El Ventil Verlag necesita una herramienta organizativa flexible para sus procesos editoriales internos. Las múltiples y pequeñas tareas organizativas, que no pueden representarse de manera adecuada en ningún software estándar, llevaron a Ventil Verlag a SeaTable.
Nombre: Ventil Verlag Sector: Editorial de libros Fundado: 1999 Ubicación: Maguncia, Alemania Empleados: 10-50 empleados
Procesos flexibles requieren herramientas flexibles #
El Ventil Verlag es una editorial de nicho clásica, como hay cientos en Alemania. Desde hace más de 20 años produce y publica libros fuera del mainstream, principalmente en las áreas de pop y alimentación vegana. Entre sus publicaciones más exitosas está el libro ¡Adiós a los clichés veganos! , que salió a la venta en marzo de 2020 y se convirtió en un bestseller de Spiegel.
Los retos de una pequeña editorial son variados. No hay una gran organización con roles y tareas claramente definidos. En su lugar, un pequeño equipo debe reaccionar de manera flexible a las tareas que surgen y encontrar soluciones. El equipo central de Ventil Verlag está formado por solo 6 personas, apoyadas por fotógrafos, diseñadores, correctores, responsables de prensa y otros freelancers externos. No existen procesos fijos que puedan reflejarse en un software editorial, sino que se necesita un software flexible que se adapte a las cambiantes exigencias y procesos.
SeaTable es muy fácil de entender y fue adoptado rápidamente por nuestro equipo. Todos entendieron enseguida cómo trabajar con él.
Patrick Siegmund, responsable del área vegana en Ventil Verlag
Mantener la visión general es esencial en la editorial #
Hasta hace poco, la coordinación y planificación se hacía por correo electrónico a todo el equipo. Todos sabían que eso no era la solución, pero experimentos con Google Sheets, Trello o Asana no dieron el resultado esperado. Una solución como Trello es intuitiva, pero no apta para la planificación de libros en una editorial, donde hay que coordinar autores, fotógrafos, ilustradores y correctores.
En SeaTable, en cambio, esto es muy sencillo. Mientras que en una tabla se puede registrar toda la información sobre el libro, incluyendo portada, gráficos e imágenes, en otra tabla se coordinan los pasos de trabajo necesarios hasta la publicación entre los participantes. Gracias a la sencilla vinculación de tablas, en SeaTable la información puede estructurarse y visualizarse de forma clara.
Además, todos los libros de la editorial se gestionan en SeaTable. Ninguna otra solución permite gestionar de manera tan natural información tan diversa como título, autor, categoría, edición del programa, jefe de proyecto, estado del manuscrito, fecha de publicación, número de páginas, precio, ISBN y la URL en la tienda, y al mismo tiempo permite editar fácilmente los datos. Además, los empleados pueden filtrar fácilmente los títulos ya publicados o clasificar los proyectos en curso.
SeaTable ofrece la flexibilidad necesaria para la editorial #
La editorial recibe casi a diario propuestas que deben revisarse y evaluarse. Una editorial pequeña no tiene la capacidad de producir todo lo que suena interesante. En su lugar, hay que desarrollar un buen instinto para saber qué interesa a los lectores y qué se puede producir bien. Actualmente, las propuestas recibidas se gestionan en SeaTable y son visibles para todo el equipo con un estado asignado. Si un texto resulta interesante, se contacta al autor y comienza el trabajo. Si el manuscrito no es adecuado, se archiva y no se sigue trabajando en él.
Desde la introducción de SeaTable, la coordinación y la comunicación en el equipo han mejorado notablemente. Se requieren menos consultas, porque cada uno sabe dónde encontrar la información relevante para sí mismo. Así, cada miembro del equipo puede concentrarse más en sus propios temas.
Antes probamos Trello y Google Sheets, pero simplemente no encajaban. Trello nos limitaba demasiado y en Google Sheets a menudo perdíamos el contexto. Con SeaTable siempre tenemos la visión perfecta.
Patrick Siegmund, responsable del área vegana en Ventil Verlag
Resumen #
- Gracias a las tablas vinculadas, Ventil Verlag siempre mantiene la visión general de su proceso editorial. Toda la información del libro se puede vincular perfectamente con los próximos pasos planificados.
- Las propuestas pueden registrarse y gestionarse idealmente en SeaTable, ya que los documentos de texto enviados se almacenan directamente en SeaTable y se les asigna un estado.
- Ventil Verlag utiliza SeaTable para muchos otros procesos, de modo que ahora todo el equipo trabaja con él. No fue necesaria una formación, ya que SeaTable es intuitivo de usar.
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