¿Qué es la gestión de datos maestros? #

La gestión de datos maestros, también conocida como master data management, es la administración de la información central y relevante para el negocio de una empresa. Esto incluye, por ejemplo, datos de empleados y clientes, información sobre productos o cifras financieras clave. La gestión de datos maestros garantiza que sólo haya un único registro de datos maestros para toda esta información, que esté completa, actualizada y libre de errores. Esto evita incoherencias y aumenta la eficacia de sus procesos empresariales.

¿Por qué es tan importante la gestión de datos maestros? #

Como la mayoría de las empresas, probablemente trabaje con muchas aplicaciones de software diferentes, como sistemas CRM, herramientas de gestión de proyectos, sistemas de contabilidad, etc., que se utilizan en distintos departamentos. Si, por ejemplo, no almacena los datos de los clientes de forma centralizada en un único lugar, sino en cada sistema por separado, se crean silos de datos que quedan aislados del resto de la empresa.

La gestión centralizada de datos maestros evita los silos de datos

Los registros de datos de los departamentos no sólo están aislados, sino que además son redundantes y se actualizan rápidamente. Además, entran en contacto con muchas personas que introducen cambios y crean sus propias versiones. En el peor de los casos, estos conjuntos de datos divergentes pueden dar lugar a procesos ineficaces, informes incorrectos y decisiones equivocadas.

Ventajas de la gestión centralizada de datos maestros #

Obtenga una visión general de las ventajas que la gestión de datos maestros puede tener para usted:

Mayor eficiencia y ausencia de redundancias

Una herramienta de gestión de datos maestros puede sincronizar y fusionar datos de distintos sistemas. Esto permite evitar información duplicada e incoherente. También es mucho más eficiente realizar cambios únicamente en el registro de datos maestros que tener que actualizar manualmente los registros de datos en muchos lugares diferentes.

Menores costes de las tecnologías de la información

Al mantener un único conjunto de datos maestros al que pueden acceder todos los departamentos, se evitan silos de datos innecesarios. Como resultado, puede sustituir multitud de sistemas diferentes que consumen más capacidad de almacenamiento e informática y generan costes más elevados que la gestión centralizada de datos maestros. Así ahorrará dinero.

Análisis y decisiones acertadas

Analizar datos incorrectos u obsoletos conduce a resultados inútiles. En cambio, en un sistema de gestión de datos maestros encontrará datos depurados y actualizados que constituyen una base fiable para sus análisis y decisiones estratégicas. Con la ayuda de herramientas de BI que utilicen estos datos maestros, podrá desenterrar cifras y conclusiones fiables para informes y presentaciones.

Procesos empresariales fluidos y automatizados

Unos datos maestros normalizados, actualizados y correctos permiten agilizar los procesos, por ejemplo en marketing y ventas. Piense, por ejemplo, en el envío de publicidad personalizada a direcciones de clientes que ya no son correctas. Por otro lado, con datos de clientes de alta calidad, puede acelerar y automatizar el proceso “lead-to-cash”.

Aplicación más sencilla de la protección de datos

Puede cumplir requisitos legales como el GDPR más fácilmente si almacena todos los datos en una ubicación central de forma trazable. Por ejemplo, el GDPR regula cuándo hay que eliminar determinados datos. Sin una gestión de datos maestros, estos datos pueden estar dispersos en varios silos de datos, lo que dificulta su cumplimiento.

¿Qué se considera datos maestros? #

Los datos maestros son datos relevantes para el negocio que son absolutamente necesarios para el funcionamiento de los procesos de la empresa. Puede tratarse de información sobre personas (por ejemplo, clientes, empleados o proveedores) y objetos (como productos y activos).

Los datos maestros permanecen relativamente constantes a lo largo del tiempo y no cambian a menudo. En comparación con los datos de transacciones a corto plazo (como pedidos, órdenes de compra, pagos), los datos maestros suelen representar sólo una pequeña parte de todos los datos de una empresa. Sin embargo, tienen un gran valor para el éxito de su empresa.

Todos los departamentos necesitan datos maestros

Ejemplos de datos maestros:

  • Datos maestros de clientes: Ya sea el correo electrónico o la dirección de entrega, las cuentas o el historial de compras: todo lo que necesita para el negocio y el procesamiento de pagos con los clientes es enormemente importante. Por lo tanto, debería extraer estos datos maestros de tiendas web, sistemas ERP o CRM y fusionarlos en un sistema de gestión de datos maestros.
  • Datos maestros de los empleados: Además de los datos relacionados con el trabajo (por ejemplo, nombre, cargo, titulación académica y fecha de contratación), aquí se incluyen datos sensibles como la clase fiscal, los datos bancarios, la seguridad social, la nacionalidad, el estado civil y los contactos de emergencia. Lo mejor es mantener estos datos maestros de recursos humanos bien protegidos en una base de datos de RRHH .
  • Datos maestros del proveedor: Se trata de todos los datos necesarios para que los procesos de contratación se desarrollen sin problemas. Puede tratarse de precios y cantidades de entrega acordados contractualmente, pero también de datos de ubicación y logística. Por regla general, un sistema ERP es la fuente de datos central para la gestión de la cadena de suministro.
  • Datos maestros de productos: Dado que los datos de los productos son relevantes para todos los departamentos (por ejemplo, marketing, ventas, logística y desarrollo de productos), es fundamental disponer de una base de datos centralizada y actualizada. Esto incluye números de producto únicos, cantidades y precios, así como atributos como dimensiones, color y material.
  • Datos maestros de activos: Se refiere a los activos de su empresa, que suele registrar en una lista de inventario . Los activos materiales pueden ser inmuebles, máquinas, vehículos, mobiliario de oficina o recursos financieros; los activos inmateriales son, por ejemplo, las patentes o los datos maestros de su empresa.

Retos de la gestión de datos maestros y cómo superarlos #

  • La gestión de datos maestros es más necesaria que nunca cuando se adquieren, fusionan o reorganizan empresas. En estos casos, una herramienta de gestión de datos maestros le ayuda a sincronizar y conciliar varias bases de datos de gran tamaño.
  • ¿Su empresa está experimentando un crecimiento dinámico? Entonces debería simplificar, acelerar y automatizar los procesos con una gestión centralizada de datos maestros.
  • Si su empresa está en auge y se produce un rápido aumento del volumen de datos, puede eliminar el caos con una herramienta de gestión de datos maestros y reducirlo a lo esencial.
  • Los sistemas paralelos y el almacenamiento duplicado de datos requieren capacidades de almacenamiento e informáticas innecesariamente elevadas. Si los sistemas no están sincronizados entre sí, también se crean silos de datos con todos los problemas mencionados anteriormente. Con una herramienta centralizada de gestión de datos maestros, puede evitar redundancias y reducir costes.
  • Son muchos los departamentos que acceden a los datos maestros. Por lo tanto, debe acordar directrices comunes normalizadas (por ejemplo, formatos de datos específicos) para que todos puedan trabajar con los datos maestros y seguir manteniendo la coherencia de los datos.

Subáreas de la gestión de datos maestros #

La gestión de datos maestros es un caso especial de la gestión de datos, que a su vez consta de varias subáreas. Las tareas más importantes en la gestión de datos maestros incluyen

  • Gobierno de datos: define reglas, normas y responsabilidades para la gestión de datos maestros.
  • Integración de datos: permite consolidar y sincronizar datos de distintos sistemas.
  • Aseguramiento de la calidad de los datos: identifica y actualiza los registros de datos incorrectos, obsoletos o incompletos.
  • Modelización de datos: estructura los datos para que puedan utilizarse con mayor eficacia y rapidez.
  • Seguridad de los datos: protege los datos sensibles de accesos no autorizados o pérdidas.

Puedes encontrar más información en nuestro artículo del blog sobre gestión de datos .

El ciclo de vida de los datos maestros #

Todos los datos maestros pasan por un ciclo de vida que va desde su creación inicial hasta su archivo y eliminación:

  1. Creación: Defina qué datos desea incluir en el registro de datos maestros y a qué sistemas debe vincularse. A continuación, se fusionan los datos en la herramienta de gestión de datos maestros, se sincronizan y se eliminan las incoherencias.

  2. Liberación: ¿Qué departamentos y usuarios tienen acceso a los datos maestros? ¿Y con qué autorizaciones? Con la Gestión de Datos Maestros, puede controlar con precisión quién está autorizado a ver y editar qué datos.

  3. Mantenimiento: Probablemente, el proceso más importante del ciclo de vida es el mantenimiento de los datos maestros. Durante esta fase, se actualizan, completan, corrigen y utilizan los datos. Si se integran nuevos datos en el registro de datos maestros, por supuesto siempre hay que limpiarlos y ajustarlos. Así se garantiza la coherencia y la calidad de los datos maestros.

  4. Archivo: ¿Un cliente hizo una compra puntual hace un año, un empleado ha dejado la empresa o usted ha retirado un producto del mercado? Si los datos están obsoletos, puede archivarlos. De este modo, los datos ya no son accesibles para su uso activo, pero tampoco se borran.

  5. Eliminación: El ciclo de vida termina con la supresión definitiva de los datos. Respete los plazos de supresión (por ejemplo, de conformidad con el GDPR) y suprima los datos personales inmediatamente cuando se le soliciten.

Consejos para la gestión de datos maestros

6 consejos para implantar con éxito la gestión de datos maestros #

Si ahora está convencido y quiere implantar una herramienta de gestión de datos maestros, debería tener en cuenta los siguientes consejos:

  1. Analice su inventario de datos actual: ¿En cuántos sistemas se almacenan los datos importantes? ¿Dónde surgen silos de datos? Identifique redundancias, incoherencias y puntos débiles en sus estructuras de datos actuales.
  2. Defina una estrategia y un marco de trabajo: Determine qué datos desea gestionar de forma centralizada y qué procesos son necesarios para ello. Dote a su gestión de datos maestros de un marco organizativo con la ayuda de directrices de gobernanza de datos.
  3. Formar a los empleados: Las mejores estrategias y directrices no sirven de nada si no se aplican. Sensibilice a su equipo sobre la importancia y las ventajas de la gestión de datos maestros y explíqueles cómo puede contribuir cada uno.
  4. Mantenga y optimice continuamente sus datos maestros: Revise periódicamente la calidad de los datos y ajuste los procesos de gestión de datos maestros según sea necesario. Puede utilizar la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para comparar grandes registros de datos maestros con otros datos y analizarlos automáticamente en busca de coincidencias o discrepancias.
  5. Elegir una herramienta de gestión de datos maestros adecuada: Existen muchas soluciones en el mercado especializadas en la gestión de datos específicos, como datos de clientes o de empleados. Sin embargo, una herramienta de gestión de datos maestros debe cubrir muchos casos de uso diferentes y ser capaz de centralizar los datos maestros de todos los departamentos de una empresa en un solo sistema.
  6. Gestione sus datos maestros en la nube: Las soluciones en la nube son especialmente adecuadas para la gestión de datos maestros, ya que pueden escalarse según sea necesario y romper los silos de datos. Esto le permite hacer accesible a todos los usuarios un conjunto centralizado de datos maestros. Un almacén de datos también puede ayudarle a fusionar y limpiar datos de distintos sistemas.

Gestión de datos maestros con SeaTable: sencilla y flexible #

SeaTable es una base de datos sin código que le facilita especialmente la gestión de datos maestros. Una característica extremadamente relevante para ello son los registros de datos compartidos . Puede gestionarlos y mantenerlos de forma centralizada para disponer siempre de los datos maestros más recientes de clientes o empleados, por ejemplo. Sus departamentos pueden utilizar los registros de datos en los contextos más diversos y adaptarlos con flexibilidad a sus necesidades. En cuanto se sincroniza, todos los cambios realizados en el registro de datos maestros se transfieren a los registros de datos dependientes para que estén actualizados en todas partes.

Si desea personalizar sus datos maestros para distintos grupos de usuarios, el constructor de aplicaciones sin código también le ofrece una excelente opción. Puede utilizarlo para crear sus propias aplicaciones sin ningún conocimiento de programación. Podrás controlar quién puede ver y editar qué datos y cómo se visualizan. Puedes controlar los derechos de acceso de las aplicaciones de forma incluso más detallada que la compartición de registros de datos comunes.

Como SeaTable no sólo está diseñado para la gestión de datos maestros, sus departamentos y usuarios pueden desarrollar sus propios procesos en espacios de trabajo y bases independientes y almacenar información específica que va más allá de los datos maestros. Los innumerables casos de uso abarcan gestión de TI , marketing , gestión de proyectos y recursos humanos , entre otros.

Otra ventaja que destaca a SeaTable como herramienta de gestión de datos maestros es la libre elección del tipo de implantación. Benefíciese de la comodidad y escalabilidad de SeaTable Cloud o conserve el control total y la soberanía de los datos con una instalación local de SeaTable Server . En cualquier caso, SeaTable crece de forma flexible con su empresa.

Regístrese hoy mismo , utilice la versión básica gratuita y sólo pague por funciones, usuarios o recursos adicionales en cuanto los necesite.

Conclusión: Utilice la gestión de datos maestros como ventaja competitiva #

Sin una gestión centralizada de los datos maestros, corre el riesgo de tener información duplicada, obsoleta o contradictoria en distintos sistemas. Con una gestión de datos maestros bien pensada, puede mejorar la situación de los datos, optimizar sus procesos y tomar decisiones más informadas. Por tanto, se trata de mucho más que de limpieza técnica: ¡se trata del éxito de su empresa! Revolucione su gestión de datos maestros con SeaTable para que su empresa esté preparada para el futuro y se mantenga por delante de la competencia.

TAGS: Gestión Y Visualización De Datos