Avanzar en la transformación digital #
Gracias a la flexibilidad del sistema, SeaTable puede utilizarse para fines muy diversos. Y nuestros clientes son igual de diversos, cuyos casos de uso son siempre emocionantes e inspiradores para nosotros, y a veces sorprendentes. Uno de nuestros clientes de China compartió su caso de uso con nosotros, pero no quiso dar su nombre. Sin embargo, su historia ilustra muy bien las diversas posibilidades que ofrece SeaTable para organizar eficazmente los procesos y avanzar en la transformación digital de empresas e instituciones.
Creciente complejidad y falta de transparencia en la gestión de pedidos #
Nuestro cliente se dedica a la construcción y el mantenimiento de instalaciones de edificios. La empresa, en rápido crecimiento, utilizaba anteriormente Excel para la gestión de pedidos. Sin embargo, a medida que crecía el volumen de pedidos, los empleados llegaban cada vez más a los límites del sistema y buscaban una alternativa a Excel . Muchos procesos eran ineficaces debido a la falta de funciones de automatización y tenían que procesarse manualmente. La falta de un verdadero trabajo colaborativo en tiempo real significaba que los datos no siempre estaban actualizados y que los estados de los procesos no se mostraban de forma transparente en todo momento. Además, cada vez preocupaba más la seguridad de los datos. Era imperativo cambiar a un sistema nuevo y moderno.
Los principales requisitos de la empresa eran los siguientes
- Trabajo en colaboración: Los empleados deben poder trabajar simultáneamente con los mismos datos y ver los cambios en tiempo real
- gestión de autorizaciones: derechos de acceso diferenciados para distintos puestos
- automatizaciones: Simplificación y automatización del flujo de trabajo de entrega de pedidos
- análisis de datos: visualización de cifras clave importantes mediante cuadros de mando
Aplicación universal sin código como solución #
Con la Universal App de SeaTable, se desarrolló una aplicación personalizada de gestión de pedidos basada en una base inteligente de SeaTable con varias tablas, automatizaciones y funciones sin código. De este modo, los empleados de distintos departamentos pueden trabajar juntos en los pedidos en tiempo real. En caso necesario, la aplicación puede ampliarse mediante arrastrar y soltar sin necesidad de contratar programadores.
Pero eso no es todo: gracias a las automatizaciones y funciones de notificación integradas en SeaTable, los procesos se han acelerado. Los datos en tiempo real preparados visualmente permiten realizar análisis y tomar decisiones con rapidez. Y todo ello sin tener que comprometer la seguridad de los datos.
Trabajo colaborativo y autorizaciones de acceso #
Para garantizar la protección de los datos sensibles de los clientes, se han definido derechos de acceso basados en roles para las vistas de página y el procesamiento de datos. Gracias a la posibilidad de establecer filtros de datos complejos, ocultar columnas y diferenciar entre autorizaciones de sólo lectura y de edición, ahora está garantizado que los datos de los clientes sólo pueden ser vistos por los empleados que realmente los necesitan. Los responsables de seguridad, por ejemplo, sólo ven los pedidos relevantes y pueden informar de los riesgos, mientras que los responsables de mantenimiento tienen derechos de acceso más amplios. Los derechos de acceso y edición de la aplicación de gestión de pedidos están separados de los derechos de acceso y edición de la base de datos subyacente.
Flujos de trabajo automatizados #
Se han creado varias tablas vinculadas entre sí para las distintas fases de trabajo. Las automatizaciones garantizan un flujo de datos fluido entre las tablas para que todos los empleados puedan acceder a los datos más recientes en cualquier momento. Un ejemplo de este flujo de trabajo: cuando se crea un nuevo pedido, el responsable de mantenimiento asignado recibe automáticamente una notificación y se sincronizan todos los registros de datos.
Visualización de datos #
Un avance muy significativo es la sencilla creación de cuadros de mando para supervisar y analizar los márgenes de beneficios, los KPI de los empleados o el progreso de los proyectos. El complemento integrado de Kanban y cronograma para los diagramas de Gantt ha demostrado ser especialmente útil para los calendarios y el progreso de los proyectos.
Nuevos impulsos de crecimiento mediante flujos de trabajo más eficientes y transparencia #
La implantación de SeaTable ha ayudado a la empresa a modernizar su gestión de pedidos y a implantar flujos de trabajo digitales eficientes . Ahora todos los empleados pueden trabajar simultáneamente en un solo sistema con datos actualizados sin temor a perderlos. Los gestores de proyectos y la dirección tienen acceso en todo momento a visualizaciones de datos actuales para evaluar las cifras clave de negocio y el estado de los proyectos. Y todo en un solo sistema. La gestión de pedidos en SeaTable ha acelerado considerablemente los procesos de trabajo y las decisiones, al tiempo que ha creado la base para el crecimiento futuro.
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