Für Unternehmen und Vertriebsabteilungen, die jährlich tausende von Anfragen und Aufträgen bearbeiten, bedeutet ein effizientes Angebots- und Auftragsmanagement auch, Umsatzpotentiale zu erkennen und mit aktiven Maßnahmen zu verwirklichen. Genau vor dieser Herausforderung stand der B2B-Vertrieb bei Leuchtturm1917 . Die Corporate Gifts-Abteilung des Schreibwaren- und Notizbuch-Herstellers bearbeitet jährlich alleine etwa 4.000 B2B-Anfragen. Ihre Erfahrung mit SeaTable zeigt, wie mit dem richtigen Tool komplexe und zeitaufwendige Prozesse in optimierte, effiziente Abläufe verwandelt werden und die ganze Sales-Pipeline immer im Blick bleibt.

Das sechsköpfige Vertriebsteam B2B bei Leuchtturm1917 stand gleich vor mehreren Herausforderungen im Angebotsmanagement. Das international ausgerichtete Unternehmen vertreibt überwiegend Notizbücher mit verschiedenen Veredelungen und Personalisierungsoptionen. Jedes Angebot muss also das Grundprodukt, die gewählte(n) Veredelung(en), Produktionsfixkosten und Versandkosten beinhalten. Je nach Mengenstaffelung müssen dabei unterschiedliche Rabatte je Veredelung oder Artikel berücksichtigt werden. “Diese Komplexität zu managen und dabei unterschiedliche Grundpreise für drei Währungen und drei Kundenrabattstufen in zwei Sprachen zu verwalten, wurde zunehmend herausfordernd.”, erklärte Björn Augustin, Team Lead Corporate Gift.

Leuchtturm1917 in Geesthacht

Nachdem die B2B-Abteilung mit Excel und der CRM-Komponente ihres ERP-Systems an die Grenzen gekommen war, wurde begonnen nach einer flexibleren Lösung zu suchen. Das Ziel war, ein neues Tool zu implementieren, mit dem alle Vorgänge im Angebots- und Auftragsmanagement transparent im Blick behalten werden konnten. Eine naheliegende Lösung war AirTable, mit dem der Vertriebsleiter bereits erste Erfahrungen gemacht hatte. Letztlich wurde nach einer Evaluationsphase jedoch SeaTable der Vorzug gegeben. Zwei wesentliche Gründe gaben den Ausschlag. Neben der besseren Nutzererfahrung in der Evaluationsphase vor allem, dass SeaTable als deutsche Firma mit Servern ausschließlich in Deutschland einen besseren Datenschutz gewährleistet als die amerikanische Konkurrenz.

Die Implementierung übernahm der “Excel-Crack” der Abteilung, der die Herausforderung annahm, alle Anforderungen des Teams abzubilden und dann einen Prozess in SeaTable umzusetzen. Und das Ganze ohne Schnittstellen oder neue Funktionen programmieren lassen zu müssen.

Mit Hilfe von SeaTable haben wir es geschafft einen Überblick über den Verkaufsprozess vor der Auftragserstellung zu erhalten. Angebotserstellung, -Nachverfolgung und -Auswertung sind in einem flexiblem System, welches für unsere Bedürfnisse maßgeschneidert ist.

Björn Augustin, Team Lead Corporate Gift

Heute nutzen sechs bis acht Teammitglieder erfolgreich SeaTable und verwalten damit den gesamten Vertriebsprozess losgelöst von den bisherigen Systemen – von der ersten Anfrage bis zur Auftragserteilung. Nur die Rechnungsstellung erfolgt bisher noch im ERP-System. Schrittweise werden inzwischen auch die B2B-Marketingaufgaben in SeaTable integriert.

Die Auswirkungen der SeaTable-Implementierung waren unmittelbar – und enorm:

  • Deutliche Zeiteinsparung bei der Angebotserstellung dank Automatisierungen
  • Gesprächsnotizen und Status-Updates werden nun in einem Bruchteil der vorherigen Zeit verarbeitet
  • Alles in einem System: Angebote, Absagegründe, Konvertierungsraten und Bestellintervalle der Kunden
  • Gezieltere Kundenreaktivierungsmaßnahmen dank integrierter Daten
Wir haben uns ein Tool geschaffen, welches unsere Vertriebsprozesse übersichtlich darstellt und sich dynamisch ins Tagesgeschäft integriert.

Björn Augustin, Team Lead Corporate Gift

Indem bisher manuelle Prozesse automatisiert wurden, gewann das Team Zeit, um sich gezielt um die Konvertierung zu kümmern. Besonders geschätzt wird dabei die Nutzerfreundlichkeit des Systems. Automatisierte Prozesse und das nun alle Informationen zu einem Angebots- und Auftragsvorgang in einer Datenbank übersichtlich dargestellt werden, verbesserten die Zusammenarbeit und Effizienz erkennbar.

Dieser Erfolg ist nur der Anfang, denn bislang nutzt das Team noch nicht SeaTables volles Potential. Im nächsten Schritt, sollen die Möglichkeiten ausgelotet werden, die sich durch integrierte Scripte ergeben, um die Datenverarbeitung noch weiter zu optimieren.

Das Vertriebsteam B2B bei Leuchtturm1917 hat dank SeaTable seine Prozesse in kurzer Zeit erfolgreich auf ein neues Level gehoben. An die Stelle komplexer, intransparenter Prozesse mit verschiedenen Tools ist ein automatisierter, transparenter und zeitsparender Workflow getreten, bei dem alle Daten in einem System zusammenfließen. So bleibt den Teammitgliedern jetzt deutlich mehr Zeit, um sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren: Anfragen in Bestellungen und Erstbestellungen in Folgebestellungen umzuwandeln.

Diese Erfolgsgeschichte zeigt, wie SeaTable dabei helfen kann, komplexe Preisstrukturen und Angebotserstellungsprozesse zu verwalten und dabei hohe Effizienz und Datengenauigkeit zu gewährleisten. Die digitale Transformation des Vertriebs schafft dadurch die Voraussetzung für das zukünftige Wachstum des Unternehmens. Dank der No-Code-Plattform SeaTable ohne aufwendige Implementierung oder teure Programmierungen – und mit vielen kostenlosen Vorlagen für einen schnellen Start.

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