Un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH) es una solución de software que permite registrar, almacenar y gestionar los datos de los empleados de su empresa. En cualquier caso, un SIRH debe cubrir las funciones y procesos básicos necesarios para una administración de personal fluida. Estos incluyen, entre otras cosas

  • Gestión de los datos de los empleados y de los expedientes de personal
  • Programación del personal y registro del tiempo
  • Solicitud de vacaciones y partes de enfermedad
  • Nómina / contabilidad de nóminas
  • Seguridad social y prestaciones
  • Informes y análisis

Un SIRH simplifica muchos procesos administrativos de RRHH

Dado que el software de gestión de RR.HH. suele ser una solución clásica “todo en uno”, las diferencias entre un sistema de gestión de RR.HH. y un SIRH no son evidentes a primera vista. Por lo tanto, a menudo se utilizan los términos indistintamente de forma errónea. Sin embargo, un SIRH sólo se refiere a la administración de los empleados existentes y a los procesos básicos que son esenciales para el funcionamiento de una empresa.

Un Sistema de Gestión de Recursos Humanos (SGRH para abreviar) va mucho más allá en este sentido. En pocas palabras, un sistema de gestión de RRHH abarca todas las funciones de un SIRH y más:

  • Contratación y gestión de candidatos
  • Contratación y gestión de candidatos
  • Retención y satisfacción de los empleados

A veces también se menciona la Gestión del Capital Humano (GCH). Además del sistema de gestión/información de RR.HH., también incluye otros procesos a nivel estratégico, como

  • Gestión del talento y trayectorias profesionales
  • Gestión de la remuneración
  • Desarrollo y formación del personal

Gráfico HRIS vs. HMRS

El alcance funcional del software de gestión de RRHH varía considerablemente en función del proveedor. Por ello, a la hora de elegir su software de gestión de RRHH, preste atención a las funciones que necesita. Mientras que un HRIS convence con una simple base de datos de empleados para los procesos administrativos cotidianos, un HRMS ofrece funciones más complejas para la planificación (cualitativa) del personal.

Esencialmente, un SIRH le ofrece la oportunidad de organizar los procesos en su departamento de RRHH de forma más eficiente y tomar decisiones basadas en datos. Después de todo, el departamento de RR.HH. es uno de los departamentos con mayor carga administrativa de cualquier organización, junto con el de contabilidad. Por lo tanto, no sólo se enfrenta a una enorme cantidad de burocracia y papeleo, sino que también gestiona información especialmente valiosa y sensible sobre sus empleados y candidatos.

Un SIRH suele dar acceso a los empleados a determinados sistemas digitales de registro del tiempo de trabajo, planificación de vacaciones y bajas por enfermedad. Esto significa que pueden introducir sus propios datos y cargar documentos, aliviando así al departamento de RRHH. También puede utilizar esta base de datos de RRHH para proporcionar a sus empleados nóminas, formularios para determinadas solicitudes, material informativo y listas de comprobación para procesos específicos, como la incorporación y la baja, como parte del autoservicio del empleado.

Un sistema de información de RRHH moderno también puede automatizar los flujos de trabajo, integrar los comentarios y agregar datos para la elaboración de informes. Gracias a la sincronización en tiempo real, las interfaces de usuario intuitivas y las funciones flexibles, los sistemas de información de recursos humanos modernos permiten ahora trabajar de forma extremadamente eficaz, productiva y ágil.

Dado que un SIRH contiene información sensible y personal, existen elevados requisitos de seguridad y control de acceso. Los datos suelen almacenarse en una base de datos de RRHH centralizada. Quién puede acceder a qué registros de datos suele definirse en función de roles o derechos de acceso individuales.

Una base de datos de RRHH o de personal es un sistema informático para almacenar, agregar y analizar los datos de los empleados.

Deben garantizarse los siguientes puntos:

  • Cumplimiento de toda la normativa sobre protección de datos (por ejemplo, GDPR).
  • Confidencialidad de los datos de personal y protección contra el acceso no autorizado
  • Copia de seguridad fiable de los datos y protección contra la pérdida de datos
  • Autenticación del usuario
  • Integridad de los datos y protección contra la falsificación
  • Trazabilidad de la introducción de datos y del historial de cambios
  • Eliminación oportuna de datos caducados

En el pasado, el software de gestión de RRHH se utilizaba casi siempre on-premises , lo que significa que se ejecutaba localmente en la propia infraestructura técnica de la empresa. Hoy en día, el software de gestión de RRHH suele estar ubicado en la nube . Esto tiene la gran ventaja de que usted y sus empleados pueden acceder a todos los datos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Con una base de datos de RRHH, usted y sus empleados están conectados en red de forma óptima

Un sistema de información de RRHH tiene ventajas que van mucho más allá de las posibilidades de una base de datos de empleados en Excel. Entre ellas se incluyen esencialmente

Acceso centralizado y actualización de la información.

Incluso hoy en día, muchos departamentos de RRHH siguen recopilando datos de los empleados en hojas de cálculo de Excel o archivando documentos en carpetas tradicionales. Con un SIRH, sin embargo, puede almacenar todos los datos y documentos relevantes de los empleados digitalmente en una base de datos central de RRHH. Esto le proporciona a usted y a sus empleados (con la autorización adecuada) un acceso específico a la situación actual en todo momento. Se acabaron las listas de Excel obsoletas y el caos de datos. Además, los datos se almacenan en el sistema de gestión de RRHH, incluso si se pierde un teléfono móvil o un ordenador portátil de la empresa.

Esfuerzo mínimo gracias a la automatización

En una base de datos de empleados en Excel, hay que introducir todos los datos manualmente o copiarlos de un lado a otro, mientras que un sistema de información de personal sincroniza y actualiza automáticamente los datos de todos en cuanto un miembro del equipo realiza cambios. Con la ayuda de sus automatizaciones especialmente definidas, también puede aprobar las solicitudes de vacaciones con sólo pulsar un botón, por ejemplo, o enviar a un empleado enfermo un correo electrónico de confirmación ya preparado que incluya un mensaje de “recupérese pronto”. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también reduce los procesos manuales propensos a errores.

Reducción de costes

Los procesos digitales y automatizados le permiten a usted y a sus empleados trabajar de forma más rápida, eficaz y, por último, pero no por ello menos importante, más rentable, ya que ahorra un valioso tiempo de trabajo, así como papel y costes de impresión. Incluso si antes subcontrataba su contabilidad de personal a un proveedor de servicios externo, un sistema de información de personal puede ayudarle a ahorrar dinero con los procesos internos. Por otro lado, un sistema de información de recursos humanos naturalmente incurre en costes, que a menudo consisten en una cuota mensual de uso por miembro del equipo. Sin embargo, en conjunto, la relación coste-beneficio debería ser positiva.

Resumen perfecto

Un SIRH le proporciona una visión general bien fundamentada de los datos de sus empleados. Puede almacenar todos los documentos e información de forma compacta en expedientes de personal digitales. Suele haber un calendario completo para que usted y sus empleados estén siempre informados de todas las ausencias, vacaciones y bajas por enfermedad. Esto es igual de importante para la programación del personal. En un buen sistema de gestión de RRHH, los análisis estadísticos son un juego de niños. Responde a preguntas de un vistazo, como: ¿Cuál fue el índice de bajas por enfermedad en octubre? ¿Cuántas nuevas contrataciones y bajas se han producido en los dos últimos años? ¿Y cuáles son los costes de personal previstos para el año que viene?

Alto nivel de autodeterminación y transparencia.

En la mayoría de los casos, los empleados tienen la opción de mantener sus propios datos en un SIRH. Deje que sus empleados gestionen ellos mismos tantos procesos de RRHH como sea posible, por ejemplo, actualizar sus datos personales, enviar solicitudes de vacaciones o descargar nóminas. De este modo, el departamento de RR.HH. se libera de la presión y todos los implicados salen ganando. Una base de datos de RR.HH. en el sentido de una visión general interna de los empleados también conduce a una mayor transparencia, porque todo el mundo sabe a quién dirigirse con una preocupación particular. Esta información, visible para todos, puede incluir, por ejemplo, el puesto y el departamento exactos, los proyectos anteriores, la dirección de correo electrónico de trabajo de una persona o el número de teléfono móvil de la empresa.

SeaTable es una base de datos sin código que se adapta perfectamente como software de gestión de RRHH para la nube o en las instalaciones. SeaTable ofrece la máxima flexibilidad y escalabilidad - usted decide cómo quiere mapear sus procesos en el software y qué funciones necesita.

Por ejemplo, puede empezar con una plantilla de directorio de empleados , que representa una base de datos de RRHH en su forma más simple.

SIRH: Base de datos de empleados con perfiles

Se trata de un directorio interno de empleados con información visible para todos en la empresa. Podría utilizar una lista de empleados de este tipo para los perfiles en el sistema de información de RR.HH. o para crear tarjetas de visita, por ejemplo.

A continuación, puede ampliar su base de datos de RR.HH. con las tablas y funciones adicionales que desee. ¿Qué le parece, por ejemplo, una cuenta de tiempo de trabajo interactiva para registrar todas las asistencias, vacaciones y enfermedades? ¿O con expedientes de personal digitales en los que se pueda acceder a todos los certificados, CV y nóminas?

Además de las funciones de un HRIS, también puede utilizar SeaTable para implementar la contratación, la gestión de candidatos y la incorporación. Incluso el desarrollo del personal y la formación pueden organizarse en SeaTable. Como base de datos de RRHH alemana, SeaTable cumple con los más altos estándares de protección de datos (GDPR) y almacena todos los datos de forma segura en centros de datos alemanes. Así que cuesta creer que este completo software de gestión de RRHH sea gratuito.

Regístrese hoy mismo y descubra nuestras plantillas gratuitas para gestores de RRHH.

TAGS: Gestión De RRHH Herramientas Y Plugins