Facturation : comment gérer correctement votre facturation

Qu’est-ce que la facturation ? Définition et pertinence #

Facturation est le terme technique dérivé du mot latin factura pour désigner une facture – un document par lequel vous demandez à vos clients de payer une certaine somme d’argent. Cela signifie donc que vous facturez un service ou un produit à un client.

La facturation génère les recettes de votre entreprise et constitue donc le processus le plus important de la comptabilité financière. La facturation joue un rôle tout aussi important dans la planification des liquidités et dans le système de relance, qui permet de faire valoir les créances auprès des clients en retard de paiement. En outre, les factures constituent la base du calcul de la TVA.

Les avantages d’une facturation professionnelle #

A première vue, les avantages de la facturation semblent évidents : Vous facturez des prestations ou des marchandises pour générer des revenus. Pourtant, la facturation électronique est aujourd’hui clairement supérieure à la facture papier en ce qui concerne les autres avantages de la facturation :

• Efficacité en termes de temps : Les factures électroniques peuvent être créées en quelques clics et envoyées directement par e-mail ou mises à disposition en ligne.
• Transparence : Vos clients peuvent rapidement consulter leurs factures et obtenir des informations claires sur les services fournis, les prix et les taxes.
• Une meilleure vue d’ensemble : Gardez un œil sur les paiements reçus, les factures en cours et l’évolution des ventes à tout moment.
• Automatisation : Les processus récurrents tels que les rappels de paiement se déroulent tout simplement d’eux-mêmes dans un programme de facturation.
• Sécurité juridique : Un logiciel de facturation contient généralement des modèles prédéfinis qui intègrent toutes les informations obligatoires pour la facture.

Les principaux inconvénients de la facturation sont la forte charge de travail et le risque d’erreurs, surtout si vous rédigez encore des factures manuellement dans des feuilles de calcul Excel ou des documents texte. La facturation étant un processus incontournable pour les entreprises, vous devez l’optimiser et l’automatiser autant que possible afin de minimiser les erreurs humaines. Des solutions logicielles modernes peuvent vous y aider. Vous en apprendrez plus à ce sujet plus loin sur cette page.

Deux types de facturation dans les entreprises #

Selon le moment où vous facturez une prestation, on distingue la pré-facturation et la post-facturation. Lorsque vous émettez une facture avant la livraison, on parle de préfacturation. C’est particulièrement courant pour les commandes en ligne. En tant qu’entreprise, vous devez toutefois avoir suffisamment de marchandises en stock pour pouvoir livrer en temps voulu.

Si vous joignez la facture à la livraison ou si vous l’envoyez ultérieurement, il s’agit de post-facturation. En termes de liquidités, n’oubliez pas que le processus de paiement est plus long et que le risque de non-paiement augmente. Toutefois, pour les commandes plus complexes (par exemple les projets de construction), la facturation peut avoir lieu après l’exécution. Dans ce cas, une facturation par étapes est utile.

Le processus de facturation #

La facturation fait partie de la gestion comptable de votre entreprise et se déroule essentiellement de la manière suivante :

• Préparer la facture : Saisissez sur la facture toutes les données pertinentes telles que les articles, les prix, les quantités, les taux de TVA, la date et les données du client.
• Délivrer la facture : Envoyez la facture créée au client, que ce soit par courrier, par e-mail ou par le portail en ligne.
• Vérifier les paiements reçus : Comparez les paiements reçus avec vos créances ouvertes et envoyez des rappels de paiement si nécessaire.
• Enregistrer et archiver : Enregistrez la transaction commerciale et classez soigneusement tous les documents.

Aspects juridiques de la facturation #

En France, la facturation est régie en détail par l’article 289 du Code général des impôts (CGI). Selon cet article, vous êtes tenu d’émettre des factures pour les services que vous fournissez à d’autres entreprises. Une telle obligation n’existe que dans une certaine mesure pour les transactions avec les particuliers : pour les ventes en ligne, pour les services artisanaux de plus de 25 euros ou à la demande du client.

Délais de facturation #

En France, les délais de facturation sont stricts : selon le Code de commerce, vous devez émettre la facture au plus tard au moment de la livraison ou de la prestation de services. Une facturation ultérieure n’est pas autorisée, sous peine de pénalités. Pour les prestations courantes (par exemple les abonnements mensuels), la facturation intervient généralement à la fin de la période de prestation.

Prescription des factures #

Gardez toujours un œil sur vos créances impayées, car les factures peuvent être prescrites ! Il y a prescription si vous oubliez une facture ou si vous n’engagez pas de procédure juridique contre un client défaillant. Le délai de prescription est de 5 ans entre les entreprises et de 2 ans pour les ventes ou les services aux particuliers. Passé ce délai, le débiteur peut refuser de payer une facture et vous ne pouvez plus faire valoir votre droit en justice.

Le délai court à partir du jour où la créance devient exigible, c’est-à-dire que la date d’échéance figurant sur la facture est dépassée. Ainsi, si vous avez émis une facture le 31 août 2020, payable dans les 30 jours, le délai de prescription a commencé à courir le 30 septembre 2020. Pour les particuliers, votre créance serait prescrite le 30 septembre 2022 et pour les entreprises, le 30 septembre 2025.

Durée de conservation des factures #

Selon le Code de commerce, vous avez l’obligation de faire une copie de chaque facture et de la conserver pendant 10 ans. Archivez chaque facture de manière à ce qu’elle soit en lecture seule, qu’elle soit numérique ou imprimée. En effet, toute modification ultérieure de la facturation est interdite.

Si vous préférez encore les factures sur papier à la facturation électronique, prévoyez un espace de rangement, car les dossiers remplissent rapidement les étagères. En outre, vous devez vous préoccuper de la destruction des copies de factures en conformité avec la protection des données à la fin de la période de conservation.

Informations obligatoires pour la facturation #

En vertu du Code général des impôts, une facture doit contenir les informations suivantes :

1. Le nom et l’adresse du prestataire ainsi que du destinataire de la prestation
2. Numéro fiscal ou numéro de TVA intracommunautaire
3. Date d’émission
4. Numéro de facture séquentiel
5. Quantité et nature des biens ou services fournis
6. Date de la prestation ou de la livraison
7. Montant net et brut et remises éventuelles
8. Taux et montant de la taxe ou mention de l’exonération de la taxe

Erreurs typiques de facturation #

Si vous faites une erreur lors de la facturation, cela peut avoir des conséquences fiscales et, dans le pire des cas, juridiques. Vous devez donc rester concentré et veiller méticuleusement à ce que la facture contienne toutes les informations obligatoires et que les chiffres soient corrects. Pourtant, une erreur est vite arrivée : Il suffit d’un peu d’inattention – et une erreur de chiffre ou de frappe s’est glissée.

Voici d’autres erreurs typiques de facturation :

• Il n’y a pas de numéro unique pour chaque facture.
• La TVA n’est pas indiquée correctement.
• Les conditions de paiement ne sont pas indiquées.
• La copie de la facture est traitée après l’envoi.

Comment éviter les erreurs de facturation #

Vous trouverez ci-dessous des informations sur la manière d’éviter les erreurs de facturation mentionnées ci-dessus.

Créer un numéro de facture séquentiel #

L’administration fiscale n’accepte que les factures portant un numéro de facture séquentiel. Mais il est également avantageux pour votre comptabilité financière interne que chaque facture puisse être associée de manière claire et compréhensible à la transaction commerciale correspondante. Un numéro croissant permet de garantir que chaque facture est unique.

Si vous numérotez vos factures à la main, vous risquez de créer par inadvertance des duplications ou des numéros manquants. En revanche, un programme de facturation professionnel génère un numéro d’identification unique pour chaque nouvelle facture. C’est pourquoi il est recommandé de faire générer un numéro automatique par un logiciel.

Déclarer correctement la TVA lors de la facturation #

En France, le taux de TVA normal est de 20 % et le taux de TVA réduit est de 10 %, 5,5 % ou 2,1 %. Selon le type de biens et de services que vous facturez, des taux différents peuvent s’appliquer. Il n’est pas toujours facile de savoir quel taux s’applique dans quel cas. Informez-vous et assurez-vous que vos produits et services sont correctement taxés.

La situation peut être encore plus compliquée si vous facturez des opérations à l’étranger : Si vous facturez des consommateurs à l’étranger, vous devez calculer le taux de TVA français. Cependant, si votre client est une entreprise de l’UE, il doit verser la TVA à l’administration fiscale de son État membre. C’est ce que l’on appelle l’autoliquidation. Dans ce cas, vous ne mentionnez pas la TVA, mais vous indiquez sur la facture que le destinataire est le redevable de la taxe. En outre, vous devez indiquer sur la facture votre numéro de TVA et celui de votre entreprise cliente. Pour la facturation aux entreprises situées dans des pays tiers à l’UE, ce n’est pas non plus la TVA française qui s’applique, mais la réglementation du pays concerné.

Indiquer les conditions de paiement lors de la facturation #

Les conditions de paiement vous permettent de définir quand et comment vos clients doivent payer pour des biens ou des services. Par exemple, le paiement peut être effectué par virement, prélèvement automatique ou en espèces. Selon le mode de paiement, n’oubliez pas d’indiquer vos coordonnées bancaires complètes.

Le délai de paiement définit le délai dans lequel vos clients doivent régler la facture. Les délais habituels sont de 14 à 30 jours. La date d’échéance indique la date exacte à laquelle le paiement doit être reçu au plus tard. Indiquez clairement cette date sur la facture.

Le prépaiement est particulièrement répandu dans le commerce en ligne. Avec ce mode de paiement, le client effectue le paiement avant de recevoir le produit ou le service. L’avantage pour vous : En n’envoyant vos produits qu’après réception du paiement, vous minimisez le risque de non-paiement. Indiquez ensuite lors de la facturation que vous avez déjà reçu le montant de la facture.

Une facture erronée envoyée – que faire ? #

Dès que vous vous rendez compte que vous avez émis une facture erronée, vous devez annuler celle-ci et la corriger avec une nouvelle facture que vous envoyez au destinataire de la facture. Cela génère non seulement un surcroît de travail considérable, mais souvent aussi une confusion, voire une mauvaise humeur du client. Dans ce cas, il est important que vous réagissiez de manière professionnelle et que vous vous excusiez pour l’incident.

Vous devez conserver tant la facture originale que la facture de correction pour la comptabilité. Pour les factures déjà payées mais dont le montant facturé est trop élevé, il est en outre nécessaire d’établir un avoir.

Liste de contrôle pour une facturation sans faille #

Voici un autre aperçu des écueils les plus fréquents lors de la facturation et des points auxquels vous devez faire attention lors de la vérification finale d’une facture :

• pas de fautes de frappe dans le nom et l’adresse du destinataire du service
• pas d’erreurs de chiffres dans le numéro de facture, le numéro fiscal ou le numéro d’identification à la TVA
• tous les postes de la facture (prestations, quantités, prix) et les montants nets sont corrects
• la TVA est correctement indiquée
• la date de la facture, le montant de la facture et le délai de paiement sont clairement indiqués

Modèle gratuit de facturation électronique #

La facturation électronique avec un logiciel vous permet d’économiser beaucoup de temps et de papier. Les autres avantages pour la facturation de votre entreprise sont la réduction des risques d’erreur, l’automatisation des processus répétitifs et la préparation simple et claire des données. Des modèles de factures prédéfinis contenant toutes les informations obligatoires vous aident à respecter les exigences légales.

Cela vous semble bien ? Commencez par utiliser le modèle gratuit de SeaTable et personnalisez la facturation de votre entreprise comme vous le souhaitez ! Pour avoir un avant-goût de notre modèle, faites défiler notre modèle intégré interactif :

Les avantages pour votre facturation sont les suivants :

• Créez et envoyez facilement des factures numériques en appuyant sur un bouton
• Liens intelligents avec d’autres tables de votre base de données
• Conception de mises en page de factures personnalisées en plusieurs langues
• Synchronisation en temps réel pour une collaboration simultanée en équipe
• Différentes statistiques, options d’évaluation et de visualisation

Très important : lorsque vous facturez avec SeaTable, vos données sont parfaitement protégées et stockées dans des centres de données allemands. De plus, vous avez la possibilité d’héberger vous-même SeaTable Server et de conserver ainsi la pleine maîtrise de vos données. Si vous optez pour SeaTable Cloud , vos données et vos factures seront également accessibles en ligne à tout moment et de n’importe où.

Foire aux questions #

TAGS: Comptabilité