Le Haut Conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur (Hcéres) est une autorité publique indépendante en France, régie par les articles L. 114-3-1 à L. 114-3-6 et R. 114-1 à R. 114-23 du code de la recherche. Les principales missions du Hcéres sont les suivantes
- L’évaluation de l’ensemble des établissements d’enseignement supérieur et de recherche en France.
- La validation des procédures d’évaluation proposées par d’autres organismes.
- L’évaluation des établissements privés d’enseignement supérieur en France et à l’étranger, sur demande.
Hcéres était confronté au défi de rendre ses processus de données complexes plus efficaces et de se conformer aux exigences légales. Avec SeaTable, le Hcéres a trouvé une solution pour centraliser la gestion de ses données et améliorer la collaboration.
Situation initiale : Hcéres et le défi d’une gestion efficace des données #
En tant qu’autorité indépendante, le Hcéres est responsable de l’évaluation de tous les établissements d’enseignement supérieur et de recherche français. Avant l’introduction de SeaTable, ces processus étaient principalement gérés à l’aide de feuilles de calcul Excel. Cependant, cette méthode était de plus en plus inefficace et entraînait des failles de sécurité ainsi qu’une fragmentation des données. Il était temps de trouver une alternative Excel qui simplifierait l’ensemble du processus et répondrait aux exigences du Hcéres.
La transition d’Excel à SeaTable : Pourquoi SeaTable était le bon choix pour le Hcéres #
Pour relever les défis de la gestion des données, le Département du Numérique et des Données (DND) du Hcéres a opté pour SeaTable - une plateforme flexible et conviviale qui a considérablement optimisé les processus d’évaluation. SeaTable a centralisé toutes les données et a permis au Hcéres de simplifier l’ensemble du processus d’évaluation, tant en France qu’à l’international.
Implémentation de SeaTable au Hcéres #
Le déploiement de SeaTable a commencé par une preuve de concept (POC) dans un seul département. Cette phase pilote s’est concentrée sur la gestion des conventions et des listes d’experts potentiels. Suite au succès de ce test, SeaTable a été progressivement étendu à d’autres départements et services d’évaluation du Hcéres. Aujourd’hui, l’autorité utilise la plate-forme sans code SeaTable pour former efficacement des comités d’évaluation et rationaliser le processus de préparation des évaluations.
Les avantages de SeaTable pour Hcéres #
- Gestion centralisée des données: SeaTable a permis de centraliser toutes les informations dans une base de données unique et interconnectée, éliminant ainsi les ensembles de données incohérents et les flux de travail fragmentés.
- Collaboration optimisée: La gestion centralisée et la liaison des tables ont permis une collaboration plus efficace entre les différentes équipes du Hcéres.
- Gestion avancée des accès: L’attribution de droits différenciés a permis de garantir la sécurité des données tout en répartissant clairement les responsabilités.
- Rapports rapides et simples: Grâce aux “vues simplifiées” de SeaTable, il a été possible de filtrer les données selon des critères spécifiques et de générer rapidement des rapports, ce qui a considérablement accéléré la prise de décision.
Feedback des utilisateurs et témoignages de réussite #
Jean-Christophe Martin, directeur adjoint du MDN, explique : “SeaTable nous a permis de renouveler notre gestion des données et d’améliorer leur utilisation et leur présentation. Cela a considérablement amélioré l’efficacité de nos utilisateurs”.
Clément Bréhin, chef de projet technique, ajoute : “SeaTable a énormément amélioré notre collaboration avec les services d’évaluation. C’est intuitif, facilement adaptable et sécurisé”. Grâce à des ateliers et des formations internes, les collaborateurs du Hcéres ont pu adopter SeaTable rapidement et sans difficulté.
Conclusion : Hcéres améliore sa gestion des données - et vous pouvez aussi le faire #
SeaTable s’est avéré être une plateforme précieuse pour améliorer la gestion des données et la collaboration au Hcéres. La centralisation des données et la facilité d’utilisation ont permis d’accroître l’efficacité et de simplifier les processus. D’autres organisations peuvent également profiter des avantages de cette solution flexible.
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TAGS: Gestion Des Données & Visualisation Administration Publique