Der Projektstrukturplan: Vorhaben strukturiert angehen
Um ein zunächst abstraktes Projekt in planbare Elemente zu gliedern, können Sie Ihr Vorgehen mit einem Projektstrukturplan in Teilaufgaben und Arbeitspakete unterteilen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile die Projektstrukturplanung mit einer Vorlage hat. Nutzen Sie unsere Tipps, um eine Projektstrukturplan Vorlage kostenlos zu erstellen, und finden Sie die passende Projektstrukturplan Software für Ihr Unternehmen!
Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)?
Beginnen wir mit einer Projektstrukturplan Definition: Ein Projektstrukturplan, kurz PSP, ist ein Kernelement der Projektplanung und veranschaulicht die Teilprojekte, Abhängigkeiten und Zusammenhänge innerhalb Ihres Projekts. Das Erstellen eines Projektstrukturplans steht am Anfang eines Projekts und verschafft allen Beteiligten einen Überblick. So strukturieren Sie erfolgreich Ihr Projekt!
Welche Darstellungsarten gibt es?
Ein klassisches Projektstrukturplan Beispiel ist ein Baumdiagramm. Ebenfalls möglich ist die Darstellung als Mindmap, Liste oder eingerückter Fließtext.
Bei allen Formen der Projektstrukturplanung nach Vorlage wird eine Codierung der Elemente vorgenommen. Dieser Schritt trägt dem Ziel Rechnung, dass jede Aufgabe nur ein einziges Mal im Projektstrukturplan vorkommen sollte. Ein Beispiel für die Codierung ist eine Zahl für die Ebene, gefolgt von der laufenden Nummerierung für die von der Ebene abhängigen Elemente (zum Beispiel 3.1 für das erste Element der dritten Ebene).
Wie ist der Projektstrukturplan aufgebaut?
In einer Baumstruktur beginnen Sie mit dem übergeordneten Projektziel als Hauptknoten. Auf jeder weiteren Ebene folgt eine Gliederung nach verschiedenen Funktionen, Phasen oder Objekten. Pro Ebene müssen Sie sich für ein Gliederungsprinzip entscheiden.
- Funktionsorientierter Projektstrukturplan: Bei dieser Art der Gliederung stehen die Personen oder Abteilungen, die für die Aufgaben zuständig sind, im Vordergrund. Funktionsorientierte Gliederungen auf der zweiten Ebene eignen sich hervorragend, wenn Sie im Laufe des Projekts eine regelmäßige Berichterstattung der Verantwortlichen zum aktuellen Stand wünschen.
- Phasenorientierter Projektstrukturplan: Bringen Sie alle Aufgaben in eine logische zeitliche Reihenfolge, indem Sie sie nach Projektphasen gruppieren. Dies ist besonders bei sehr langwierigen Projekten von Vorteil. In diesem Fall sollten die Elemente auf der zweiten Ebene wichtige Meilensteine in Ihrem Projekt markieren.
- Objektorientierter Projektstrukturplan: Hierbei ordnen Sie die Aufgaben nach den Einzelteilen des Endprodukts oder nach den Orten, wo die Tätigkeiten stattfinden. Bei Bauprojekten kann es beispielsweise Sinn ergeben, einen Projektstrukturplan objektorientiert nach Räumen, Baugruppen oder Gewerken (z. B. Rohbau, Leitungen, Bäder, Dach) zu unterteilen.
Auf der untersten Ebene folgen anschließend die jeweiligen Arbeitspakete inklusive benötigter Ressourcen wie Budget, Zeit und Arbeitskräfte. Je detaillierter Sie hier vorgehen, desto einfacher wird eine Schätzung der Aufwände. Ist ein Arbeitspaket zu vage formuliert, lohnt sich eine weitere Aufteilung. Ein Arbeitspaket sollte dabei immer von einer Teilaufgabe der zweiten Ebene abhängen. Je nach Komplexität sind auch zwischen der zweiten und dritten Ebene weitere Ebenen denkbar.
Warum ist es sinnvoll, einen Projektstrukturplan zu erstellen?
Ein Projektstrukturplan eignet sich als Vorlage für alle weiteren Pläne Ihres Projekts. Wenn Sie möchten, bildet er das Fundament für Ihre Ressourcen-, Kosten- und Terminplanung sowie das Risikomanagement. Daher wird dieser Projektplan auch gerne als „Plan der Pläne“ bezeichnet.
Was sind die Vorteile einer PSP Vorlage?
Der Projektstrukturplan visualisiert ein gesamtes Projekt und kann Ihnen so einen grundlegenden Überblick über alle anstehenden Aufgaben verschaffen. Er erleichtert Ihnen die Aufwandsschätzung und die weitere Projektplanung, da Sie bereits zu Beginn die Aufgaben klar und vollständig definieren. So wird es auch unwahrscheinlicher, dass Sie sich komplett verkalkulieren und in Verzug geraten. Im Laufe des Projekts können Sie erledigte Aufgaben abhaken und gut den Fortschritt dokumentieren.
Wie Sie in 6 Schritten einen Projektstrukturplan erstellen
Jetzt geht es an die konkrete Umsetzung. Hierzu nehmen wir einen Büroumzug als Beispiel, um eine Projektstrukturplan Vorlage zu erstellen und die Vorteile einer Projektstruktur Vorlage zu demonstrieren.
1. Projektziel(e) definieren
In einem Kick-off-Workshop mit allen Projektbeteiligten legen Sie die Projektziele nach den SMART-Kriterien (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) fest. Entweder liegt ein einziges Ziel für das gesamte Projekt vor oder es muss in Teilprojekte gegliedert werden. In unserem Fall ist das übergeordnete Ziel, termingerecht vom bisherigen Büro in ein neues Büro umzuziehen.
Mit einem Projektstrukturplan erreichen Sie Ihr Ziel.
2. Teilaufgaben festlegen
Anschließend überlegen Sie, wie Sie Ihr Ziel erreichen wollen und welche Teilaufgaben dazu nötig sind. Eine Möglichkeit ist, diese Ebene nach Phasen zu ordnen. Typische Projektphasen sind zum Beispiel Vorbereitung, Planung, Durchführung, Kontrolle, Evaluation und Abschluss. Weitere Informationen zum Aufbau des PSP finden Sie oben.
3. Arbeitspakete schnüren
Im nächsten Schritt definieren Sie zu jedem dieser Punkte im Projektstrukturplan die Arbeitspakete. Zum Beispiel listen Sie alle Aufgaben auf und clustern Sie diese zu Themenbereichen.
4. Pakete den Teilaufgaben zuordnen
Als Nächstes ordnen Sie die Pakete den passenden Teilaufgaben (hier: Projektphasen) zu. An dieser Stelle haben Sie außerdem die Chance, Verantwortliche für die Aufgaben einzutragen. Starttermine und Fristen legen Sie nur fest, wenn Sie keinen anderen Projektplan für die zeitliche Projektplanung zusätzlich zum PSP wählen.
5. Überprüfung und Anpassung
Im ersten Durchgang prüfen Sie Ihre Projektstrukturplan Vorlage auf Vollständigkeit. Sind alle Aufgaben erfasst, die Sie zum Erreichen Ihrer Ziele benötigen? In der Regel erkennen Sie bis zu 90 Prozent aller Arbeitspakete bereits beim ersten Entwurf des Projektstrukturplans. Gehen Sie noch einmal mit allen Beteiligten Ihre PSP Projektstrukturplan Vorlage durch.
Um die eventuell fehlenden Aspekte im Projektstrukturplan Muster abzudecken, können Sie weitere Punkte in den PSP aufnehmen. Im weiteren Verlauf geht es aber vorrangig darum, die Einmaligkeit aller Elemente zu prüfen: Sind alle Aufgaben einer Ebene einzigartig und unterscheiden sich inhaltlich voneinander? Oder können Sie einige Arbeitspakete zusammenfassen und Dopplungen streichen?
6. Feinplanung der Arbeitspakete
Zum Schluss starten Sie die Feinplanung der Arbeitspakete. Hier legen Sie die konkreten To-dos fest. Sind alle Abläufe schlüssig und die Arbeitspakete an der richtigen Stelle im PSP? Ist das Projektziel erreicht, sobald alle definierten Aufgaben erfüllt sind? Falls ja, ist Ihr Projektstrukturplan einsatzbereit.
Projektstrukturplan Vorlagen und Tools
Natürlich können Sie einen Projektstrukturplan ganz ohne digitale Vorlagen und Tools erstellen. Im Büro verwenden Sie dafür einfach Karteikarten und Kreppband und kleben die Elemente während eines Meetings an die Wand. Ebenso funktioniert dies mit einer Tafel und Magneten.
Diese Methoden sind jedoch an den Standort gebunden und sehr umständlich, wenn der Plan später dezentral benötigt wird. Auch wenn Sie Fotos von Ihrem Werk machen, ist der Projektstrukturplan für die anderen Beteiligten unveränderlich: Für mehr Flexibilität sollten Sie den Projektstrukturplan online erstellen. Hier kommen diverse Programme und Projektstrukturplan Software ins Spiel.
Mit welcher Software Sie einen Projektstrukturplan erstellen können
Keine gute Idee ist es, einen Projektstrukturplan mit Excel erstellen zu wollen. Auch wenn Sie mit der Tabellenkalkulation in Excel vertraut sind, eignet es sich kaum für agiles Projektmanagement. Ebenso verhält es sich, wenn Sie überlegen, eine Projektstrukturplan Vorlage von Word zu nutzen. Im Vergleich zu anderen Programmen sind die bekannten Microsoft Office-Anwendungen nur für die reine Texterfassung und Tabellenkalkulation gemacht – und nicht für die gemeinsame Projektarbeit in Echtzeit, die Visualisierung verschiedener Datentypen oder die flexible Anpassung und Strukturierung von Projekten.
Tun Sie sich also einen Gefallen und nutzen Sie passende Software für Ihren Projektstrukturplan. Je nach gewünschter Darstellungsweise können Sie zwischen Diagramm-, Mindmapping- oder Listen-Tools wählen. Zwei bekannte Diagramm-Tools, die sich auch für das Erstellen eines Projektstrukturplans eignen, sind Gliffy und Lucidchart. Mit diesen können Sie den Projektstrukturplan zum Beispiel als klassisches Baumdiagramm darstellen.
Soll es eine Mindmap werden, ist Miro der führende Anbieter. Es gibt aber auch ein Dutzend andere Tools, wie beispielsweise MindManager, mit denen Sie vergleichbare Ergebnisse erzielen.
Wenn Sie eine leicht abzuarbeitende Liste an Aufgaben und mehr Struktur als in einer Mindmap benötigen, ist SeaTable genau das Richtige für Sie. Mit dieser Projektmanagement- und Kollaborationsplattform können Sie die Arbeitspakete einfach Verantwortlichen und Teilprojekten zuordnen.
Vorteile der Projektstrukturplan Vorlage von SeaTable
SeaTable ist eine No-Code-Datenbank, die einen integrierten App-Builder und viele Funktionen für die Zusammenarbeit im Team bietet. Dank zahlreicher Spaltentypen können Sie zudem Termine, Arbeitsstunden, Orte, To-dos, E-Mail-Adressen, Dateien und vieles mehr erfassen.
Ein Projektstrukturplan ist komplex, da er alles auf einen Blick abbilden muss. Mithilfe von persönlichen Ansichten können Sie Filter setzen, um bestimmte Aufgabenpakete oder Ebenen auszublenden. Nehmen wir an, Sie möchten im PSP eine individuelle To-do-Liste pro Mitarbeiter sehen. Kein Problem: Dazu filtern Sie einfach nach den Verantwortlichen.
Alles an einem Ort und alle auf demselben Stand: In SeaTable geistern keine verschiedenen Versionen vom Projektstrukturplan umher, da die Dateien nicht auf den Rechnern der Beteiligten verstreut sind. Stattdessen können die Projektbeteiligten zentral auf den aktuellen Projektstrukturplan zugreifen und in Echtzeit Änderungen vornehmen, die sofort für alle sichtbar sind. Ebenfalls nützlich für das gemeinsame Arbeiten an Aufgaben sind Kommentare und automatische Benachrichtigungen, mit denen Sie alle Beteiligten informieren können, sobald etwas als erledigt markiert, kommentiert oder geändert wird.
Der größte Vorteil von SeaTable sind allerdings die vielfältigen Visualisierungsmöglichkeiten. Ob Kalender, Timelines, Kanban-Boards oder Organigramme – es gibt alles, was das Herz begehrt, und sogar noch mehr: Auf dem separaten Whiteboard können Sie Ihren Projektstrukturplan frei skizzieren und ähnliche Mindmaps wie in Miro erstellen. Oder Sie nutzen das brandneue Tree-Plugin, um die verschiedenen Ebenen Ihres Projektstrukturplans nach Belieben ein- und auszublenden.
Die Projektstrukturplan Vorlage finden Sie hier. Bevor Sie diese nutzen können, müssen Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse kostenlos registrieren.
Jetzt Ihren Projektstrukturplan erstellen
Das Konzept rund um den Projektstrukturplan klingt simpel – je nach Größe Ihres Projekts kann er jedoch schnell komplex und unübersichtlich werden. Eine Projektstrukturplan Vorlage in einem passenden Tool hilft Ihnen, Ihr Projekt so effizient und reibungslos wie möglich umzusetzen.
Registrieren Sie sich noch heute, starten Sie Ihr nächstes Projekt und führen Sie es mit der kostenlosen Projektstrukturplanung Vorlage von SeaTable zum Erfolg.
Sie benötigen noch einen Projektplan, der die zeitliche Abfolge von Projektphasen oder -aufgaben abbildet? Dann erfahren Sie hier, wie Sie einen klassischen Projektplan erstellen.