Vous proposez des cours de santé et de sport ? Vous travaillez dans un établissement d’enseignement ou vous planifiez d’autres événements en présentiel ou virtuellement ? Alors une liste de présence numérique est exactement ce qu’il vous faut ! Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur lemodèle de liste de présence gratuitde SeaTable et les avantages par rapport à une liste de participants traditionnelle dans Excel ou à des listes manuscrites sur papier.

Qu’est-ce qu’une liste de présence ?

Les participants à un événement s’inscrivent dans une liste de présence afin de confirmer leur présence à un rendez-vous.

Une liste de présence est-elle la même chose qu’une liste de participants ?

Non, une liste de présence n’est pas équivalente à une liste de participants. Mais une liste des participants est quasiment le modèle de la liste de présence : Alors qu’uneliste de participantsreprésente les personnes qui se sont inscrites à un événement - qu’elles viennent ou non réellement, laliste de présencedocumente la participation effective des personnes à un rendez-vous.

Avec un modèle de liste des participants, vous planifiez vos événementsà l’avance. En revanche, vous faites signer la liste de présenceà chaque date. Aujourd’hui, la liste de présence est souvent créée sousforme numériqueà l’aide d’un modèle Excel, mais elle est toujours imprimée surpapierpour être signée. Vous trouverez ci-dessous des informations sur la manière de procéder autrement.

Pourquoi avez-vous besoin d’une liste de présence ?

Une liste de présence vous permet de savoir qui a participé à quelles sessions. Sur cette base, vous pouvez par exemple délivrer aux participants à un cours uneattestationou uncertificatde participation réussie. En outre, lors des réunions, une liste de participants signée peut être nécessaire pour que les votes soient réellement contraignants. Sur la base dutaux de présence, vous pouvez généralement aussi tirer des conclusions sur l’appréciation de l’événement par les participants.

Pour toute liste de participants servant de modèle à une liste de présence, veillez à respecter lerèglement général sur la protection des données (RGPD).En particulier, s’il s’agit de données personnelles sensibles, telles que des données d’adresse ou de santé, les participants doivent avoir donné leur accord au traitement de leurs données.

Il est tout aussi important deprotégervotre liste des participants, par exemple dans Excel, contre tout accès non autorisé. Une solution logicielle qui vous permet d’autoriser uniquement certaines personnes à accéder à la liste des participants offre une meilleure protection qu’un modèle Excel. Vérifiez également si la liste de présence de votre événementdoit être conservée.

Que devez-vous saisir dans une liste de participants ?

Vous êtes libre de choisir les données que vous demandez à vos participants. Toutefois, lorsque vous établissez une liste des participants, certaines informations sont toujours nécessaires : il s’agit notamment desnomsetdes coordonnées(adresse électronique, numéro de téléphone) des participants. En outre, selon l’objectif de l’événement, l’adresse, ladate de naissance, lesexeou certainesconnaissances et qualifications préalablespeuvent également être pertinents.

Dans une liste de présence, il ne faut surtout pas oublier letitre et la date de l’événementainsi qu’un champ pour lasignature. Toutes ces informations se trouvent bien sûr dans le modèle de liste de présence de SeaTable, vous n’avez donc pas besoin de créer un nouveau modèle Excel pour votre liste de présence.

SeaTable combine la puissance d’une base de données et la simplicité d’un modèle Excel pour créer une liste de présence. Si vous souhaitez saisir des informations supplémentaires en plus des données d’exemple, vous pouvez personnaliser notre modèle gratuit de liste de présence à votre guise en ajoutant des colonnes pour les informations dont vous avez besoin.

SeaTable vous permet d’organiser et de gérer facilement des événements tels que des cours, des séminaires ou des formations. Dans le premier tableau, vous listez d’abord toutes lesdates de votre événement. Vous pouvez également y ajouter des détails sur l’enseignant, le lieu et la durée de l’événement, ainsi quedes documents. Nous avons pris comme exemple une série de cours dans une université.

Dans le deuxième tableau se trouve laliste des participants Modèle. Ici sont enregistrées les informations (par exemple le numéro d’étudiant, le cursus et l’adresse e-mail) des étudiants qui se sont inscrits au cours magistral. A la fin du cours, il suffit d’appuyer sur un bouton pour créerdes attestations de participationpour ceux qui se sont présentés régulièrement au cours.

Utilisez des formulaires web intuitifs dans lesquels vos participants peuventsigner numériquementetsaisir eux-mêmes des données. Une fois soumises, les données sontautomatiquementenregistrées dans vos tableaux. Le modèle de liste de présence du tableau 3 fonctionne en outre avecdes liensvers les tableaux 1 et 2 : il suffit ainsi aux participants de sélectionner la date actuelle et leur nom dans la liste des participants avant de confirmer leur présence par leur signature.

Un formulaire web vous permet également de réaliser uneenquête d’évaluationaprès l’événement, dans laquelle les participants peuvent donner leur avis et leurs évaluations.

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-Gratuit: Pour utiliser le modèle de liste de présence de SeaTable,il suffit de vous inscrire gratuitementavec votre adresse e-mail.

-Moins d’efforts: permettez à vos participants de saisir des données via des formulaires web, qui se retrouvent automatiquement dans votre modèle de liste des participants. Gérez toutes les données numériquement et ne scannez plus jamais de listes de présence papier !

-Intuitif: grâce au design convivial, la saisie des données est rapide et moins sujette aux erreurs qu’avec une liste de participants Excel ou des enregistrements manuels.

-Flexible :ajoutez autant de colonnes que vous le souhaitez et adaptez le modèle de liste de présence à vos souhaits individuels. Contrairement à une liste de participants Excel, vous pouvez également enregistrer des fichiers, des images et des signatures.

-Protection des données: le stockage sécurisé et conforme au RGPD des données des participants dans le cloud ou sur site permet un contrôle total, tout comme les droits d’accès granulaires.

-Pratique: la liste des participants en ligne est accessible de partout et à tout moment, tout en étant protégée contre les pertes. Si vous le souhaitez, vous pouvez également exporter le modèle de liste des participants sous forme de fichier Excel ou CSV et l’imprimer.

-Puissant: profitez du constructeur d’applications intégré, de nombreuses possibilités de visualisation ainsi que de fonctions de filtrage, de tri et de regroupement pour la préparation des données.

-Toujours à jour: restez toujours à jour grâce aux fonctions de communication, à l’historique complet des modifications et à la mise à jour en temps réel.

-Évolutive: notre solution évolue avec votre entreprise, que vous ayez un ou mille participants.

Faites défiler notre modèle intégré de manière interactive ou lisez la description en cliquant sur derrière le nom du modèle. Vous aurez ainsi une meilleure idée des fonctions du modèle de liste de présence. En cas de questions ou de problèmes, nous vous recommandons d’utiliser notre rubrique d’aide .

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