Was ist Master Data Management? #

Unter Master Data Management, auch Stammdatenmanagement genannt, versteht man die Verwaltung der zentralen, geschäftsrelevanten Informationen eines Unternehmens. Dazu gehören beispielsweise Mitarbeiter- und Kundendaten, Produktinformationen oder Finanzkennzahlen. Durch das Master Data Management stellen Sie sicher, dass es für all diese Informationen nur einen einzigen Stammdatensatz gibt, der vollständig, aktuell und fehlerfrei ist. Dadurch vermeiden Sie Unstimmigkeiten und steigern die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse.

Warum ist das Stammdatenmanagement so wichtig? #

Wie die meisten anderen Unternehmen arbeiten sicherlich auch Sie mit vielen verschiedenen Software-Anwendungen, wie CRM-Systemen, Projektmanagement-Tools, Buchhaltungssystemen usw., die in unterschiedlichen Abteilungen zum Einsatz kommen. Wenn Sie beispielsweise Kundendaten nicht zentral an einer Stelle, sondern in jedem System einzeln speichern, entstehen Datensilos, die vom Rest des Unternehmens abgeschnitten sind.

Eine zentrale Stammdatenverwaltung verhindert Datensilos

Die Datensätze in den Abteilungen sind dann nicht nur isoliert, sondern auch redundant und schnell veraltet. Zudem kommen sie mit jeder Menge Menschen in Berührung, die Änderungen vornehmen und ihre eigenen Versionen erstellen. Schlimmstenfalls können diese abweichenden Datensätze zu ineffizienten Prozessen, fehlerhaften Berichten und falschen Entscheidungen führen.

Welche Vorteile eine zentrale Stammdatenverwaltung bietet #

Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Vorteile das Stammdatenmanagement für Sie haben kann:

Höhere Effizienz und Redundanzfreiheit

Ein Master Data Management Tool kann Daten aus verschiedenen Systemen abgleichen und zusammenführen. So vermeiden Sie doppelte und inkonsistente Informationen. Zudem ist es deutlich effizienter, nur Änderungen am Stammdatensatz vorzunehmen, als Datensätze an vielen verschiedenen Stellen manuell aktualisieren zu müssen.

Geringere IT-Kosten

Indem Sie nur einen Stammdatensatz pflegen, auf den alle Abteilungen zugreifen können, vermeiden Sie überflüssige Datensilos. Infolgedessen können Sie eine Vielzahl an unterschiedlichen Systemen ersetzen, die mehr Speicher- und Rechenkapazitäten verschlingen und höhere Kosten verursachen als ein zentrales Master Data Management. Dadurch sparen Sie bares Geld.

Fundierte Analysen und Entscheidungen

Die Analyse fehlerhafter oder veralteter Daten hat unbrauchbare Ergebnisse zur Folge. In einem Master Data Management System finden Sie hingegen bereinigte und aktualisierte Daten, die ein verlässliches Fundament für Ihre Analysen und strategischen Entscheidungen bilden. Mithilfe von BI-Tools, die diese Stammdaten nutzen, fördern Sie belastbare Zahlen und Erkenntnisse für Reports und Präsentationen zutage.

Reibungslose, automatisierte Geschäftsprozesse

Einheitliche, aktuelle und korrekte Stammdaten ermöglichen reibungslose Abläufe, zum Beispiel im Marketing und Vertrieb. Denken Sie etwa an den Versand von personalisierter Werbung an Kundenadressen, die nicht mehr stimmen. Mit qualitativ hochwertigen Kundendaten können Sie hingegen den Lead-to-Cash-Prozess beschleunigen und automatisieren.

Leichtere Umsetzung des Datenschutzes

Gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO können Sie leichter erfüllen, wenn Sie alle Daten nachvollziehbar an einem zentralen Ort speichern. Beispielsweise regelt die DSGVO, wann Sie bestimmte Daten wieder löschen müssen. Ohne Master Data Management können diese über mehrere Datensilos verstreut sein, was die Einhaltung der Vorschriften erschwert.

Was zählt zu den Stammdaten? #

Als Stammdaten bezeichnet man geschäftsrelevante Daten, die Sie für funktionierende Unternehmensprozesse zwingend benötigen. Das können Informationen über Personen (z. B. Kunden, Mitarbeiter oder Lieferanten) und Gegenstände (wie Produkte und Vermögenswerte) sein.

Stammdaten bleiben im Zeitverlauf relativ konstant und ändern sich nicht ständig. Im Vergleich zu kurzfristigen Bewegungsdaten (wie z. B. Bestellungen, Aufträge, Zahlungen) repräsentieren Stammdaten normalerweise nur einen kleinen Teil aller Daten in einem Unternehmen. Für den Erfolg Ihres Unternehmens sind sie aber von großem Wert.

Alle Abteilungen benötigen Stammdaten

Beispiele für Stammdaten:

  • Kundenstammdaten: Ob E-Mail- oder Lieferadresse, Konten oder Kaufhistorie – alles, was Sie für die Geschäfts- und Zahlungsabwicklung mit Kunden brauchen, ist enorm wichtig. Daher sollten Sie diese Stammdaten aus Webshops, ERP- oder CRM-Systemen extrahieren und in einem Master Data Management System zusammenführen.
  • Mitarbeiterstammdaten: Neben arbeitsbezogenen Daten (z. B. Name, Position, Bildungsabschluss und Einstellungsdatum) handelt es sich hierbei um sensible Daten wie Steuerklasse, Bankverbindung, Sozialversicherung, Staatsangehörigkeit, Familienstand und Notfallkontakte. Verwahren Sie diese Personalstammdaten am besten gut geschützt in einer HR-Datenbank .
  • Lieferantenstammdaten: Hier geht es um alle Daten, die Sie für reibungslose Beschaffungsprozesse benötigen. Dies können vertraglich vereinbarte Preise und Liefermengen sein, aber auch Standort- und Logistikdaten. In der Regel bildet ein ERP-System die zentrale Datenquelle für das Supply-Chain-Management.
  • Produktstammdaten: Da Ihre Produktdaten abteilungsübergreifend (z. B. für Marketing, Vertrieb, Logistik und Produktentwicklung) relevant sind, ist ein aktueller, zentraler Datenbestand von größter Bedeutung. Dazu gehören eindeutige Produktnummern, Stückzahlen und Preise sowie Attribute wie Maße, Farbe und Material.
  • Anlagenstammdaten: Darunter versteht man die Vermögenswerte Ihres Unternehmens, die Sie üblicherweise in einer Inventarliste festhalten. Materielle Anlagen können Immobilien, Maschinen, Fahrzeuge, Büromöbel oder Finanzmittel sein, immaterielle Werte sind beispielsweise Patente oder auch die Stammdaten Ihres Unternehmens.

Herausforderungen im Master Data Management und wie Sie ihnen begegnen #

  • Bei Unternehmenskäufen, Fusionen oder Umstrukturierungen ist das Stammdatenmanagement gefragter denn je. In diesen Fällen unterstützt Sie ein Master Data Management Tooling dabei, mehrere große Datenbestände abzugleichen und miteinander in Einklang zu bringen.
  • Ihr Unternehmen erlebt ein dynamisches Wachstum? Dann sollten Sie mit einem zentralen Stammdatenmanagement Prozesse vereinfachen, beschleunigen und automatisieren!
  • Wenn Ihr Geschäft brummt und ein schneller Anstieg der Datenmengen zu verzeichnen ist, können Sie mit einem Master Data Management Tool das Chaos beseitigen und auf das Wesentliche reduzieren.
  • Parallele Systeme und doppelte Datenhaltung erfordern unnötig hohe Speicher- und Rechenkapazitäten. Wenn die Systeme nicht miteinander synchronisiert sind, entstehen zudem Datensilos mit allen oben genannten Problemen. Mit einem zentralen Master Data Management Tool vermeiden Sie Redundanzen und senken die Kosten.
  • Auf die Stammdaten greifen viele verschiedene Abteilungen zu. Deshalb sollten Sie sich auf einheitliche, gemeinsame Richtlinien (z. B. bestimmte Datenformate) verständigen, damit alle mit den Stammdaten arbeiten können und dennoch die Datenkonsistenz gewahrt bleibt.

Teilbereiche im Master Data Management #

Das Master Data Management stellt einen Spezialfall des Datenmanagements dar, das wiederum aus mehreren Teilbereichen besteht. Zu den wichtigsten Aufgaben im Stammdatenmanagement gehören:

  • Data Governance – definiert Regeln, Standards und Verantwortlichkeiten für die Stammdatenverwaltung.
  • Datenintegration – ermöglicht die Zusammenführung und Synchronisation von Daten über verschiedene Systeme hinweg.
  • Datenqualitätssicherung – identifiziert und aktualisiert fehlerhafte, veraltete oder unvollständige Datensätze.
  • Datenmodellierung – strukturiert Daten, um sie effizienter und schneller nutzen zu können.
  • Datensicherheit – schützt sensible Daten vor unbefugtem Zugriff oder Verlust.

Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blogartikel zum Thema Datenmanagement .

Der Stammdaten-Lebenszyklus #

Alle Stammdaten durchlaufen einen Lebenszyklus vom ersten Anlegen bis hin zu ihrer Archivierung und Löschung:

  1. Anlage: Definieren Sie, welche Daten Sie in den Stammdatensatz aufnehmen möchten und mit welchen Systemen er verbunden sein soll. Im Master Data Management Tool führen Sie anschließend die Daten zusammen, gleichen sie ab und beseitigen Inkonsistenzen.

  2. Freigabe: Welche Abteilungen und Nutzer erhalten Zugriff auf die Stammdaten? Und mit welchen Berechtigungen? Beim Master Data Management können Sie präzise steuern, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf.

  3. Pflege: Der wohl wichtigste Prozess im Lebenszyklus ist die Pflege der Stammdaten. Während dieser Phase aktualisieren, vervollständigen, korrigieren und nutzen Sie die Daten. Wenn Sie neue Daten in den Stammdatensatz integrieren, müssen Sie diese natürlich immer bereinigen und anpassen. So stellen Sie die Konsistenz und Qualität der Stammdaten sicher.

  4. Archivierung: Ein Kunde hat vor einem Jahr einen einmaligen Kauf getätigt, ein Mitarbeiter ist aus dem Unternehmen ausgeschieden oder Sie haben ein Produkt vom Markt genommen? Wenn Daten veraltet sind, können Sie diese archivieren. Die Daten sind dann nicht mehr für die aktive Nutzung zugänglich, jedoch auch nicht gelöscht.

  5. Löschung: Der Lebenszyklus endet mit der endgültigen Löschung der Daten. Beachten Sie etwaige Löschfristen (zum Beispiel gemäß DSGVO) und löschen Sie personenbezogene Daten auf Wunsch sofort.

Tipps fürs Master Data Management

6 Tipps, wie Sie das Stammdatenmanagement erfolgreich umsetzen #

Wenn Sie nun überzeugt sind und ein Master Data Management Tool einführen möchten, sollten Sie folgende Tipps beherzigen:

  1. Analysieren Sie Ihren aktuellen Datenbestand: In wie vielen Systemen sind wichtige Daten gespeichert? Wo entstehen Datensilos? Identifizieren Sie Redundanzen, Inkonsistenzen und Schwachstellen in Ihren existierenden Datenstrukturen.
  2. Definieren Sie eine Strategie und ein Framework: Legen Sie fest, welche Daten Sie zentral verwalten möchten und welche Prozesse dafür notwendig sind. Geben Sie Ihrem Master Data Management mithilfe von Data-Governance-Richtlinien einen ordnenden Rahmen.
  3. Trainieren Sie Ihre Mitarbeiter: Die besten Strategien und Richtlinien nützen nichts, wenn es an der Umsetzung hapert. Sensibilisieren Sie Ihr Team für die Bedeutung und Vorteile von Stammdatenmanagement und erklären Sie, wie jeder Einzelne dazu beitragen kann.
  4. Pflegen und optimieren Sie Ihre Stammdaten kontinuierlich: Überprüfen Sie regelmäßig die Datenqualität und passen Sie die Stammdatenmanagement Prozesse bei Bedarf an. Um große Stammdatensätze mit anderen Daten abzugleichen und automatisch auf Übereinstimmungen oder Abweichungen zu untersuchen, können Sie künstliche Intelligenz und Machine Learning einsetzen.
  5. Wählen Sie ein geeignetes Master Data Management Tool: Auf dem Markt gibt es zahlreiche Lösungen, die sich auf die Verwaltung bestimmter Daten, z. B. Kundendaten oder Mitarbeiterdaten, spezialisiert haben. Ein Master Data Management Tool sollte jedoch viele verschiedene Anwendungsfälle abdecken und Stammdaten aus allen Abteilungen eines Unternehmens in einem System zentralisieren können.
  6. Verwalten Sie Ihre Stammdaten in der Cloud: Für das Master Data Management eignen sich Cloud-Lösungen auf besondere Weise, da sie beliebig skalierbar sind und Datensilos aufbrechen. So können Sie allen Nutzern einen zentralen Stammdatensatz zugänglich machen. Ein Data Warehouse kann Ihnen zudem helfen, Daten aus verschiedenen Systemen zusammenzuführen und zu bereinigen.

Stammdatenmanagement mit SeaTable – einfach und flexibel #

SeaTable ist eine No-Code-Datenbank , die Ihnen das Stammdatenmanagement besonders leicht macht. Ein äußerst relevantes Feature dafür sind gemeinsame Datensätze . Diese können Sie zentral verwalten und pflegen, um beispielsweise immer die aktuellen Kunden- oder Mitarbeiterstammdaten bereitzustellen. Ihre Abteilungen können die Datensätze in verschiedensten Kontexten nutzen und flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sobald Sie synchronisieren, werden alle Änderungen am Stammdatensatz in die abhängigen Datensätze übernommen, sodass diese überall auf dem neusten Stand sind.

Wenn Sie Ihre Stammdaten für verschiedene Nutzergruppen passgenau aufbereiten möchten, bietet Ihnen auch der No-Code-App-Builder eine hervorragende Möglichkeit. Mit diesem können Sie ohne Programmierkenntnisse eigene Apps erstellen . Dabei haben Sie es in der Hand, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf und wie diese visualisiert werden. Die Zugriffsrechte von Apps können Sie sogar noch granularer steuern als das Teilen von gemeinsamen Datensätzen.

Da SeaTable nicht nur für das Master Data Management konzipiert ist, können Ihre Abteilungen und Nutzer in separaten Arbeitsbereichen und Bases eigene Prozesse entwickeln und spezifische Informationen speichern, die über die Stammdaten hinausgehen. Die unzähligen Anwendungsfälle decken unter anderem das IT-Management , Marketing , Projektmanagement und Personalwesen ab.

Noch ein Vorteil, mit dem SeaTable als Master Data Management Tool heraussticht, ist die freie Wahl der Bereitstellungsart. Profitieren Sie vom Komfort und der Skalierbarkeit der SeaTable Cloud oder behalten Sie mit einer On-Premises-Installation von SeaTable Server die volle Kontrolle und Datenhoheit. In jedem Fall wächst SeaTable flexibel mit Ihrem Unternehmen.

Registrieren Sie sich noch heute , nutzen Sie die kostenlose Basis-Version und zahlen Sie erst für weitere Funktionen, Nutzer oder Ressourcen, sobald Sie diese benötigen.

Fazit: Nutzen Sie Master Data Management als Wettbewerbsvorteil #

Ohne eine zentrale Stammdatenverwaltung riskieren Sie doppelte, veraltete oder widersprüchliche Informationen in verschiedenen Systemen. Mit einem durchdachten Master Data Management verbessern Sie die Datenlage, optimieren Ihre Prozesse und treffen fundiertere Entscheidungen. Es geht also um weit mehr als nur technische Sauberkeit – es geht um den Erfolg Ihres Unternehmens! Revolutionieren Sie Ihr Stammdatenmanagement mit SeaTable, um Ihr Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen und im Wettbewerb die Nase vorn zu behalten!

TAGS: Datenmanagement & Visualisierung