Tanto en casa como en la gestión de proyectos profesionales, es importante llevar un registro de todas las tareas pendientes y trabajar en ellas una por una. El primer paso es anotar las tareas específicas en una lista de tareas pendientes. A continuación, defina las subtareas o categorías generales, determine las responsabilidades y fije los plazos.

Puede utilizar un estado para indicar si una tarea se está procesando o se ha completado. También se puede indicar un estado pendiente si se está esperando una respuesta o información. También debería priorizar sus tareas pendientes para que siempre se ocupe primero de las más importantes.

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Puede consultar una lista de tareas digital en una aplicación o en la nube desde cualquier lugar y en cualquier momento, y no perderla nunca. Por eso es claramente superior a una lista en papel. A continuación puede leer más razones por las que merece la pena utilizar una lista de tareas online tanto en privado como en el trabajo.

Si anota su lista de tareas en una aplicación, ésta le servirá como una especie de repositorio de todos sus pensamientos. Puede invertir cinco minutos por la noche, antes de acostarse, en anotar todas sus ideas y tareas urgentes. Escríbalas en su lista de tareas pendientes a través de la aplicación para librarse del miedo a olvidar algo importante. Así tendrá la cabeza despejada, podrá dormirse con tranquilidad y empezar el día sin estrés por la mañana.

En el trabajo, puede planificar su jornada con una lista de tareas. Mueva las nuevas tareas a las categorías adecuadas, asigne plazos, prioridades y responsables. No importa cuándo y dónde se le ocurra una tarea, puede documentarla rápidamente. Esto se aplica tanto a sus propias tareas como al trabajo en proyectos de equipo .

Una plantilla para su lista de tareas pendientes también le ayuda a visualizar sus tareas. De un vistazo puede reconocer dónde surgen cuellos de botella y qué tareas son más urgentes que otras. También deja claro qué tareas van juntas y dónde están las responsabilidades. Si la planificación ya no tiene lugar sólo en su cabeza, sino en una lista de tareas online, puede organizar sus tareas de forma flexible y priorizarlas adecuadamente.

Esta estructura y la certeza de que ningún pensamiento o tarea pendiente se pierde en línea le ayudan a encontrar la paz interior. Siempre sabe lo que tiene que hacer en cada momento. Así puede concentrarse plenamente en las tareas que tiene entre manos y bloquear todo lo demás.

Actividades diarias en una pizarra

Una lista de tareas digital también tiene ventajas para el trabajo en equipo. Tiene la opción de delegar tareas y trabajar juntos en proyectos. Si su tarea depende del trabajo preparatorio de un miembro del equipo, puede asignarle las tareas pendientes pertinentes. De este modo, todos se benefician de un entorno de trabajo claro y eficaz.

Eche un vistazo ahora a las aplicaciones y programas disponibles en línea para su lista de tareas pendientes.

Existe una gran variedad de aplicaciones de listas de tareas. A continuación puede ver una comparativa de cinco apps.

Una de las herramientas más utilizadas para hacer listas de tareas online era Wunderlist. Después de que la app dejara de funcionar en 2020, los usuarios tuvieron que buscar alternativas. Todoist ofrece una de esas alternativas.

Puede introducir rápidamente sus tareas, añadir descripciones, secciones y subtareas y establecer plazos y recordatorios recurrentes. Otras funciones son las prioridades, las etiquetas y los filtros, que le permiten destacar siempre las entradas que necesita en cada momento.

También puede vincularse a su calendario, a un asistente de voz de su smartphone y a otras herramientas. Puede sincronizar Todoist en todos los dispositivos para acceder a sus listas desde el portátil, el móvil o el smartwatch.

Con Microsoft To Do, dispondrá tanto de un planificador diario como de una herramienta para listas de tareas y compras . Puede integrar tareas de Outlook y trabajar en una lista sincronizada desde todos los dispositivos finales.

Puede ordenar las tareas individuales, fijar una fecha límite y marcarlas. También es posible utilizar recordatorios y tareas recurrentes. Sin embargo, no hay opciones avanzadas de visualización más allá del modo lista; para ello necesitará el Planificador.

Aplicación Microsoft To do list en smartphone.

© sdx15 / Adobe Stock

El principal objetivo de Projoodle es facilitar la colaboración con amigos. De forma similar al envío de un enlace Doodle para citas, la gestión de tareas también debería funcionar sin necesidad de iniciar sesión. El proyecto Projoodle se creó con este objetivo en mente.

Con Projoodle, dispone de una aplicación gratuita para listas de tareas fáciles de crear, compartir y gestionar. Otra característica es la vista de tablero Kanban, que permite agrupar las tareas claramente por estado. Sin embargo, las opciones para ordenar y programar tareas son escasas.

Como usuario de Apple, probablemente ya esté familiarizado con la aplicación Recordatorios. Aquí puede crear nuevas listas con tantas entradas como quiera, que puede marcar sin esfuerzo, por ejemplo, cuando va de compras. También puede añadir numerosos detalles a cada tarea, como fecha, lugar, prioridad, imágenes y subtareas.

Recordatorios: Aplicación de listas de tareas para iOS

Los recordatorios pueden clasificarse claramente en cada lista y dividirse en secciones. También hay varias categorías disponibles en la página de inicio, como hoy, planificado o hecho, en las que terminan todas las entradas aplicables en todas las listas. Puede utilizar la aplicación Recordatorios de forma gratuita para sus listas de tareas y sincronizarla en todos los dispositivos Apple.

SeaTable es una base de datos en línea que le permite organizar tareas, información, procesos e ideas de forma fácil y clara. Se beneficia de una vista de lista clásica o puede utilizar formatos de visualización alternativos como el tablero Kanban , el calendario o un diagrama de Gantt .

Otra función interesante es que puede subir archivos e imágenes y adjuntarlos a las tareas. También puede añadir toda la información que quiera, como una fecha, una prioridad y subtareas en columnas adicionales.

SeaTable es, con diferencia, la aplicación con más funciones de todas las que hemos analizado y destaca por su gran flexibilidad. Tiene todo lo que necesita para su lista de tareas en una sola aplicación. Gracias a las numerosas funciones de colaboración (comentarios, registros de datos compartidos, trabajo sincronizado en tiempo real, etc.), no sólo podrá trabajar en sus propias listas, sino también colaborar con éxito en equipo.

Con SeaTable, puede empezar de inmediato con la versión gratuita y la plantilla interactiva . Las funciones adicionales están disponibles en la versión Plus por 7 € por usuario al mes, la versión Enterprise por 14 € por usuario al mes o una solución dedicada en la nube.

Una vez que se haya decidido por la herramienta, es hora de crear su primera lista de tareas en la aplicación correspondiente. Tenga en cuenta los siguientes consejos para su aplicación:

  • Termine el día planificando la jornada siguiente.
  • Asigne su tiempo de forma realista y prevea un margen que le permita hacer frente a imprevistos sin sentirse presionado.
  • Celebre sus éxitos. Elija una herramienta que le permita tachar tareas o marcarlas como completadas. Así se sentirá bien.
  • Mantenga en la aplicación no sólo una, sino al menos tres listas de tareas en su día a día. Puede clasificarlas por temas, por ejemplo, según aficiones, tareas domésticas y compras. O puede introducir todas las tareas pendientes con la fecha correspondiente para visualizarlas en una lista mensual, semanal y diaria con distintas vistas.

Una lista de tareas digital es una herramienta importante para organizarse en la vida diaria. Como puede acceder a ella desde cualquier lugar, puede anotar sus ideas inmediatamente y despejarse. Tiene la oportunidad de estructurar mejor su trabajo, organizar las tareas pendientes según determinados criterios y no olvidarse nunca más de nada. También es más fácil gestionar el trabajo y la comunicación dentro del equipo.

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