Vous gardez un œil sur les paiements entrants, vous rappelez aux clients les factures impayées et, si nécessaire, vous envoyez des rappels. Sans la bonne structure, cela peut vite devenir confus - et il n’est pas toujours possible de savoir immédiatement quelles factures ont déjà été réglées. Il est donc d’autant plus important de garder une vue d’ensemble afin de garantir les liquidités de votre entreprise.

Avec une comptabilité clients clairement structurée, vous savez toujours quels paiements ont été reçus et lesquels sont encore ouverts. Elle vous permet non seulement une gestion efficace des créances, mais aussi un échange d’informations fluide entre les services. Ainsi, tout le monde dans l’entreprise travaille avec les mêmes données actualisées et vous gardez toujours le contrôle total.

Comptabilité des débiteurs

Qu’est-ce que la comptabilité clients ? #

La comptabilité clients est un élément central de la comptabilité financière et s’occupe de toutes les opérations commerciales qui concernent les clients de votre entreprise. Elle se concentre sur les créances résultant de la vente de marchandises ou de services. Dès que votre entreprise fournit une prestation ou vend un produit, une créance est créée vis-à-vis du client - ce qu’on appelle le débiteur.

La tâche de la comptabilité clients est d’enregistrer, de surveiller et de gérer soigneusement ces créances. Cela implique non seulement la comptabilisation correcte des factures ouvertes, mais aussi le suivi des paiements reçus. Si un client est en retard, la comptabilité clients se charge en outre des rappels et veille à ce que les montants dus soient réclamés.

Qu’est-ce qui fait partie de la comptabilité clients ? #

La comptabilité clients a quatre domaines d’activité importants. Elle s’occupe de la comptabilisation des créances et des avoirs résultant de livraisons et de prestations, de la surveillance des différents encaissements, des rappels et du recouvrement et de la solvabilité de chaque client de votre entreprise. On parle aussi volontiers de scoring des débiteurs. La comptabilité clients veille donc à ce que tout soit suivi et documenté, depuis la facturation proprement dite jusqu’à la réception du paiement. En cas de non-paiement, elle déclenche le processus de relance et de recouvrement.

Le client devient un débiteur

Si un client achète un produit dans votre entreprise, il reçoit ensuite une facture. Celle-ci est envoyée au client par la comptabilité clients. Le client a alors la possibilité de payer le montant de la facture à votre entreprise dans un délai de paiement prédéfini, par exemple par prélèvement automatique ou par virement bancaire. La facture adressée au client est également volontiers appelée créance (gestion des créances). Les créances ouvertes sont contrôlées quotidiennement. Cela sert en outre de travail préparatoire pour les rappels.

Dans le domaine des rappels, on distingue les rappels extrajudiciaires et les rappels judiciaires. Dans la procédure de relance extrajudiciaire, on essaie tout d’abord de récupérer en interne le montant de la facture que le débiteur (client) nous doit encore. Cela se fait généralement à l’aide de “niveaux de rappel”. Chaque niveau de rappel rappelle au client de payer ce qu’il doit encore. Chaque entreprise décide du nombre de niveaux de rappel jusqu’à la relance judiciaire.

Dans le meilleur des cas, le client reçoit d’abord un rappel amical avant que la procédure de rappel extraordinaire ne soit lancée. L’objectif est de ne pas affaiblir la relation commerciale existante et de régler le conflit à un “niveau personnel”.

Dans le cas de la ** relance judiciaire**, la relance extraordinaire n’a malheureusement pas fonctionné et le paiement en souffrance n’a toujours pas été réglé par le débiteur (client). Dans ce cas, une mise en demeure judiciaire est envisagée. Celle-ci est effectuée par des avocats ou des sociétés de recouvrement, mais peut également être effectuée par votre propre comptabilité clients si vous disposez des connaissances nécessaires. Il est important à cet égard de connaître les procédures des tribunaux ou des huissiers de justice.

Mais le scoring des débiteurs est aussi particulièrement important dans l’entreprise. Celui-ci doit fournir des informations pertinentes sur la propension à payer de vos clients. Les historiques de paiement de chaque client permettent de tirer des conclusions explicites, par exemple sur la fiabilité des paiements ou sur les différents défauts de paiement. Cela permet de détecter rapidement les cas d’insolvabilité des clients et de réduire au minimum les dommages financiers qui en résultent. Dans ce cas, le client est simplement bloqué et ne reçoit plus de produits ou de services jusqu’à nouvel ordre.

En plus de tous les points déjà mentionnés, la transmission d’informations sur les paiements en souffrance est particulièrement importante. Cela permet de prendre rapidement des décisions sur d’éventuels investissements à venir et sur ses propres liquidités. Si les impayés se multiplient, il se peut qu’aucun nouvel investissement ne puisse être lancé dans votre entreprise. En revanche, si la majeure partie de vos créances est réglée, votre entreprise est liquide et plus rien ne s’oppose à de nouveaux investissements. La liquidité d’une entreprise dépend donc toujours des créances encore ouvertes ou réglées.

Les tâches de la comptabilité clients vont bien au-delà de la simple comptabilisation des opérations commerciales. Elles englobent toutes les activités nécessaires pour que vous puissiez gérer de manière transparente les créances envers vos clients, garantir les entrées de paiement et éviter les défaillances. En font partie, entre autres

  • établissement et envoi des factures clients.
  • Comptabilisation des créances résultant de livraisons et prestations.
  • Enregistrement des entrées de paiement.
  • Surveillance des paiements échus et des postes ouverts
  • Gestion active des créances afin d’obtenir les paiements
  • Organisation et exécution des relances.
  • Création et traitement des avoirs.
  • Réconciliation des comptes débiteurs pour garantir des écritures correctes interlocuteur des clients pour les questions relatives aux factures et aux paiements
  • Évaluation et contrôle du risque débiteur afin d’éviter les défauts de paiement

Qu’est-ce que le risque d’impayés ? #

Tous les clients ne paient pas toujours à temps et certains clients ne paient même pas leurs factures en connaissance de cause. Or, votre comptabilité clients doit pouvoir gérer au mieux ce que l’on appelle le risque client et évaluer le plus précisément possible les possibilités de paiement, qui se distinguent par les retards de paiement, l’incapacité de paiement et la réticence à payer.

Le risque d’impayés

En cas de retard de paiement, le client (débiteur) ne paie pas sa facture à la date de paiement déjà convenue. En cas d’incapacité de paiement, nous parlons déjà d’insolvabilité. Dans ce cas, votre client ne peut plus s’acquitter de ses obligations de paiement. En revanche, dans le cas de la réticence à payer, votre client refuse de payer et agit intentionnellement. Vous ne pouvez y remédier que par un scoring en bonne et due forme.

Lors du scoring, vous examinez votre client de près. Les paiements passés sont répertoriés dans le compte client proprement dit de chaque client et sont pris en compte dans la solvabilité. Les retards de paiement dans le passé font que votre client est moins bien noté dans le scoring. Cela peut également aller jusqu’au blocage ou à l’impossibilité de livrer le client. Le paiement anticipé, par exemple, peut y remédier. En revanche, si votre client a toujours payé toutes ses factures dans les délais, il devrait avoir le meilleur scoring possible dans votre comptabilité clients.

Qu’est-ce que la comptabilité fournisseurs ? #

La comptabilité fournisseurs est un domaine de la comptabilité financière qui s’occupe des dettes d’une entreprise envers ses fournisseurs et prestataires de services - ce que l’on appelle les créanciers. Chaque fois qu’une entreprise achète des marchandises ou des services et reçoit une facture en contrepartie, il en résulte une dette qui est enregistrée et surveillée dans la comptabilité fournisseurs.

Des relations stables avec les fournisseurs

Parmi les tâches centrales figurent la saisie et la vérification des factures entrantes, la comptabilisation de ces dettes en fonction des comptes et la surveillance des délais de paiement. L’objectif est de régler les factures dans les délais, de bénéficier d’escomptes ou de rabais tout en gardant une vue d’ensemble sur toutes les obligations de paiement en cours. La comptabilité fournisseurs contribue donc de manière décisive à garantir l’ordre financier dans l’entreprise et à assurer des relations stables avec les fournisseurs.

Qu’est-ce qui fait partie de la comptabilité fournisseurs ? #

La comptabilité fournisseurs comprend toutes les activités relatives à la saisie, à la gestion et au traitement des dettes envers les fournisseurs et les prestataires de services. Dans le détail, elle comprend

  • saisie et contrôle des factures entrantes.
  • imputation et comptabilisation des factures sur les comptes correspondants
  • Surveillance des délais de paiement et règlement des factures ouvertes dans les délais.
  • Utilisation des escomptes et des rabais pour économiser des coûts
  • gestion des avoirs et autres corrections
  • Rapprochement et gestion des comptes créditeurs. communication avec les fournisseurs en cas de questions sur les factures ou les paiements
  • préparation des cycles de paiement (par ex. virements, prélèvements) vérification et évaluation des dettes afin de présenter la situation financière de manière transparente

Alors que la comptabilité fournisseurs enregistre les dettes envers les fournisseurs, la comptabilité clients surveille les créances envers les clients. La comparaison suivante montre leurs tâches, leurs différences et leurs effets sur le flux de paiement :

Comptabilité des créanciers Comptabilité des débiteurs
Définition Saisit toutes les opérations avec les fournisseurs (dettes) Saisit toutes les opérations avec les clients (créances)
Participants Fournisseurs / Créanciers Clients / Débiteurs
But Contrôle et gestion des dettes envers les fournisseurs Contrôle et gestion des créances envers les clients
Tâche principale - Contrôler les factures, préparer les paiements, gérer les escomptes et les rappels Établir les factures, surveiller les encaissements, effectuer les rappels
Incidence sur le bilan Augmentation des dettes Augmentation des créances
Flux de paiement Dépenses → L’argent quitte l’entreprise Recettes → L’argent entre dans l’entreprise

La comptabilité clients et fournisseurs présente de nombreux avantages pour les entreprises, tant en termes de stabilité financière que d’organisation interne. L’un des principaux avantages est l’amélioration de la sécurité de la planification financière. Grâce à la saisie systématique des créances et des dettes ainsi qu’au calcul des risques de défaillance, les entreprises peuvent mieux planifier leurs liquidités et éviter les goulots d’étranglement imprévus. Parallèlement, les pertes dues aux défauts de paiement peuvent être considérablement réduites, car les postes ouverts sont activement surveillés et, si nécessaire, des rappels ou des mesures de recouvrement sont lancés.

Les avantages de la comptabilité clients

La comptabilité donne également une vue d’ensemble claire de tous les clients et fournisseurs, ce qui permet d’organiser les processus de manière plus efficace. Par exemple, les factures et les paiements sont clairement reliés entre eux, ce qui simplifie les processus et réduit les incohérences. En outre, la comptabilité clients et fournisseurs facilite la collecte d’informations et la planification des relations commerciales. Les entreprises peuvent prendre des décisions ciblées sur la base des données comptables, par exemple sur les limites de crédit, les conditions de paiement ou les investissements futurs chez certains clients ou fournisseurs.

La comptabilité clients constitue l’épine dorsale d’une comptabilité financière efficace dans toute entreprise. Le logiciel SeaTable**, conforme au **RGPD, vous permet de représenter numériquement ce domaine, de gérer toutes les informations pertinentes de manière centralisée et de simplifier ainsi considérablement l’ensemble du processus, de l’établissement du devis à la réception du paiement. Le logiciel gratuit Modèle vous propose, outre des feuilles de calcul pour les clients, les produits et les offres, une feuille de calcul spéciale dans laquelle toutes les données importantes sont clairement regroupées.

Dès qu’une offre est acceptée par le client, les informations correspondantes sont automatiquement transférées sur la feuille de facture. Les factures peuvent ainsi être créées en quelques clics et envoyées directement aux clients. Le statut de paiement de chaque facture peut être consulté à tout moment, ce qui permet au service comptable et au service commercial de garder une vue d’ensemble. De plus, les entrées de paiement et les rappels peuvent être documentés directement dans le système, ce qui accélère les processus et réduit les erreurs. SeaTable vous permet donc de gérer la comptabilité clients de manière transparente et en gagnant du temps, sans avoir besoin de logiciels supplémentaires coûteux.S’inscrire Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd’hui et testez le modèle.

Que sont les débiteurs et les créanciers ?

Les débiteurs sont les clients d’une entreprise qui ont des factures impayées à régler, c’est-à-dire des créances. Les créanciers, en revanche, sont les fournisseurs ou les partenaires commerciaux auxquels l’entreprise doit de l’argent, c’est-à-dire qu’il existe des dettes. Ensemble, ils constituent la base du suivi des encaissements et des décaissements dans l’entreprise.

Quelle est la différence entre la comptabilité clients et la comptabilité fournisseurs ?

La comptabilité clients enregistre et surveille toutes les créances envers les clients, c’est-à-dire les factures que l’entreprise a émises et dont le paiement n’a pas encore été effectué. La comptabilité fournisseurs, quant à elle, gère toutes les dettes envers les fournisseurs, c’est-à-dire les factures que l’entreprise doit payer. La comptabilité clients regarde donc l’argent qui rentre, la comptabilité fournisseurs l’argent qui sort.

Quel logiciel permet de mettre en œuvre la comptabilité des créanciers et des débiteurs ?

SeaTable permet de mettre en œuvre la comptabilité clients et fournisseurs de manière efficace et flexible, sans aucune connaissance en programmation. SeaTable est une plateforme sans code conforme au RGPD, spécialement conçue pour la gestion et l’automatisation des processus commerciaux. Elle permet de créer des applications personnalisées pour la comptabilité, parfaitement adaptées aux besoins de votre entreprise.

Les débiteurs jouent-ils un rôle dans la comptabilité fournisseurs ?

Non, les débiteurs ne jouent en principe aucun rôle dans la comptabilité fournisseurs. La comptabilité fournisseurs se concentre exclusivement sur les fournisseurs et les dettes - c’est-à-dire sur les personnes à qui l’entreprise doit de l’argent et sur la date d’échéance des paiements. Les débiteurs, en revanche, sont des clients qui doivent de l’argent à l’entreprise et sont enregistrés dans la comptabilité clients.

TAGS: