Der ultimative Guide zum erfolgreichen Onboarding

Optimieren Sie Ihren Onboarding Prozess

Endlich ist die offene Stelle besetzt und der Onboarding Prozess Ihres neuen Mitarbeiters oder Ihrer neuen Mitarbeiterin beginnt. Hierbei ist vor allem auf Mitarbeiterseite Nervosität vorprogrammiert. Aber auch Sie und die HR-Abteilung sind bei jeder Neuanstellung mit besonderen Umständen konfrontiert und möchten natürlich, dass das Employee Onboarding reibungslos gelingt. Für Sie heißt das: alle notwendigen Prozesse rechtzeitig in die Wege leiten.
 
Onboarding Management bezeichnet die systematische Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen. Ein Onboarding Konzept hat das Ziel, Ihren neuen Mitarbeitern einen guten Start in Ihr Unternehmen zu ermöglichen und sie sowohl fachlich als auch kulturell und sozial in Ihre Unternehmensstruktur einzubinden.

Warum ein strukturiertes Onboarding Konzept wichtig ist

Ein strukturiertes Onboarding neuer Mitarbeiter ist von zentraler Bedeutung für den Erfolg und die langfristige Entwicklung Ihres Unternehmens. Es trägt dazu bei, dass Ihre neuen Mitarbeiter schneller die volle Leistungsfähigkeit erreichen, indem sie sicher an ihre neuen Aufgaben herangeführt werden. Durch eine gezielte Einführung und Unterstützung fühlen sie sich kompetent und produktiv, was ihre Leistung rasch steigert.
 
Darüber hinaus hilft ein gut organisiertes Onboarding Programm, Ihre Mitarbeiter langfristig im Unternehmen zu halten. Denn Mitarbeiter, die sich von Anfang an gut integriert und unterstützt fühlen, neigen eher dazu, Ihrem Unternehmen treu zu bleiben. Dies reduziert die Fluktuation und sorgt dafür, dass das wertvolle Wissen und die Erfahrung in Ihrem Unternehmen erhalten bleiben.

Ein strukturiertes Onboarding Management fördert auch die Motivation und Zufriedenheit neuer Mitarbeiter. Wenn sie klar verstehen, was Sie von ihnen erwarten und wie sie zum Erfolg des Unternehmens beitragen können, steigt ihre Arbeitszufriedenheit erheblich. Zudem bringen gut eingearbeitete Mitarbeiter ihr Wissen gerne intern ein und sind bereit, sich weiterzuentwickeln. Dies schafft eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Weitergabe von Wissen.
 
Schließlich empfehlen zufriedene und gut eingearbeitete Mitarbeiter ihr Unternehmen gerne als attraktiven Arbeitgeber weiter. Positive Mundpropaganda und gute Bewertungen auf Plattformen wie Kununu oder Glassdoor tragen dazu bei, Ihr Arbeitgeberimage zu stärken und neue Talente anzuziehen.

Die 3 Ebenen des Onboardings

Ein strukturiertes Onboarding neuer Mitarbeiter umfasst drei wesentliche Ebenen: die fachliche, soziale und kulturelle Integration. Jede dieser Ebenen spielt eine entscheidende Rolle dabei, neue Mitarbeiter erfolgreich und umfassend in Ihr Unternehmen einzubinden.

Fachliche Integration

Die fachliche Integration konzentriert sich auf die Vermittlung des notwendigen Wissens und der Fähigkeiten, die Ihr neuer Mitarbeiter für seine spezifische Rolle benötigt. Dies beinhaltet Schulungen, Einweisungen in Arbeitsprozesse und Systeme sowie die Einführung in Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Ziel ist es, Ihrem neuen Mitarbeiter das nötige Rüstzeug zu geben, um seine Arbeit kompetent und effizient auszuführen. Eine gründliche fachliche Integration sorgt dafür, dass er schnell produktiv wird und sich in seinem neuen Aufgabenbereich sicher fühlt.

Soziale Integration

Die soziale Integration ist darauf ausgerichtet, Ihren neuen Mitarbeiter in das soziale Gefüge Ihres Unternehmens zu integrieren. Dies umfasst die Förderung von sozialen Kontakten und den Aufbau von Beziehungen zu Kollegen und Vorgesetzten. Aktivitäten wie Teammeetings, informelle Treffen und Teambuilding-Maßnahmen spielen hierbei eine wichtige Rolle. Durch die soziale Integration fühlt sich Ihr neuer Mitarbeiter schnell als Teil des Teams, was sein Wohlbefinden und seine Bindung steigert. Ein starkes soziales Netzwerk im Unternehmen bietet zudem Unterstützung bei Fragen und Herausforderungen.

Kulturelle Integration

Die kulturelle Integration zielt darauf ab, Ihre neuen Mitarbeiter mit den Zielen, Grundsätzen und der Kultur Ihres Unternehmens vertraut zu machen. Dies beinhaltet die Vermittlung Ihrer Mission, Vision und Werte sowie der ethischen und kulturellen Normen, die das tägliche Handeln in Ihrem Unternehmen prägen. Dadurch verstehen Ihre neuen Mitarbeiter nicht nur, welches Verhalten von ihnen erwartet wird, sondern auch, warum diese Erwartungen wichtig sind und wie sie zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Dies fördert eine tiefere Identifikation mit dem Unternehmen und stärkt die Loyalität Ihrer Mitarbeiter.

Die 3 Phasen im Onboarding Management

Laut einer Studie benötigt ein neuer Mitarbeiter in der Regel acht Monate, um vollständig produktiv zu sein. Innerhalb dieser Zeit umfasst das Onboarding Management drei Etappen: die Vorbereitungsphase, die Orientierungsphase und die Integrationsphase.

1. Vorbereitungsphase

Die Vorbereitungsphase, auch Preboarding genannt, beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet am ersten Arbeitstag. Ziel dieser Phase ist es, Ihrem neuen Mitarbeiter das Gefühl zu vermitteln, dass er bei einem professionellen Arbeitgeber startet, der sich um seine Mitarbeiter kümmert. In dieser Phase senden Sie ihm wichtige Informationen zu, klären offene Fragen und erstellen einen Einarbeitungsplan. Außerdem sorgen Sie dafür, dass der Arbeitsplatz mit allen notwendigen Arbeitsmitteln ausgestattet wird. Wichtige Vorbereitungen, die Sie im Zuge dessen treffen sollten sind:

• Klärung von Formalitäten
• Koordination von Terminen
• Bereitstellung von Informationen
• Einbindung der Kollegen
• Vorbereitung des Arbeitsplatzes
• Organisation von Mitarbeiterschulungen
• Festlegung von Zuständigkeiten
• Zusammenstellung eines Willkommenspakets

2. Orientierungsphase

Die Orientierungsphase beginnt mit dem ersten Arbeitstag und erstreckt sich über die ersten drei Monate. In dieser Phase führen Sie Ihren neuen Mitarbeiter in seine Rolle und Aufgaben im Unternehmen ein. Er lernt das Unternehmen, seine Abläufe, Kollegen, Kunden und Vorgesetzten kennen. Um diese Phase so angenehm wie möglich zu gestalten, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Begrüßung und Vorstellung im Team
• Einführung in Arbeitsgeräte und IT-Systeme
• Klärung gegenseitiger Erwartungen
• Zuweisung erster Aufgaben
• Klärung rechtlicher Aspekte
• Sozialversicherung und Benefits
• Unternehmensrundgang
• Vorstellung der Produkte
• Vermittlung der Unternehmensziele und -werte

3. Integrationsphase

Diese Phase des Onboardings erstreckt sich vom dritten bis zum sechsten, manchmal sogar bis zum zwölften Monat. Das Hauptaugenmerk in dieser Zeit liegt darauf, Ihren neuen Mitarbeiter immer mehr ins Unternehmen zu integrieren. Um das zu fördern, sollten Sie Ihren Mitarbeiter bei möglichst vielen Gelegenheiten die Initiative ergreifen und eigenständig die Umsetzung übernehmen lassen.

• Gemeinsame Events
• Workshops und Informationstage
• Regelmäßige Feedbackgespräche
• Bereitstellung von Folgeinformationen
• Stärkung des Teamgeists
• Förderung von Kontakten und Netzwerkbildung

Feedback und Evaluation im Onboarding Prozess

Regelmäßiges Feedback ist entscheidend für die kontinuierliche Verbesserung Ihres Onboarding Prozesses. Um sicherzustellen, dass die Integration neuer Mitarbeiter erfolgreich verläuft, sollten Sie und Ihre Führungskräfte im Voraus feste Termine für Feedback-Gespräche einplanen. Diese Gespräche sollten in regelmäßigen Abständen stattfinden, um ein umfassendes Bild von der Erfahrung Ihres neuen Mitarbeiters zu erhalten.

Durch die systematische Sammlung und Auswertung dieses Feedbacks kann Ihr Unternehmen Schwachstellen im Onboarding Prozess identifizieren, um daraufhin gezielte Verbesserungen vorzunehmen.

7 Tipps für einen erfolgreichen Onboarding Prozess

Ein erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter legt den Grundstein für eine positive, produktive und langfristige Zusammenarbeit. Der erste Eindruck zählt, wenn Sie neue Mitarbeiter willkommen heißen und in die Kultur und Arbeitsweise Ihres Unternehmens einführen. Aus diesem Grund ist es wichtig, einige Schlüsselaspekte besonders zu beachten.

1. Onboarding Konzept erstellen

Entwickeln Sie ein umfassendes Onboarding Konzept, das klare Ziele und Erwartungen definiert. Integrieren Sie detaillierte Checklisten, um sicherzustellen, dass alle Schritte systematisch und effizient durchgeführt werden.

2. Vorlaufzeiten einkalkulieren

Planen Sie genügend Vorlaufzeit ein, um alle notwendigen Vorbereitungen vor dem ersten Arbeitstag Ihres neuen Mitarbeiters abzuschließen. Berücksichtigen Sie dabei die Bearbeitungszeiten für alle relevanten Dokumente und die internen Prozesse.

3. Gemeinsame Events planen

Organisieren Sie Teambuilding-Events und andere gemeinsame Aktivitäten, um die Integration neuer Mitarbeiter zu fördern und ein positives Arbeitsklima zu schaffen. Dies hilft den Neuen, sich schnell wohlzufühlen und die Unternehmenskultur während des Onboardings kennenzulernen.

4. Rechtliche Dokumente und Personaldaten rechtzeitig einholen

Fordern Sie alle notwendigen rechtlichen Dokumente und Personaldaten rechtzeitig an. Dies umfasst den Arbeitsvertrag, Steuerinformationen, Versicherungsnachweise und andere relevante Unterlagen. Stellen Sie sicher, dass diese vor dem ersten Arbeitstag vollständig und korrekt vorliegen.

5. Prozess kontinuierlich optimieren

Überprüfen und verbessern Sie den Onboarding Prozess regelmäßig. Sammeln Sie das Feedback Ihrer neuen Mitarbeiter und Führungskräfte, um Schwachstellen zu identifizieren und den Ablauf stetig zu optimieren.

6. Onboarding und Offboarding

Achten Sie schon beim Onboarding Management auf den späteren Offboarding Prozess. Ein gut strukturiertes Onboarding Konzept ist wichtig, doch genauso entscheidend ist es, von Anfang an klar festzulegen, was beim Austritt eines Mitarbeiters zu beachten ist. Dokumentieren Sie alle relevanten Schritte, damit im Fall der Fälle nichts vergessen wird.

7. Gute Software nutzen

Setzen Sie eine geeignetes Onboarding Programm ein, um den Überblick zu behalten und den Prozess effizient zu gestalten. Eine gute Softwarelösung sollte On- und Offboarding Checklisten, Erinnerungen und die Verwaltung aller relevanten Dokumente und Informationen bieten.

Das richtige Onboarding Programm für Ihre Anforderungen

Mit der kostenlosen Vorlage von SeaTable können Sie Ihren Onboarding Prozess so effizient gestalten, dass Sie nicht nur Ihre HR Prozesse entlasten, sondern auch den Einstieg für Ihre neuen Mitarbeiter denkbar leicht machen.

Mit nur einem Klick erstellen Sie für jeden neuen Mitarbeiter eine intuitive Checkliste mit allen anstehenden Aufgaben, wodurch jeder genau weiß, was zu tun ist. Um Chaos und Zettelwirtschaft zu vermeiden, können Sie alle wichtigen Dokumente direkt in der Tabelle ablegen und digital unterschreiben lassen.

In der kostenlosen Vorlage von SeaTable können Sie alle Aufgaben und Informationen an einem Ort bündeln. Indem Sie jedem To-do klare Zuständigkeiten sowie einen Zeithorizont und einen Status zuweisen, können Sie den Fortschritt der Einarbeitung übersichtlich visualisieren und live verfolgen.
 
Setzen Sie auf eine geeignete Software und sorgen Sie dafür, dass sich Ihre neuen Mitarbeiter direkt willkommen fühlen und schnell in Ihrem Unternehmen einleben. Um die No-Code-Plattform SeaTable zu verwenden, müssen Sie sich lediglich kostenlos registrieren. Sie können anschließend die Vorlage zu Ihrer Base hinzufügen und mit Ihren eigenen Daten ergänzen.