Kanban – eine agile Workflow Management Methode #

Kanban ist eine sehr beliebte agile Methode , um Arbeitsprozesse zu visualisieren und zu optimieren. Mit einem Kanban-Board können Sie die Arbeit Ihres Teams transparent abstimmen, Engpässe leicht identifizieren und Prioritäten setzen. Die Einstiegshürde ist sehr niedrig und Sie können diese Methode ohne besondere Vorbereitungen oder Umstrukturierungen in Ihre Prozesse integrieren. Um wirklich optimal davon zu profitieren, empfehlen wir Ihnen dennoch, sich auch mit den Kanban-Grundsätzen vertraut zu machen.

Kanban Board Freeware unterstützt bei agilem Projektmanagement

Zwar ist Kanban eine einfach umsetzbare Methode, die auch keine besonderen technischen Setups benötigt. Gleichwohl sollten Sie Ihre Entscheidung für oder gegen ein digitales Kanban-Board nicht voreilig treffen. Vorhandene zusätzliche Funktionen, der Preis, die Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität sind wichtige Faktoren, die letztendlich Auswirkungen auf Ihre Zufriedenheit und die Akzeptanz der neuen Software im Team haben werden. Denn teilweise unterscheiden sich die Kanban Board Tools hier deutlich voneinander. Wir empfehlen insbesondere diese Kriterien zu berücksichtigen, damit das Tool am Ende auch optimal zu den Anforderungen Ihres Teams und Projekts passt.

- Task-Management-Funktionen: Können Sie Unteraufgaben definieren, Checklisten erstellen, Deadlines und Alerts setzen und Aufgaben (automatisiert) Mitarbeitern zuweisen?

- WIP-Limits: Work in Progress-Limits sind ein wichtiges Element, um die Überlastung Ihrer verfügbaren Ressourcen aktiv zu verhindern. Können Sie im Tool Limits definieren und kontrollieren?

- Echtzeit-Kollaboration: Können Sie tatsächlich den aktuellen Status der Aufgaben sehen, oder erst zeitverzögert? Bietet das Tool integrierte Chat- und Benachrichtigungsfunktionen für einen schnellen Austausch?

- Integrationen: Lassen sich bestehende Tools wie Kalender, E-Mail- oder Messenger-Dienste nahtlos integrieren?

- Reporting: Können Sie Ihre Prozesse auswerten, wichtige Metriken erfassen und Reporting-Dashboards erstellen?

- Preis und Skalierbarkeit: Wie weit kommen Sie mit einer Kanban Board Freeware und können Sie skalieren, ohne ein neues Tool zu brauchen?

- Benutzerfreundlichkeit: Braucht Ihr Team ein Onboarding oder lässt sich das Tool intuitiv nutzen?

- Sicherheit und Datenschutz: Bietet das Tool Zugriffsbeschränkungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung? Ist es datenschutzkonform oder können Sie datenschutzrechtliche Schwierigkeiten bekommen?

Die Auswahl der passenden Kanban Board Freeware hängt von vielen Faktoren ab.

Die No-Code-Plattform SeaTable ist eine datenbankbasierte Cloud-Lösung für zahlreiche Anwendungsfälle. Nutzer schätzen die Flexibilität bei der Umsetzung individueller Anpassungen sowie die benutzerfreundliche Oberfläche. SeaTable kombiniert Datenbankfunktionen mit der Einfachheit einer Tabellenkalkulation und bietet bereits im Free-Plan zahlreiche Funktionen: verschiedene Ansichten wie Zeitleiste, Kalender und Kanban; Drittanbieter-Integrationen; Benachrichtigungen und Deadline-Warnungen, Chat-Funktionen; Dashboards und einen Universal App Builder. Teams kollaborieren in Echtzeit miteinander. Kanban Boards erstellen Sie mit wenigen Klicks und können Aufgaben einfach per Drag-and-Drop verschieben. Automatisierungen sind ab dem Enterprise-Plan enthalten, WIP-Limits können über die integrierten Skripte eingerichtet werden. Teams können den Free-Plan mit bis zu 25 Usern nutzen, ein Limit für Kanban Boards gibt es nicht. SeaTable speichert alle Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland und punktet auch in Sachen Datenschutz und Datensicherheit. Ein besonderes Merkmal: SeaTable bietet auch eine On-Premises-Lösung an.

Vorteile: intuitive Nutzung, Echtzeit-Kollaboration, hochgradig flexibel, skalierbar, als Cloud- oder On-Premises-Lösung nutzbar, flexible WIP-Limits über Skripte

Nachteile: Automatisierungen erst ab Enterprise-Plan

Preis: umfangreiche Basisversion kostenlos für bis zu 25 Nutzer; dann ab 7 € pro Nutzer/Monat

ClickUp ist ein beliebtes Projekt- und Kommunikationsmanagement-Tool. Die Kanban Boards in ClickUp sind anpassbar und erlauben Ihnen individuell anpassbare Workflows. Integrierte Automatisierungsregeln, Chat-Funktionen, Deadline-Warnungen und benutzerdefinierte Felder zur Statuskontrolle sowie die Möglichkeit, WIP-Limits zu setzen, runden diese Kanban Tool Freeware ab. Negativ zu bewerten sind die hohe Komplexität, die gerade Einsteigern einen schnellen Start erschwert, und immer wieder auftretende Performance-Probleme. ClickUp speichert alle Daten auf Servern in den USA und überzeugt daher in puncto Datenschutz nicht.

Vorteile: flexibel, integrierte Dashboards, Kommentar-Funktion, Tool-Integrationen

Nachteile: steile Lernkurve für Einsteiger, gelegentliche Performance-Probleme, Abstriche beim Datenschutz

Preis: kostenlos mit eingeschränkten Funktionen für max. 5 Projekte; erweiterte Pläne ab 6,68 € pro Nutzer/Monat

Trello ist ein bekanntes und einfaches Tool, das insbesondere von kleinen Teams und Einzelpersonen genutzt wird. Die intuitiven Karten- und Board-Oberflächen ermöglichen Nutzern einen schnellen Einstieg. Jedoch sind die Kanban-Funktionen insgesamt unbefriedigend. Insbesondere fehlende WIP-Limits schränken die Funktionalität ein. Hinzu kommen die insgesamt begrenzten Grundfunktionen und die Limitierung auf 10 Boards im kostenlosen Tarif. Weitere Funktionen, wie Automatisierungen oder Analysen sind kostenpflichtig. Auch Trello speichert alle Daten in den USA.

Vorteile: benutzerfreundlich, schnell erlernbar

Nachteile: begrenzte Skalierbarkeit bei komplexen Workflows, Begrenzung auf 10 Boards im Free-Tarif, fehlende WIP-Limits

Preis: kostenlos in der Grundversion; Premium-Optionen ab 5 € pro Nutzer/Monat

Monday.com ist ebenfalls ein Projektmanagement-Tool, das insbesondere für seine Listenansicht bekannt ist. Auch hier lassen sich Aufgaben automatisieren. Wenn Sie eine Kanban Lösung suchen, ist dies jedoch wahrscheinlich nicht das passende Tool. Mondays Kanban-Funktionen sind begrenzt und beschränken sich darauf, dass Sie ein Board anlegen können. Weder können Sie Berichte erstellen noch WIP Limits setzen. Als Kanban Board Freeware überzeugt diese Lösung mit der Begrenzung auf zwei Nutzer bei kostenloser Nutzung überhaupt nicht.

Vorteile: intuitive Nutzung, Automatisierung, flexible Ansichten

Nachteile: höhere Kosten, komplex bei komplizierten Prozessen, keine richtigen Kanban-Funktionen

Preis: kostenlos für 2 Nutzer; sonst ab 16 € pro Nutzer/Monat

MeisterTask ist ein flexibles Workflowmanagement Tool aus Österreich, das Wert auf die Vereinfachung komplexer Workflows durch Automatisierung und Echtzeit-Kollaboration legt. Dank seiner benutzerfreundlichen Oberfläche und intuitiven Bedienbarkeit werden Sie schnell ein erstes Board erstellen können. MeisterTask bietet Automatisierungen und lässt sich flexibel anpassen. Drittanbieter-Integrationen und Reportings sind im Free-Plan jedoch nur eingeschränkt verfügbar. Der Free-Plan ist auf 3 Projekte limitiert und eignet sich daher nur für gelegentliche Nutzung.

Vorteile: flexibel und skalierbar, Automatisierungen, Echtzeit-Kollaboration

Nachteile: WIP-Limits nur in der Pro-Version, eingeschränkte Integrationen und Reporting-Funktionen im Free-Plan

Preis: kostenlos nutzbar für 3 Projekte, danach 13,50 € pro Nutzer/Monat

Die polnische Software Kanban-Tool gehört zu den älteren Free Kanban Tools und überzeugt vor allem durch die einfache Bedienbarkeit. Ein großer Pluspunkt ist die Zeitüberwachungs-Funktion, mit der Sie wichtige Metriken wie die Lead Time erfassen können. In puncto Echtzeit-Kollaboration ist das Tool jedoch nur eingeschränkt zu empfehlen. Insbesondere größere Teams werden hier schnell an ihre Grenzen kommen.

Vorteile: einfache Nutzung, Zeitüberwachung, Echtzeit-Updates, WIP-Limits

Nachteile: für größere Teams nur eingeschränkt nutzbar, veraltete Benutzeroberfläche, begrenzte Integrationen, Automatisierungen erst ab Enterprise

Preis: kostenlos für zwei Nutzer und zwei Boards, Team-Plan ab 6 € pro Nutzer/Monat

Asana gehört zu den bekanntesten Workflow Management Tools auf dem Markt und bietet neben Kanban noch weitere Visualisierungsfunktionen. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Aufgaben in überschaubare Unteraufgaben zu gliedern. Das Tool bietet integrierte Automatisierungsregeln und Benachrichtigungsfunktionen, jedoch nur eingeschränkte Analyse- und Reportingfunktionen, sodass Sie keine Performance-Metriken erfassen können. Auch können Sie keine WIP-Limits setzen.

Vorteile: vielfältige Integrationen, gutes Kollaborationstool, Automatisierungen, Benachrichtigungen

Nachteile: eingeschränkte Berichte und Automatisierungen in der Free-Version, keine WIP-Limits

Preis: kostenlos für bis zu 10 Nutzer; erweiterte Pläne ab 10,99 € pro Nutzer/Monat

Jira ist das Standardtool für Softwareentwickler, um ein agiles Aufgaben- und Projektmanagement abzubilden. Sie können Kanban-Spalten mit WIP-Limits erstellen. Performance-Metriken lassen sich indes nur mit kostenpflichtigen Add-ons erfassen. Insgesamt bietet Jira zwar ein überzeugendes funktionales Gesamtpaket. Durch seine Komplexität und aufwendige Konfiguration ist es jedoch gerade für Nutzer außerhalb der IT schnell überfordernd. Ein Pluspunkt ist die optionale Datenresidenz ab der Plus-Version.

Vorteile: agile Methoden, vielseitige Integrationen, detaillierte Fehlerverfolgung

Nachteile: komplexe Einrichtung, für nicht-technische Anwender herausfordernd, kostenpflichtige Add-ons für Performance-Analyse

Preis: kostenlos bis 10 Nutzer ohne Datenresidenz; Plus-Version ab etwa 6,50 € pro Nutzer/Monat

Die indische Software Zoho Projects kombiniert Aufgaben- und Zeitmanagement mit Chat- und Kommentarfunktionen. Das Tool eignet sich gut für dezentral organisierte Teams, kommt als digitales Kanban-Board jedoch mit Einschränkungen. Zwar bietet das Tool Echtzeit-Kollaboration, eine flexible Spaltenansicht und die Möglichkeit, einer Aufgabe Unteraufgaben zuzuweisen. Jedoch fehlen WIP-Limits ganz, während Alerts und Benachrichtigungen in der Free Version nicht nutzbar sind. Durch die Limitierung auf zwei Projekte in der Free-Version kommen selbst kleine Teams schnell an die Grenzen.

Vorteile: Echtzeit-Kommunikation, Unteraufgaben, flexibel anpassbar

Nachteile: eingeschränkte Tool-Integration im Free-Plan, keine WIP-Limits, etwas komplexere Benutzeroberfläche

Preis: kostenlos bis 3 Nutzer und 2 Projekte; Plus ab 4 € pro Nutzer/Monat

Wenn Sie bereits die Microsoft Suite oder Microsoft Teams nutzen, dann bietet sich Microsoft Planner als Kanban Board Freeware an. Im Vergleich zu anderen Tools vermag Microsofts Lösung jedoch nicht zu überzeugen, da außer den Grundfunktionen wie Echtzeit-Kollaboration, Aufgabenzuweisung und Benachrichtigungen erweiterte Funktionen fehlen, z. B. WIP-Limits oder flexible Dashboards. Insgesamt ist Microsoft Planner nur eingeschränkt anpassbar.

Vorteile: nahtlose Microsoft-Integration, einfache Nutzung

Nachteile: nur eingeschränkt anpassbar, limitierte Kanban-Funktionen

Preis: für Microsoft 365-Nutzer kostenlos, andernfalls ab 8,60 € pro Nutzer/Monat

Businessmap (ehemals Kanbanize) ist eine bulgarische Software-Lösung, die sich besonders für die Darstellung komplexer Prozesse eignet. Neben Echtzeit-Kollaboration, Automatisierungen und WIP-Limits bietet Businessmap die Möglichkeit, erweiterte Prozesskarten neben Kanban Boards anzulegen. Ein Nachteil ist jedoch die Komplexität des Tools, die neuen Nutzern den Einstieg erschwert. Als Kanban Board Freeware eignet sich Businessmap nur für kleine Projekte, oder um Kanban einmal auszuprobieren, da es lediglich eine vierzehntägige Testversion gibt.

Vorteile: Prozesskarten neben Kanban, integrierte Chat-Funktion, WIP-Limits, Automatisierungen

Nachteile: sehr teuer, steile Lernkurve

Preis: 14-tägige Testversion, danach ab 161 € für mind. 15 Nutzer/Monat

Airtable vereint wie SeaTable Tabellenkalkulation mit Datenbankfunktionen. Nutzer können Ihre Daten in einer Kanban-Ansicht organisieren und per Drag-and-Drop Aufgaben verschieben. Die Grundfunktionalitäten unterscheiden sich nicht wesentlich von SeaTable. Jedoch fehlt die Möglichkeit, Kanban mit Zeitleisten zu kombinieren, da diese Ansicht in der Free-Version bei AirTable nicht enthalten ist. Als amerikanisches Unternehmen mit Serverstandort in den USA kann diese Lösung auch datenschutzrechtlich nicht voll überzeugen. AirTable bietet keine integrierten WIP-Limits, Nutzer können jedoch über Automatisierungen Limits kontrollieren oder Skripte verwenden. Anders als bei SeaTable sind jedoch z. B. Python-Skripte nicht integriert.

Vorteile: Verknüpfung von Datensätzen, Automatisierung, grundlegende Kanban-Funktionen

Nachteile: kein WIP-Limit, eher teuer, Serverstandort in den USA, keine Zeitleisten-Ansicht im Free-Abo

Preis: kostenlos mit Grundfunktionen für 5 Nutzer; sonst ab ca. 17 € pro Nutzer/Monat.

KanbanFlow ist ein simples Workflow-Tool für Kanban-Boards. Ein Alleinstellungsmerkmal ist die Kombination mit Zeiterfassung nach der Pomodoro-Methode. Das Tool richtet sich mit seinem starken Fokus auf Kanban primär an Einsteiger, die nur grundlegende Funktionen benötigen. Dadurch ist zwar der Einstieg sehr leicht, gleichzeitig stößt dieses Free Kanban Tool an Grenzen, sobald die Anforderungen steigen. Free User müssen auf Integrationen und zusätzliche Sicherheit durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verzichten.

Vorteile: gut für Einsteiger, integrierter Pomodoro-Timer, Priorisierung, einfache Nutzung

Nachteile: keine Integrationen im Free-Tarif, keine 2FA, eingeschränkte Reportings

Preis: kostenlos mit eingeschränkten Funktionen; Premium ab etwa 4,25 € pro Nutzer/Monat

Wrike bietet eine Kombination aus Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen und umfassenden Reportings. Jedoch müssen Free-User auf Gantt-Diagramme, Zeitleisten, Dashboards und Echtzeit-Reportings verzichten. Das Tool bietet nur eine eingeschränkte Chat-Funktion, was insbesondere bei größeren Teams ein Problem darstellt. Zwar können im Free-Tarif unbegrenzt viele Nutzer arbeiten, die insgesamt eingeschränkten Funktionen werden dadurch jedoch nicht ausgeglichen. Wer eine einfache Free Kanban Software sucht, findet bei anderen Anbietern ein besseres Gesamtpaket.

Vorteile: einfache Kanban-Boards, WIP-Limits, Integration in zahlreiche Drittanbieter-Tools

Nachteile: steile Lernkurve, keine erweiterten Kanban-Funktionen oder Metriken, eingeschränkte Chat-Funktion

Preis: kostenlos mit Basisfunktionen; sonst ab etwa 8,50 € pro Nutzer/Monat

Wenn Sie nach der passenden Kanban-Lösung für Ihr Unternehmen suchen, haben Sie die Qual der Wahl. Zahlreiche Anbieter bieten kostenlose Tools, die sich jedoch in den Funktionen, der Bedienbarkeit oder der Skalierbarkeit voneinander unterscheiden. Insbesondere den letzten Punkt sollten Sie bei der Entscheidung für eine Kanban Tool Freeware berücksichtigen. Bei Limitierungen auf wenige Benutzer oder wenige Boards kommen Teams schnell an einen Punkt, wo sie doch auf einen Paid Plan umsteigen müssen. Wenn Sie die benutzerfreundlichste, flexibelste und skalierbarste Lösung suchen, um ein Kanban Board kostenlos zu erstellen, dann ist SeaTable der klare Favorit.

FAQ – Kanban Board Freeware #

Welche Funktionen sollte eine gute Kanban Board Freeware bieten?

Um Ihr digitales Kanban-Board effizient zu nutzen, sollte Ihre Free Kanban Software diese Funktionen ermöglichen: WIP-Limits, um Überlastungen und Verzettelungen zu vermeiden; Automatisierungen zur Reduzierung manueller Aufgaben; integrierte Aufgabenzuweisungen, Priorisierung und Fortschrittsübersicht, Reportings sowie Integrationen mit Kalendern, Chats und weiteren Projektmanagement-Apps.

Mit welchen Einschränkungen muss ich bei der Nutzung einer Kanban Tool Freeware rechnen?

Um ein einfaches Kanban Board zu erstellen, eignen sich alle Kanban Board Tools. Viele Kanban Tool Freeware Anbieter begrenzen jedoch die Funktionen, die Anzahl verfügbarer Boards oder die Anzahl der Nutzer. Es lohnt sich daher, nicht nur die Kanban Board Free Tarife zu vergleichen, sondern auch die kostenpflichtigen Tarife. So können Sie Ihre Nutzung skalieren, ohne Ihr digitales Kanban-Board wechseln zu müssen, sobald die Anforderungen steigen.

Sind meine Daten bei der Nutzung einer Free Kanban Software sicher?

Bei kostenlosen Kanban Tools ist es wichtig, auch auf die Datensicherheit zu achten. Hier gibt es Unterschiede zwischen den Anbietern. Achten Sie auf Kriterien wie SSL-Verschlüsselung, den Server-Standort und allgemeine DSGVO-Konformität. Wenn Datensicherheit bei Ihnen besonders wichtig ist, sollten Sie über ein On-Premises Kanban Tool wie z. B. SeaTable Server nachdenken.

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