Liegenschaftsverwaltung: Wie Sie Liegenschaften digital managen

Digitale Lösungen für eine moderne Liegenschaftsverwaltung

Liegenschaftsverwaltung ist eine vielseitige Aufgabe, die weit über das bloße Instandhalten von Gebäuden hinausgeht. Egal, ob es sich um eine kommunale Wohnungsgesellschaft oder die Ausweisung eines Gewerbegebiets handelt – als Liegenschaftsverwalter sorgen Sie dafür, dass der Betrieb reibungslos läuft. Vom An- und Verkauf über die Vermietung bis zur Bewirtschaftung von Grundstücken und Immobilien: Jedes Objekt bringt seine eigenen Herausforderungen mit sich. 

Gerade im öffentlichen Sektor fallen bei der Digitalisierung der Liegenschaftsverwaltung jede Menge Daten an, wodurch der Datenschutz, die Datenintegration und die Prozessoptimierung eine herausragende Rolle spielen. Damit Sie trotzdem den Durchblick behalten, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel, worauf es bei der Liegenschaftsverwaltung ankommt und wie Sie Ihre Gebäude und Grundstücke effektiv digital verwalten können.

Was sind Liegenschaften?

In der Rechtssprache wird der Begriff „Liegenschaft“ als unbewegliches Sachgut definiert, was im Wesentlichen ein Grundstück meint. Doch was bedeutet Liegenschaft genau? 

Im Gegensatz zum rein juristischen Verständnis des Begriffs Grundstück bezieht sich die Liegenschaft auf mehr als nur die bloße Fläche eines Areals. Sie umfasst zusätzlich alle darauf befindlichen festen Bauwerke wie Wohnhäuser, Gewerbegebäude, Fabriken oder sonstige bauliche Anlagen. Damit geht die Liegenschaft per Definition also über den bloßen Boden, den das Grundstück darstellt, hinaus. 

Hinweis: In der Praxis werden Liegenschaft und Grundstück häufig synonym verwendet, doch gerade in juristischen oder immobilienwirtschaftlichen Kontexten ist die genaue Unterscheidung von Bedeutung.

Die verschiedenen Arten von Liegenschaften

Es gibt verschiedene Arten von Liegenschaften, die sich hauptsächlich durch ihre Nutzung unterscheiden. Hier ist eine Übersicht der gängigen Arten in der Liegenschaftsverwaltung:

• Gewerbeliegenschaften: Dazu gehören Hotels, Restaurants oder geschäftlich genutzte Gewerbeparks.
• Wohnliegenschaften: Darunter fallen Wohnimmobilien wie Einfamilienhäuser oder Mehrfamilienhäuser, die komplett privat bewohnt werden.
• Mischliegenschaften: Diese Immobilien dienen sowohl gewerblichen als auch privaten Zwecken, wie etwa Stadthäuser, die ein Geschäft oder eine Praxis im Erdgeschoss und Wohnungen in den oberen Etagen haben.
• Spezialliegenschaften sind Immobilien mit einem speziellen Verwendungszweck, der außerhalb der üblichen Wohn- oder Gewerbenutzung liegt, wie etwa für touristische, medizinische oder freizeitbezogene Dienstleistungen.

Rechtliche Vorgaben in der Liegenschaftsverwaltung

In der Liegenschaftsverwaltung gibt es verschiedene gesetzliche Vorgaben, die zu beachten sind. Wenn Sie diese nicht einhalten, drohen folglich Konsequenzen – von Bußgeldern und Schadensersatzansprüchen über Baustopps bis hin zu Mietminderungen. Drei wichtige Rechtsgebiete, die Sie beachten sollten, sind Miet-, Bau- und Datenschutzrecht:

Mietrecht

Sind Ihre Liegenschaften vermietet, ist die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen im Mietrecht unerlässlich. Dies beginnt mit rechtskonform gestalteten Mietverträgen, die klare Regelungen zu Miete, Nebenkosten und Kaution enthalten sollten. Ebenso ist die Einhaltung von regionalen Mietpreisbremsen von großer Bedeutung, um nicht in rechtliche Schwierigkeiten zu geraten. Weitere wichtige Aspekte umfassen rechtlich korrekte Kündigungsfristen sowie den Umgang mit Mietmängeln, bei denen Ihren Mietern im schlimmsten Fall Mietminderungen zustehen können.

Baurecht

Planen Sie bauliche Veränderungen an Ihren Liegenschaften, ist das Baurecht der entscheidende Faktor. Vor allem bei Neubauten oder größeren Umbauten ist es zwingend erforderlich, die notwendigen Baugenehmigungen einzuholen. Auch der respektvolle Umgang mit Nachbargrundstücken ist geregelt – hier gelten strenge Vorschriften zu Abstandsflächen und gemeinsamen Rechten und Pflichten. Zudem sollten Sie bei Umbauten an älteren Gebäuden immer den Denkmalschutz mit einplanen, da dieser besondere Anforderungen an Sanierungen stellt.

Datenschutz

Ein bedeutender Bereich der Liegenschaftsverwaltung, der häufig nicht sofort ins Auge fällt, ist der Datenschutz. Besonders im öffentlichen Dienst oder bei größeren Verwaltungseinheiten müssen Sie Mieter- und Eigentümerdaten DSGVO-konform verwalten. Das bedeutet, dass Sie personenbezogene Daten nur mit Einwilligung erheben und sicher speichern dürfen. Ein effektiver Schutz vor unbefugtem Zugriff auf diese Daten ist unabdingbar, um sowohl rechtliche Konsequenzen als auch Vertrauensverluste zu vermeiden.

Wann Sie die Liegenschaftsverwaltung an Externe vergeben können

Die Verwaltung von Liegenschaften kann sehr komplex und ressourcenintensiv sein, insbesondere wenn es um größere Immobilienportfolios oder spezielle Anforderungen geht. In einigen Fällen lohnt es sich, diese Aufgabe an externe Experten zu übergeben. Das gilt besonders dann, wenn spezifische Fachkenntnisse gefordert sind, etwa bei der Einhaltung baurechtlicher Vorschriften. Ein externer Verwalter kann nicht nur rechtliche Risiken für Sie minimieren, sondern auch eine effizientere Verwaltung gewährleisten. Dies ist besonders relevant, wenn intern nicht genügend Personal zur Verfügung steht oder Ihr Team sich auf andere Aufgaben konzentrieren muss.

Die Auslagerung bietet zudem oft den Vorteil eines 24/7-Notfallmanagements, das bei Problemen schnell und professionell reagieren kann – eine wichtige Komponente, um Ausfälle oder Störungen zu minimieren. Darüber hinaus haben externe Verwalter oft ein breites Netzwerk an Dienstleistern, was Ihnen den Zugang zu zuverlässigen Handwerkern und spezialisierten Fachkräften erleichtert.

Liegenschaftsverwaltung und öffentlicher Dienst

Die Liegenschaftsverwaltung im öffentlichen Sektor stellt eine besondere Herausforderung dar, die sowohl Verantwortung als auch enorme Möglichkeiten mit sich bringt. Öffentliche Einrichtungen verwalten oft ein breites Spektrum an Grundstücken und Immobilien – von historischen Gebäuden über Markt- und Spielplätze bis hin zu modernen Verwaltungskomplexen. Diese Vielfalt erfordert ein durchdachtes und effizientes Management, das weit über die reine Instandhaltung hinausgeht.   

Die Zuständigkeit liegt in der Regel bei den Liegenschaftsämtern der Kommunen. Diese Ämter sind verantwortlich für den Kauf, Verkauf und die Vermietung städtischer Liegenschaften. Sie übernehmen die Verwaltung und Pflege von Immobilien, die sowohl für öffentliche Zwecke als auch für die Bürger von Bedeutung sind.  Die Liegenschaftsverwaltung im öffentlichen Dienst steht vor der Aufgabe, wirtschaftliche Effizienz mit dem Gemeinwohl zu vereinen.

Anders als private Immobilienverwalter müssen sie nicht nur kosteneffektiv arbeiten, sondern auch gesellschaftliche Interessen berücksichtigen. Entscheidungsprozesse, wie etwa der Verkauf oder die Umnutzung von Immobilien, sind oft langwierig, da sie politischen Genehmigungsverfahren unterliegen. Hinzu kommt die Verpflichtung zur Transparenz, da jede Entscheidung im öffentlichen Interesse nachvollziehbar sein muss. Diese Faktoren erschweren das Management im Vergleich zur Privatwirtschaft und machen es deutlich komplexer.

Welche Aufgaben bei der Liegenschaftsverwaltung anfallen

Die Aufgaben einer Liegenschaftsverwaltung sind vielfältig und erfordern sowohl technisches als auch kaufmännisches Know-how. Sie ist das Bindeglied zwischen Eigentümern, Mietern, Dienstleistern und Behörden. Ihr Ziel ist es, den reibungslosen Betrieb von Liegenschaften sicherzustellen und deren Wert langfristig zu erhalten. Doch welche Aufgaben fallen konkret bei einer Liegenschaftsverwaltung an?

• Erwerb, Verkauf und Bewirtschaftung: Besonders in kommunalen Liegenschaftsverwaltungen gehören alle Aspekte des An- und Verkaufs von bebauten und unbebauten Grundstücken zum Verwaltungsprozess. Dazu gehören auch die Vermietung und Verpachtung von kommunalen Flächen, zum Beispiel für Veranstaltungen wie Feste und Märkte. 
• Pflege und Instandhaltung: Eine der zentralen Aufgaben der Liegenschaftsverwaltung ist die technische Betreuung der Immobilien. Hierbei geht es vor allem darum, den baulichen Zustand der Gebäude zu erhalten und sicherzustellen, dass alle technischen Anlagen, wie etwa Heizungen oder Brandschutzvorrichtungen, einwandfrei funktionieren. 
• Finanzen im Blick behalten: Der kaufmännische Bereich der Liegenschaftsverwaltung ist genauso wichtig wie die technische Seite. Hierbei geht es um alle finanziellen Aspekte, die mit der Immobilie verbunden sind. Dies umfasst unter anderem das Mietmanagement, die Buchhaltung und die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen.
• Verträge und Rechtssicherheit: Auch um rechtliche Angelegenheiten kümmert sich eine Liegenschaftsverwaltung. Sie erstellt und überprüft Mietverträge, sorgt für deren Einhaltung und übernimmt im Streitfall die Vermittlung zwischen Mietern und Eigentümern. Zudem stellt die Verwaltung sicher, dass die Immobilie alle gesetzlichen Anforderungen, wie etwa Brandschutzvorschriften, erfüllt.
• Leerstand vermeiden: Die Verwaltung spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Leerstand zu vermeiden und Immobilien optimal zu vermarkten. Sie organisiert Besichtigungen, erstellt Exposés und verhandelt Mietverträge. Auch die Marktanalyse gehört dazu: Die Verwaltung überwacht die aktuellen Mietpreise und passt bei Bedarf die Konditionen an, um sicherzustellen, dass die Immobilie wettbewerbsfähig bleibt.
• Nachhaltigkeit und Energieeffizienz: Eine moderne Liegenschaftsverwaltung legt zunehmend Wert auf Umweltaspekte und Energieeffizienz. Sie fördert Maßnahmen, die langfristig den Energieverbrauch der Immobilie senken und den ökologischen Fußabdruck reduzieren. Die Verwaltung kann beispielsweise die Installation von Solaranlagen auf dem Dach der Immobilie organisieren oder den Austausch alter Heizsysteme gegen energieeffizientere Modelle anregen.

Liegenschaften digital verwalten mit SeaTable

Die Verwaltung von Liegenschaften kann eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein – vor allem, wenn Sie mehrere Immobilien gleichzeitig betreuen. Mit SeaTable können Sie Ihre Liegenschaften digital und effizient organisieren und dabei stets den Überblick behalten. Dank der flexiblen Struktur der No-Code-Plattform können Sie Ihre individuellen Prozesse genauso abbilden, wie Sie möchten. Zudem lassen sich alle relevanten Daten sicher und zentral an einem Ort speichern und verwalten.

Einer der größten Vorteile von SeaTable ist die Möglichkeit, individuelle Zugriffsrechte zu vergeben. Das bedeutet, dass Sie für jede Liegenschaft festlegen können, wer welche Daten einsehen darf. Gerade wenn Sie mehrere Liegenschaften verwalten, ist es essenziell, dass die Daten der jeweiligen Immobilien voneinander getrennt sind – in SeaTable können Sie alle Liegenschaften in einer einzigen No-Code-Datenbank organisieren, ohne dass jemand unerlaubt Einsicht in andere Projekte erhält. So gewährleisten Sie den Datenschutz und erfüllen die Anforderungen der DSGVO.   

SeaTable bietet Ihnen zudem die Flexibilität, Ihre Daten entweder in der Cloud oder On-Premises zu speichern. Damit können Sie entscheiden, welche Lösung am besten zu Ihren Anforderungen passt – ob Sie den Komfort einer cloudbasierten Lösung bevorzugen oder Ihre Daten lieber auf eigenen Servern hosten möchten.

Mit dem kostenlosen Template von SeaTable können Sie mühelos mehrere Immobilien verwalten – von Wohnhäusern über Grundstücke bis hin zu Gewerbeobjekten. So können Sie auf einen Blick sehen, welche Immobilien vermietet sind, wann die nächste Mietzahlung fällig ist oder ob ein Wartungsauftrag ansteht. Für jede Immobilie können Sie Daten wie Fläche, Baujahr und Adresse erfassen. Sie können sogar Fotos, Grundrisse und Energieausweise der Objekte hinterlegen oder Verträge digital verwalten. Die klare Struktur sorgt dafür, dass nichts verloren geht, und erleichtert das Tagesgeschäft enorm – egal, ob es sich um ein kleines Portfolio oder eine Vielzahl von Liegenschaften handelt.

Um SeaTable zu verwenden, müssen Sie sich lediglich kostenlos registrieren. Sie können anschließend die Vorlage zu Ihrer Base hinzufügen und mit Ihren eigenen Daten ergänzen.