Un sistema moderno para un proceso eficaz #
Red Dot GmbH & Co. KG, con sede en Essen, forma parte integrante del mundo internacional del diseño de marcas, productos y comunicación. Con el Red Dot Design Award, la empresa organiza uno de los concursos de diseño de mayor renombre internacional y también gestiona los tres Museos de Diseño Red Dot en Essen, Singapur y Xiamen (China), que se encuentran entre los museos más importantes para el diseño contemporáneo. Las ceremonias de entrega de premios de dos de los tres concursos de diseño se presentan ahora a través de SeaTable, después de que el equipo ya no fuera capaz de organizar los complejos procesos con las soluciones existentes. Louisa Mücher, Digital Business Manager del Red Dot Design Award, explica por qué Red Dot se pasó a SeaTable y qué ha cambiado a raíz de ello.
Antes de la introducción de SeaTable, la herramienta más importante era un programa de hoja de cálculo de escritorio . Esta solución ya no estaba al día, sobre todo para la gestión de datos. La colaboración dentro del equipo era un verdadero reto, ya que no era posible trabajar en colaboración. El proceso existente resultó especialmente problemático a la hora de organizar la ceremonia de entrega de los premios Red Dot Award: Product Design, un importante acontecimiento internacional. La falta de oportunidades para trabajar en colaboración dificultó una organización fluida y los cambios de última hora.
SeaTable cumple a la perfección los requisitos #
Para Red Dot, estaba claro que se necesitaba una herramienta diferente que también ofreciera colaboración en tiempo real en los datos. Sin embargo, una [solución en la nube] obvia (/es/cloud/) estaba descartada debido a la estricta normativa de protección de datos de la empresa. Por tanto, se necesitaba una solución que permitiera el trabajo colaborativo, cumpliera los estrictos requisitos de protección de datos y pudiera alojarse in situ. En ese momento, Red Dot ya utilizaba Seafile como herramienta para compartir archivos, un producto hermano de SeaTable. Así que Louisa Mücher recibió una recomendación de su proveedor de servicios informáticos para que echara un vistazo a SeaTable.
La facilidad de uso, el alto nivel de protección de datos y la posibilidad sin problemas de trabajar juntos en un solo archivo convencieron de inmediato. El proceso de implantación también fue como la seda. Con el apoyo del proveedor de servicios informáticos, SeaTable se implantó rápidamente en varias áreas de la empresa. Dado que los procesos iniciales podían trazarse utilizando plantillas estándar y que el sistema es muy fácil de usar e intuitivo, la aceptación dentro del equipo fue alta.
Herramienta de gestión versátil #
En la actualidad, SeaTable se utiliza como una herramienta de gestión versátil. El principal caso de uso sigue siendo la organización de eventos . Las listas de invitados y los planes de asignación de salas, la planificación del personal para los eventos e incluso el programa de gala, que se planifica al segundo, se mapean en SeaTable. La posibilidad de cargar archivos de audio directamente en una base ha demostrado ser especialmente útil en este caso. De este modo, el director puede acceder en cualquier momento a grabaciones de audio, por ejemplo de la pronunciación de los nombres de los galardonados.
Gracias a la API, la gestión de pedidos y el envío de los anuarios Red Dot Design también se organizan ahora a través de SeaTable. Por último, SeaTable también se utiliza como CRM y herramienta de gestión de proyectos .
Gestión de procesos a un nuevo nivel #
Red Dot se beneficia de la capacidad de trabajar en colaboración y trazar procesos ajustados de forma transparente. Los empleados se iniciaron y dieron sus primeros pasos en SeaTable de forma intuitiva y se convencieron inmediatamente de las ventajas. “Mejora de la comunicación, trabajo colaborativo y eficiente, gestión de datos más fiable y transparente en general, un alto nivel de facilidad de uso y un alto estándar de protección de datos: SeaTable ha permitido a Red Dot llevar con éxito los procesos internos al siguiente nivel.” Siegfried Schneider, CMO, Red Dot GmbH & Co. KG
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