SeaTable: su plantilla para la gestión moderna de flotas
Organice la gestión de su flota de vehículos de forma clara en una plantilla centralizada, desde los datos maestros de los vehículos hasta los conductores, pasando por las reservas, los daños y las citas. Con esta plantilla para la gestión digital de flotas de vehículos, podrá controlar la disponibilidad, los costes y las obligaciones de forma claramente estructurada y sustituir las rígidas hojas de cálculo de Excel por un sistema flexible y colaborativo.
Utilizar la gestión digital de flotas en línea
Plantilla de gestión de flotas para su flota de vehículos
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Intuitivo
Implemente la plantilla sin una larga introducción y permita a su equipo organizar toda la flota de vehículos de forma estructurada de inmediato. De este modo, reducirá considerablemente las consultas, los cambios de formato y el esfuerzo de coordinación en el día a día.
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Estructurado
Registre vehículos, conductores, reservas, costes y citas de forma uniforme en una vista centralizada y sustituya las hojas de cálculo Excel dispersas. De este modo, minimizará los errores y la duplicación de datos y creará una base de datos fiable.
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Vista clara
Vea de un vistazo qué vehículos están disponibles, cuál es el nivel de ocupación de la flota y cuáles son las citas pendientes. Así podrá reaccionar más rápidamente ante los cuellos de botella, planificar las rutas con mayor precisión y aumentar la disponibilidad.
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Permisos
Controle de forma detallada quién puede solicitar vehículos, aprobar reservas o ver datos confidenciales sobre costes. Así separará el uso operativo del control de gestión y se asegurará de que solo las personas autorizadas puedan modificar la información crítica.
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Formulario web
Controle con detalle quién puede solicitar vehículos, aprobar reservas o ver datos confidenciales sobre costes. Así separará el uso operativo del control de gestión y garantizará que solo las personas autorizadas modifiquen información crítica.
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Notificaciones
Reciba recordatorios automáticos de inspecciones técnicas, revisiones UVV, mantenimientos o cambios de neumáticos y evite perder citas. Así reducirá tiempos de inactividad, disminuirá el riesgo y mantendrá su flota siempre en regla y lista para funcionar.
¿Quién utiliza SeaTable?
Empresas líderes de todo el mundo confían en SeaTable
100.000+
Descargas en el primer año de Docker Hub
1.500+
Usuarios diarios en SeaTable Cloud
4.6
Valoración en Capterra
Resumen de sus ventajas
Utilizar la plantilla de gestión de flotas online
La solución de IA sin código SeaTable destaca por su flexibilidad y adaptabilidad. Con la plantilla para la gestión digital de flotas, puede registrar todos los vehículos, reservas, daños y citas de forma centralizada, controlar los costes y crear una base común para la gestión de su flota, de forma mucho más estructurada que con los archivos Excel clásicos de gestión de flotas.
Siempre actualizado: gracias a los comentarios, el historial de cambios y las actualizaciones en tiempo real, siempre estará al día, desde la primera instalación del vehículo hasta su uso continuo en varias ubicaciones.
Acceso desde cualquier lugar: con una plantilla en línea, tendrá acceso en todo momento a los datos de los vehículos, las reservas y las citas, ya sea en la oficina, de viaje o directamente desde el vehículo.
Transparencia en la flota: vincule vehículos, conductores, reparaciones y viajes en una plantilla digital para ver qué vehículos se utilizan más, dónde se generan los costes y qué citas hay pendientes.
Escalable: la gestión de su flota crece al ritmo de sus necesidades, independientemente de si gestiona unos pocos vehículos de servicio, una flota regional o una gran flota con diferentes ubicaciones.
Automatizado e integrado: utilice SeaTable como plataforma central que se adapta de forma flexible a sus procesos, complementa un libro de ruta digital y sustituye a largo plazo las rígidas hojas de cálculo de Excel.
Gestión de flotas: ejemplo práctico
Así funciona la plantilla para la gestión de flotas
Gestionar vehículos de forma centralizada
En la primera tabla de la plantilla, se registran todos los vehículos. Se introducen la matrícula, el tipo de vehículo, el kilometraje, los datos técnicos, la información de compra o leasing, así como las asignaciones a los centros de coste. A través de los enlaces, se puede ver directamente qué reservas, daños y citas pertenecen a un vehículo, lo que da como resultado una gestión digital de la flota práctica con un expediente completo del vehículo.
Representación estructurada de conductores y usuarios
Una segunda tabla agrupa a todos los conductores y empleados con sus datos de contacto, departamento y, en su caso, clase de permiso de conducir. A través de enlaces a la tabla de reservas, puede ver quién ha utilizado qué vehículos y cuándo, lo que resulta ideal para garantizar la transparencia, la trazabilidad y la evaluación.
Gestionar reservas y reservas
En una tercera tabla, usted gestiona todas las reservas y contrataciones. Los empleados envían sus solicitudes a través de un formulario web; en su gestión digital de flotas, usted completa el estado, las autorizaciones y la asignación de vehículos. A través de las vistas de la línea de tiempo, usted comprueba la disponibilidad y evita las reservas duplicadas, lo que resulta mucho más eficiente que una lista de Excel para la gestión de flotas.
Documentar los protocolos de entrega, los daños y las citas.
Otras tablas sirven para documentar entregas, devoluciones, daños, reparaciones y citas obligatorias. Vincule los registros con los vehículos y las reservas, registre los costes y reciba automáticamente recordatorios antes de citas importantes, como la inspección técnica, la revisión de seguridad o el cambio de neumáticos, para que la gestión digital de su flota sea completa y esté protegida contra revisiones.
Su aplicación personalizada para la gestión de flotas
Con el creador de aplicaciones integrado, puede crear fácilmente su interfaz personalizada basada en la plantilla de gestión de flotas. Combine formularios para solicitudes de vehículos, resúmenes para la disposición y los gestores de flotas, vistas de calendario o cronología para citas de mantenimiento, así como vistas de filtro específicas para ubicaciones. Comparta secciones específicas con las partes interesadas mediante un enlace y controle quién puede ver o editar qué elementos de la gestión de flotas mediante permisos, de modo que la plantilla digital se convierta en una solución personalizada para su flota.
Mantenga una vista general de los vehículos, los costes y las citas con la plantilla de gestión de flotas de SeaTable.
Automatización inteligente
Gestión de flotas asistida por IA
Con SeaTable, puede utilizar potentes funciones de IA , que llevarán la gestión de su flota a un nuevo nivel. Automatice las tareas recurrentes del día a día de la flota, reduzca el trabajo manual rutinario y gane tiempo para realizar evaluaciones, optimizaciones y tomar decisiones estratégicas en la gestión de la flota.
Clasificación con Classify
Con Classify, puede clasificar automáticamente los nuevos vehículos o las solicitudes de reserva por tipo, área de uso o ubicación. De este modo, los registros se asignan directamente a la categoría correcta y puede ver de inmediato qué partes de su flota se utilizan con mayor frecuencia.
Extracción de datos con Extract
Con Extract, puede extraer automáticamente información como costes, kilometraje o tipos de daños de facturas de taller, informes de daños o correos electrónicos. Los valores reconocidos se introducen de forma estructurada en los campos de su tabla, lo que facilita considerablemente las evaluaciones y el control de costes.
Reconocimiento de texto con OCR
Con OCR, puede reconocer automáticamente textos de facturas, protocolos de entrega o libros de ruta escaneados e importar el contenido directamente a su resumen digital de la flota. De este modo, tendrá a su disposición matrículas, importes, kilómetros o datos sin necesidad de teclearlos manualmente.
Resúmenes automatizados con Summarize
Con Summarize, puede resumir automáticamente en pocas frases extensos expedientes de siniestros, historiales de correos electrónicos con talleres o informes mensuales. Podrá captar más rápidamente la esencia de procesos complejos y preparar decisiones o actualizaciones de gestión de forma mucho más eficiente.
Automatización personalizada con Custom Prompt
Con Custom Prompt, puede definir sus propias instrucciones de IA que respaldan las rutinas típicas de la flota, como avisos sobre costes llamativos, sugerencias para el uso de vehículos compartidos o avisos formulados automáticamente sobre las próximas citas de su flota.
Resúmenes de estado y costes con solo pulsar un botón
Con los resúmenes de estado y costes basados en IA, puede generar automáticamente análisis comprensibles sobre la utilización, los costes, la frecuencia de las reparaciones y el estado de las citas por vehículo, ubicación o período de tiempo. La IA destaca las anomalías para que pueda identificar el potencial y los riesgos de forma temprana.
Transparencia y cooperación
Plantilla para la gestión de flotas en lugar del caos de flotas en Excel
SeaTable es una moderna solución de base de datos sin código con inteligencia artificial, automatizaciones y creador de aplicaciones que ofrece todas las funciones que necesita para una gestión profesional y digital de su flota. Se centra en la trazabilidad, el trabajo en equipo y la adaptación flexible con los más altos estándares de seguridad, desde la gestión de una pequeña flota inicial hasta una flota escalable con múltiples ubicaciones.
Alternativa a Excel
Con SeaTable, puede gestionar su flota de vehículos de forma más eficiente que con Excel, gracias a las tablas vinculadas, las vistas y las automatizaciones. Una potente alternativa a Excel .
Libro de ruta digital
Utilice SeaTable para crear un libro de ruta digital y vincular los viajes directamente con la gestión de su flota, lo que le permitirá controlar el uso y los costes.
Conforme al RGPD
Si utiliza SeaTable Cloud o la IA integrada, todos los datos permanecerán en Europa, ya que la infraestructura se gestiona exclusivamente en servidores ubicados en Alemania.
2FA y SSO
SeaTable admite la autenticación de dos factores y el inicio de sesión único, lo que le permite controlar quién puede acceder a los datos de su flota.
Preguntas frecuentes sobre la plantilla de gestión de flotas de SeaTable
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¿Puedo utilizar la plantilla de gestión de flotas de SeaTable de forma gratuita?
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Puede utilizar la plantilla de forma gratuita en SeaTable Cloud. Solo necesita una cuenta gratuita y podrá empezar inmediatamente a gestionar su flota de vehículos de forma digital y estructurada.
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¿En qué se diferencia la plantilla de gestión de flotas de vehículos de la gestión de flotas en Excel?
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La gestión de flotas en Excel tiene muchas limitaciones: mantenimiento manual, falta de enlaces y alta propensión a errores. La plantilla de gestión de flotas de SeaTable vincula vehículos, conductores, reservas, daños y citas, ofrece vistas como calendarios y líneas de tiempo, y permite automatizaciones, lo que hace que la gestión de Su flota sea mucho más sólida y transparente.
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¿Puedo importar los datos existentes de la gestión de flotas de Excel a SeaTable?
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Sí, puede importar listas de vehículos, reservas o resúmenes de gastos existentes desde Excel a SeaTable mediante la importación CSV. Después de la importación, personalice la plantilla y aproveche todas las funciones de la solución digital.
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¿La gestión de flotas admite citas obligatorias como la inspección técnica, la prevención de accidentes o el cambio de neumáticos?
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Sí, puede guardar todas las citas relevantes, definir recordatorios y mostrarlos en vistas de calendario o línea de tiempo. Así no se perderá ninguna inspección, revisión o cambio de neumáticos estacional.
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¿Puedo combinar la gestión de flotas con un libro de ruta digital?
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Sí, puede conectar la gestión de su flota con un libro de ruta digital y asignar los viajes directamente a los vehículos, conductores y centros de coste. De este modo, se crea una documentación completa del uso, los costes y los justificantes de su flota.
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¿Cuántos usuarios pueden trabajar simultáneamente con la plantilla de gestión de flotas?
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Varios usuarios pueden trabajar simultáneamente en la misma base, reservar vehículos, registrar protocolos o evaluar datos. Mediante autorizaciones, puede controlar quién puede leer, comentar o editar, lo que resulta ideal para la gestión centralizada de flotas, ubicaciones y socios de servicio.
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¿Puedo crear campos y flujos de trabajo propios en la plantilla?
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Sí, puede añadir columnas, tablas, vistas y automatizaciones adicionales en cualquier momento. De este modo, puede adaptar la plantilla de forma flexible a sus procesos internos, requisitos de informes y características específicas de su flota.
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¿SeaTable es una alternativa adecuada a las hojas de cálculo clásicas de Excel y a las herramientas de gestión de flotas?
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Sí, SeaTable es una alternativa moderna y colaborativa a las hojas de cálculo clásicas de Excel y a las herramientas especializadas en la gestión de flotas. Con la plantilla de gestión de flotas, puede combinar una lógica de base de datos flexible con vistas como calendarios, líneas de tiempo e interfaces de aplicaciones, y poner en práctica la gestión digital de su flota exactamente como la necesita.