- Firma: SecUnity GmbH
- Branche: IT Security Managed Services
- Ort: Deutschland
Mit SeaTable zu schnelleren und besseren Entscheidungen #
Spezialsoftware für Rechnungslegung, Angebotserstellung, ERP oder Marketing und Sales sind in vielen Unternehmen keine Seltenheit. Ist das ein Problem? In den allermeisten Fällen definitiv. Es ist der Klotz am Unternehmensbein, der die digitale Transformation verlangsamt und modernes, datengetriebenes Arbeiten verhindert. Diese Erfahrung machte auch der norddeutsche IT Security Dienstleister SecUnity . Nach der Einführung von SeaTable als zentralem Datenbank- und Management-Tool für nahezu alle Geschäftsbereiche gewann das Team ein besseres Verständnis der vorhandenen Daten, Entscheidungen wurde schneller und datenbasiert getroffen. Das Unternehmen zündete den Produktivitäts-Turbo.
Wir haben mit Stephan Lehniger, CEO von SecUnity, über seine Erfahrungen gesprochen.
Stephan Lehniger, CEO SecUnity
SeaTable: Herr Lehniger, gleich vorab einmal: Würden Sie SeaTable weiterempfehlen?
Stephan Lehniger: Auf jeden Fall – tatsächlich empfehlen wir SeaTable nicht nur weiter, wir arbeiten selber als externe Berater, als Ideengeber und als Betreiber von SeaTable Umgebungen für Kunden und wollen dieses Geschäft ausbauen.
ST: Stellen Sie Ihre Firma doch kurz vor. Was machen Sie?
SL: Gerne, ich bin Gründer und Geschäftsführer von SecUnity. Wir bieten Managed Security Services für IT-Umgebungen an. Im Grunde für Kunden jeglicher Größe und in jedem Land.
ST: Wir wissen bereits, dass Sie SeaTable sehr intensiv einsetzen. Können Sie noch einmal kurz schildern, in welchen Bereichen es konkret genutzt wird?
SL: Derzeit nutzen wir SeaTable in sämtlichen Bereichen des Unternehmens. Es gibt bis auf unser Ticketsystem, unser Instant Messaging System und unsere E-Mail-Kommunikationen aktuell keinen Prozess, keine Kommunikation, keinen täglichen Ablauf, der nicht auf SeaTable beruht. Wenn neue Themen kommen, neue Bedarfe aufkommen, überlegen wir inzwischen erst, ob das Ganze mit SeaTable umsetzbar ist, bevor wir anfangen, nach einer Drittlösung zu suchen.
ST: Wie sah die Situation vor SeaTable aus? Welche Tools haben Sie genutzt?
SL: Vor der Einführung von SeaTable haben wir für jede Art von Prozess innerhalb von SecUnity unterschiedliche Tools genutzt. Beispielsweise Warenwirtschaftssoftware für die Angebotserstellung, Rechnungslegung, Dokumentationssysteme, Systeme für die Organisation zwischen den Kollegen etc. Die Herausforderung dabei war, dass wir sämtliche Daten in verschiedenen Systemen gepflegt haben und es so immer schwieriger wurde, die Daten zusammenzuführen. Wir pflegten einfach an zu vielen Stellen die gleichen Daten. Alle Systeme und Prozesse liefen dezentral, jeder Kollege hat die Informationen in einem individuellen Format gepflegt. So hatten wir dann eine Dimension an unterschiedlichen Dokumenten mit den verschiedensten Versionen.
Gerade für mich als Geschäftsführer waren das einfach zu viele Programme, die uns gezwungen haben, uns an sie anzupassen, unsere Prozesse in ihre Strukturen zu zwängen, anstatt dass die Programme sich an unser Unternehmen angepasst haben. Das führte dann dazu, dass Prozesse bei uns nicht effizient liefen, Entwicklungen deutlich langsamer vorangebracht wurden, als wir es aktuell können. Vor allem die Individualität, die wir für unser Kerngeschäft brauchen, konnten wir in keinem anderen Tool genau so abbilden, wie wir sie heute in SeaTable abbilden können.
ST: Wie seid ihr auf SeaTable aufmerksam geworden? SL: Durch eine Empfehlung eines ehemaligen Kollegen aus dem Schweriner Raum. Seine Firma hatte SeaTable geprüft, um hausintern ISO-Zertifizierung und Zertifizierungsprüfungen zu organisieren. Ich war zusehends unzufrieden mit unserer Organisation und habe eine flexible Plattform gesucht, die es uns ermöglicht von Null zu starten und die Prozesse zusammenzuführen.
ST: Es gibt ja ganz unterschiedliche Gründe, sich für eine Software zu entscheiden. Was hat für euch den Ausschlag gegeben?
SL: Drei Punkte waren aus meiner Sicht ausschlaggebend: der sehr einfache Einstieg, dass wir schnell Ergebnisse sehen konnten, und wir durch den Kontakt zu SeaTable als Firma in Deutschland auch sehr schnell Vertrauen aufgebaut haben. Wir hatten einfach das Gefühl, dass wir mit der Firma zusammenwachsen können und dass unsere Interessen wirklich gehört wurden. Gerade aus der Situation heraus, dass wir mit SeaTable viele kritische Daten und schützenswerte Kundendaten verarbeiten, kam uns die Unterstützung von SeaTable beim Betrieb einer eigenen Instanz in unserem Haus sehr entgegen.
ST: Wie schnell konntet ihr dann tasächlich umsteigen? Hat die Implementierung lange gedauert?
SL: Im Gegenteil, der Implementierungs-Prozess lief enorm schnell. Das hatte primär aber auch als Ausgangssituation, dass ich als Geschäftsführer die Entscheidungsgewalt hatte, um zu sagen, dass wir sehr schnell unsere Prozesse auf SeaTable beschränken und wir nicht erst lange Demo-Umgebungen im Haus aufbauen mussten, um dann erst zu einer Entscheidungsfindung zu kommen.
ST: Gab es Herausforderung bei der Einführung?
SL: Ja, allerdings primär im Kopf der einzelnen Mitarbeiter und Kollegen, die erst mal lernen mussten „SeaTable“ zu denken. Es ist ja eine sehr flexible Plattform mit der an sich erst mal nahezu jeder Prozess, jede Erfassung und Verarbeitung von Daten, jede Organisation, jede Übersicht möglich ist. Man muss aber auch die Kreativität und das Vorstellungsvermögen haben, um das dementsprechend in ein Tabellenformat bringen zu können. Neue Mitarbeiter hingegen starten direkt in unser Ökosystem SeaTable. Sie haben während der Einarbeitung noch nichts anderes bei uns kennengelernt und sind dadurch sehr schnell in der Lage, sich in das System einzufühlen.
ST: Die eigenen Prozesse und gewohnten Strukturen neu zu denken und flexibel neu aufzusetzen kann ziemlich herausfordernd sein, da haben Sie recht. Wie haben Sie diese Umstellung gemanagt?
SL: Als Geschäftsführung war meine Hauptaufgabe zu gucken, wie die Daten strukturiert zusammenlaufen; die Verantwortung der einzelnen Bereiche und Abteilungen war dann, für sich selber zu definieren, wie sollen bestimmte Prozesse laufen. D. h. beispielsweise in der Rechnungslegung haben wir den Gesamtabrechnungsprozess komplett neu gestaltet, über die Zeit umgebaut und mithilfe der SeaTable-Automatisierung und den Möglichkeiten gerade innerhalb der Universal App ganz anders strukturiert und ganz anders auch effizient ausgebaut, als es uns vorher möglich war.
ST: Wo sehen Sie bei SecUnity noch Bedarf?
SL: Es gibt kaum noch Bereiche, in denen SeaTable nicht eingesetzt wird. Wie gesagt, unser Ticketsystem, unsere E-Mail-Kommunikation und unser Live-Chat sind Lösungen, die wir aktuell nicht in SeaTable haben. Alle weiteren Bereiche die sich nebenbei in unserem täglichen Betrieb gerade entwickeln – zum Beispiel Change Management, Marketing, Social Media Pflege und komplexeres Projektmanagement – sind alles Themen die wir immer Stück für Stück weiter ausbauen. Kurz gesagt: SeaTable in weiteren Bereichen des Unternehmens einzusetzen ist kaum möglich. Aber SeaTable wird in den kommenden Jahren massiv mit uns mit wachsen müssen; hoffentlich mit uns mit wachsen so wie wir uns das wünschen.
ST: Was hat sich durch die Einführung von SeaTable konkret verbessert? Gab es messbare Veränderungen?
SL: Messbare Verbesserung haben wir insofern im Unternehmen, dass das Verhältnis von Verwaltungsmitarbeitern im Verhältnis zu Projekt-Mitarbeitern, die ja unser Kerngeschäft nach außen darstellen, zurückgegangen ist. Nicht, weil wir Stellen abgebaut hätten, sondern weil wir durch SeaTable administrativ jetzt deutlich effizienter sind und im technischen Bereich personell stärker wachsen als in der Verwaltung. Dabei haben gleichzeitig die Menge an Prozessen, die Anforderungen an die Einzelprozesse, Einzelschritte und die Komplexität der Einzelprozesse deutlich zugenommen. Wir schaffen also mehr Arbeit – effizienter und schneller – mit im Verhältnis weniger Personal.
Qualitative Veränderungen sehen wir vor allem in der Qualität unserer Arbeit mit unseren Kunden. Beispielsweise hatten wir verschiedene Projektmanagement-Lösungen getestet und kein Tool gefunden, was zu dem Zeitpunkt an dem Leistungsstand war, den wir im Unternehmen hatten. Entweder waren die Systeme viel zu komplex und viel zu zukunftsorientiert. An dem Punkt waren wir einfach intern noch nicht. Oder die Systeme waren einfach zu unflexibel, sodass wir an dem Punkt nicht effektiv mit ihnen arbeiten konnten. Mit SeaTable war es uns möglich, das Projektmanagement genau zu dem Zeitpunkt so aufzusetzen, wie wir es brauchten und seitdem wächst es monatlich mit uns mit. Wir haben mehrere Anpassungen pro Monat und das System wächst zum einen mit den Fähigkeiten unserer Mitarbeiter wie mit der Komplexität unserer Kundenprojekte.
ST: Man merkt ja schon, dass Sie SeaTable sehr positiv gegenüber stehen, dennoch zum Schluss noch die Frage: Wie zufrieden sind Sie? Was könnten wir Ihrer Meinung nach besser machen?
SL: Wir sind enorm zufrieden mit SeaTable über die letzten Monate und Jahre. Wir sind beeindruckt davon, wie sich das Produkt entwickelt. Wir sind beeindruckt davon, dass die Entwicklung aus China heraus Interesse an dem Feedback aus Deutschland hat und dieses umgesetzt wird. Vor allem unter der Maßgabe, dass wir doch sehr individuelle Lösungen umsetzen wollen. Jeder Mitarbeiter hat eine andere Idealvorstellung, wie er gerne mit Daten arbeiten möchte. Der eine mit Tabellen, der andere mit Web-Apps, der nächste mit Statistiken. Wir profitieren sehr davon, dass wir Daten flexibel und individuell zu jedem Zeitpunkt miteinander verarbeiten können und auch voneinander getrennt weiterverarbeiten können, sehen aber auch, dass gerade diese Vernetzung von Daten innerhalb von SeaTable doch viele Ressourcen benötigt.
Gerade die Synchronisierung zwischen Datenbeständen nimmt merklich Zeit in Anspruch. Würde SeaTable sich dahingehend weiterentwickeln, dass Daten noch schneller miteinander verknüpft werden können, Automatismen direkt im System Trigger auslösen ohne dass dafür Automatisierungs-Tools gebraucht werden, würde SeaTable als alleinige Lösung sicherlich für noch viel mehr Kunden interessant sein.
ST: Herr Lehniger, vielen Dank für das Gespräch.
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