Una rápida búsqueda en Internet le proporcionará innumerables consejos y trucos para una mejor gestión del tiempo y unos procesos de trabajo eficaces. La mayoría de ellos están dirigidos a cambiar el comportamiento individual. Sin embargo, las causas de las mayores pérdidas de tiempo en la oficina suelen ser las herramientas equivocadas, las soluciones aisladas, la falta de integración de datos y las bases de datos y flujos de trabajo desestructurados.

Los patrones suelen ser los mismos: hay que cotejar la información, los datos se duplican en el sistema y se mantienen en distintos lugares, las reuniones sólo sirven como “ronda de estado” y cada pequeño ajuste del proceso acaba en TI.

Con las modernas soluciones no-code y de bajo código , puede eliminar gradualmente estos escollos, por ejemplo automatizando las tareas recurrentes, conectando las fuentes de datos y creando transparencia e integridad de los datos. Los departamentos de negocio están capacitados para crear sus propios procesos y aplicaciones sin tener que esperar al soporte de TI.

La mayoría de los empleados probablemente estén familiarizados con la búsqueda, a menudo lenta, de la información adecuada. De hecho, los estudios demuestran que los oficinistas dedican una parte considerable de su tiempo de trabajo a buscar y preparar información.

Con las ventajas de no-code, puede facilitar el flujo interno de información.

Un ejemplo: Hay que enviar rápidamente una oferta importante. Primero abre el CRM para comprobar las últimas condiciones, después la lista de precios en Excel y, por último, una antigua plantilla de oferta en Word, que ya contiene módulos de servicio razonablemente adecuados. Entre medias, busca en sus correos electrónicos un acuerdo especial con el cliente. Tras un laborioso proceso de copiar y pegar, formatear y volver a calcular, envía el presupuesto. Un poco más tarde, se da cuenta de que parte de la información estaba desfasada y no se había mantenido en el lugar adecuado.

¿Qué ha pasado? La información está repartida por varios sistemas y buzones de correo, las plantillas se compilan de nuevo cada vez. Se producen errores si no existe una base de datos central y transparente con precios y condiciones actualizados.

Con plataformas no-code como SeaTable , puede

  • cree plantillas dinámicas de presupuestos e informes directamente en fuentes de datos centrales. Los precios, textos y datos de los clientes correspondientes se extraen automáticamente del sistema. Puede generar un documento PDF con sólo pulsar un botón.

  • almacene o vincule la comunicación relevante con el cliente directamente en la base de datos.

  • cree un flujo de trabajo automatizado de aprobación y notificación para informar directamente al responsable en caso de que se produzcan determinados eventos.

  • establecer la integridad de los datos.

Las herramientas modernas de creación de informes son una bendición si desea convertir cifras abstractas en gráficos atractivos. Y existe una gran selección de herramientas adecuadas. Sin embargo, al final, los cuadros de mando sólo son tan buenos como la base de datos subyacente.

Con las ventajas de la ausencia de código, la creación manual de cuadros de mando es cosa del pasado.
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Un ejemplo: Usted crea un informe mensual para la dirección. Exporta las cifras de ventas actuales del ERP y el pipeline de clientes potenciales del CRM. También añade las previsiones diarias y las estimaciones de esfuerzo de los equipos individuales. Combina toda esta información en una hoja de cálculo y analiza los datos mediante fórmulas, tablas dinámicas y gráficos. A continuación, puede vincular sus datos a una herramienta de cuadros de mando o crear una presentación en PowerPoint basada en la hoja de cálculo. Cuando por fin presenta las cifras, ya tienen unos días. Y el mes siguiente vuelve a empezar.

Si necesita un software de elaboración de informes eficaz, las bases de datos no-code como SeaTable son una alternativa interesante a un software especializado caro o complejo. Gracias a la integración de datos con sistemas externos a través de la API de SeaTable , las migraciones manuales de datos son cosa del pasado. Como resultado, se crea un cuadro de mando no-code, …

  • que actualiza los datos en tiempo real.

  • donde los gráficos sacan información directamente de su base de datos.

  • sobre la que puede proporcionar diferentes vistas para diferentes autorizaciones.

  • en el que puede organizar los gráficos mediante arrastrar y soltar y personalizarlos con sólo unos clics.

La gestión de tareas no se ha vuelto necesariamente más fácil en la vida laboral moderna y digitalizada. Correo electrónico, chat, teléfono, tickets, notas de reuniones, comentarios almacenados en documentos: Las nuevas tareas o la información relevante sobre el trabajo en curso se comunican a través de diversos canales. Un mensaje importante se deja caer casualmente en una cláusula subordinada durante una reunión o en una conversación privada en el pasillo de la oficina, o llega al final de un correo electrónico que en realidad trataba de algo completamente distinto.

Optimice su gestión de tareas con las ventajas del low-code y el no-code.

Las listas de tareas individuales, los tableros de proyectos y los tableros Kanban de equipo suelen existir en paralelo. Casi nadie tiene una visión real de quién debe hacer qué en qué momento y cuál es el estado actual de una tarea. Los plazos se incumplen, las consultas se acumulan, es necesario celebrar reuniones periódicas de actualización del estado: la transparencia tiene otro aspecto.

¿Qué ha pasado? Las tareas no se registran ni se mantienen de forma centralizada, sino que se almacenan en lugares descentralizados. Por lo tanto, no es posible enviar recordatorios automáticos de los plazos importantes y las notificaciones a los superiores, compañeros y otras partes interesadas dependen de lo atentos que estén los empleados.

Las soluciones no-code como SeaTable ofrecen automatizaciones integradas impulsadas por IA, un creador de aplicaciones y una integración perfecta de software externo. Así que puede

  • crear un tablero de tareas centralizado con diferentes vistas para jefes de departamento, jefes de proyecto y empleados.

  • crear y asignar tareas automáticamente, por ejemplo, a partir de envíos de formularios o notificaciones por correo electrónico.

  • comuníquese directamente en el chat de tareas de forma transparente para todos.

  • defina reglas de notificación para mantener automáticamente al día a las partes interesadas sobre nuevas tareas, cambios de estado o plazos que se aproximan.

  • sustituya las reuniones de estado periódicas por visualizaciones de estado transparentes y notificaciones automáticas.

El mantenimiento limpio de los datos es un requisito indispensable para la eficacia de los procesos, ya sea para la elaboración de presupuestos y facturas, la atención al cliente o los análisis empresariales. La introducción manual de datos sigue siendo la norma y no la excepción en muchas empresas y ámbitos. Aparte del tiempo que conlleva, es una fuente potencial de errores. Si además carece de una estructura de datos clara, pueden surgir rápidamente duplicidades.

Con las ventajas de no-code, puede capturar los datos de forma fácil y automática.
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Un ejemplo: Un cliente se pone en contacto con el departamento de ventas por correo electrónico. El empleado responsable introduce los datos de contacto manualmente en el CRM y el pedido con la información de entrega en el sistema de ventas. El departamento de entregas crea una orden de envío y almacena la información correspondiente en su propio sistema. Por último, Cuentas por cobrar también crea el cliente y envía la factura. En algún momento, existen diferentes versiones del mismo cliente y nadie sabe exactamente cuál es la correcta.

¿Qué ha pasado? Los datos se han introducido y revisado varias veces, faltan validaciones o estructuras de datos normalizadas y los duplicados siguen sin reconocerse.

Con las herramientas no-code puede …

  • crear una base de datos de estructura limpia sin conocimientos de programación ni esfuerzo informático.

  • crear registros de datos una sola vez y vincularlos a otras bases de datos y tablas. Los cambios se aplican automáticamente.

  • bloquee registros de datos enteros o datos individuales para su edición para aumentar la integridad de los datos.

  • utilice formularios de entrada con campos obligatorios y opciones de selección para minimizar los errores de entrada.

Ventas mantiene los datos de los clientes en el CRM, el equipo de proyectos trabaja en una herramienta de proyectos, contabilidad en el ERP y su marketing utiliza una plataforma de automatización del marketing. Cada departamento mantiene la información en su propio sistema según sus propias reglas. Mientras que su departamento de ventas sabe exactamente cuándo compró qué el cliente y el departamento de contabilidad proporciona información sobre su comportamiento de pago, el de marketing puede decir a qué enfoque en qué canal reaccionó el cliente respectivo. Ninguno proporciona una imagen holística y, al final, las cifras y la información no son realmente coherentes.

¿Qué ha pasado? La información relevante y significativa se almacena en diferentes sistemas sin un flujo de datos coherente. Como falta la imagen global o hay que crearla primero, las decisiones operativas y estratégicas tardan más de lo necesario.

Elimine los silos de datos con las ventajas de low-code y no-code.

Con bases de datos no-code como SeaTable puede …

  • crear datos maestros una vez como única fuente de verdad y sincronizarlos con CRM, ERP y contabilidad.

  • integre los sistemas internos y externos existentes entre sí y permita un intercambio de datos fluido sin tener que programar interfaces adicionales.

  • modele los flujos de datos y los vínculos con una pizarra integrada y plugins.

  • vincule tablas entre sí para reducir los duplicados.

  • cree un entorno de base de datos personalizado y flexible.

Los departamentos de TI están crónicamente sobrecargados. Los nuevos tickets acaban en una larga lista de prioridades y, si se tiene mala suerte, pasan varias semanas antes de que la nueva función o interfaz esté disponible. Mientras tanto, todo el mundo trabaja con soluciones provisionales o utiliza otras herramientas para la transición sin consultar. Lenta pero inexorablemente, se crean estructuras en la sombra y nuevas soluciones aisladas y esfuerzos manuales que nadie desea.

¿Qué ha pasado? Los departamentos especializados dependen de recursos de desarrollo limitados y de procesos largos. Las mejoras tardan en aplicarse. Surgen estructuras paralelas y procesos en la sombra de los que nadie es oficialmente responsable.

Reduzca la dependencia de TI con las ventajas del no-code.

Las herramientas no-code como SeaTable permiten hacerlo a los Citizen Developer de los departamentos especializados,

  • crear aplicaciones necesarias de forma independiente y en armonía con TI.

  • integrar sistemas externos en su propia base de datos a través de la API de SeaTable ya preparada.

  • personalizar las estructuras de la base de datos y las aplicaciones web de forma flexible.

  • establecer automatizaciones.

Las soluciones aisladas y los hábitos manuales suelen haber crecido a lo largo de años y décadas. Sin embargo, no son un destino inmutable al que los empleados y las empresas tengan que resignarse. Con una herramienta no-code introducida sistemáticamente, usted elimina primero los obstáculos más visibles y crea gradualmente un entorno de trabajo en el que los datos fluyen, el trabajo es transparente, los departamentos especializados se vuelven más rápidos y su departamento de TI ya no tiene que preocuparse de cada pequeño requisito.

Con su entorno en la nube alojado exclusivamente en Alemania, la plataforma no-code con IA SeaTable ofrece una solución que cumple la directiva RGPD, escalable y flexiblemente personalizable. La cuenta gratuita permanente ya ofrece todas las funciones que necesita para sistemas de producción eficientes o amplias fases de prueba. Y si necesita más capacidad, usuarios o funciones, puede pasar fácilmente al siguiente nivel de suscripción.

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FAQ - Trabajo diario eficiente con tecnología no-code #

¿El software no-code también me ayuda a integrar diferentes herramientas?

Sí, absolutamente. Una gran ventaja de plataformas como SeaTable es que esencialmente puede mapear todo su software - CRM, ERP, contabilidad, etc. - en un solo sistema. Puede integrar perfectamente otros sistemas como proveedores de servicios de pago, herramientas de marketing o proveedores de correo electrónico a través de nuestra API SeaTable.

¿Para qué empresas merece la pena el uso de software no-code?

El software no-code es especialmente adecuado para las pequeñas y medianas empresas, así como para los equipos de las grandes organizaciones que tienen tareas rutinarias recurrentes, trabajan con múltiples herramientas y siguen gestionando los procesos manualmente.

¿Cómo podemos empezar a eliminar las pérdidas de tiempo en la oficina?

Lo mejor es empezar por un caso de uso claramente definible que se produzca con regularidad y provoque mucho trabajo manual o requiera el acceso a varias herramientas. Ejemplos típicos son los procesos de cotización, elaboración de informes o gestión de tareas. A continuación, defina cómo sería el proceso ideal para usted y su equipo. A continuación, cree una base de datos inicial, por ejemplo con SeaTable. A continuación, podrá adaptarla y ampliarla de forma flexible paso a paso y pasar al siguiente proceso. Recuerde que la optimización de procesos no es un sprint, sino un maratón.

¿Puedo proteger los datos sensibles de accesos no autorizados en herramientas sin no-code?

Sí, las plataformas no-code de buena reputación ofrecen gestión de roles y derechos, registros e integraciones de acuerdo con las normas de seguridad comunes. Por ejemplo, puede utilizar no-code para crear un panel de administración y bases de datos por separado o utilizar la gestión de derechos y los filtros para bloquear registros de datos o datos individuales para su edición o visualización. Las empresas deben prestar atención a aspectos como la ubicación del alojamiento, las estrategias de copia de seguridad y la gestión de derechos e integrar No-Code en su marco de gobernanza informática existente.

¿Sustituye ahora el no-code a mi departamento de TI?

No, es un mito que las herramientas no-code y los departamentos de TI compitan entre sí. Uno de los mayores beneficios de no-code y low-code es liberar a su TI y permitir que los departamentos creen aplicaciones y automatizaciones por sí mismos. Esto libera a sus recursos de TI para que puedan centrarse en la arquitectura de TI, la seguridad de TI, la gobernanza de TI y las integraciones y aplicaciones complejas. Lo ideal es que los departamentos empresariales y de TI también colaboren estrechamente cuando utilicen herramientas no-code. Esta es la única forma de crear un marco claro y vinculante para el uso del no-código y eliminar las pérdidas de tiempo sin crear nuevas intransparencias e ineficiencias.

TAGS: No Code / Low Code