Que signifient les termes “achats directs” et “achats indirects” ? #

L’approvisionnement direct et l’approvisionnement indirect sont deux domaines del’approvisionnement opérationnel et de la gestion de la chaîne d’approvisionnement . Ils diffèrent en termes de catégories de produits spécifiques et de structure organisationnelle. Il en résulte différents défis spécifiques pour les responsables.

Qu’entend-on par “achats direct” ? #

Ce domaine traite de l’achat stratégique de produits qui sont directement incorporés dans le produit final. Cela comprend les composants préliminaires et les matières premières, mais aussi les matériaux d’emballage ou les machines de production. Dans les grands services d’achat, il existe des domaines spécifiques pour les différents biens achetés, par exemple Achat technique pour l’équipement et les composants techniques.

Les achats directs se caractérisent par des processus très formalisés, une gestion stratégique des fournisseurs et de la qualité et des contrats à long terme. Les volumes d’achat sont généralement plus importants que pour les achats indirects et les exigences de qualité sont particulièrement élevées. Le contrôle des coûts est également l’une des tâches principales. En effet, les coûts d’approvisionnement ont un impact direct sur le prix final du produit de l’entreprise.

Que signifie le terme “achats indirects” ? #

Quels sont les produits couverts par les achats indirects ?

Les marchés publics indirects comprennent les produits et services qui assurent le bon fonctionnement de l’entreprise (matériels indirects). Il s’agit, par exemple, du matériel et des logiciels, des fournitures de bureau, des assurances et des services d’artisans, mais aussi du matériel publicitaire ou des consultants externes.

Contrairement aux achats directs, les achats indirects se caractérisent par de nombreuses petites commandes et une gestion décentralisée des fournisseurs. Les processus d’achat ne sont souvent pas ou peu standardisés et la détermination des besoins est décentralisée. Un contrôle efficace des coûts fait souvent défaut.

Quels sont les plus grands défis en matière d’achats indirects ? #

Alors que les achats directs sont souvent bien structurés et planifiés de manière stratégique, les achats indirects sont souvent à l’opposé. Données incohérentes, processus d’achat décentralisés et manque de transparence : les défis sont complexes et ont un impact significatif sur la rentabilité. Examinons de plus près les six principales difficultés :

Les différents départements travaillent souvent avec des systèmes et des bases de données différents qui ne sont généralement pas mis en réseau les uns avec les autres. Pour les achats indirects en particulier, cela signifie qu’il n’est pas possible de faire des déclarations fiables sur le comportement des dépenses ou l’efficacité des processus de commande. Les synergies entre les différents départements, par exemple sous la forme de commandes groupées ou de meilleures conditions de livraison, ne sont pas reconnues.

On parle d’achat à la sauvette lorsque des employés commandent de manière indépendante des matériaux indirects en dehors des processus formels d’approvisionnement. Cela implique de contourner délibérément ou par ignorance les processus de prise de décision et souvent de s’approvisionner auprès des mauvais fournisseurs ou à des prix plus élevés. Les conséquences sont des remises manquées, un pouvoir de négociation réduit avec les partenaires, des coûts incontrôlables et des risques de non-conformité. L’achat à la sauvette est systématique dans de nombreuses entreprises et représente parfois 40% du total des achats indirects.

Divers défis dans les achats indirects

La lourdeur des processus d’approbation, le manque de clarté des responsabilités et les problèmes d’organisation peuvent facilement conduire à ce que des achats, même simples, prennent des semaines. En particulier lorsque les différents services ont développé leurs propres processus, les structures historiques deviennent rapidement un obstacle à l’efficacité des achats indirects.

Le manque de transparence est un autre problème fondamental des marchés publics indirects. Les causes sont multiples et peuvent se renforcer mutuellement : achats décentralisés, divers systèmes incompatibles ou documentation incomplète. Par conséquent, les responsables ne savent pas où se trouve le plus grand potentiel d’économies et d’optimisation. Les fournisseurs et les risques ne peuvent pas être évalués.

Des processus d’approbation peu clairs entraînent la frustration des employés et des processus inefficaces. En particulier lors de l’achat de matériaux indirects, les départements spécialisés ne sont souvent pas au courant des processus prévus. Les demandes parviennent aux mauvais employés sans que l’on sache clairement qui doit prendre la décision finale. Ou encore, des parties prenantes importantes ne sont pas impliquées. Il s’agit là d’un problème particulier pour les achats urgents.

Le problème le plus grave en matière d’achats indirects est l’absence de contrôle des coûts. Les processus décentralisés rendent difficile l’enregistrement des mesures et des indicateurs clés de performance nécessaires. Il est donc pratiquement impossible de contrôler et de planifier les dépenses et les potentiels d’optimisation ainsi que les domaines problématiques ne sont pas détectés. Les achats indirects ne peuvent que réagir au lieu de travailler avec prévoyance.

Comment pouvez-vous optimiser vos achats indirects ? #

Comme vous pouvez le constater, les défis en matière d’achats indirects sont multiples. La première étape vers une optimisation systématique est l’intégration cohérente des systèmes existants dans un outil d’achat central :

  • Les processus standardisés et transparents simplifient les flux de travail complexes et évitent les structures en double ou les processus d’approbation qui prennent du temps.

  • Un portail en libre-service avec des vues de produits préconfigurées et une sélection de fournisseurs disponibles réduit les achats inconsidérés et permet à vos employés d’accéder rapidement aux informations pertinentes.

  • Un contrôle efficace des coûts permet de découvrir des économies potentielles et de gérer les fournisseurs de manière stratégique lors de l’achat de matériaux indirects.

Le contrôle des coûts est également crucial pour les achats indirects

Quels sont les chiffres clés du contrôle des achats indirects ? #

Avant de commencer à mettre en place un contrôle des coûts et des processus pour vos achats indirects, vous devez réfléchir à vos indicateurs clés de performance. En fonction de votre objectif, différents indicateurs sont importants et doivent être pris en compte. Nous vous présentons ci-dessous les indicateurs clés de performance les plus importants. En principe, vous pouvez faire la distinction entre les indicateurs d’efficacité des processus et les indicateurs de performance financière.

  • Délai du cycle d’approvisionnement: Ce chiffre clé mesure la durée totale d’un achat, de la demande à la validation de la commande. Un temps de cycle court indique des processus efficaces. Les valeurs cibles typiques sont de 5 à 15 jours ouvrables. Si la délai de votre cycle d’approvisionnement est supérieure à 15 jours, vous devez impérativement revoir vos processus.

  • Délai de livraison fournisseur: Le délai entre la commande et la livraison est également essentiel dans les achats indirects. Ce chiffre clé vous aide à évaluer vos fournisseurs et à planifier vos stocks.

  • Taux de conformité: Cette mesure indique le pourcentage d’achats traités selon les processus d’approvisionnement prévus. Vous devez viser un taux de conformité élevé pour réduire les coûts et minimiser les risques. Une valeur cible de 85 % est souvent spécifiée.

  • Taux d’achat hors processus: Le taux d’achat hors processus est, dans une certaine mesure, le pendant du taux de conformité. Il indique la proportion d’achats de matériaux indirects effectués en dehors des processus formels.

  • Coûts évités: Ce chiffre clé vous permet d’indiquer le montant des économies réalisées par rapport au budget prévu, par exemple en regroupant des commandes ou en négociant des prix.

  • Coût par facture: Les coûts de traitement interne par facture fournissent des informations sur l’efficacité opérationnelle de vos processus de paiement. L’automatisation des processus vous permet de réduire considérablement ces coûts.

  • Dépenses sous gestion: Ce chiffre indique la proportion des dépenses totales activement contrôlées par le service des achats. Plus la valeur est élevée, plus le contrôle des dépenses est important.

Comment les solutions numériques peuvent-elles contribuer aux achats indirects ? #

Les achats indirects, traditionnellement fragmentés, peuvent être considérablement optimisés par les technologies modernes en nuage telles que la plateforme sans code SeaTable. Les solutions numériques offrent un large éventail d’options pour briser les silos de données, créer de la transparence et optimiser les processus. En centralisant toutes les données pertinentes et en collaborant en temps réel, vous obtenez une image complète de vos fournisseurs, contrats, budgets et dépenses.

Avec le modèle numérique gratuit de SeaTable, vous pouvez rapidement créer un système d’approvisionnement adapté à vos besoins pour simplifier vos processus et réduire vos efforts. Grâce aux formulaires intégrés et à la vue en galerie, vous pouvez créer un catalogue de produits avec sélection de fournisseurs et formulaire de commande en quelques clics, ce qui permet aux départements de signaler facilement leurs besoins et de passer des commandes. Les notifications intégrées et les flux de travail automatisés garantissent un processus d’approbation efficace et rapide.

Les modules de statistiques intégrés et les tableaux de bord de reporting vous donnent un aperçu en temps réel des tendances en matière de dépenses et des performances des fournisseurs. Vous pouvez également stocker facilement divers fichiers et documents directement dans un emplacement central, qu’il s’agisse d’images, de contrats, de présentations ou d’autres fichiers. Des intégrations transparentes avec les systèmes ERP existants via des API garantissent un flux de données cohérent, faisant de SeaTable l’interface centrale pour vos achats indirects numériques.

Le défi de chaque entreprise est d’acquérir des matériaux indirects de manière efficace et rentable. D’une part, les consommables tels que les stylos, les grains de café et le papier d’imprimante doivent être commandés à temps avant d’être épuisés. D’autres articles sont commandés séparément et sur demande. Même de petites modifications des processus internes peuvent conduire à des augmentations significatives de l’efficacité. La clé de l’optimisation de l’approvisionnement en matériaux indirects réside dans un outil de base de données central dans lequel sont regroupées toutes les informations pertinentes provenant des différents départements. Cela crée de la transparence et de la clarté dans les processus, réduit le taux d’achat irrégulier et augmente vos dépenses sous gestion. En ayant accès à tout moment aux valeurs actuelles, vous pouvez créer des rapports et des analyses significatifs et fiables et identifier plus rapidement les problèmes et les potentiels d’optimisation. Avec SeaTable, vous disposez d’un outil puissant qui peut vous fournir un excellent soutien dans ce processus et dans bien d’autres.

FAQ - Achats indirects #

Que signifie l'approvisionnement indirect ?

Les achats directs et indirects sont deux sous-domaines des achats dans les entreprises. Les achats indirects sont souvent organisés de manière décentralisée. Contrairement aux achats directs, les achats indirects concernent l’acquisition de biens et de services nécessaires aux activités quotidiennes, du papier à copier au logiciel de sécurité informatique.

Que sont les matériaux indirects ?

Les matières indirectes sont des produits et des ressources consommables qui sont nécessaires au fonctionnement quotidien d’une entreprise sans entrer directement dans le produit final. Les fournitures de bureau, les machines-outils, l’énergie, les produits de nettoyage ou les produits de santé et de sécurité sont des exemples typiques de matières indirectes. L’achat de matières indirectes est appelé achat indirect ou approvisionnement indirect.

Que signifie taux achats hors processus ?

Les taux achats hors processus, désignent une pratique d’achat dans laquelle des équipes ou des services contournent les procédures d’achat internes. En tant que mesure de contrôle pour les achats indirects, un taux élevé d’achats à la sauvette indique qu’il est nécessaire d’optimiser la communication interne et les processus d’approbation. Il convient de faire la distinction entre l’achat à la sauvette et la dépense à la sauvette. Dans ce cas, les départements sont explicitement autorisés à commander de plus petites quantités auprès de détaillants sélectionnés sans l’intervention du service des achats.

TAGS: Approvisionnement & Logistique