SeaTable: su plantilla electrónica para el libro de ruta
Documente sus viajes de negocios de forma conforme con la normativa fiscal y con seguridad jurídica gracias a la plantilla del libro de ruta. Registro móvil, evaluaciones automáticas, archivo a prueba de revisiones: todo sin el caos de Excel. Ahorre tiempo en la declaración de impuestos y reduzca los riesgos de incumplimiento normativo.
Llevar un libro de ruta online
Libro de ruta digital para empresas
¿Quién utiliza SeaTable?
Empresas líderes de todo el mundo confían en SeaTable
100.000+
Descargas en el primer año de Docker Hub
1.500+
Usuarios diarios en SeaTable Cloud
4.6
Valoración en Capterra
Sus ventajas
Lleve su libro de ruta online con SeaTable
La solución de IA sin código SeaTable destaca por su flexibilidad y adaptabilidad, y es una potente alternativa a las plantillas estáticas de Excel para libros de ruta. Con nuestro libro de ruta digital, se beneficiará de la colaboración en tiempo real, los análisis automáticos y el archivo a prueba de revisiones, ideal para equipos que desean documentar los viajes de negocios de conformidad con la normativa fiscal sin ahogarse en el caos de Excel.
Siempre actualizado: manténgase al día gracias a las actualizaciones en tiempo real, el historial completo de cambios y la autenticación digital de los conductores.
Acceso desde cualquier lugar: con un libro de ruta online, tendrá acceso en cualquier momento, incluso desde el móvil directamente en el vehículo, y protegerá sus datos contra pérdidas o daños.
Conforme con la normativa fiscal: el libro de ruta digital Cumple todos los requisitos legales de la Agencia Tributaria y está documentado de forma segura para su revisión.
Protección de datos: SeaTable Cloud y el servidor SeaTable AI se alojan exclusivamente en Alemania, lo que garantiza el máximo cumplimiento del RGPD.
Escalable: nuestra plantilla de libro de ruta crece al ritmo de sus necesidades, independientemente de si gestiona una o varias flotas.
Automatizado: conecte fácilmente su libro de ruta con su software de contabilidad o de gestión de vehículos mediante n8n y Zapier, para disfrutar de procesos fluidos.
Gestionar viajes
Así funciona la plantilla del libro de ruta
Registrar y documentar vehículos
En primer lugar, registre todos los vehículos de su flota, indicando el fabricante, el modelo, la matrícula y la fecha de compra. Para cada vehículo, puede guardar documentos importantes: pólizas de seguro, certificado de matriculación, informes de inspección y recibos de combustible, todo ello accesible de forma centralizada y archivado de forma segura para su revisión.
Registrar los viajes con el formulario web
Registre cada viaje de negocios de forma estructurada mediante un formulario web: fecha, conductor, vehículo, lugar de salida, lugar de destino, motivo del viaje, kilometraje inicial y final. El sistema calcula automáticamente la distancia y cada viaje recibe un número único. La autenticación del conductor y la firma digital garantizan la seguridad jurídica y hacen que el libro de ruta sea a prueba de manipulaciones.
Analizar viajes con varias vistas
Utilice diferentes vistas especializadas: vista de tabla para todos los detalles, vista de galería para una visión general visual, vista de calendario para la planificación temporal y vista de estadísticas para análisis en profundidad. Agrupe y filtre por conductor, vehículo, propósito del viaje o fecha, lo que le permitirá identificar rápidamente patrones y potenciales de optimización.
Comunicación, alertas y evaluaciones automáticas
Comente las entradas de los viajes y marque a los conductores o gerentes para consultas. Cree reglas de notificación inteligentes para entradas que faltan o viajes no documentados. El cálculo automático del método del 1 % y el resumen de los gastos de viaje se generan inmediatamente para su declaración de impuestos. Para una mayor automatización, conecte su libro de ruta con n8n o Zapier: sincronice los datos de los viajes con su contabilidad, exporte informes o envíe reembolsos de gastos de viaje.
Su panel de control personalizado del libro de ruta en la aplicación
Con el generador de aplicaciones sin código integrado en SeaTable, puede crear fácilmente su propio interfaz de libro de ruta personalizado. Utilice el formulario web de la plantilla para que sus empleados registren sus desplazamientos diarios. Cree paneles de estadísticas para la dirección, vistas de calendario para la planificación de viajes o vistas separadas para cada conductor: cada uno solo verá sus propias entradas. Comparta informes mediante un enlace con su departamento de contabilidad o la agencia tributaria, guarde los recibos de combustible y los documentos de inspección, y utilice permisos granulares. La protección con contraseña y los accesos definidos por el usuario ofrecen una seguridad adicional.
Documentar los viajes de forma segura con SeaTable
Automatización inteligente
Gestión de viajes basada en IA con SeaTable
Con SeaTable, se beneficia de potentes funciones de IA , que llevan la gestión de sus desplazamientos a un nuevo nivel. Automatice las tareas recurrentes y ahorre un tiempo valioso. Cumple con el RGPD.
Clasificación automática con Classify
Clasifique automáticamente los datos de los viajes: la IA reconoce automáticamente el propósito del viaje (por ejemplo, visita comercial, visita a un cliente, viaje de negocios) basándose en los textos de destino o las notas, y asigna los viajes a la categoría correcta.
Reconocimiento de texto para archivos adjuntos con OCR
Suba los recibos de combustible o los informes de inspección y la función OCR reconocerá automáticamente los costes, los datos y el kilometraje. Esta información se transferirá directamente a la tabla de su libro de ruta.
Extracción inteligente de datos con Extract
La función Extract analiza las descripciones de los viajes o los documentos cargados y extrae automáticamente los datos relevantes, como el kilometraje, el importe o el motivo del viaje. Ahorra tiempo y reduce los errores en el registro.
Resúmenes con Summarize
La función «Resumir» crea automáticamente resúmenes de los datos de sus desplazamientos para informes y declaraciones de impuestos. De este modo, tendrá rápidamente una visión general de sus gastos de desplazamiento y viajes de negocios.
Automatización personalizada con Custom Prompt
Con la función Custom Prompt, puede definir sus propias instrucciones de IA para tareas específicas: cálculo automático de los gastos de desplazamiento según la regla del 1 %, priorización de las tareas de mantenimiento pendientes o avisos inteligentes en caso de entradas faltantes, todo ello según sus necesidades.
Comprobación de plausibilidad automatizada mediante IA
La IA detecta automáticamente las inconsistencias: datos de kilometraje poco realistas, viajes de vuelta que faltan, entradas duplicadas o lagunas en el libro de ruta. Recibirá alertas inmediatas, lo que le permitirá disponer de un libro de ruta sin errores y apto para la administración fiscal.
Máxima seguridad
Plantilla de libro de ruta para una documentación conforme a la ley
SeaTable es una moderna solución de base de datos sin código con inteligencia artificial, automatizaciones y creador de aplicaciones, y ofrece todas las funciones que necesita para llevar un libro de ruta digital y a prueba de auditorías. Para nosotros, la protección de sus datos y la seguridad jurídica son lo primero.
Conforme al RGPD
Si utiliza SeaTable Cloud o nuestra IA integrada, todos sus datos permanecerán en Europa. Nuestra infraestructura se aloja exclusivamente en servidores ubicados en Alemania, lo que garantiza el máximo cumplimiento normativo..
2FA y SSO
SeaTable es compatible con todas las técnicas de autenticación habituales y permite la autenticación de dos factores y el inicio de sesión único (SSO). Porque usted decide quién tiene acceso a sus datos.
Preguntas frecuentes sobre la plantilla de libro de ruta de SeaTable
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¿Puedo utilizar la plantilla de libro de ruta de SeaTable de forma gratuita?
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Sí, con SeaTable puede utilizar la plantilla del libro de ruta electrónico de forma gratuita. Solo necesita una cuenta gratuita y podrá empezar inmediatamente a documentar digitalmente sus viajes de negocios.
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¿La plantilla del libro de ruta de SeaTable cumple con la normativa fiscal y es legalmente válida?
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Sí, la plantilla del libro de ruta recoge toda la información necesaria para la Agencia Tributaria: fecha, conductor, vehículo, motivo del viaje, recorrido y kilometraje. El archivo digital con historial completo de modificaciones y autenticación del conductor hace que el libro de ruta sea a prueba de revisiones y cumpla con todos los requisitos fiscales.
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¿Puede gestionar varios vehículos y conductores en el libro de ruta?
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Sí, la plantilla del libro de ruta admite varios vehículos y conductores. Puede guardar todos los documentos relevantes (seguro, matriculación, inspecciones) para cada vehículo y crear vistas individuales para cada conductor, de modo que cada uno solo vea sus propios registros de viaje.
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¿Puedo registrar el libro de ruta también con el smartphone?
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Sí, el formulario web de la plantilla del libro de ruta está totalmente optimizado para dispositivos móviles. Puede registrar los viajes directamente con su smartphone o tableta, ya sea en el coche, mientras viaja o en el servicio externo. Todos los datos se sincronizan inmediatamente con la tabla central del libro de ruta.
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¿Cómo funciona el cálculo del método del 1 % en la plantilla del libro de ruta?
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El método del 1 % es un método simplificado para calcular los gastos de desplazamiento. SeaTable los calcula automáticamente basándose en los datos de sus desplazamientos. De este modo, puede comparar si el método del libro de ruta o el método del 1 % le resulta más ventajoso para su declaración de impuestos.
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¿Puedo importar mi libro de ruta actual de Excel a SeaTable?
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Sí, puede importar fácilmente su plantilla de Excel para el libro de ruta existente a SeaTable. SeaTable admite la importación de archivos Excel (.xlsx, .xls) y CSV. Después de la importación, puede ajustar la estructura de los datos y beneficiarse de todas las funciones de SeaTable.
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¿Puedo vincular mi libro de ruta con mi contabilidad?
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Sí, SeaTable funciona a la perfección con n8n y Zapier. Puede conectar fácilmente su libro de ruta con su software de contabilidad, sistema ERP u otras herramientas, sin necesidad de programación. Automatice, por ejemplo, las transferencias de gastos de viaje o la generación de informes.
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Me gustaría utilizar SeaTable como herramienta para llevar el registro de viajes. ¿Existe algún servicio de asistencia gratuito?
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Sí, puede ponerse en contacto con nuestro servicio de asistencia para cualquier tipo de pregunta. Para ello, plantee su pregunta en nuestro foro comunitario o póngase en contacto con nosotros directamente por correo electrónico.