Eine schnelle Websuche liefert Ihnen unzählige Tipps und Tricks für besseres Zeitmanagement und effiziente Arbeitsprozesse. Die meisten davon zielen auf Änderungen im individuellen Verhalten. Jedoch sind die Ursachen für die größten Zeitfresser im Büro meistens falsche Tools, Insellösungen, fehlende Datenintegrationen und unstrukturierte Datenbanken und Workflows.

Häufig sind es dieselben Muster: Informationen müssen zusammengesucht werden, Daten sind doppelt im System und werden an verschiedenen Stellen gepflegt, Meetings dienen nur als „Status-Abholrunde“ und jede kleine Prozessanpassung landet bei der IT.

Mit modernen No-Code- und Low-Code-Lösungen eliminieren Sie diese Bremsklötze schrittweise, indem sie z. B. wiederkehrende Aufgaben automatisieren, Datenquellen verbinden und Transparenz und Datenintegrität herstellen. Fachbereiche werden befähigt, ihre eigenen Abläufe und Anwendungen zu erstellen, ohne auf die Unterstützung der IT warten zu müssen.

Die oftmals aufwendige Suche nach den richtigen Informationen kennen vermutlich die meisten Arbeitnehmer. Tatsächlich zeigen Studien, dass Büroarbeiter einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit damit verbringen, Informationen zu suchen und aufzubereiten.

Mit den Vorteilen von No-Code erleichtern Sie den internen Informationsfluss.

Ein Beispiel: Ein wichtiges Angebot muss schnell raus. Sie öffnen erst das CRM, um die letzten Konditionen nachzusehen, dann die Preisliste in Excel und schließlich eine alte Angebotsvorlage in Word, in der einigermaßen passende Leistungsbausteine bereits enthalten sind. Zwischendurch suchen Sie in Ihren E-Mails nach einer Sondervereinbarung mit dem Kunden. Nach zeitaufwendigem Copy-Paste, Formatieren und Nachrechnen schicken Sie das Angebot ab. Wenig später stellt sich heraus, dass ein paar der Informationen veraltet waren und nicht an der richtigen Stelle gepflegt wurden.

Was ist passiert? Informationen liegen in mehreren Systemen und Postfächern verteilt, Vorlagen werden jedes Mal neu zusammengestellt. Fehler schleichen sich ein, wenn es keine zentrale, transparente Datenbank mit aktuellen Preisen und Konditionen gibt.

Mit No-Code-Plattformen wie SeaTable

  • legen Sie dynamische Angebots- und Berichtsvorlagen direkt in zentralen Datenquellen an. Die passenden Preise, Texte und Kundendaten werden automatisch aus dem System gezogen. Per Knopfdruck erzeugen Sie ein PDF-Dokument.

  • hinterlegen oder verknüpfen Sie relevante Kundenkommunikation direkt in der Datenbank.

  • erstellen Sie einen automatisierten Freigabe- und Benachrichtigungs-Workflow, um bei bestimmten Ereignissen direkt die verantwortliche Person zu informieren.

  • stellen Sie Datenintegrität her.

Moderne Reporting Tools sind ein Segen, wenn Sie abstrakte Zahlen in ansprechende Grafiken verwandeln möchten. Und die Auswahl an passenden Tools ist groß. Jedoch sind die Dashboards am Ende immer nur so gut wie die zugrundeliegende Datenbasis.

Mit den Vorteilen von No-Code gehört die manuelle Dashboard-Erstellung der Vergangenheit an.

Ein Beispiel: Sie erstellen ein monatliches Reporting für die Geschäftsleitung. Aktuelle Umsatzzahlen exportieren Sie aus dem ERP und die Lead-Pipeline aus dem CRM. Dazu kommen noch tagesaktuelle Prognosen und Aufwandsschätzungen aus einzelnen Teams. All diese Informationen fügen Sie in einem Spreadsheet zusammen und machen Ihre Datenanalyse mit Formeln, Pivot-Tabellen und Grafiken. Anschließend verknüpfen Sie Ihre Daten mit einem Dashboard-Tool oder erstellen anhand des Spreadsheets eine PowerPoint-Präsentation. Wenn Sie die Zahlen schließlich präsentieren, sind diese schon wieder ein paar Tage alt. Und im nächsten Monat geht es von vorne los.

Wenn Sie eine effiziente Reporting Software benötigen, sind No-Code-Datenbanken wie SeaTable eine interessante Alternative zu teurer oder komplexer Spezialsoftware. Durch die Datenintegration mit externen Systemen über die SeaTable-API gehören manuelle Datenmigrationen der Vergangenheit an. Im Ergebnis erzeugen Sie mit No-Code ein Dashboard, …

  • das Daten in Echtzeit aktualisiert.

  • bei dem die Grafiken Informationen direkt aus Ihrer Datenbank ziehen.

  • auf dem Sie für unterschiedliche Berechtigungen verschiedene Ansichten bereitstellen können.

  • auf dem Sie Grafiken per Drag-and-Drop anordnen und mit wenigen Klicks anpassen.

Im modernen, digitalisierten Arbeitsalltag ist Task Management nicht unbedingt einfacher geworden. E-Mail, Chat, Telefon, Tickets, Meeting-Notizen, hinterlegte Kommentare in Dokumenten: Neue Aufgaben oder relevante Informationen zu laufenden Arbeiten werden über eine Vielzahl an Kanälen kommuniziert. Eine wichtige Nachricht fällt beiläufig in einem Nebensatz während eines Meetings oder im privaten Gespräch auf dem Büroflur, oder sie steht am Ende einer E-Mail, in der es eigentlich um etwas ganz anderes ging.

Optimieren Sie Ihr Task Management mit den Vorteilen von Low-Code und No-Code.

Individuelle To-do-Listen , Projektboards und Team-Kanban-Boards existieren häufig parallel. Kaum jemand hat einen echten Überblick, wer was bis wann erledigen soll und wie der Status einer Aufgabe gerade ist. Deadlines werden verpasst, Rückfragen häufen sich, regelmäßige Status-Update-Meetings sind nötig: Transparenz sieht anders aus.

Was ist passiert? Aufgaben werden nicht zentral erfasst und gepflegt, sondern dezentral verstreut gespeichert. Automatische Erinnerungen an wichtige Termine sind so nicht möglich und Benachrichtigungen an Vorgesetzte, Kollegen und andere Stakeholder hängen davon ab, wie aufmerksam die Mitarbeiter sind.

No-Code-Lösungen wie SeaTable bieten integrierte KI-unterstützte Automatisierungen, einen App Builder und eine nahtlose Integration von externer Software. So können Sie

  • ein zentrales Task-Board mit unterschiedlichen Ansichten für Abteilungsleiter, Projektverantwortliche und Mitarbeiter anlegen.

  • Aufgaben automatisch z. B. aus Formulareinsendungen oder E-Mail-Benachrichtigungen erzeugen und zuweisen.

  • direkt im Task-Chat für alle transparent kommunizieren.

  • Benachrichtigungsregeln definieren, um Stakeholder automatisch über neue Tasks, Statusänderungen oder näher rückende Deadlines auf dem Laufenden zu halten.

  • regelmäßige Statusmeetings durch transparente Statusanzeigen und automatische Benachrichtigungen ersetzen.

Sauber gepflegte Daten sind die Voraussetzung für effiziente Abläufe, sei es bei der Angebots- und Rechnungserstellung, im Kundenservice oder bei der Geschäftsanalyse. Manuelle Datenerfassung ist noch immer in vielen Unternehmen und Bereichen eher die Regel als die Ausnahme. Von dem damit verbundenen Zeitaufwand abgesehen, liegt hier eine potentielle Fehlerquelle. Wenn Ihnen dann auch noch eine klare Datenstruktur fehlt, entstehen schnell Dubletten.

Mit den Vorteilen von No-Code erfassen Sie Daten einfach und automatisiert.

Ein Beispiel: Ein Kunde kontaktiert den Vertrieb per E-Mail. Der zuständige Mitarbeiter erfasst die Kontaktdaten manuell im CRM und den Auftrag mit den Lieferinformationen im Vertriebssystem. Die Auslieferung erstellt einen Versandauftrag und hinterlegt die entsprechenden Informationen im eigenen System. Schließlich legt die Debitorenbuchhaltung den Kunden ebenfalls an und versendet die Rechnung. Irgendwann gibt es verschiedene Versionen desselben Kunden und niemand weiß mehr genau, welche die richtige ist.

Was ist passiert? Daten wurden mehrfach erfasst und überarbeitet, Validierungen oder einheitliche Datenstrukturen fehlen und Dubletten bleiben unerkannt.

Mit No-Code Tools können Sie …

  • ohne Programmierkenntnisse oder IT-Aufwand eine sauber strukturierte Datenbank erstellen.

  • Datensätze einmal anlegen und mit anderen Datenbanken und Tabellen verknüpfen. Änderungen werden automatisch übernommen.

  • ganze Datensätze oder einzelne Daten zur Bearbeitung sperren, um die Datenintegrität zu erhöhen.

  • Eingabeformulare mit Pflichtfeldern und Auswahlmöglichkeiten nutzen, um Eingabefehler zu minimieren.

Der Vertrieb pflegt Kundendaten im CRM, das Projektteam arbeitet in einem Projekttool, die Buchhaltung im ERP, und Ihr Marketing nutzt eine Marketing-Automation-Plattform. Jede Abteilung pflegt Informationen in ihrem System nach eigenen Regeln. Während Ihr Vertrieb so genau weiß, wann der Kunde was gekauft hat, und die Buchhaltung Auskunft über sein Zahlungsverhalten liefert, kann das Marketing sagen, auf welche Ansprache auf welchem Kanal der jeweilige Kunde reagiert hat. Ein ganzheitliches Bild bietet keiner und am Ende sind Zahlen und Informationen nicht wirklich stimmig.

Was ist passiert? Relevante, aussagekräftige Informationen liegen in verschiedenen Systemen ohne durchgängigen Datenfluss. Weil der Gesamtüberblick fehlt oder erst hergestellt werden muss, brauchen operative und strategische Entscheidungen länger als nötig.

Mit den Vorteilen von Low-Code und No-Code beseitigen Sie Datensilos.

Mit No-Code Datenbanken wie SeaTable können Sie …

  • Stammdaten einmal als Single Source of Truth anlegen und mit CRM, ERP und Buchhaltung synchronisieren.

  • bestehende interne und externe Systeme miteinander integrieren und einen nahtlosen Datenaustausch ermöglichen, ohne extra Schnittstellen programmieren zu müssen.

  • mit integriertem Whiteboard und Plugins Datenflüsse und Verknüpfungen modellieren.

  • Tabellen miteinander verknüpfen, um Dubletten zu reduzieren.

  • eine individuelle, flexible Datenbankumgebung schaffen.

IT-Abteilungen sind chronisch überlastet. Neue Tickets landen in einer langen Prioritätenliste und wenn man Pech hat, dauert es mehrere Wochen, bevor das neue Feature oder die neue Schnittstelle verfügbar sind. In der Zwischenzeit arbeiten alle mit Workarounds oder nutzen für den Übergang ohne Absprache weitere Tools. Langsam, aber sicher entstehen Schattenstrukturen sowie neue Insellösungen und manuelle Aufwände, die keiner möchte.

Was ist passiert? Fachbereiche sind abhängig von begrenzten Entwicklungsressourcen und langwierigen Prozessen. Verbesserungen kommen nur langsam in die Umsetzung. Parallelstrukturen und Schattenprozesse enstehen, für die offiziell niemand verantwortlich ist.

Mit den Vorteilen von No-Code reduzieren Sie Abhängigkeiten von der IT.

No-Code Tools wie SeaTable befähigen Citizen Developer in den Fachabteilungen dazu,

  • eigenständig und in Einklang mit der IT benötigte Anwendungen selbst zu erstellen.

  • über die fertige SeaTable API externe Systeme in die eigene Datenbank zu integrieren.

  • Datenbankstrukturen und Web-Applikation flexibel anzupassen.

  • Automatisierungen einzurichten.

Insellösungen und manuelle Gewohnheiten sind in der Regel über Jahre und Jahrzehnte gewachsen. Sie sind jedoch kein unveränderliches Schicksal, mit dem Mitarbeiter und Unternehmen sich abfinden müssen. Mit einem systematisch eingeführten No-Code-Tool beseitigen Sie zuerst die sichtbarsten Hemmschuhe und schaffen Schritt für Schritt eine Arbeitsumgebung, in der Daten fließen, Arbeit transparent ist, Fachbereiche schneller werden und Ihre IT sich nicht mehr um jede kleinste Anforderung kümmern muss.

Die KI No-Code-Plattform SeaTable bietet mit ihrer ausschließlich in Deutschland gehosteten Cloud-Umgebung eine DSGVO-konforme, skalierbare und flexibel anpassbare Lösung. Der dauerhaft kostenlose Free Account bietet bereits alle Funktionen, die Sie für effiziente Produktivsysteme oder umfangreiche Testphasen benötigen. Und falls Sie doch mehr Kapazitäten, User oder Funktionen brauchen, wechseln Sie einfach unkompliziert in die nächste Abo-Stufe.

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FAQ – Mit No-Code Technologie zum effizienten Arbeitsalltag #

Hilft No-Code-Software mir auch bei der Integration verschiedener Tools?

Ja, absolut. Ein großer Vorteil von Plattformen wie SeaTable besteht darin, dass Sie im Prinzip Ihre gesamte Software – CRM, ERP, Buchhaltung etc. – in einem System abbilden können. Weitere Systeme wie z. B. Zahlungsdienstleister, Marketingtools oder E-Mail-Provider integrieren Sie nahtlos über unsere SeaTable API.

Für welche Unternehmen lohnt sich der Einsatz von No-Code-Software?

No-Code eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen sowie für Teams in größeren Organisationen, die wiederkehrende Routineaufgaben haben, mit mehreren Tools arbeiten und Prozesse heute noch stark manuell abwickeln.

Wie können wir konkret starten, Zeitfresser im Büro zu beseitigen?

Am besten beginnen Sie mit einem klar abgrenzbaren Use Case, der regelmäßig vorkommt und viel manuelle Arbeit verursacht oder bei dem auf verschiedene Tools zugegriffen werden muss. Typische Beispiele sind Angebotsprozesse, Reporting oder Task Management. Definieren Sie dann, wie der Prozess für Sie und Ihr Team ideal wäre. Setzen Sie anschließend eine erste Datenbank z. B. mit SeaTable auf. Diese können Sie dann schrittweise flexibel anpassen und erweitern und zum nächsten Prozess übergehen. Denken Sie daran, dass Prozessoptimierung kein Sprint ist, sondern ein Marathon.

Kann ich in No-Code-Tools sensible Daten vor unbefugtem Zugriff schützen?

Ja, seriöse No-Code-Plattformen bieten Rollen- und Rechteverwaltungen, Logs und Integrationen nach gängigen Sicherheitsstandards. Sie können z. B. mit No-Code ein Admin Dashboard und Datenbanken separat anlegen oder über Rechteverwaltungen und Filter Datensätze oder einzelne Daten zur Bearbeitung oder Ansicht sperren. Unternehmen sollten auf Aspekte wie Hosting-Standort, Backup-Strategien und Rechteverwaltung achten und No-Code in ihr bestehendes IT-Governance-Framework integrieren.

Ersetzt No-Code jetzt meine IT-Abteilung?

Nein, es ist ein Mythos , dass No-Code-Tools und IT-Abteilungen in Konkurrenz zueinander stehen. Einer der größten No-Code- und Low Code Vorteile ist, Ihre IT zu entlasten und Fachabteilungen zu befähigen, Anwendungen und Automatisierungen selbst zu erstellen. Dadurch gewinnt Ihre IT Ressourcen, um sich auf IT-Architektur, IT-Sicherheit, IT-Governance und komplexe Integrationen und Anwendungen zu konzentrieren. Im Idealfall arbeiten Fachbereiche und IT auch bei der Nutzung von No-Code-Tools eng verzahnt. Nur so schaffen Sie einen klaren, verbindlichen Rahmen für den Einsatz von No-Code und können Zeitfresser beseitigen, ohne neue Intransparenzen und Ineffizienzen zu erzeugen.

TAGS: No Code / Low Code