La importancia de la gestión de datos para la digitalización de las empresas

Éxito garantizado en la gestión de datos #

Los datos valen su peso en oro: Ya sean datos de clientes, empleados, productos o proyectos, en la era digital, la capacidad de su empresa para gestionar y procesar los datos de forma eficiente es crucial para su éxito a largo plazo. La gestión de datos -a menudo denominada gestión de datos- es la clave para controlar la avalancha de información a la que se enfrenta su empresa a diario. Por consiguiente, un sistema de gestión de datos bien concebido es un requisito esencial para la digitalización de las empresas: Es la única forma de mejorar los procesos operativos y obtener una ventaja competitiva.

Pero, ¿por qué es tan importante la gestión de datos para la digitalización de procesos? ¿Y qué retos y oportunidades presenta? Descúbralo en este artículo.

¿Qué es la gestión de datos? #

La gestión de datos se refiere al conjunto de todos los procesos, métodos y tecnologías que utilizan las empresas para registrar, almacenar, analizar y utilizar sistemáticamente sus datos. Sus principales objetivos son

• Garantizar la disponibilidad, coherencia y calidad de los datos.
• Obtener información valiosa a partir de los datos
• Tomar decisiones empresariales bien fundadas
• Aumentar la productividad y la eficiencia

¿Qué implica la gestión de datos? #

La gestión de datos incluye una serie de tareas como identificar, recopilar y almacenar datos, mantenerlos y analizarlos y tomar ciertas precauciones para la seguridad de los datos. Estas subáreas son especialmente relevantes:

Todo empieza con la captura, recogida o generación de datos: mientras que la captura de datos significa la introducción selectiva de datos para su tratamiento electrónico, la recogida de datos tiene lugar durante un periodo de tiempo más largo. La generación de datos** se refiere a la generación y recopilación de grandes cantidades de datos mediante algoritmos.

La tarea de la integración de datos consiste en fusionar y armonizar datos procedentes de distintas fuentes. En la modelación de datos, se estructuran los datos para poder procesarlos posteriormente con mayor facilidad y rapidez.

En el análisis de datos, se evalúan los datos utilizando diversos métodos de análisis, como la estadística, la minería de datos, el aprendizaje automático o la inteligencia empresarial, con el fin de reconocer patrones o tendencias en los conjuntos de datos.

La gestión de la calidad de los datos tiene por objeto mejorar la calidad de los datos y garantizar que sean correctos, completos, actualizados e inequívocos.

Si desea almacenar los datos a largo plazo y hacerlos accesibles, puede organizar el archivado de datos en soportes de almacenamiento de datos de alto rendimiento o en almacenamiento en la nube. Con la gestión de metadatos, también puede gestionar metadatos como el tipo de datos o la fecha de creación.

En cuanto a la protección de los datos y la seguridad de los datos, debes adoptar diversas medidas relacionadas con el cifrado, los derechos de acceso o las copias de seguridad para proteger tus datos de accesos no autorizados o pérdidas y cumplir los requisitos legales.

La gestión de datos como base de la digitalización en las empresas #

Empresas tecnológicas como SAP, Google y Meta lo reconocieron hace décadas: Los datos tienen un valor incalculable. En nuestro mundo tan cambiante, es el capital de muchas empresas para reconocer tendencias en una fase temprana, tomar decisiones bien fundamentadas y estar siempre un paso por delante de la competencia. Por ello, la disponibilidad, la calidad y el uso de los datos figuran entre los factores más importantes para la digitalización de las empresas. Sin embargo, la gestión de datos no sólo incluye la introducción de nuevas tecnologías, sino también la optimización de procesos y estructuras.

Sin una gestión eficaz de los datos, las empresas no pueden aprovechar plenamente el potencial de la digitalización de los procesos, ya que el tratamiento preciso de los datos es la base de los procesos empresariales digitales y automatizados. Esta gran importancia de los datos en la cadena de valor está impulsando ahora también a las pequeñas y medianas empresas a ampliar su gestión de datos para sacarles más partido.

Digitalización de procesos: ventajas gracias a la gestión de datos #

La digitalización de procesos consiste en digitalizar los procesos analógicos o mejorar los procesos digitales existentes. Un sistema de gestión de datos que funcione desempeña un papel fundamental en esta transformación. Garantiza que disponga de los datos necesarios de buena calidad, en el momento oportuno y en el lugar adecuado. Esto le permite automatizar los procesos y reducir los errores humanos.

Mediante una gestión eficaz de los datos, puede conseguir una mayor integridad y calidad de los datos, lo que a su vez contribuye a tomar decisiones bien fundadas. También puede reducir costes utilizando los datos de forma eficiente, evitando los datos redundantes y utilizando tecnologías de almacenamiento que sean asequibles y seguras. La optimización, digitalización y automatización de procesos también son ventajas derivadas de una buena gestión de datos.

Un ejemplo concreto es el uso de la gestión de datos en la producción. Las instalaciones de producción modernas utilizan grandes cantidades de datos de sensores para supervisar y adaptar los procesos de producción en tiempo real. Sin un sistema sólido de gestión de datos, sería casi imposible implantar procesos de producción tan avanzados. Pero la gestión de datos también es indispensable para la digitalización en recursos humanos , marketing y contabilidad.

Las oportunidades de una gestión eficaz de los datos #

• Mayor eficiencia: Los procesos automatizados reducen el trabajo manual y minimizan los errores humanos.
• Mejores decisiones: Las decisiones basadas en datos suelen estar más fundamentadas y conducen a mejores resultados empresariales.
• Ahorro de costes: Al optimizar el uso de datos y recursos, puede reducir costes.
• Ventaja competitiva: Las empresas que utilizan sus datos con eficacia pueden reaccionar más rápidamente a las tendencias, lo que les da una ventaja sobre la competencia.

Desafíos en la gestión de datos #

Aunque la gestión de datos es esencial para el trabajo y la digitalización en las empresas, plantea los siguientes retos para muchas organizaciones:

1. Escalabilidad: En la era del Big Data, un sistema de gestión de datos debe ser escalable para mantenerse al día con los crecientes volúmenes de datos. Sólo así es posible almacenar y utilizar datos procedentes de diversas fuentes, como sensores, cámaras o teclados.
2. Integración de datos: Otro problema es la complejidad de estos datos. Si almacena sus datos en diferentes sistemas y formatos, necesita reunirlos y armonizarlos antes de poder utilizarlos con eficacia. Especialmente cuando se trata de grandes cantidades de datos procedentes de distintas fuentes, crear una estructura normalizada puede llevar mucho tiempo y resultar difícil.
3. Utilización de los datos: Recopilar datos por sí solo no aporta ningún valor añadido, porque esos datos no son útiles hasta que no se utilizan. Puede llevar mucho tiempo y esfuerzo preparar los datos de la forma que se necesita para el análisis, ya sea normalizando los formatos de los datos, agregando conjuntos de datos o eliminando duplicados. Si la gestión de los datos lleva demasiado tiempo, no se realizará ningún análisis y se perderá el valor potencial de estos datos.
4. Calidad de los datos: Uno de los mayores retos de la gestión de datos es garantizar su calidad. Si los datos están obsoletos, incompletos o son incorrectos, pueden dar lugar a análisis y decisiones erróneos. Por eso es esencial un mantenimiento continuo de los datos, en el que se actualicen y depuren.
5. Seguridad y protección de datos: La normativa sobre protección de datos y cumplimiento de la normativa es multinacional y cambia con regularidad. A medida que aumenta la cantidad de datos recopilados, también lo hace el riesgo de conflictos relacionados con la protección de datos. Por un lado, hay que garantizar la protección de los datos personales frente a accesos no autorizados; por otro, hay que poder eliminar fácilmente los datos almacenados o adaptarlos a las nuevas pautas de uso.

Cómo puede utilizar la gestión de datos para la digitalización en las empresas #

Si invierte en un sistema sólido de gestión de datos, podrá superar estos retos. Sin embargo, el éxito de la gestión de datos requiere una planificación cuidadosa y una estrategia clara. Estas son algunas de las mejores prácticas a tener en cuenta cuando se trata de la gestión de datos:

• Concienciar sobre la importancia de los datos y animar a los empleados a recopilar, analizar y compartir datos relacionados con su trabajo.
• En consecuencia, debe impartir formación para garantizar que sus empleados tengan las habilidades y conocimientos necesarios para manejar los datos con cuidado y utilizarlos con eficacia.
• Por último, pero no por ello menos importante, debe invertir en herramientas y tecnologías que le permitan recopilar, almacenar y analizar los datos con eficacia.

Sistemas de gestión de datos probados #

En principio, los macrodatos son exactamente lo que parecen: una enorme cantidad de datos. Es necesario estructurar y procesar estos datos para utilizarlos eficazmente. Por regla general, los datos se almacenan en bases de datos estructuradas de forma diferente en función de su finalidad. Proporcionar una infraestructura potente puede ser todo un reto, sobre todo cuando se trata de procesar grandes cantidades de datos.

Los sistemas de gestión de datos son sistemas informáticos básicos con los que se capturan, almacenan y analizan los datos en su empresa. Existen varios sistemas de gestión de datos para diferentes requisitos, como bases de datos relacionales, bases de datos NoSQL o almacenes de datos. Las bases de datos relacionales son las más extendidas y se caracterizan por una estructura basada en tablas. Las bases de datos NoSQL, en cambio, son especialmente adecuadas para procesar grandes volúmenes de datos.

Los sistemas de gestión de datos de un vistazo #

Existe una amplia gama de herramientas y programas informáticos para la gestión de datos. Aquí tienes un resumen de algunos sistemas de gestión de datos de probada eficacia:

• Sistemas de gestión de bases de datos relacionales (RDBMS): Las bases de datos relacionales estructuran los datos mediante relaciones que pueden representarse en tablas. Esto permite almacenar, recuperar y procesar datos de forma eficiente. El lenguaje de bases de datos más utilizado es SQL, que es también el nombre de conocidos sistemas de gestión de bases de datos relacionales como MySQL, Microsoft SQL Server y PostgreSQL.
• Sistemas de gestión de bases de datos NoSQL: En comparación con los RDBMS, las bases de datos NoSQL ofrecen una estructura de datos flexible y un escalado horizontal que se adapta mejor a grandes volúmenes de datos, requisitos de alto rendimiento y cambios frecuentes. Algunos ejemplos de sistemas de gestión de bases de datos NoSQL son MongoDB, Apache Cassandra y CouchDB.
• Almacenes de datos: Un almacén de datos es una base de datos especializada en análisis que combina grandes cantidades de datos de diferentes fuentes en una base de datos coherente. A continuación, los gestores de datos pueden procesar y analizar estos datos para, por ejemplo, obtener información exhaustiva sobre los procesos de negocio de una empresa. Entre los sistemas de almacén de datos cabe mencionar Oracle Exadata, IBM Netezza, Amazon Redshift y Snowflake.
• Lagos de datos: Un lago de datos es un repositorio en el que se almacenan todos los datos en bruto de una organización. Puede contener tanto datos estructurados procedentes de bases de datos relacionales como datos no estructurados (por ejemplo, correos electrónicos, documentos PDF y archivos de imagen). A diferencia del almacén de datos, los datos del lago de datos sólo se preparan para su análisis o visualización cuando es necesario. Los sistemas de lago de datos como Amazon S3, Microsoft Azure Data Lake o Google Cloud Storage permiten un procesamiento rápido y flexible de grandes volúmenes de datos.
• Herramientas MDM: Las herramientas de gestión de datos maestros le ayudan a gestionar y mantener los datos maestros de su empresa. Los datos maestros más importantes incluyen información sobre clientes, proveedores, productos y personal. Con herramientas de MDM como SAP Master Data Governance o IBM InfoSphere MDM, puede eliminar incoherencias y garantizar que los datos principales de su empresa son claros, completos, no contienen errores y están actualizados.

¿Cuál es el mejor sistema de gestión de datos? #

La elección del software de gestión de datos adecuado depende de los requisitos específicos que tenga en materia de acceso, almacenamiento, seguridad, integración y análisis de datos. Puede decidir si desea almacenar y analizar sus datos en sus propios servidores On-Premises , en una nube o en una combinación híbrida.

Una tendencia que se observa es el uso creciente de soluciones de gestión de datos basadas en la nube. Una plataforma de gestión de datos basada en la nube permite almacenar datos de forma segura y procesarlos eficazmente sin tener que invertir en costosas infraestructuras.

Base de datos relacional sin código en la nube o en las instalaciones #

En la base de datos sin código SeaTable basada en tablas puede almacenar, recuperar y analizar sus datos de forma eficaz sin necesidad de tener conocimientos de SQL u otra experiencia técnica previa. No sólo puede estructurar y vincular datos fácilmente, sino que también puede almacenar archivos, imágenes y documentos.

A diferencia de otras bases de datos relacionales, puede realizar análisis directamente en la interfaz gráfica de usuario de SeaTable. Dispone de numerosas estadísticas para realizar otros análisis. Si esto no es suficiente, puede utilizar plugins para visualizar sus datos en galerías, calendarios, organigramas, etc.

Con el constructor de aplicaciones sin código de SeaTable, puede crear sus propias aplicaciones sin conocimientos de programación y controlar así con precisión el acceso a los datos de su base de datos. Para el diseño de la aplicación, existen tipos de páginas ya preparadas con elementos visuales que sólo tiene que arrastrar y soltar.

SeaTable te da la libertad de elegir entre la comodidad de una solución en la nube y la soberanía de datos de la que disfrutas con un sistema autoalojado. ¿Está entusiasmado? Entonces regístrese gratis y pruebe SeaTable Cloud por tiempo ilimitado.

Impulse la digitalización en su empresa #

En un mundo cada vez más digitalizado, la gestión de datos no es sólo un reto tecnológico, sino también un factor estratégico de éxito para las empresas. Un sistema de gestión de datos adecuado constituye la base para la digitalización de sus procesos y le permite aprovechar plenamente el potencial de la digitalización en su empresa. Si tiene una visión completa de sus datos, podrá tomar las decisiones correctas y mantenerse un paso por delante de la competencia en el futuro. Invertir en un sofisticado sistema de gestión de datos es, por tanto, imprescindible para cualquier empresa que quiera seguir siendo competitiva y aprovechar las oportunidades que ofrece la digitalización.

FAQ #

TAGS: Gestión Y Visualización De Datos Herramientas Y Complementos