e a sua própria liquidez num instante. Se um número crescente de pagamentos for cancelado, pode não ser possível iniciar novos investimentos na sua empresa. Se, por outro lado, a maioria das suas contas a receber tiver sido liquidada, a sua empresa será líquida e nada impedirá novos investimentos. Por conseguinte, a liquidez de uma empresa depende sempre das contas a receber pendentes ou liquidadas.
Tarefas de contabilidade de contas a receber #
As tarefas da contabilidade de contas a receber vão muito além do simples lançamento de transacções comerciais. Incluem todas as actividades necessárias para gerir de forma transparente as contas a receber dos clientes, assegurar a entrada de pagamentos e evitar incumprimentos. Isto inclui, entre outras coisas
- Criação e envio de facturas de saída
- Registo de contas a receber de entregas e serviços
- Registo de pagamentos recebidos
- Monitorização de pagamentos devidos e de itens em aberto
- Gestão ativa dos créditos para cobrar os pagamentos
- Organização e aplicação de procedimentos de cobrança
- Criação e tratamento de notas de crédito
- Reconciliação de contas a receber para garantir lançamentos corretos Pessoa de contacto para clientes com perguntas sobre facturas e pagamentos
- Avaliação e revisão do risco de contas a receber para evitar incumprimentos de pagamento
De que se trata o risco do devedor? #
Nem todos os clientes pagam sempre a tempo e alguns até não pagam deliberadamente as suas facturas. No entanto, o seu departamento de contas a receber deve ser capaz de lidar com este chamado risco de devedor da melhor forma possível e de avaliar as opções de pagamento, que diferem em termos de atraso de pagamento, incapacidade de pagamento e falta de vontade de pagar, com a maior exatidão possível.
Em caso de atraso de pagamento, o cliente (devedor) não paga a sua fatura no prazo de pagamento acordado. Em caso de insolvência, já estamos a falar de insolvência. Neste caso, o seu cliente já não pode cumprir as suas obrigações de pagamento. Em caso de falta de vontade de pagar, por outro lado, o cliente recusa-se a pagar e age deliberadamente. Só é possível contrariar esta situação através de uma pontuação adequada.
A classificação consiste em analisar o cliente de perto. Os pagamentos anteriores são registados na conta de devedor real de cada cliente individual e são incluídos na notação de crédito. Os atrasos nos pagamentos no passado fazem com que o seu cliente tenha uma classificação mais baixa na pontuação. Isto também pode levar ao bloqueio efetivo ou à não entrega do devedor. O pagamento antecipado, por exemplo, pode remediar esta situação. Se, por outro lado, o seu cliente sempre pagou todas as facturas a tempo, deve ter a melhor classificação possível nas suas contas a receber.
O que são contas a pagar? #
As contas a pagar são uma sub-área da contabilidade financeira e tratam das responsabilidades de uma empresa perante os seus fornecedores e prestadores de serviços - os chamados credores. Sempre que uma empresa adquire bens ou serviços e recebe uma fatura pelos mesmos, é criado um passivo que é registado e monitorizado nas contas a pagar.
As tarefas centrais incluem o registo e a verificação das facturas recebidas, o lançamento destas obrigações nas contas corretas e o controlo dos prazos de pagamento. O objetivo é liquidar as facturas a tempo, utilizar descontos ou abatimentos e, ao mesmo tempo, manter uma visão geral de todas as obrigações de pagamento pendentes. A contabilidade das contas a pagar contribui assim de forma decisiva para assegurar a ordem financeira da empresa e garantir relações estáveis com os fornecedores.
O que envolve a contabilidade de contas a pagar? #
A contabilidade das contas a pagar abrange todas as actividades relacionadas com o registo, a administração e o processamento das obrigações para com os fornecedores e prestadores de serviços. Em pormenor, inclui
- Registo e verificação de facturas recebidas
- A classificação contabilística e o lançamento de facturas nas contas relevantes
- Acompanhamento dos prazos de pagamento e liquidação atempada das facturas pendentes
- Utilização de descontos e abatimentos para poupar custos
- Gestão de notas de crédito e outras correcções
- Conciliação e manutenção das contas dos fornecedores Comunicação com os fornecedores sobre facturas ou pagamentos
- Preparação de cursos de pagamento (por exemplo, transferências, débitos diretos)
- Verificação e avaliação do passivo, a fim de apresentar a situação financeira de forma transparente
Contabilidade de contas a receber vs. contabilidade de contas a pagar #
Enquanto a contabilidade de contas a pagar regista as contas a pagar aos fornecedores, a contabilidade de contas a receber monitoriza as contas a receber dos clientes. A comparação que se segue mostra as suas tarefas, diferenças e efeitos no fluxo de pagamentos:
| Contas a pagar | Contas a receber | |
|---|---|---|
| Definição | Registo de todas as transacções comerciais com fornecedores (passivo) | Registar todas as transacções comerciais com clientes (contas a receber) |
| Participantes | Fornecedores / credores | Clientes / devedores |
| Objetivo | Controlo e gestão das contas a pagar aos fornecedores | Controlo e gestão das contas a receber dos clientes |
| Tarefa principal | - Verificar facturas, preparar pagamentos, gerir descontos e lembretes | Criar facturas, controlar as entradas de pagamentos, executar procedimentos de cobrança |
| Efeitos no balanço | Aumento do passivo | Aumento das contas a receber |
| Fluxo de caixa | Despesas → O dinheiro sai da empresa | Receitas → Dinheiro que entra na empresa |
Vantagens da contabilidade de contas a receber e de contas a pagar #
As contas a receber e as contas a pagar oferecem inúmeras vantagens às empresas, melhorando tanto a estabilidade financeira como a organização interna. Uma das principais vantagens é a melhoria da segurança do planeamento financeiro. Ao registar sistematicamente as contas a receber e a pagar e ao calcular os riscos de incumprimento, as empresas podem planear melhor a sua liquidez e evitar estrangulamentos imprevistos. Ao mesmo tempo, as perdas devidas a incumprimentos de pagamento podem ser significativamente reduzidas, uma vez que as rubricas pendentes são ativamente monitorizadas e, se necessário, são iniciados avisos ou medidas de cobrança.
A contabilidade também fornece uma visão clara de todos os clientes e fornecedores, permitindo que os processos sejam organizados de forma mais eficiente. Por exemplo, as facturas e os pagamentos estão claramente ligados, o que simplifica os processos e reduz as discrepâncias. Além disso, as contas a receber e as contas a pagar facilitam a obtenção de informações e o planeamento das relações comerciais. As empresas podem tomar decisões específicas com base nos dados contabilísticos, por exemplo, sobre limites de crédito, condições de pagamento ou investimentos futuros com determinados clientes ou fornecedores.
Como organizar as suas contas a receber de forma eficiente no SeaTable #
A contabilidade das contas a receber constitui a espinha dorsal de uma contabilidade financeira eficiente em todas as empresas. Com o software SeaTable**, compatível com o RGPD, pode mapear digitalmente esta área, gerir todas as informações relevantes de forma centralizada e, assim, simplificar significativamente todo o processo, desde a preparação da cotação até à receção do pagamento. O software gratuitoModelo oferece-lhe folhas de tabela para clientes, produtos e ofertas, bem como uma folha de faturação especial na qual todos os dados importantes são claramente resumidos.
Assim que uma oferta é aceite pelo cliente, a informação correspondente é automaticamente transferida para a folha de faturação. Isto significa que as facturas podem ser criadas com apenas alguns cliques e enviadas diretamente para o cliente. O estado de pagamento de cada fatura pode ser visualizado a qualquer momento, para que a contabilidade e as vendas tenham sempre uma visão geral. Além disso, as entradas de pagamentos e os lembretes podem ser documentados diretamente no sistema, o que acelera os processos e reduz os erros. O SeaTable permite-lhe, portanto, gerir as suas contas a receber de uma forma transparente e que poupa tempo, sem necessidade de software adicional dispendioso. Registo Registe-se gratuitamente hoje e teste o modelo.
FAQs #
O que são os devedores e os credores?
Qual é a diferença entre contas a receber e contas a pagar?
Que software pode ser utilizado para implementar a contabilidade de contas a pagar e de contas a receber?
As contas a receber desempenham um papel nas contas a pagar?
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