5 consejos para optimizar las compras en su empresa

Gestión de adquisiciones en las empresas #

El aprovisionamiento en las empresas es un área de responsabilidad compleja y plantea grandes exigencias a los responsables de la gestión de compras. Tienen que sopesar los intereses y requisitos, a veces contrapuestos, de las partes interesadas internas y organizar la gestión de los proveedores. También son responsables de garantizar que los materiales y servicios necesarios estén disponibles a tiempo y dentro del presupuesto disponible. Negociación de precios, gestión de ofertas, control de calidad y gestión de riesgos son sólo algunas de las tareas centrales de un responsable de compras.

La buena noticia es que las soluciones digitales pueden ayudarle a optimizar sus compras y establecer procesos transparentes. Antes de analizar el potencial de optimización del proceso de contratación, echemos un vistazo a los mayores retos en este ámbito.

¿Por qué es importante para su empresa una contratación eficiente? #

El aprovisionamiento es mucho más que un simple proceso de compra: es una función corporativa central y contribuye directamente a la creación de valor. Un proceso de adquisición eficaz permite a las organizaciones reducir costes, minimizar riesgos y aumentar la competitividad. La contratación estratégica es la clave del éxito económico de las empresas modernas.

¿Cuáles son los objetivos de la contratación pública? #

La contratación abarca todas las actividades y procesos necesarios para adquirir bienes, servicios y recursos para una organización. Esencialmente, el objetivo es proporcionar los bienes o servicios necesarios en la cantidad requerida, en el momento y lugar requeridos y a un coste económicamente justificable. Sin embargo, a diferencia de las compras tradicionales, el aprovisionamiento va más allá de las simples transacciones. Los responsables de compras deben desarrollar una sólida estrategia de compras, crear y mantener redes de proveedores, vigilar los costes y, al mismo tiempo, apoyar los objetivos estratégicos de la empresa. La estrategia de aprovisionamiento también incluye la cuestión de si establecer un aprovisionamiento sostenible y cómo hacerlo. La gestión moderna de la contratación incluye, entre otras cosas

• Tareas de planificación (por ejemplo, determinación de necesidades y abastecimiento)
• Gestión de compras y aprovisionamiento centralizado
• Organización de la recepción e inspección de mercancías
• Gestión de la logística de almacén y gestión de materiales
• Gestión de la cadena de suministro interna

Retos en la contratación pública #

Los empleados del sector de adquisiciones se enfrentan a retos complejos: La fluctuación de los mercados, la inestabilidad de las cadenas de suministro mundiales, el aumento de la presión de los costes, la volatilidad de los precios y el incremento de la normativa dificultan un proceso de aprovisionamiento eficiente. Las empresas tienen que desarrollar estrategias flexibles para superar estas incertidumbres y cumplir al mismo tiempo los requisitos de calidad. En el acelerado día a día de la empresa, incluso el aprovisionamiento de material a corto plazo debe realizarse sin grandes obstáculos administrativos internos, especialmente en tiempos de aprovisionamiento justo a tiempo. Sin embargo, el aprovisionamiento de la empresa no debe organizarse de forma tan ágil que se omitan los controles de calidad necesarios o que la necesidad urgente de actuar lleve a tomar decisiones erróneas evitables. Los cinco retos clave son

Gestión de contratos Un proceso de contratación moderno requiere diseños de contratos muy complejos. Entre los retos figuran los riesgos jurídicos, las definiciones precisas de rendimiento y responsabilidad, las dificultades de negociación y la garantía de transparencia y flexibilidad de los contratos.

Gestión de riesgos La identificación y minimización de riesgos en la logística de compras es cada vez más compleja. En particular, los riesgos debidos a los cuellos de botella en el suministro y a la inestabilidad geopolítica han aumentado en los últimos años y deben tenerse siempre en cuenta a la hora de adquirir y gestionar materiales.

Cadenas de suministro Las cadenas de suministro mundiales son propensas a sufrir interrupciones. Entre los retos potenciales figuran las distancias geográficas, las normativas aduaneras, los riesgos de transporte y la garantía de transparencia y resistencia de la cadena de suministro. A esto hay que añadir los cambiantes requisitos normativos.

Gestión de proveedores La gestión estratégica de las relaciones con los proveedores requiere amplios conocimientos y una estrecha relación con ellos. Los retos centrales de la contratación en la empresa son la evaluación del rendimiento, el desarrollo de asociaciones estratégicas y la garantía de la fiabilidad de los proveedores.

Digitalización La transformación digital de la contratación conlleva retos complejos y también oportunidades. Las cuestiones clave son la integración de las nuevas tecnologías, la gestión transparente de los datos, la ciberseguridad y la protección de datos y la cualificación de los empleados para los procesos de contratación digital.

¿Cuál es la diferencia entre compras y contratación? #

Aprovisionamiento de material, proceso de aprovisionamiento, gestión de compras, procedimientos de aprovisionamiento en compras: Cualquiera que trabaje o trate con aprovisionamiento se encontrará inevitablemente con diversos términos y formulaciones que a primera vista parecen utilizarse como sinónimos. De hecho, la distinción entre aprovisionamiento y compras es esencial para comprender la complejidad del aprovisionamiento hoy en día.

Mientras que la compra se centra en la adquisición inmediata de bienes y servicios, la contratación abarca un enfoque más holístico con una perspectiva a largo plazo. Incluye aspectos estratégicos como la selección de proveedores, la gestión de contratos, la evaluación de riesgos y las asociaciones a largo plazo. Las compras son, por tanto, un subcomponente operativo del proceso de contratación. También se denomina compra estratégica y compra operativa.

Compras estratégicas #

Las compras estratégicas o aprovisionamiento estratégico hacen referencia a todo el proceso de gestión de aprovisionamiento. Como ya se ha mencionado, el centro de atención aquí son los objetivos corporativos a largo plazo. Los empleados de esta área vigilan siempre toda la cadena de valor para generar ventajas competitivas y minimizar los riesgos empresariales. Los responsables de compras deben ser capaces de realizar análisis de mercado y de la competencia, crear evaluaciones de proveedores, desarrollar y evaluar estrategias de compras, mantener relaciones con los proveedores y decidir qué software se necesita, entre otras cosas. La cadena de suministro es también un aspecto importante de las compras estratégicas. Encontrará más información al respecto en nuestra entrada del blog sobre Gestión de la cadena de suministro .

Compras operativas #

Las compras operativas (también conocidas como aprovisionamiento operativo), por su parte, consisten específicamente en adquirir los bienes y servicios necesarios. Esto incluye tareas como la obtención de presupuestos, la comparación de precios, la tramitación de pedidos y la comunicación directa con los proveedores. A diferencia del aprovisionamiento, las compras pueden organizarse de forma centralizada o descentralizada. En ambos casos, los empleados de esta área deben centrarse en la ejecución eficiente, el control de costes y la adquisición puntual de bienes. En función del uso previsto, aquí se distingue entre compras directas -la compra de materias primas y componentes para la fabricación de productos- y compras indirectas -la compra de recursos necesarios para las operaciones de la empresa-.

Inventario de almacén con la aplicación sin código SeaTable](Why-is-efficient-procurement-important-for-your-company.jpg)

Opciones de aprovisionamiento: ¿Qué opciones tiene? #

Como responsable de aprovisionamiento, dispone de varias opciones para organizar la compra de mercancías. Además de la orientación de su empresa, son criterios de decisión importantes la planificación financiera, la estabilidad de la cadena de suministro y la fiabilidad de sus proveedores. En la práctica, lo mejor para usted puede ser una combinación de diferentes opciones de adquisición.

Con el compra individual, se adquieren mercancías por artículos, por ejemplo si hay un pedido especial del cliente.

El objetivo del aprovisionamiento de existencias es mantener una gran cantidad de bienes y materiales en stock para satisfacer los pedidos de forma continuada.

El aprovisionamiento justo a tiempo**, también conocido como aprovisionamiento sincronizado con la producción, consiste en adquirir bienes sólo cuando se necesitan en el proceso de producción.

Factores de éxito en el aprovisionamiento: ¿qué hay que tener en cuenta? #

El éxito de los procesos de adquisición requiere una comunicación transparente, decisiones basadas en datos y una evaluación continua de la calidad de los proveedores y los productos. Entre los factores clave se incluyen el uso de tecnologías digitales, la gestión de riesgos, los requisitos para una contratación sostenible y la capacidad de reaccionar rápidamente a los cambios del mercado.

Determinación de los requisitos La determinación de los requisitos es el primer paso crítico en cualquier proceso de adquisición. Comprende el análisis sistemático de las necesidades de la empresa, los requisitos cuantitativos y cualitativos de los bienes y servicios y la definición de los objetivos de contratación. Esto permite a los responsables de las adquisiciones estar siempre al tanto de lo que se necesita en cada momento.

Selección de proveedores La selección de proveedores requiere una evaluación exhaustiva de los socios potenciales. Entre los criterios importantes figuran la calidad, la fiabilidad, la estructura de precios, la capacidad de entrega, los aspectos de sostenibilidad y la compatibilidad con los objetivos estratégicos de la empresa.

Pedido y confirmación del pedido Esta etapa del proceso incluye la comunicación formal de los requisitos de compra, la solicitud de ofertas y comparaciones de precios, la definición precisa de las condiciones de entrega, cantidades, precios y plazos y, por último, la confirmación vinculante del pedido por parte del proveedor.

Entrada de mercancías e inspección de mercancías La inspección de mercancías comprueba que las mercancías entregadas se corresponden con el pedido. Los factores decisivos aquí son el control de las cantidades, la inspección de la calidad, la documentación de las desviaciones y, si es necesario, un proceso de reclamación en caso de discrepancias.

Consejos para optimizar sus procesos de adquisición #

El éxito de una empresa también depende de que los distintos departamentos trabajen codo con codo. Por ello, un proceso de aprovisionamiento deficiente no suele afectar sólo a un departamento, sino que puede repercutir en toda la empresa. En el peor de los casos, la producción se paraliza o tiene que cancelarse por completo. Por eso es tan importante que todos los departamentos implicados en el aprovisionamiento trabajen juntos: compras, control, gestión de calidad y contabilidad. Basándonos en los factores centrales del éxito enumerados anteriormente, hemos identificado 5 enfoques para optimizar sus compras:

Automatización: Estandarice sus procesos y utilice herramientas con funciones de automatización, por ejemplo, para la creación de pedidos, la tramitación de facturas, la obtención de ofertas, el envío automático de pedidos regulares y el uso eficiente de sus recursos. La plataforma sin código SeaTable ofrece automatización interna, así como la opción de conectar proveedores de servicios de pago, por ejemplo, a través de una API .

Gestión de proveedores: Cree una base de datos de proveedores centralizada y accesible para todos, en la que fluya la información pertinente, por ejemplo, precios y productos disponibles, entregas anteriores, análisis de calidad, evaluación de fiabilidad y rendimiento, reclamaciones pendientes, etc. A continuación, puede utilizar esta información para agrupar los pedidos de forma selectiva.

Gestión del inventario: Con un control eficaz del inventario, puede reducir los costes de almacenamiento, evitar la duplicación de pedidos y garantizar la capacidad de entrega de la empresa. Utilice sistemas modernos para optimizar su proceso de aprovisionamiento mediante previsiones precisas de la demanda. Con la plantilla de gestión de la cadena de suministro de la solución de base de datos sin código SeaTable, podrá controlar en todo momento las existencias y las entregas pendientes.

Controles de rendimiento y calidad: Establezca mediciones sistemáticas del rendimiento y la calidad de los proveedores. Defina cifras clave claras, cree cuadros de mando y controle regularmente el rendimiento de sus proveedores. Utilice soluciones modernas de bases de datos que proporcionen estadísticas y cuadros de mando para conocer mejor sus datos.

Digitalización: La falta de digitalización en la contratación es uno de los mayores problemas de muchas empresas. Utilice una solución moderna sin código para personalizar todo su proceso de aprovisionamiento según sus necesidades en un sistema integrado. Los procesos de toma de decisiones basados en datos, la información en tiempo real, la transparencia y la mejora de los análisis son la clave de una contratación eficiente.

Procesos de compra eficientes con SeaTable #

Mediante una planificación cuidadosa, una implementación eficaz y una optimización continua, las empresas pueden reducir sus costes de aprovisionamiento, mejorar la fiabilidad de los proveedores y aumentar la eficacia general del negocio.

Tanto si gestiona las compras operativas como todo el proceso de aprovisionamiento de su empresa, una planificación cuidadosa y una evaluación y optimización continuas de sus procesos pueden reducir los costes, mejorar la selección de proveedores y contribuir al éxito de la empresa. Para ello, es esencial disponer de una visión general de todos los proveedores, los pedidos abiertos y previstos, la cadena de suministro, los costes y el estado de los pedidos. Sin embargo, dependiendo del tamaño de la empresa, esto puede resultar confuso rápidamente. Con las plantillas gratuitas de SeaTable, siempre tendrá una visión general de todos los datos y facilitará la transparencia a las partes interesadas. Esto le permite analizar su cadena de suministro y aprovisionamiento en cualquier momento y tomar decisiones estratégicas.

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FAQ Compras #

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