Tipps und Tricks zur optimalen Personalplanung

Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen plant, ein neues Produkt auf den Markt zu bringen, aber die Fachkräfte für Entwicklung, Produktion oder Marketing fehlen. Der Erfolg des Projekts ist gefährdet, bevor es richtig begonnen hat. Genau hier kommt die Personalplanung ins Spiel – ein strategisches Werkzeug, das sicherstellt, dass Sie immer die richtigen Mitarbeiter mit den passenden Qualifikationen einsetzen können.

Was ist Personalplanung? #

Die Personalplanung ist ein zentraler Bestandteil der strategischen Personalpolitik und eine Schlüsselaufgabe innerhalb der Personalwirtschaft. Sie zielt darauf ab, den zukünftigen Personalbedarf eines Unternehmens zu ermitteln und diesen Bedarf mit geeigneten Maßnahmen zu decken. Dabei werden nicht nur die quantitativen, sondern auch die qualitativen Anforderungen an die Mitarbeiter berücksichtigt. Die Personalplanung hilft dabei, die Unternehmensziele effizient zu erreichen und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Was alles zur Personalplanung dazugehört #

Personalplanung dreht sich also nicht nur um das Verwalten von Mitarbeitern, sondern auch um eine strategische Ausrichtung, die langfristig Erfolg garantiert. Aber welche Aufgaben und Ziele hat die Personalplanung? Beispiele aus den verschiedenen Teilbereichen nehmen wir zunächst genauer unter die Lupe.

• Personalbestandsplanung: Der erste Schritt zur erfolgreichen Personalplanung ist die Bestandsaufnahme. Hier ermitteln Sie, wie viele Mitarbeiter aktuell in Ihrem Unternehmen tätig sind, welche Qualifikationen sie mitbringen und wo eventuelle Lücken bestehen.
• Personalbedarfsplanung: Hier geht es darum zu ermitteln, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen Sie in der Zukunft benötigen. Dabei spielen saisonale Schwankungen, Projekte und langfristige Unternehmensziele eine entscheidende Rolle.
• Personaleinsatzplanung: Die Einsatzplanung sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Ein effizienter Dienstplan, der den Personaleinsatz plant, ist dabei das A und O.
• Personalentwicklung: Ihre Mitarbeiter sind Ihr wichtigstes Kapital. Mit gezielten Weiterbildungen und Entwicklungsmaßnahmen fördern Sie Talente, binden Fachkräfte an Ihr Unternehmen und sichern langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit.
• Personalbeschaffung: In der Personalbeschaffung dreht sich alles um die Rekrutierung neuer Mitarbeiter. Dabei reicht es heute nicht mehr, eine Stellenanzeige zu schalten. Sie müssen aktiv auf die Suche gehen und potenzielle Kandidaten begeistern.
• Personalfreisetzungsplanung: Nicht immer lassen sich personelle Überkapazitäten vermeiden. Ob saisonale Schwankungen, Umstrukturierungen oder wirtschaftliche Krisen – manchmal sind Entlassungen unvermeidbar. Eine professionelle Freisetzungsplanung sorgt dafür, dass diese Prozesse fair und transparent ablaufen.
• Personalkosten: Ohne ein Auge auf die Kosten zu haben, funktioniert keine Personalplanung. Hier gilt es, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Investitionen in Mitarbeiter und der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu finden.

Die Dimensionen der Personalplanung #

In der Personalplanung gibt es Modelle, die sich grundsätzlich unterscheiden. Ob operative und strategische sowie quantitative und qualitative Planungsansätze – sie ermöglichen es Unternehmen, Anforderungen zu erfüllen und Herausforderungen zu meistern.

Der Unterschied zwischen operativer und strategischer Personalplanung liegt vor allem im Zeithorizont und Fokus. Die strategische Personalplanung zielt auf langfristige Ziele ab, meist mit einem Planungshorizont von 5 bis 10 Jahren. Sie ist von äußeren Faktoren wie Markttrends, technologischen Entwicklungen und dem Wettbewerbsumfeld geprägt. Ihre Aufgabe ist es, zukünftige Herausforderungen proaktiv anzugehen und ganzheitliche Entscheidungen zu treffen, die das Unternehmen nachhaltig stärken.

Im Gegensatz dazu konzentriert sich die operative Personalplanung auf kurzfristige Zeiträume von bis zu einem Jahr. Hier stehen konkrete Einzelprobleme und interne Anforderungen im Mittelpunkt, wie etwa die Sicherstellung der Personalbesetzung für laufende Projekte oder die kurzfristige Reaktion auf Engpässe. Die operative Planung erfordert schnell umsetzbare Maßnahmen ohne langfristige Ressourcenbindung.

Die quantitative und die qualitative Personalplanung unterscheiden sich in ihrer Zielsetzung. Die quantitative Personalplanung befasst sich mit der Anzahl der Mitarbeitenden und versucht, ein Gleichgewicht zwischen Überkapazitäten und Personalmangel herzustellen. Sie beantwortet die Frage, ob genügend Personal vorhanden ist, um den Bedarf zu decken, oder ob Einstellungen bzw. Abbau notwendig sind.

Die qualitative Personalplanung richtet ihren Blick hingegen auf die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeitenden. Ihr Ziel ist es, zukünftige Anforderungen an das Know-how zu identifizieren, es gezielt aufzubauen und veraltetes Wissen gegebenenfalls zu reduzieren. Sie legt den Grundstein dafür, dass das Unternehmen auch in einem dynamischen Umfeld wettbewerbsfähig bleibt, indem sie die Entwicklung der Belegschaft an die strategischen Ziele anpasst.

So können Sie Ihren Personalbedarf berechnen #

Personalplanung ist keine Sache des Bauchgefühls – sie basiert auf klaren Zahlen und Formeln. Um den richtigen Personalbedarf zu berechnen und sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele erreichen, sind sechs einfache Berechnungen entscheidend. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Formeln nutzen, um Ihre Personalplanung effektiv und präzise zu gestalten.

1. Einsatzbedarf ermitteln #

Der erste Schritt ist die Berechnung des Einsatzbedarfs. Dieser gibt an, wie viel Arbeitsaufwand insgesamt zu bewältigen ist und wie viele Mitarbeiter Sie benötigen, um diese Arbeit zu erledigen. Das bedeutet, Sie teilen den gesamten zeitlichen Arbeitsaufwand durch die Anzahl der Arbeitsstunden, die ein Mitarbeiter im Durchschnitt leisten kann.

Einsatzbedarf = gesamter Arbeitsaufwand / Arbeitszeit pro Mitarbeiter

2. Verteilzeitfaktor berechnen #

Als Nächstes müssen Sie den Verteilzeitfaktor ermitteln, um den Reservebedarf zu berechnen. Der Verteilzeitfaktor berücksichtigt alle Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder andere Verzögerungen im Arbeitsprozess. Hier summieren Sie alle Fehlzeiten (z. B. durch Krankheit, Urlaub oder Feiertage) und teilen diese durch die realen Arbeitstage (die tatsächlichen Arbeitstage ohne Ausfälle). Das Ergebnis zeigt, wie viel Prozent der Arbeitszeit durch Abwesenheiten verloren geht.

Verteilzeitfaktor (%) = Fehlzeiten / reale Arbeitstage x 100

3. Reservebedarf berechnen #

Der Reservebedarf stellt sicher, dass auch bei Ausfällen genug Mitarbeiter zur Verfügung stehen, um den Arbeitsaufwand zu bewältigen. Er wird berechnet, indem Sie den Einsatzbedarf mit dem Verteilzeitfaktor multiplizieren:

Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor

4. Bruttopersonalbedarf berechnen #

Nun haben Sie alle wichtigen Werte für den Bruttopersonalbedarf zusammen. Dieser ist die Summe aus Einsatzbedarf und Reservebedarf. Er zeigt, wie viele Mitarbeiter insgesamt benötigt werden, um den Arbeitsaufwand sowie die Reserve für Ausfälle abzudecken.

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf

5. Fortgeschriebenen Personalbestand berechnen #

Im nächsten Schritt ermitteln Sie den fortgeschriebenen Personalbestand, der zeigt, wie viele Mitarbeiter aktuell im Unternehmen sind, nachdem Sie Zugänge und Abgänge berücksichtigt haben. Dabei kalkulieren Sie alle Neuzugänge (z. B. durch Einstellungen oder Rückkehr aus Elternzeit) sowie alle Abgänge (z. B. durch Kündigungen oder Renteneintritt) ein.

Fortgeschriebener Personalbestand = aktueller Personalbestand + feststehende Zugänge – voraussichtliche Abgänge

6. Nettopersonalbedarf berechnen #

Schließlich berechnen Sie den Nettopersonalbedarf, der Ihnen sagt, wie viele Mitarbeiter Sie noch einstellen oder entlassen müssen, um den idealen Personalstand zu erreichen.

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – fortgeschriebener Personalbestand

Der richtige Umgang mit Personalüberdeckung #

Auch in der Personalplanung gibt es Situationen, denen Sie mit besonderem Feingefühl und Verantwortung begegnen sollten. Eine dieser Situationen tritt ein, wenn Sie zu viel Personal haben, also eine Personalüberdeckung besteht. Da gibt es keine einfachen Lösungen, aber durch Transparenz und Offenheit können Sie zeigen, dass Ihnen das Wohl Ihrer Mitarbeitenden am Herzen liegt. Entlassungen sollten stets die letzte Möglichkeit sein – zuvor gibt es zahlreiche Ansätze, die Sie nutzen können, um eine faire und nachhaltige Lösung zu finden.

Überdenken Sie, ob flexiblere Teilzeitmodelle helfen können, Kapazitäten besser zu steuern. Bieten Sie frühzeitige Pensionierungen an, wenn diese für bestimmte Mitarbeitende eine Option sein könnten. Auch Sabbaticals sind eine Möglichkeit, zeitweise Entlastung zu schaffen, während Sie zugleich wertvolle Signale der Wertschätzung senden.

Eine Überprüfung und Neuverteilung von Aufgaben oder interne Versetzungen können ebenfalls dazu beitragen, personelle Überhänge abzubauen. Wichtig ist dabei, dass Sie diese Maßnahmen transparent kommunizieren und die Mitarbeitenden einbinden. Eine offene Haltung stärkt das Vertrauen und zeigt, dass Sie sich Ihrer Verantwortung bewusst sind.

Sollten Entlassungen unausweichlich sein, behandeln Sie diese mit höchster Sorgfalt. Unterstützen Sie die Betroffenen beispielsweise durch Outplacement-Programme, um ihnen den Übergang in eine neue berufliche Zukunft zu erleichtern.

Wie Sie auf Personalunterdeckung erfolgreich reagieren #

Personalunterdeckung ist eine Herausforderung in der Personalplanung, die strategisches Handeln und Flexibilität erfordert. Eine zentrale Lösung liegt im gezielten Anwerben neuer Talente. Ein modernes Recruiting und ein optimiertes Bewerbermanagement ermöglichen es Ihnen, die besten Fachkräfte für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Dabei kann es entscheidend sein, neue Kanäle wie soziale Medien oder spezialisierte Plattformen zu nutzen und eine attraktive Arbeitgebermarke zu etablieren, die Ihre Stärken klar kommuniziert.

Doch was, wenn sich die Suche nach neuen Mitarbeitenden schwierig gestaltet? Auch dann gibt es Wege, um Personalunterdeckung zu bewältigen. Eine kluge Priorisierung Ihrer Projekte kann kurzfristig große Entlastung bringen: Konzentrieren Sie sich auf zentrale Aufgaben, die direkten Mehrwert schaffen, und setzen Sie weniger dringende Vorhaben vorübergehend aus.

Die Automatisierung von Prozessen ist eine weitere Möglichkeit, Ressourcen zu schonen. Digitale Tools können repetitive Tätigkeiten übernehmen und so wertvolle Kapazitäten freisetzen. Dies hilft Ihnen nicht nur in akuten Engpass-Situationen, sondern stärkt langfristig die Effizienz Ihres Unternehmens.

Auch Ihre bestehenden Mitarbeitenden können Teil der Lösung sein. Mit Weiterbildungen und interner Flexibilität lassen sich Kompetenzen gezielt aufbauen und Lücken schließen. Diese Maßnahme fördert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern stärkt auch die Bindung der Mitarbeitenden an Ihr Unternehmen.

Für schnelle und flexible Unterstützung können zudem Aushilfskräfte oder Freiberufler hinzugezogen werden. Sie bieten kurzfristige Entlastung und ermöglichen es Ihnen, flexibel auf akute Personalengpässe zu reagieren.

So vermeiden Sie eine hohe Personalfluktuation #

Hohe Personalfluktuation kann für Unternehmen kostspielig sein und den Zusammenhalt im Team, die Produktivität sowie den langfristigen Erfolg gefährden. Insbesondere in der Personalplanung ist dies problematisch, da häufige Wechsel die langfristige Planung erschweren und zusätzliche Ressourcen für Rekrutierung und Einarbeitung erfordern. Es gibt jedoch zahlreiche Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um Fluktuation zu vermeiden. Im Folgenden finden Sie einige wertvolle Ansätze, die dabei helfen, die Mitarbeiterbindung zu stärken und eine langfristige, stabile Zusammenarbeit zu fördern.

• Erfolgsorientierte Bezahlung: Honorieren Sie gute Leistungen gezielt, um Anerkennung und Motivation zu fördern.
• Zuständigkeiten: Eindeutige Rollenverteilungen schaffen Sicherheit und Orientierung.
• Angenehmes Arbeitsumfeld: Ein gut gestalteter Arbeitsplatz steigert das Wohlbefinden und die Produktivität.
• Planungsflexibilität: Flexible Arbeitszeiten oder -orte ermöglichen eine bessere Work-Life-Balance.
• Qualifikationsförderung: Bieten Sie Chancen zur Weiterentwicklung, um das Potenzial Ihrer Mitarbeitenden zu fördern.
• Teambuilding: Stärken Sie den Zusammenhalt durch gemeinsame Aktivitäten und eine offene Unternehmenskultur.
• Eigenverantwortung: Geben Sie Verantwortung ab und vertrauen Sie darauf, dass Ihre Mitarbeitenden Entscheidungen selbstständig treffen können.
• Positives Feedback: Regelmäßige Anerkennung und Lob für gute Arbeit motivieren und stärken die Bindung.

Tipps für eine erfolgreiche Personalplanung in Ihrem Unternehmen #

Eine erfolgreiche Personalplanung benötigt nicht nur die richtige Vorbereitung, sondern auch ein feines Gespür und den Mut, neue Wege zu gehen. Denn wenn Sie vorausschauend denken und dabei flexibel bleiben, stellen Sie sicher, dass Ihr Team auch in Zukunft harmonisch zusammenarbeitet. Damit Sie dieses Ziel erreichen, haben wir hier 5 Tipps, die Ihre Personalplanung zum Erfolg führen:

1. Den Status quo kennen: Bevor Sie loslegen, sollten Sie wissen, wo Sie stehen. Wer arbeitet bei Ihnen? Welche Talente und Kapazitäten haben Sie? Nur mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme können Sie die richtigen Weichen stellen.

2. Ziele festlegen: Überlegen Sie sich, wo die Reise hingehen soll. Welche Kompetenzen und wie viele Mitarbeitende brauchen Sie, um Ihre Ziele zu erreichen? Machen Sie sich ein Bild davon, wie Ihr Team der Zukunft aussieht – das schafft Orientierung.

3. Austausch auf Augenhöhe: Personalplanung ist kein Einzelprojekt. Stimmen Sie sich regelmäßig mit Führungskräften und Teams ab, um ihre Sichtweisen und Ideen einzubinden. So bleiben Sie am Puls und sorgen dafür, dass alle an einem Strang ziehen.

4. Flexibel bleiben: Die besten Pläne können durch unerwartete Veränderungen über den Haufen geworfen werden. Das ist kein Grund zur Panik! Mit einem flexiblen Ansatz und offener Kommunikation meistern Sie auch unvorhergesehene Herausforderungen.

5. Neues wagen: Veränderung gehört dazu, also trauen Sie sich! Ob innovative Tools oder ungewöhnliche Entwicklungswege – wer frischen Wind reinlässt, bleibt langfristig erfolgreich. Denn eine dynamische Arbeitswelt braucht kreative Köpfe und zukunftsorientiertes Denken.

Welches Personalplanungstool für Sie in Frage kommt #

Gerade für das Berechnen des Personalbedarfs in der Personalplanung ist Excel auf den ersten Blick eine solide Lösung. Denn Excel bietet zur Personalplanung Vorlagen, die speziell für die Planung von Personalressourcen entwickelt wurden. Wenn Sie Ihre Personalplanung mit einer Excel-Vorlage ausführen, können Sie viele Aufgaben schnell und übersichtlich erledigen. Solch eine Excel Vorlage für Personalplanung ist kostenlos und hilft dabei, die notwendigen Daten einfach zu erfassen und auszuwerten. Allerdings stößt Excel in der Personalplanung auch mit Vorlage schnell an seine Grenzen.

Wenn Sie Ihre Personalplanung optimieren möchten, ist die Wahl des richtigen Tools ein sehr wichtiger Punkt. In herkömmlichen Tools für Personalplanung kann es an Flexibilität mangeln, vor allem wenn es um eine dynamische Anpassung geht. In der Personalplanung ist eine Software wie SeaTable daher eine hervorragende Möglichkeit, komplexe Formelrechnungen mit cleverem Datenmanagement zu vereinen. Dabei können Sie zum Beispiel für Ihre Personalplanung eine kostenlose Vorlage verwenden und flexibel nach Ihren eigenen Bedürfnissen gestalten. Mit dem integrierten No Code App Builder können Sie zudem Ihre Personalplanung in einer App noch intuitiver und übersichtlicher gestalten.

Die No-Code-Plattform SeaTable lässt sich individuell anpassen und bietet durch das Baukastenprinzip sowie eine benutzerfreundliche Oberfläche die Möglichkeit, maßgeschneiderte Lösungen schnell zu erstellen. Funktionen wie Arbeitszeiterfassung, Onboarding und Urlaubsanträge können Sie kinderleicht kombinieren und erweitern, um Ihre eigene DSGVO-konforme All-in-one-Lösung zu schaffen. Registrieren Sie sich kostenlos und entdecken Sie die vielfältigen Möglichkeiten, die SeaTable für Ihre Personalplanung bietet.

FAQs zur Personalplanung #

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